ZATCA Fase 2: firma de unidades, incorporación, autorización y archivo

Para una empresa saudí que ya se encuentra en la Fase 1: registre una unidad de firma, incorpórela a ZATCA (OTP, verificaciones de cumplimiento, certificado de producción), active la Fase 2 y cada factura y nota se sella al momento de su publicación. Las facturas estándar son aprobadas por ZATCA antes de ser entregadas al comprador; las simplificadas se reportan en un plazo de 24 horas. Se incluyen envíos, un panel de control, un archivo de solo anexión y un PDF/A-3 con el XML incorporado. Las empresas de la Fase 1 permanecen sin cambios.

La fase 2 (integración) se basa en la fase 1. Todo lo que hace la fase 1 se mantiene; la fase 2 añade la factura XML (UBL 2.1), su hash, el sello criptográfico y un contador que vincula cada factura con la anterior. Además, incorpora cada unidad a la plataforma Fatoora de ZATCA, envía todos los documentos sellados a ZATCA (para su autorización o informe) y conserva el registro de lo enviado y las respuestas de ZATCA.

Unidades de señalización

Contabilidad → Cierre y Cumplimiento → Facturación electrónica → Unidades de firma ZATCA (solo para una empresa que opera en Arabia Saudita y solo para roles que lo otorgan) enumera las unidades de generación de facturas electrónicas (EGS) que sellan las facturas: Código, Nombre, Sucursal, Entorno, Estado, Prueba, Certificado, Caducidad del certificado, Último contador (ICV) y Último sellado.

1. Agregue una unidad: código, nombre, la sucursal para la que sella (vacío para toda la empresa), los detalles de la solicitud de certificado (Nombre común (NC), número de serie EGS, Unidad organizativa (UO), Tipos de factura (TSCZ), Ubicación, dirección nacional corta de la sucursal e Industria) y Entorno (sandbox, simulación o producción).
2. Marque la casilla "Unidad predeterminada" para la que se utilizará cuando una rama no tenga una unidad propia.
3. A modo de demostración, marque la casilla "Probar unidad" y pulse "Probar certificado": la unidad obtendrá una clave y un certificado autofirmado. ZATCA no aceptará lo que emita.
4. La incorporación a ZATCA se realiza en ZATCA Onboarding, cuyo paso Onboard (OTP) genera la solicitud de firma de clave y certificado de la unidad. La opción Generar CSR en esta pantalla sirve únicamente para preparar la solicitud manualmente; Descargar CSR la muestra.

Activación de la Fase 2

• Contabilidad → Cierre y Cumplimiento → Impuestos → Jurisdicciones Fiscales, en la jurisdicción saudí: marque ZATCA Fase 2 (integración) y dé Fase 2 desde, el primer día de la ola ZATCA de la empresa (vacío: desde el día en que se activa).
• Se deniega a menos que la Fase 1 ya esté en marcha, y se deniega sin una unidad firmante.

El comprador y la sucursal

• CRM → Cuentas, para un cliente saudí sin número de IVA: Tipo de ID de comprador (TIN, CRN, MOM, MLS, 700, SAG, NAT, GCC, IQA, PAS u OTH) y número de ID de comprador. Si se deja en blanco, se utiliza el número CR como CRN.
• Cada sucursal puede tener su propio número CR y dirección nacional; las facturas selladas para esa sucursal utilizan dicha información.

¿Qué hace Post en la Fase 2?

1. Todo lo que se comprueba en la Fase 1, y todo aquello que pudiera faltar en el XML, se comprueba de una vez y se nombra en frases con el número de regla ZATCA.
2. Se toma la unidad de la sucursal (o la predeterminada) y a la factura se le asigna el siguiente contador de la unidad (ICV) y el hash de la factura anterior (PIH). Cincuenta facturas registradas simultáneamente seguirán recibiendo cincuenta contadores consecutivos.
3. La factura UBL 2.1 se genera, se le aplica una función hash (SHA-256), se sella con la clave de la unidad (ECDSA) y se verifica.
4. El código QR incluye nueve etiquetas en una factura simplificada (la novena es la firma del certificado) y ocho en una factura estándar, en lugar de las cinco de la Fase 1.
5. Si el envío falla, no se consume nada: el contador se devuelve.

El sello, el hash, el contador y el UUID son tan definitivos como las cantidades. Una empresa de Fase 1, y cualquier empresa en otro país, publica exactamente igual que antes.

Incorporación de una unidad con ZATCA

Contabilidad → Cierre y Cumplimiento → Facturación Electrónica → ZATCA Onboarding muestra cada unidad firmante con su Entorno, Estado, Paso alcanzado, Qué sucedió, Verificaciones aprobadas, Certificado vencido, Días restantes y Renovación pendiente. Registre primero la unidad en Unidades Firmantes de ZATCA. El administrador solo puede realizar un paso, a menos que alguien tenga acceso a ZATCA Onboarding en la pantalla Roles; otros usuarios con acceso a Contabilidad pueden ver la lista, que no contiene información confidencial.

