Proveniente de otro sistema
El panel de control de la migración: qué se transfiere como registros, qué se archiva en su lugar y por qué la transición se realiza en una serie de fases con fechas diferentes en lugar de en un solo fin de semana.
Migrar una empresa es un proyecto, no una simple importación, y el panel de control en Plataforma → Migración heredada está diseñado pensando en ello. Reconoce más de treinta sistemas de origen (ERP, CRM, HRMS, sistemas de salud y de gestión estudiantil) y la denominación que cada uno utiliza para las funciones que TRANXACT denomina.
La regla que lo moldea todo
Los datos maestros y las transacciones abiertas se registran como registros reales en la aplicación, respetando todas las reglas. El historial cerrado se archiva en lugar de volver a contabilizarse. Volver a contabilizar tres años de facturas pagadas generaría tres años de asientos contables en periodos cerrados y un balance de comprobación que ya no coincide con el que usted aprobó.
Dos fases
- El plan: qué viene, de dónde, mapeado campo por campo en comparación con lo que el objetivo realmente acepta; información obtenida del producto en lugar de conjeturas.
- Las rondas: cargas delta con fecha que se ejecutan una y otra vez mientras el sistema antiguo sigue en funcionamiento, cada una trayendo consigo lo que ha cambiado desde la anterior, hasta que alguien solicita la transición.
Cada ronda es un registro. Registra lo que encontró, lo que creó, lo que rechazó y por qué, además de un reinicio que permite revertir la ronda si hubo algún error. Una migración que no se puede volver a ejecutar es una migración para la que solo se dispone de un intento.
saldos iniciales
El balance de comprobación final del sistema antiguo se convierte en un asiento de apertura en el nuevo, con fecha del día anterior a la puesta en marcha. Este es el único asiento contable que realiza la migración, y es el que debe ser correcto.
De dónde provienen los archivos
Una descarga desde un sistema real suele ser mayor que cualquier cosa que se quiera adjuntar a una carga desde el navegador. Si se dirige la migración a una unidad conectada, se leerá en su ubicación actual (véase Unidades conectadas).
Cada paso incluye una descarga de plantilla: una hoja de cálculo vacía con las columnas que lee su mapa de campos. Cuando un mapa acepta un campo con más de un nombre (por ejemplo, una exportación de un libro mayor de QuickBooks puede encabezar su columna de fecha como "Fecha de transacción", "Fecha" o "Fecha de transacción", según el informe), la plantilla incluye una columna para cada alternativa, de modo que, independientemente de la exportación que tenga, su columna estará en la plantilla.
SAP Business One
SAP Business One (SAP-B1 en la lista del sistema) se implementa en trece pasos, cada uno con el nombre de las tablas B1 de las que se lee, y en el orden en que el panel de control los ejecuta: los elementos a los que apunta una transacción existen antes que la transacción misma.
| Paso | Leer desde | Se percibe como |
|---|---|---|
| Plan de cuentas | OACT, solo cuentas postales | Cuentas GL. Las cuentas de título son las que registran los movimientos en el plan de cuentas y no se puede contabilizar nada en ellas. |
| centros de costos | OPRC, dimensión 1 | Centros de coste. B1 los denomina centros de beneficio; sus demás dimensiones son listas separadas. |
| Proveedores | OCRD donde CardType es S | Proveedores |
| Clientes | OCRD donde CardType es C | Cuentas de clientes. Los clientes potenciales (Tipo de tarjeta L) son parte del embudo de ventas, no clientes. |
| Elementos | OITM con OITB | Artículos, tanto en stock como fuera de stock. |
| Órdenes de compra abiertas | OPOR con POR1, líneas abiertas | Órdenes de compra para lo que aún está por recibirse |
| Facturas de cuentas por cobrar abiertas | OINV, abierto | Facturas de clientes, con lo ya recibido liquidado. |
| Facturas de proveedores abiertas | OPCH, abierto | Facturas de proveedores, bajo el número de factura del propio proveedor. |
| Facturas de cuentas por cobrar cerradas | OINV, cerrado | Historial archivado, nunca vuelto a publicar. |
| Facturas de proveedores cerradas | OPCH, cerrado | Historial archivado, nunca vuelto a publicar. |
| Pagos entrantes y salientes | ORCT y OVPM | Archivado como prueba |
| Balance de comprobación | JDT1 sumado por cuenta | El diario de apertura |
| Historia del libro mayor | OJDT con JDT1 | Los diarios durante el período que usted lleva |
El registro de origen contiene las herramientas de extracción: la consulta para Microsoft SQL Server y la misma consulta para SAP HANA, las rutas del menú del cliente B1 cuando se prefiere exportar desde el cliente (Administrador de consultas a Excel, Datos maestros de socios comerciales, Lista de artículos, Libro mayor, Balance de comprobación, Antigüedad) y un script para la capa de servicio en https://<servidor>:50000/b1s/v1/ donde no se puede acceder a la base de datos. Los mapas de campos se inicializan con los nombres de columna que generan esas exportaciones, por lo que un archivo directamente de B1 se asigna sin ser renombrado.
