Regras de contabilização de fundos e derivação do Razão Geral
Fundos, subsídios, programas e funções em cada linha — derivados das próprias regras da empresa quando um documento é salvo e novamente quando é publicado, com um registro em cada linha de qual regra definiu cada valor.
Um órgão governamental ou público mantém sua contabilidade por fundos — o fundo geral, um fundo de receita especial para um imposto sobre combustíveis, um fundo de projetos de capital para um título, um fundo empresarial para a concessionária de água. Cada um é um conjunto de contas autoequilibrado, e o dinheiro em um não pode ser gasto de outro. Uma subvenção adiciona um segundo critério: cada custo imputado a ela deve estar dentro do período de vigência e dentro do fundo para o qual a subvenção foi concedida.
Ninguém deveria ter que digitar um fundo em cada linha. O fundo deriva do departamento, a subvenção do projeto, o programa do centro de custos — e as regras que regem isso são suas e mudam a cada ciclo orçamentário. A Contabilidade → Contabilidade de Fundos as contém.
Uma empresa sem regras definidas, sem configurações e sem fundos em nenhuma linha de publicação, exatamente como antes.
As dimensões
| Tela | O que contém |
|---|---|
| Fundos | Código, nome e tipo de fundo — Geral, Receita especial, Projetos de capital, Serviço da dívida, Permanente (governamental), Empresarial, Serviço interno (privado), Fiduciário, Custodiante (fiduciário). A categoria decorre do tipo. Também são indicadas a classe de saldo do fundo, o tipo de fundo e a restrição. |
| Subvenções | Para cada concessão: o concedente e seu tipo, a entidade intermediária, o número de cadastro da Assistência (CFDA), o número e o valor da concessão, o período de execução, o fundo ao qual pertence, a contrapartida local e a taxa de custos indiretos, e seu status (pendente, ativo, suspenso, encerrado). |
| Programas e funções | Para que serviu o dinheiro (um programa) e a coluna da demonstração de atividades em que ele é relatado (uma função). |
Fundos, subvenções, programas e funções são registrados em linhas de diário, linhas de faturas de fornecedores e clientes, linhas de pedidos de compra, linhas de despesas e folhas de pagamento. Quando as linhas de uma fatura de fornecedor ou cliente envolvem fundos, seu lançamento é dividido por fundo.
Configurações de Contabilidade de Fundos
- Cada linha de postagem deve conter uma justificativa — uma linha de postagem sem justificativa será recusada.
- Execute as regras de derivação — desativado, e as regras serão mantidas, mas não aplicadas.
Conjuntos de regras
Conjuntos de regras de derivação: um conjunto para cada elemento derivado — Fundo, Subvenção, Programa, Função, Conta contábil ou Centro de custo — executados em sequência, de modo que um conjunto posterior possa ler o que um conjunto anterior decidiu (um conjunto de subvenção que lê o fundo escolhido pelo conjunto de fundos).
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Estratégia | A primeira correspondência vence: as regras são testadas por ordem de prioridade e a primeira que for acionada decide. Todas as regras aplicáveis, por ordem de prioridade: cada regra que for acionada aplica-se por sua vez, cada uma refinando a anterior, e a última palavra vence. |
| Documentos | A que documentos se aplica: diários contábeis, faturas de fornecedores, faturas de clientes, pedidos de compra, relatórios de despesas, processamento da folha de pagamento. |
| Aplicar quando uma linha do documento for salva | Assim, a pessoa vê o saldo disponível antes de qualquer transação ser processada e pode alterar um valor padrão. |
| Candidate-se quando a revista for publicada. | Cada linha do diário, independentemente de quem a escreveu — portanto, uma postagem que ninguém conhece as regras ainda recebe seu financiamento, e um valor bloqueado não pode ser contornado digitando no documento. |
Regras
Cada regra em um conjunto possui uma Prioridade, uma condição e uma ação. Uma regra é acionada quando sua condição é verdadeira e sua ação produz um valor.
- A condição: testes de um campo em relação a um valor — é, não é, é um dos, começa com, contém, está entre, está vazio e os demais — agrupados em categorias AND e OR; ou uma expressão na linguagem de expressão da plataforma; ou ambos. Os campos incluem o tipo de documento, etapa, data, período, número e tipo da conta contábil, centro de custo, fundo, subvenção, fornecedor, cliente, item e tipo de despesa.
- A ação: Definir um valor (uma constante), Copiar um campo, Consultar (em uma tabela de pesquisa) ou Calcular (uma expressão).
- O modo: Padrão (pode ser alterado pelo usuário) — o valor digitado permanece. Bloqueado (substitui o valor digitado pelo usuário) — o valor da regra é usado independentemente do que foi digitado, e o registro indica que foi substituído.
A seção Regras de Derivação lista cada regra como um registro, com a condição representada pelo JSON no qual ela é salva. O Estúdio de Derivação é onde as regras são criadas: selecione um conjunto, clique em Adicionar regra, depois em Adicionar condição e Adicionar grupo para construir a condição, escolha a ação e o modo e clique em Salvar regra.
Tabelas de consulta
Cem centros de custo associados aos seus respectivos fundos constituem uma única tabela, não cem regras. As Tabelas de Consulta de Derivação nomeiam o que a tabela fornece e os um, dois ou três campos-chave que a compõem; as Linhas de Consulta de Derivação armazenam as chaves e o valor que cada uma retorna, juntamente com as datas. O asterisco (*) em uma chave corresponde a qualquer valor, e a linha mais específica prevalece.
Derivação de teste
No Derivation Studio, a derivação de teste pega uma linha exatamente como ela chegaria — o documento, o estágio (lançamento ou salvamento do documento), a data, a conta contábil, o centro de custo, o valor, o lado, a descrição, o fundo, a subvenção, o programa e a função conforme digitados, o fornecedor, o cliente, o item e quaisquer outros atributos — e mostra o que as regras decidiriam para ela, regra por regra. Deixe uma dimensão em branco para que as regras decidam; preencha-a para ver se um valor padrão a mantém ou se um bloqueio a substitui. Nada é salvo.
O rastreamento e as verificações
- Cada lançamento contábil registra qual regra gerou cada valor. A seção "Lançamentos Derivados" lista os lançamentos com seus respectivos fundos, subsídios, programas e funções, além das regras que os fundamentam — a primeira pergunta do auditor.
- A subvenção deve existir, estar ativa, pertencer ao fundo da linha e cobrir o período da linha. Uma linha com subvenção, mas sem fundo, utiliza o fundo da subvenção. Uma despesa fora do período de execução, referente a uma subvenção suspensa ou encerrada, ou a outro fundo, será recusada, com a devida justificativa registrada no momento do lançamento e no próprio banco de dados.
Quem o mantém?
As funções de finanças e controladoria, o contador do grupo e o gerente de fechamento gerenciam fundos, subsídios e regras; o revisor de controle interno e o contador público certificado (CPA) podem lê-los. A elaboração das regras que definem em qual fundo um custo será alocado e o lançamento desse custo são tarefas separadas (regra de segregação de funções SOD-85): juntas, elas poderiam transferir gastos para um fundo restrito e fazer parecer rotineiro.
Since 18 October: fiscal-year budgets, line accounts and the commitment lifecycle (see Fund accounting: fiscal-year budgets, line accounts and the commitment lifecycle), and payments across funds, Due to / Due from Other Funds, assets, grants and the bank (see Fund accounting: payments across funds, due to and due from, assets, grants and the bank).