Vindo de outro sistema

O painel de controle da migração: o que é transferido como registros, o que é arquivado e por que a transição ocorre em uma série de etapas datadas, em vez de em um único fim de semana.

Migrar uma empresa é um projeto, não uma simples importação, e o painel de controle em Plataforma → Migração Legada foi desenvolvido com isso em mente. Ele reconhece mais de trinta sistemas de origem — ERP, CRM, HRMS, sistemas de saúde e sistemas acadêmicos — e os nomes específicos que cada um deles utiliza no TRANXACT.

A regra que molda tudo

Os dados mestres e as transações em aberto são apresentados como registros reais no aplicativo, obedecendo a todas as regras. O histórico de transações fechadas é arquivado em vez de ser republicado. A republicação de três anos de faturas pagas resultaria em três anos de lançamentos contábeis em períodos já fechados e um balancete que não corresponderia ao balancete aprovado.

Duas fases

• O plano: o que está vindo, de onde, mapeado campo por campo em relação ao que o alvo realmente aceita — lido do produto em vez de adivinhado.
• As rodadas: cargas delta antigas que são executadas repetidamente enquanto o sistema antigo ainda está ativo, cada uma trazendo as mudanças ocorridas desde a última, até que alguém solicite a migração.

Saldos iniciais

O balancete de encerramento do sistema antigo torna-se um lançamento inicial no novo sistema, datado do dia anterior à entrada em produção. Esse é o único lançamento contábil gerado pela migração, e é o único que precisa estar correto.

De onde vêm os arquivos?

Um arquivo descarregado de um sistema real costuma ser maior do que qualquer coisa que alguém queira anexar a um upload de navegador. Direcione a migração para uma unidade conectada e ela será lida de onde estiver — veja Unidades conectadas.

Cada etapa possui um modelo para download: uma planilha em branco com as colunas que seu mapeamento de campos indica. Quando um mapeamento aceita um campo com mais de um nome — uma exportação de razão do QuickBooks pode ter como título da coluna de data "Data da transação", "Data" ou "Data da Transação", dependendo do relatório — o modelo contém uma coluna para cada alternativa, portanto, independentemente da exportação que você tenha, a coluna correspondente estará no modelo.

SAP Business One

O SAP Business One (SAP-B1 na lista de sistemas) é processado em treze etapas, cada uma nomeada de acordo com as tabelas do B1 das quais é lida, e na ordem em que o cockpit as executa: os elementos para os quais uma transação aponta existem antes da própria transação.

O registro de origem contém os recursos de extração: a consulta para o Microsoft SQL Server e a mesma consulta para o SAP HANA, os caminhos do menu do cliente B1 para exportação a partir do cliente (Gerenciador de Consultas para o Excel, Dados Mestres de Parceiros de Negócios, Lista de Itens, Razão Geral, Balancete, Análise de Antiguidade) e um script para a Camada de Serviço em https://<servidor>:50000/b1s/v1/, onde o próprio banco de dados não pode ser acessado. Os mapeamentos de campos são baseados nos nomes das colunas gerados por essas exportações, portanto, um arquivo diretamente do B1 é mapeado sem precisar ser renomeado.

Está pronto? O painel de prontidão

O painel de controle é trabalhado passo a passo. A pergunta feita em uma reunião de entrada em produção é diferente: os clientes estão prontos? As contas a pagar em aberto estão prontas? O estoque está pronto? Plataforma → Migração Legada → Preparação para Migração responde a essa pergunta por área de negócios e para todos os sistemas que serão migrados, e o cabeçalho do painel de controle possui um botão de painel de Preparação que o abre.

Na parte superior, encontra-se um gráfico que representa toda a migração — a porcentagem do escopo que está pronta — com um veredito ao lado (Pronto para entrar em produção, Em andamento ou Não pronto), os registros migrados, a qualidade dos dados, as exceções e quantos objetos estão Prontos, Em Revisão e Bloqueados. Abaixo, há um bloco para cada área de negócios; selecione um para visualizar apenas essa área ou Todas as áreas.

Cada área é uma tabela com uma linha para cada item que precisa ser trazido:

Selecione uma linha para ver o que ela abrange e quais etapas, de quais sistemas, a alimentam. Uma etapa pode alimentar duas áreas — uma lista de clientes é tanto a lista de clientes do ERP quanto a lista de contas do CRM — e os totais na parte superior a contabilizam apenas uma vez.

Uma área é considerada como abandonada quando um sistema é acessado por meio de transferência de dados. As áreas que não recebem nenhum dado são listadas na parte inferior como não fazendo parte desta transição. Um sistema é considerado abandonado quando um arquivo é carregado nele ou quando uma de suas etapas é ignorada.

Quem pode fazer o quê?

O painel de controle e o painel de prontidão são concedidos por função em Plataforma → Funções, como Painel de Controle de Migração e Prontidão de Migração, e cada ação no painel de controle solicita a permissão necessária:

A tela de Preparação para Migração precisa apenas ser exibida; ela não altera nada. As listas que ficam atrás do painel de controle — Sistemas de Origem, Objetos de Migração, Mapeamentos de Campos, Lotes de Migração, Execuções de Migração, Reinicializações de Migração, Histórico Arquivado e Saldos Iniciais — são concedidas separadamente, como qualquer outra tela.

Duas vagas disponíveis para atribuição:

• O Líder de Migração executa a transição: todas as permissões no painel de controle, adições, alterações e exclusões em Sistemas de Origem, Objetos de Migração e Mapeamentos de Campos, e a exibição no painel de prontidão e nas demais listas.
• O responsável pela revisão da entrada em operação lê o painel de prontidão, o cockpit e todas as listas relacionadas, sem alterar nada — seja para o comitê diretivo, o auditor ou o proprietário da empresa que aprova a transição.

Alguém cuja função permite ler o painel de controle, mas não alterá-lo, vê uma nota informando isso abaixo da barra de progresso, e o painel de controle rejeita qualquer alteração que essa pessoa tente fazer. O botão de cada tela para a outra só é exibido para pessoas que podem abri-la.