Reglas de derivación de contabilidad de fondos y del libro mayor

Fondos, subvenciones, programas y funciones en cada línea, derivados por las propias reglas de la empresa al guardar un documento y nuevamente al publicarlo, con un registro en cada línea que indica qué regla asignó cada valor.

Un gobierno u organismo público lleva su contabilidad por fondos: el fondo general, un fondo de ingresos especiales para un impuesto sobre los combustibles, un fondo para proyectos de capital para un bono, un fondo empresarial para el servicio de agua. Cada uno es un conjunto de cuentas que se autoequilibra, y el dinero de uno no puede gastarse de otro. Una subvención añade un segundo requisito: cada gasto que se le cargue debe corresponder al período de la subvención y al fondo al que se otorgó.

Nadie debería tener que escribir el nombre del fondo en cada línea. El fondo se deriva del departamento, la subvención del proyecto, el programa del centro de costos; y las reglas que lo establecen son responsabilidad suya y cambian con cada ciclo presupuestario. Contabilidad → Contabilidad de Fondos las gestiona.

Las dimensiones

Los fondos, las subvenciones, los programas y las funciones se registran en las líneas de los asientos contables, las líneas de las facturas de proveedores y clientes, las líneas de las órdenes de compra, las líneas de gastos y las nóminas. Cuando las líneas de una factura de proveedor o cliente contienen fondos, su contabilización se divide por tipo de fondo.

Configuración de contabilidad de fondos

• Cada línea publicada debe tener un fondo; una línea de periódico que no lo tenga será rechazada.
• Ejecuta las reglas de derivación; si las desactivas, las reglas se conservan pero no se aplican.

Conjuntos de reglas

Conjuntos de reglas de derivación: un conjunto para cada elemento derivado (fondo, subvención, programa, función, cuenta contable o centro de costes) que se ejecuta en secuencia, de modo que un conjunto posterior puede leer lo que decidió uno anterior (un conjunto de subvenciones que lee el fondo que eligió el conjunto de fondos).

Normas

Cada regla de un conjunto tiene una prioridad, una condición y una acción. Una regla se activa cuando se cumple su condición y su acción produce un valor.

• La condición consiste en comparar un campo con un valor (es, no es, es uno de, empieza por, contiene, está entre, está vacío, etc.), agrupados en operadores AND y OR; o con una expresión del lenguaje de la plataforma; o con ambos. Los campos incluyen el tipo de documento, la etapa, la fecha, el período, el número y tipo de cuenta contable, el centro de costos, el fondo, la subvención, el proveedor, el cliente, el artículo y el tipo de gasto.
• La acción: Establecer un valor (una constante), copiar un campo, buscarlo (en una tabla de búsqueda) o calcularlo (una expresión).
• Modo: Predeterminado (puede ser modificado): el valor introducido por el usuario se mantiene. Bloqueo (reemplaza el valor introducido): se utiliza el valor de la regla, independientemente del valor introducido, y el registro indica que fue reemplazado.

Derivation Rules lista cada regla como un registro, con la condición como el JSON en el que se guarda. Derivation Studio es donde se escriben: seleccione un conjunto, agregue una regla, luego agregue una condición y un grupo para construir la condición, elija la acción y el modo, y guarde la regla.

Tablas de búsqueda

Cien centros de costos para sus fondos constituyen una tabla, no cien reglas. Las tablas de búsqueda de derivación especifican qué información proporciona la tabla y los uno, dos o tres campos clave en los que se basa; las filas de búsqueda de derivación almacenan las claves y el valor que aporta cada una, con sus respectivas fechas. El asterisco (*) en una clave coincide con cualquier valor, y prevalece la fila más específica.

Derivación de la prueba

En Derivation Studio, la prueba de derivación toma una línea tal como llegaría (el documento, la etapa (contabilización o guardado del documento), la fecha, la cuenta contable, el centro de costos, el importe, el lado, la descripción, el fondo, la subvención, el programa y la función como clave, el proveedor, el cliente, el artículo y cualquier otro atributo) y muestra lo que las reglas decidirían para ella, regla por regla. Deje una dimensión en blanco para que las reglas decidan; complétela para ver si se conserva por defecto o si se reemplaza por un bloqueo. No se guarda nada.

El rastreo y las comprobaciones

• Cada línea registrada indica qué regla asignó cada valor. La sección de Registros Derivados enumera las líneas con su fondo, subvención, programa y función, así como las reglas que las rigen, la primera pregunta del auditor.
• Para que exista una subvención, debe estar vigente, pertenecer al fondo de la línea y cubrir la fecha de la línea. Una línea con una subvención pero sin fondo utiliza el fondo de la subvención. Se rechaza un gasto fuera del período de ejecución, contra una subvención suspendida o cerrada, o en otro fondo, con la justificación correspondiente, tanto en el momento de la publicación como en la base de datos.

¿Quién lo mantiene?

Los responsables de finanzas y control, el contable del grupo y el responsable de cierre gestionan los fondos, las subvenciones y las normas; el revisor de control interno y el CPA pueden consultarlos. La redacción de las normas que determinan a qué fondo se asigna un gasto y su contabilización se realizan de forma independiente (regla de segregación de funciones SOD-85): en conjunto, podrían transferir gastos a un fondo restringido y hacer que parezca una operación rutinaria.