Roles y permisos

Qué determina si puedes ver una pantalla y las dos cosas que un rol no puede evitar.

El acceso se realiza por rol. Un rol es un conjunto de permisos de módulos y acciones, que se asigna a cada empresa. Cada empresa tiene su propio conjunto de roles y su propio administrador, y un rol solo se puede asignar a un usuario dentro de su propia empresa.

¿Qué permiso realmente abre las puertas?

• La navegación. Un módulo al que no puedes acceder no tiene pestaña; una pantalla a la que no puedes acceder no tiene mosaico ni resultado de búsqueda.
• La API. Cada punto final realiza comprobaciones, por lo que la puerta de enlace retiene cualquier ruta por la que haya llegado la solicitud: la consola, una importación, una tarea programada o ASK.
• Informes. Cada cubo se revisa en cada consulta, por lo que un informe no es una puerta de entrada más discreta a los datos que protegen las pantallas.

Dos cosas que un rol no te ayuda a evitar

• Separación de funciones. Cuando la plataforma requiere dos personas —por ejemplo, para el cálculo y la aprobación de la nómina—, el hecho de que una misma persona desempeñe ambas funciones no le permite realizarlas simultáneamente.
• El registro de auditoría. Los inicios y cierres de sesión, así como los cambios de rol, siempre quedan registrados y nadie, ni siquiera un administrador, puede desactivarlos.

Cada pantalla puede ponerse en un rol

Un rol que no tiene permisos para todas las acciones solo ve las pantallas que se le han otorgado. Se pueden otorgar permisos a todas las pantallas de la consola, incluidas las de los tableros, los bancos de trabajo y los informes que no tienen registros propios: el tablero OEE, el banco de trabajo MRP, el flujo de abastecimiento y todos los informes analíticos. En estos casos, el único permiso relevante es el de visualización, por lo que los otros tres no se ofrecen. Las pantallas que solo un administrador puede abrir (usuarios, roles, configuración de tiempo de ejecución, etc.) no aparecen en la cuadrícula, ya que otorgarles permisos no tendría ningún efecto.

Cada módulo también tiene una pantalla de panel de control: sus cifras, alertas y actividad reciente se muestran en la página principal del módulo. Marque la casilla "Mostrar" para que un rol restringido pueda verlas; un rol con acceso a todas las acciones en sus módulos ya las ve.

Las líneas de un documento forman parte del mismo. Al otorgar permisos para respuestas en Cadena de suministro → Abastecimiento estratégico, se incluyen las líneas de una respuesta: no existe un permiso específico para "Líneas de respuestas", y la modificación del encabezado permite agregar o editar una línea.

Lo que cada permiso le permite hacer a una persona

Cada botón que modifica algo responde al permiso que aparece en su pantalla. Crear un registro se denomina agregar. Cualquier acción realizada sobre un registro existente (aprobar, publicar, recibir, liberar, enviar, cancelar, revertir, editar sus líneas) se denomina modificar. Eliminar un registro se denomina borrar. Leer, ejecutar un informe o una vista previa se denomina visualizar. Un rol con solo permisos de visualización en Órdenes de Compra puede ver una orden, pero no puede aprobarla, recibirla ni agregarle una línea; un rol con permisos de modificación sí puede.

El editor de roles lo especifica en cada fila de la pantalla: "Cambiar también: recibir, enviar para aprobación, editar líneas". Cada permiso que solicita un botón tiene una casilla para marcar. Las aprobaciones dirigidas a una persona o rol específico solo las decide esa persona o rol, y una regla de aprobación no se puede guardar si se dirige a un rol que no tiene permisos para abrir la aprobación.

Lo mismo ocurre fuera de los módulos: adjuntar o eliminar un documento, valores de campos personalizados, clasificaciones, una unidad conectada, la importación de una hoja de cálculo y la cancelación o reversión de una factura o pedido requieren el permiso de la pantalla a la que pertenece el registro.

Encontrar un usuario entre cientos

Plataforma → Acceso → Usuarios tiene las mismas opciones de búsqueda y condiciones que cualquier otra lista: escriba parte de un nombre, un correo electrónico o un rol, o agregue una condición (Estado: deshabilitado, Roles: Finanzas). Un nuevo usuario cuyo correo electrónico ya esté en uso será rechazado dentro del formulario de nuevo usuario, donde está escribiendo, en lugar de en la lista que aparece detrás.