El balance de comprobación se suma a partir de las líneas del diario en lugar de leerse del informe de balance de comprobación de B1, porque el informe intercala subtotales de cuentas de título que tendrían que eliminarse antes de que se cuadre algo.
¿Está listo? El panel de preparación
El panel de control se configura paso a paso. La pregunta que se plantea en una reunión de lanzamiento es diferente: ¿están listos los clientes, las cuentas por pagar pendientes y el inventario? La opción Plataforma → Migración heredada → Preparación para la migración responde a estas preguntas por área de negocio y para cada sistema que se abandona. El encabezado del panel de control incluye un botón de Panel de preparación que permite acceder a él.
En la parte superior se muestra una cifra que representa la migración completa (el porcentaje de elementos incluidos en el alcance que ya están listos), con un veredicto al lado (Listo para la puesta en marcha, En curso o No listo), los registros transferidos, la calidad de los datos, las excepciones y la cantidad de objetos que están listos, en revisión o bloqueados. Debajo hay un recuadro para cada área de negocio; seleccione uno para ver solo esa área o todas las áreas.
| Área | Qué abarca |
|---|---|
| ERP: finanzas y gestión de sistemas básicos | Clientes, proveedores, materiales, cuentas por cobrar abiertas, cuentas por pagar abiertas, activos fijos, plan de cuentas, centros de costos, saldos iniciales, historial del libro mayor y transacciones cerradas. |
| CRM: clientes y cartera de clientes. | Cuentas, contactos, clientes potenciales, oportunidades abiertas, cotizaciones abiertas, pedidos de venta abiertos, casos abiertos, campañas e historial de actividad. |
| SCM: cadena de suministro y logística | Proveedores, artículos y unidades, almacenes y contenedores, normas de almacenamiento y reposición, existencias disponibles, pedidos de compra abiertos, trabajo de almacén abierto, transportistas y tarifas, fletes abiertos y planes y previsiones. |
| Fabricación | Centros de trabajo, listas de materiales, rutas de producción, planes de equipos y mantenimiento, planes de inspección, órdenes de producción y mantenimiento abiertas, incidencias de calidad abiertas e historial de la planta. |
| Recursos humanos y nómina | Organización y puestos, empleados, personas a su cargo, estructura salarial, elementos de pago recurrentes e historial de nóminas. |
| Cuidado de la salud | Pacientes, proveedores y departamentos, aseguradoras y políticas, problemas, alergias e inmunizaciones, citas futuras, recetas activas, consultas abiertas e historial clínico. |
| Ciclo de vida del estudiante | Programas y cursos, estudiantes, expedientes académicos, solicitudes abiertas, matrículas actuales, cuentas y ayudas estudiantiles, retenciones e historial de matriculación. |
| Contratación de personal y fuerza laboral eventual | Clientes y programas, candidatos, ofertas de empleo abiertas, solicitudes abiertas, colocaciones activas, hojas de horas y facturas, y aspectos de cumplimiento normativo. |
Cada área es una tabla con una fila por cada elemento que debe transportar:
| Columna | Lo que dice |
|---|---|
| Archivos | Las filas en el extracto: la carga más reciente de cada paso que alimenta la fila, sumada en todos los sistemas de origen que quedan. |
| Calidad | El porcentaje de filas que superaron las comprobaciones de la pantalla de destino. |
| Excepciones | Las filas fueron rechazadas, ya sea por las comprobaciones o por la pantalla al cargarse. Abra el paso en el panel de control para leer el motivo del rechazo. |
| Reconciliados | Sí, cuando se completa cada etapa del paso, no queda ninguna fila pendiente de carga y todos los registros creados por el panel de control siguen presentes. No, cuando algunos de esos registros se han eliminado posteriormente. En caso contrario, queda pendiente. |
