Funções e permissões

O que determina se você consegue ver uma tela, e as duas coisas que um papel não pode contornar.

O acesso é feito por função. Uma função é um conjunto de permissões de módulo e ação, atribuído por empresa — cada empresa tem seu próprio conjunto de funções e seu próprio administrador, e uma função só pode ser atribuída a um usuário dentro de sua própria empresa.

O que uma permissão realmente significa?

• Navegação. Um módulo inacessível não possui aba; uma tela inacessível não possui bloco nem resultado de busca.
• A API. Cada endpoint é verificado, portanto o gateway mantém o controle de qualquer rota pela qual a solicitação chegou — o console, uma importação, uma tarefa agendada ou uma solicitação ASK.
• Relatórios. Cada cubo é verificado em cada consulta, portanto, um relatório não é uma porta de entrada mais fácil para os dados protegidos pelas telas.

Duas coisas que um cargo não te proporciona

• Segregação de funções. Quando a plataforma exige duas pessoas — por exemplo, para o cálculo e aprovação da folha de pagamento —, o fato de uma pessoa ocupar ambas as funções não permite que ela execute as duas tarefas simultaneamente.
• O histórico de auditoria. Entradas, saídas e alterações de função são sempre registradas e não podem ser desativadas por ninguém, nem mesmo por um administrador.

Cada tela pode ser colocada em um rolo

Uma função que não está configurada para todas as ações visualiza apenas as telas para as quais possui permissão. Todas as telas do console podem ter permissão concedida, incluindo os quadros, bancadas de trabalho e relatórios que não possuem registros próprios — o quadro de OEE, a bancada de trabalho de MRP, o pipeline de fornecimento, todos os relatórios analíticos. Nesses casos, a permissão de visualização é a única que tem efeito, portanto, as outras três não são oferecidas. As telas que somente um administrador pode abrir (usuários, funções, configurações de tempo de execução e similares) não estão na grade, pois conceder permissão a elas não teria efeito algum.

Cada módulo também possui uma tela de Painel — com seus dados, alertas e atividades recentes na página inicial do módulo. Marque a opção Exibir para uma função restrita que deva visualizá-los; uma função definida para todas as ações em seus módulos já os visualiza.

As linhas em um documento fazem parte do documento. Conceder a permissão "Respostas" em Cadeia de Suprimentos → Compras Estratégicas concede a permissão também para as linhas da resposta: não existe uma permissão separada "Linhas de Resposta" para procurar, e a alteração no cabeçalho é o que permite adicionar ou editar uma linha.

O que cada permissão permite que uma pessoa faça

Cada botão que altera algo corresponde à permissão exibida na tela. Criar um registro é adicionar. Qualquer ação realizada em um registro existente — aprovar, lançar, receber, liberar, enviar, cancelar, reverter, editar suas linhas — é alterar. Remover um registro é excluir. Ler, gerar um relatório ou visualizar uma prévia é exibir. Uma função com permissão apenas para exibir em Pedidos de Compra pode ver um pedido, mas não pode aprová-lo, recebê-lo ou adicionar uma linha a ele; uma função com permissão para alterar pode.

O editor de funções especifica isso em cada linha da tela: "Alterar também: receber, enviar para aprovação, editar linhas". Cada permissão solicitada por um botão possui uma caixa para marcar. As aprovações direcionadas a uma pessoa ou função específica são decididas somente por essa pessoa ou função, e uma regra de aprovação não pode ser salva se for direcionada a uma função que não tenha permissão para abrir a aprovação.

O mesmo se aplica fora dos módulos: anexar ou remover um documento, valores de campos personalizados, classificações, uma unidade conectada, importação de planilha e cancelamento ou estorno de uma fatura ou pedido, tudo isso requer a permissão na tela à qual o registro pertence.

Encontrar um usuário entre centenas

A lista Plataforma → Acesso → Usuários possui as mesmas condições de busca que todas as outras: digite parte de um nome, um e-mail ou uma função, ou adicione uma condição (Status: desativado; Funções: contém Finanças). Um novo usuário cujo e-mail já está em uso é recusado no formulário Novo usuário, onde você está digitando, e não na lista correspondente.

