Conservación y eliminación de datos antiguos
Políticas de retención: archivar o eliminar los datos terminados una vez que sean antiguos y no se hayan modificado; nada se envía, nada está activado por defecto y se muestra una vista previa antes de que se mueva nada.
Los registros crecen indefinidamente y los documentos cerrados se acumulan. En Plataforma → Datos y documentos → Retención de datos, una empresa decide qué sucede con los datos una vez que son antiguos y nadie los usa: archivarlos fuera de las tablas activas o eliminarlos.
No se envía nada y no hay valores predeterminados. Sin una política establecida, los datos se conservan indefinidamente. El tiempo que su empresa debe conservar una factura o un registro de acceso es una cuestión legal con una respuesta diferente en cada país, y una configuración predeterminada elegida por otra persona sería la respuesta incorrecta para la mayoría.
Lo que dice una política
| Campo | Lo que decide |
|---|---|
| Datos | Un tipo de datos, seleccionado de un catálogo de datos TERMINADOS únicamente (ver más abajo). |
| Archivar o purgar | El comando Archive extrae las filas de las tablas activas y las conserva, haciéndolas legibles y recuperables. El comando Purge las elimina. |
| Mayor que (años) | Los datos se consideran válidos una vez que tienen al menos esta cantidad de años de antigüedad. |
| No se ha añadido ni modificado en (años) | Y solo si nada se le ha añadido o modificado durante tantos años. Ambos son años completos y ambos son necesarios; este no puede ser más antiguo que. |
| Corre | Diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestralmente o anualmente. |
| Primera ejecución | Opcional. Vacío significa la siguiente comprobación después de que se active. |
| Como máximo (filas por ejecución) | Lo que se procesa en una ejecución; el resto espera a la siguiente. 50.000 a menos que lo configures. |
| Encendida | Se crea una política desactivada. Previsualízala y luego actívala. |
El término "modificado" se deduce de las fechas del propio registro Y del registro de auditoría. Una factura de hace cinco años que alguien corrigió el mes pasado ha sido modificada, aunque sus propias fechas no lo indiquen.
¿Qué se puede elegir?
- Registros: el registro de auditoría, los intentos de inicio de sesión único, las sesiones de inicio de sesión finalizadas, el registro de llamadas de API Studio, las entregas de webhooks, la bandeja de salida de correo electrónico, los eventos de integración, las ejecuciones de flujos de trabajo, canalizaciones y trabajos por lotes, las ejecuciones de consultas analíticas, las ejecuciones de informes, las ejecuciones de formularios impresos, el registro de preguntas de ASK, las ejecuciones de minería de procesos, los elementos de atención finalizados, las ejecuciones de agentes de IA, las señales de IoT, el registro de acceso a los registros de pacientes y el historial heredado archivado por el panel de control de migración.
- Documentos comerciales cerrados: tickets de soporte cerrados, actividades de CRM finalizadas, cotizaciones vencidas, rechazadas o convertidas, pedidos de venta y compra cerrados o cancelados, y facturas de clientes y proveedores pagadas o anuladas.
El libro mayor y sus asientos contables no se ofrecen deliberadamente. El libro mayor es el registro con el que se concilia todo lo demás; un balance de comprobación que cambia porque se ejecutó un proceso de retención no es un balance de comprobación que cualquiera pueda firmar.
Qué se guarda y qué se va con un registro
- Se conserva un registro al que todavía se hace referencia y se contabiliza junto con el motivo. Un pedido de compra cerrado al que aún apunta una factura permanece en su lugar.
- Las filas que pertenecen a un registro se incluyen con él: las líneas de una factura, los mensajes de un ticket. Se archivan y se restauran junto con el registro, por lo que este nunca está incompleto.
Vista previa, Ejecutar ahora y el cronograma
- Cree la política. Se guarda desactivada.
- Presiona Vista previa. Calcula qué elementos se archivarían o eliminarían en una ejecución, qué se conservaría y por qué, y no cambia nada.
- Active la política cuando la vista previa muestre lo que desea. Un proceso en segundo plano comprueba cada 15 minutos si hay políticas pendientes y las ejecuta según su período.
- Ejecutar ahora lo ejecuta inmediatamente, independientemente de lo que indique el horario.
Cada ejecución, ya sea programada, manual o una vista previa, se registra en el historial de ejecuciones: qué examinó, qué archivó o eliminó, qué conservó y quién la ejecutó.
Archivar y volver a poner un registro
Los registros archivados muestran qué registros se eliminaron, junto con las filas correspondientes. La restauración devuelve el registro y sus filas exactamente como estaban. Si algún elemento al que hace referencia el registro ha desaparecido (por ejemplo, si el cliente lo eliminó), la restauración se rechaza por completo en lugar de recuperar un registro que no apunta a nada.
La eliminación de registros es irreversible. No hay papelera de reciclaje ni copia de seguridad a la que pueda acceder esta pantalla. Si tiene dudas, archive un registro: este se elimina de todas las listas e informes, pero puede volver a aparecer.
¿Quién puede hacer qué?
| A | Necesitas |
|---|---|
| Ver una vista previa de una política | Visualización en políticas de retención |
| Ejecutar una política de archivo | Cambios en las políticas de retención |
| Ejecuta una política de purga o activa una. | Eliminar según las políticas de retención |
| Restaurar un registro archivado | Cambios en los registros archivados |
La función de purgar requiere eliminar, no modificar, porque eso es precisamente lo que hace. Una persona que no elimina las facturas una por una no debería poder eliminar diez mil editando un cronograma.
Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.