| Estado | Listo, Revisar, Bloqueado, No iniciado, No declarado o No aplicable: ver más abajo. |
| Estado | Cuando |
|---|---|
| Listo | La calidad es del 98% o más y la fila está conciliada. |
| Revisar | La calidad está entre el 90% y el 98%, o la fila aún no se ha conciliado. |
| Obstruido | La calidad es inferior al 90%, o bien los registros creados por la cabina ya no existen. |
| No ha comenzado | El sistema está incompleto y aún no se ha subido nada. |
| No declarado | El hecho de que no quede ningún sistema deja esto claro. La controversia indica qué planes tienen los demás sistemas. O bien se declara en el sistema que lo contiene, o bien se confirma que la empresa no lo posee. |
| No aplicable | Se omitió ese paso porque esta empresa no lo tiene. |
Seleccione una fila para ver qué abarca y qué pasos, de qué sistemas, la alimentan. Un mismo paso puede alimentar dos áreas (una lista de clientes incluye tanto los clientes del ERP como las cuentas del CRM), y los totales de la parte superior lo contabilizan una sola vez.
Aparece un área cuando un sistema abandonado recibe algún contenido. Las áreas que no reciben contenido se muestran al final como no incluidas en esta migración. Un sistema se considera abandonado una vez que se le ha cargado un archivo o se ha omitido alguno de sus pasos.
Antes de que se cargue cualquier dato, no hay nada que medir. A modo de ejemplo, junto a «Esta empresa», se muestra el panel de control con cifras de muestra para una demostración, marcadas en la página como ajenas a la empresa. Las cifras de muestra nunca se mezclan con las reales.
¿Quién puede hacer qué?
El panel de control y el panel de preparación se otorgan por rol en Plataforma → Roles, como Panel de control de migración y Preparación para la migración, y cada acción en el panel de control solicita el permiso que necesita:
| Permisos en Migration Cockpit | Deja que alguien |
|---|---|
| Mostrar | Abra la cabina y lea el plano, los pasos, el mapa, las filas y el amarre. |
| Agregar | Sube un extracto: desde este ordenador, desde una unidad conectada o mediante una carga programada. |
| Cambiar | Verificar, cargar, contabilizar, liquidar, archivar, contabilizar saldos o el historial del libro mayor, omitir o rehacer un paso, establecer la numeración, el enfoque y las rondas, y marcar la transición como completada o reabrirla. |
| Borrar | Descarte un archivo en preparación o reinicie todo el proceso de migración. |
La información sobre la preparación para la migración solo necesita visualizarse; no modifica nada. Las listas que aparecen detrás del panel de control (Sistemas de origen, Objetos de migración, Mapas de campos, Lotes de migración, Ejecuciones de migración, Restablecimientos de migración, Historial archivado y Saldos iniciales) se gestionan por separado, como cualquier otra pantalla.
Dos roles listos para asignar:
- El responsable de la migración gestiona la transición: todos los permisos en el panel de control, las adiciones, los cambios y las eliminaciones en los sistemas de origen, los objetos de migración y los mapas de campos, y su visualización en el panel de preparación y las demás listas.
- El revisor de la puesta en marcha lee el panel de preparación, el panel de control y todas las listas que hay detrás de ellos, y no cambia nada, ni para el comité directivo, ni para el auditor, ni para el propietario de la empresa que aprueba la transición.
Alguien cuyo rol le permita leer la cabina pero no modificarla verá una nota que lo indica debajo de la barra de progreso, y la cabina rechazará cualquier cambio que intente realizar. El botón para acceder a la otra pantalla solo es visible para quienes puedan abrirla.
Al marcar la finalización de la transición, se cierra la cabina y las listas que aparecen detrás para esa compañía, y nada más. Todas las demás pantallas de la plataforma siguen funcionando como antes.