Manter e remover dados antigos
Políticas de retenção: arquivar ou eliminar dados finalizados assim que estiverem obsoletos e intocados — nada enviado, nada ativado por padrão e uma pré-visualização antes de qualquer movimentação.
Os registros crescem indefinidamente e os documentos fechados se acumulam. Plataforma → Dados e Documentos → Retenção de Dados é onde uma empresa decide o que acontece com os dados quando eles se tornam obsoletos e não são mais utilizados: arquivá-los e removê-los das tabelas ativas ou excluí-los completamente.
Nada é enviado e não há valores padrão. Sem uma política definida, os dados são armazenados indefinidamente. O tempo que sua empresa deve manter uma fatura ou um registro de acesso é uma questão legal com uma resposta diferente em cada país, e um valor padrão escolhido por terceiros seria inadequado para a maioria deles.
O que diz uma política
| Campo | O que decide |
|---|---|
| Dados | Um tipo de dado, escolhido a partir de um catálogo contendo apenas dados CONCLUÍDOS (abaixo). |
| Arquivar ou expurgar | O comando "Arquivar" move as linhas para fora das tabelas ativas, mantendo-as legíveis e restauráveis. O comando "Expurgar" as exclui. |
| Mais velho que (anos) | Os dados são considerados válidos a partir de um período mínimo de idade de alguns anos. |
| Não adicionado ou alterado por (anos) | E somente se nada tiver sido acrescentado ou alterado durante esse período. Ambos são anos inteiros e ambos são obrigatórios; este não pode ser mais antigo que. |
| Corridas | Diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente. |
| Primeira execução | Opcional. Vazio significa a próxima verificação após ser ativado. |
| No máximo (linhas por execução) | O que uma execução processa; o restante aguarda a próxima execução. 50.000, a menos que você defina esse valor. |
| Ligado | Uma política foi criada desativada. Visualize-a e, em seguida, ative-a. |
O termo "alterado" é lido a partir das datas do próprio registro E do histórico de auditoria. Uma fatura de cinco anos atrás, que alguém corrigiu no mês passado, foi alterada, mesmo que as datas da fatura não indiquem isso.
O que pode ser escolhido?
- Registros: registro de auditoria, tentativas de login único, sessões de login encerradas, registro de chamadas do API Studio, entregas de webhook, caixa de saída de e-mail, eventos de integração, fluxo de trabalho, execuções de pipeline e de trabalhos em lote, execuções de consultas analíticas, execuções de relatórios, execuções de formulários impressos, registro de perguntas do ASK, execuções de mineração de processos, itens de atenção concluídos, execuções de agentes de IA, sinais de IoT, registro de acesso ao registro do paciente e histórico legado arquivado pelo cockpit de migração.
- Documentos comerciais encerrados: chamados de suporte fechados, atividades de CRM concluídas, orçamentos expirados, rejeitados ou convertidos, pedidos de venda e compra fechados ou cancelados e faturas de clientes e fornecedores pagas ou anuladas.
O livro-razão e seus diários não são disponibilizados propositalmente. O livro-razão é o registro com o qual tudo o mais é conciliado; um balancete que se altera devido a uma retenção de valores não é um balancete que qualquer pessoa possa assinar.
O que é guardado e o que acompanha um registro.
- Um registro que ainda faz referência a outra coisa é mantido e contabilizado com a respectiva justificativa. Um pedido de compra encerrado, ao qual uma fatura ainda faz referência, permanece onde está.
- As linhas que pertencem a um registro acompanham-no: as linhas de uma fatura, as mensagens de um ticket. Elas são arquivadas com ele e restauradas com ele, de modo que um registro nunca fica incompleto.
Pré-visualização, Executar agora e a programação
- Crie a política. Ela será salva como desativada.
- Pré-visualização da Imprensa. Ela contabiliza o que uma execução arquivaria ou excluiria, o que manteria e porquê — e não altera nada.
- Ative a política quando a pré-visualização indicar o que você pretendia. Uma tarefa em segundo plano verifica a cada 15 minutos se há políticas vencidas e executa cada uma delas no período estipulado.
- Executar agora executa imediatamente, independentemente do que a programação indicar.
Cada execução, agendada, manual ou prévia, é registrada no Retention Runs: o que foi examinado, o que foi arquivado ou eliminado, o que foi mantido e quem o executou.
Arquivar e restaurar um registro.
A seção "Registros Arquivados" lista os registros removidos durante as execuções de arquivamento, incluindo as linhas correspondentes. A opção "Restaurar" restaura o registro e suas linhas exatamente como estavam. Se algo a que o registro se refere tiver sido removido — por exemplo, se o usuário o excluiu —, a restauração será recusada por completo, em vez de simplesmente restaurar um registro que não faz referência a nada.
A exclusão não pode ser desfeita. Não há lixeira associada a ela e nenhum backup que esta tela possa acessar. Se você não tiver certeza, arquive: um registro arquivado é removido de todas as listas e relatórios, mas ainda pode ser recuperado.
Quem pode fazer o quê?
| Para | Você precisa |
|---|---|
| Visualizar uma política | Exibir nas Políticas de Retenção |
| Executar uma política de arquivamento | Alteração nas Políticas de Retenção |
| Execute uma política de limpeza ou ative uma. | Excluir com base nas políticas de retenção |
| Restaurar um registro arquivado | Alteração em registros arquivados |
A função de expurgo precisa excluir, e não alterar, porque é isso que ela faz. Uma pessoa que não consegue excluir uma fatura por vez não deveria ser capaz de excluir dez mil delas editando um cronograma.
Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.