1. En el portal de Fatoora, la persona autorizada de la empresa selecciona «Incorporar nueva unidad/dispositivo de solución» y recibe una contraseña de un solo uso (OTP): seis dígitos, de un solo uso, válida durante una hora. Proporciónela como si fuera una contraseña; nunca se almacena.
2. Inicialización (OTP): seleccione el entorno (sandbox del portal del desarrollador, simulación o producción) e introduzca la OTP. Se generará y enviará una solicitud de firma de certificado y un par de claves; ZATCA devolverá el certificado de conformidad (CSID de conformidad). Si se rechaza la OTP, la unidad permanecerá en espera con su solicitud: obtenga una nueva OTP y pulse Iniciar de nuevo.
3. Realice comprobaciones de cumplimiento: se envía una muestra de cada documento registrado para la unidad a ZATCA. Una unidad con facturas de tipo 1100 (estándar y simplificada) envía seis: factura estándar, nota de crédito y débito, y factura simplificada, nota de crédito y débito. Todas deben pasar la verificación; lea las advertencias.
4. Solicitud de certificado de producción: a partir de ese momento, la unidad sella las facturas de la empresa y se liquidan o se informan a ZATCA. Se muestra la fecha de vencimiento del certificado.
5. Renueve el certificado con una nueva contraseña de un solo uso (OTP) del identificador de sello criptográfico existente en el portal, antes de que caduque. La unidad continúa sellando con su clave actual hasta que llega el nuevo certificado, y la cadena de contadores continúa.

Desde 30 días antes de que caduque un certificado, la tarea diaria ACCT-ZATCA-WATCH genera una alerta financiera, una notificación y una entrada en la bandeja de entrada de automatización, una vez al día por unidad.

Autorización y presentación de informes

• Una vez registrada la factura o nota estándar (B2B), se envía a ZATCA para su procesamiento. El sistema indica si la factura fue procesada, rechazada o si se volverá a procesar. Solo se puede imprimir o entregar al comprador el XML y el código QR procesados por ZATCA: no se puede imprimir una factura estándar pendiente ni ningún documento rechazado, y el mensaje de rechazo explica el motivo.
• Se emite una factura simplificada (B2C) de inmediato con el sello y el código QR de nueve etiquetas, y se notifica a ZATCA en un plazo de 24 horas, primero en segundo plano y luego mediante el proceso automático ACCT-ZATCA-SUBMIT. Se genera una alerta financiera si alguna factura no se notifica 20 horas después de su emisión.
• Si no se puede acceder a ZATCA, se intenta acceder al mismo documento (mismo UUID y hash) nuevamente, con tiempos de espera cada vez mayores, hasta una hora. Si se acepta con advertencias, se acepta; las advertencias se conservan y se muestran.
• Si ZATCA ha desactivado la autorización, se informa del mismo documento firmado y el panel de control muestra cuándo se desactivó la autorización por última vez.
• AR Invoices muestra una columna ZATCA para una empresa saudí y ofrece las opciones Reenviar a ZATCA, Reemitir (rechazado por ZATCA), PDF/A-3 con XML de ZATCA y registro de ZATCA en la factura.

Presentaciones de ZATCA

Cada factura y nota sellada bajo la Fase 2 y lo que dijo ZATCA, con una insignia: Aprobado, Reportado, Advertencia (aceptado con advertencias), Rechazado o Pendiente. Las columnas incluyen Intentos, Horas de espera, Próximo intento, Lo que dijo ZATCA y Reemitido como.

• Enviar documento ahora borra o informa sobre cada documento cuyo próximo intento vence. Reenviar envía un documento nuevamente ahora: el mismo documento, con el mismo UUID y hash.
• La reemisión se aplica a los documentos rechazados. Un documento rechazado nunca se vuelve a enviar tal cual: la reemisión lo anula en los registros (se revierte su anotación) y crea un borrador para corregirlo y contabilizarlo como un documento nuevo, con el siguiente contador. El documento rechazado se conserva en el archivo, junto con la respuesta de ZATCA.
• PDF/A-3 con XML proporciona la factura en formato PDF con su XML de factura electrónica en su interior (el XML sin formato para una factura estándar, el XML con sello para una factura simplificada). XML para el comprador proporciona únicamente el XML.
• El registro de ZATCA enumera todas las solicitudes relacionadas con esa factura y la respuesta de ZATCA.

Panel de control, registro y archivo

• Panel de control de ZATCA: por unidad firmante, cuántas facturas se liquidaron, reportaron, aceptaron con advertencias, rechazaron y están pendientes; las más antiguas pendientes en horas y cuántas tienen más de 24 horas; rechazos en 30 días y los más recientes; vencimiento del certificado y días restantes.
• Registro de la API de ZATCA: cada llamada a Fatoora (incorporación, comprobaciones de cumplimiento, autorización, informes) con la respuesta HTTP, el resultado, el mensaje y el tiempo empleado. Las contraseñas de un solo uso (OTP), los secretos y el encabezado de autorización se eliminan antes de escribirse. Solo se añaden datos.
• Archivo ZATCA: todos los documentos sellados tal como se emitieron, todos los documentos autorizados y todas las respuestas de ZATCA, cada uno con su código SHA-256. Solo para añadir: la base de datos rechaza cualquier modificación o eliminación. Los registros se conservan durante el período de retención de la empresa, al menos seis años (el período de registro del IVA en Arabia Saudita; consérvelos durante más tiempo para activos fijos o inmuebles si su asesor fiscal así lo indica). La opción de descarga proporciona el documento archivado.