Encontrar uma vaga

• Plataforma → Acesso → Funções possui uma barra de pesquisa e filtro como qualquer lista: digite parte do nome, código ou descrição de uma função, ou o nome de um módulo ao qual ela pertence.
• Na seção Usuários, onde as funções de uma pessoa são selecionadas, a opção Encontrar uma função restringe a lista quando uma empresa possui muitas funções.
• Os seletores que escolhem uma função para um limite de assinatura podem ser pesquisados da mesma forma.

Pessoas que se inscreveram antes de receberem uma função.

Quando o login único está configurado para criar um login para novos usuários, qualquer pessoa que acesse o diretório da sua empresa sem uma conta TRANXACT receberá um login que dá acesso apenas à Ajuda e ao Suporte. Os usuários listam esses usuários com a tag "Criado no primeiro login". Abra o perfil do usuário, atribua a ele sua função real e a alteração será aplicada na próxima tela. Consulte "Acessando pela primeira vez através do diretório da sua empresa".

Os relatórios não vão além dos módulos.

Um relatório que utiliza vários módulos simultaneamente só é útil para quem tem acesso a esses módulos. Quem tem acesso apenas à Ajuda e ao Suporte, ou somente ao painel de um módulo, não vê nenhum deles.

Uma nova tela é concedida como qualquer outra.

Os recursos Detalhes de Ativos Fixos, Etiquetas de Ativos Fixos e Recuperação de Documentos, na área de Cadeia de Suprimentos, são concedidos separadamente: a contagem de ativos requer o recurso adicional Detalhes de Ativos Fixos, a impressão de etiquetas requer o recurso adicional Etiquetas de Ativos Fixos e a consulta de um documento de material requer o recurso Recuperação de Documentos. As funções do armazém e do Contador de Ativos recebem o que suas tarefas exigem.

CRM → Contatos de Leads, as pessoas associadas a cada lead, é acessada separadamente, como qualquer outra tela: adicionar para criar ou importar contatos, alterar para editá-los, exibir para visualizá-los e excluir para removê-los. Uma função que gerencia leads normalmente precisa de permissões tanto para Leads quanto para Contatos de Leads.

Cada tela adicionada por uma versão pode ter seu acesso concedido por função em Plataforma → Funções, com as mesmas quatro permissões das demais: adicionar, alterar, exibir e excluir. Certificados, Políticas de Retenção, Execuções de Retenção e Registros Arquivados são os mais recentes. Ninguém tem acesso a eles, exceto o administrador, a menos que uma função os autorize.

O Painel de Controle de Migração e a Preparação para Migração também podem ser concedidos por função. No painel de controle, adicionar significa carregar um extrato, excluir significa descartar um ou redefinir a transição, e todas as outras ações são chamadas de alteração. As funções de Líder de Migração e Revisor de Entrada em Produção estão prontas para serem atribuídas. Consulte Migração de outro sistema → Quem pode fazer o quê.

Em algumas telas, uma permissão significa mais do que o nome sugere, pois a ação por trás dela é irreversível. Em Políticas de Retenção, executar uma limpeza ou ativar uma política de limpeza requer a exclusão, não a alteração — uma limpeza remove registros, e a permissão que exclui registros um por vez deve ser a mesma que os exclui em massa. Consulte Manter e remover dados antigos.

As ações adicionadas no final de setembro são concedidas da mesma forma que as demais, na tela a que pertencem:

Entrando com a conta de outro usuário

Um administrador que esteja investigando um problema pode assumir a identidade de outro usuário para ver o que ele vê. Isso requer duas aprovações, é somente leitura a menos que as permissões sejam explicitamente ampliadas, cada chamada feita sob essa identidade é registrada como tendo sido feita com uma identidade assumida, e a pessoa cuja identidade foi assumida pode ver que isso aconteceu.

Since 20 October new shipped roles include Security administrator, Security & AI Governance Admin, Records & Legal Admin, Governance Auditor (read only), Benefits Administrator, GL Interface Administrator, Payroll Auditor (read only), Learning & Development Administrator, HR Auditor, HR Recruiter and EEO Officer. HR Auditor reads the HR screens — people, recruiting, time and leave, learning, skills, performance, benefits, expenses and records — but not payroll; Payroll Auditor reads payroll (runs, payslips, pay rates, tax, garnishments, the GL interface and parallel payroll). A company that wants both gives a person both roles. See HRIS/HCM capability map.