Encontrar un rol

• La opción Plataforma → Acceso → Roles tiene una barra de búsqueda y filtrado como cualquier lista: escriba parte del nombre, código o descripción de un rol, o el nombre del módulo al que accede.
• En el panel de Usuarios, donde se marcan los roles de una persona, la opción Buscar un rol reduce la lista cuando una empresa tiene muchos roles.
• Los selectores que eligen un rol para un límite de firmas se pueden buscar de la misma manera.

Personas que iniciaron sesión antes de que se les asignara un rol.

Cuando el inicio de sesión único está configurado para crear una cuenta para nuevos usuarios, a quienes inicien sesión desde el directorio de su empresa sin una cuenta TRANXACT se les asignará una cuenta que solo les permitirá acceder a Ayuda y Soporte. En la lista de usuarios, se les marca como "Creado en el primer inicio de sesión". Abra el perfil del usuario, asígnele su rol real y este se aplicará en la siguiente pantalla. Consulte la sección "Iniciar sesión por primera vez a través del directorio de su empresa".

Los informes no van más allá de los módulos.

Un informe que utiliza varios módulos a la vez solo es útil para quienes tienen acceso a esos módulos. Un rol que solo abre Ayuda y Soporte, o únicamente el panel de control de un módulo, no tiene acceso a ninguno de ellos.

Se concede una nueva pantalla como cualquier otra

En la cadena de suministro, los detalles de los activos fijos, las etiquetas de los activos fijos y la recuperación de documentos se gestionan por separado: para contar activos se requiere añadir detalles de los activos fijos, para imprimir etiquetas se requiere añadir etiquetas de los activos fijos, y para consultar un documento de material se requiere recuperar documentos. Los roles de almacén y el contable de activos cuentan con los recursos necesarios para su trabajo.

CRM → Contactos de clientes potenciales: las personas asociadas a cada cliente potencial se gestionan de forma independiente, como en cualquier otra pantalla: añadir para crear o importar contactos, cambiar para editarlos, visualizarlos para verlos y eliminarlos para borrarlos. Un rol que gestiona clientes potenciales normalmente requiere tanto Clientes potenciales como Contactos de clientes potenciales.

Cada pantalla que añade una versión puede asignarse a cada rol en Plataforma → Roles, con los mismos cuatro permisos que el resto: añadir, modificar, visualizar y eliminar. Los certificados, las políticas de retención, las ejecuciones de retención y los registros archivados son los más recientes. Nadie puede acceder a ellos hasta que un rol lo autorice, salvo el administrador.

El panel de control de migración y la preparación para la migración también se pueden otorgar por rol. En el panel de control, agregar implica cargar un extracto, eliminar implica descartar uno o reiniciar la transición, y cualquier otra acción implica modificar. Los roles de Líder de migración y Revisor de puesta en marcha están listos para asignarse. Consulte Migración desde otro sistema → Quién puede hacer qué.

En algunas pantallas, un permiso implica más de lo que su nombre sugiere, ya que la acción que conlleva es irreversible. En las políticas de retención, ejecutar una purga o activar una política de purga requiere eliminar, no cambiar: una purga borra registros, y el permiso que los borra uno por uno debería ser el que los borra por miles. Consulte Conservar y eliminar datos antiguos.

Las acciones añadidas a finales de septiembre se conceden como las demás, en la pantalla a la que pertenecen:

Iniciar sesión como otra persona

Un administrador que investiga un problema puede asumir la identidad de otro usuario para ver lo que ve. Requiere dos autorizaciones, es de solo lectura a menos que se amplíe explícitamente, todas las llamadas realizadas bajo esta identidad se registran como realizadas con una identidad supuesta, y la persona cuya identidad se está utilizando puede ver que la llamada se realizó.

Since 20 October new shipped roles include Security administrator, Security & AI Governance Admin, Records & Legal Admin, Governance Auditor (read only), Benefits Administrator, GL Interface Administrator, Payroll Auditor (read only), Learning & Development Administrator, HR Auditor, HR Recruiter and EEO Officer. HR Auditor reads the HR screens — people, recruiting, time and leave, learning, skills, performance, benefits, expenses and records — but not payroll; Payroll Auditor reads payroll (runs, payslips, pay rates, tax, garnishments, the GL interface and parallel payroll). A company that wants both gives a person both roles. See HRIS/HCM capability map.