ZATCA Fase 2: unidades de assinatura, integração, liberação e arquivo.

Para uma empresa saudita já na Fase 1: registre uma unidade de assinatura, integre-a ao ZATCA (OTP, verificações de conformidade, certificado de produção), ative a Fase 2 e todas as faturas e notas fiscais serão carimbadas assim que forem enviadas. As faturas padrão são aprovadas pelo ZATCA antes de serem entregues ao comprador; as simplificadas são reportadas em até 24 horas. O sistema inclui envios, um painel de controle, um arquivo somente para anexação e um arquivo PDF/A-3 com o XML incluso. As empresas da Fase 1 permanecem inalteradas.

A Fase 2 (integração) é executada após a Fase 1. Tudo o que a Fase 1 faz continua acontecendo; a Fase 2 adiciona a fatura XML (UBL 2.1), seu hash, o carimbo criptográfico e um contador que vincula cada fatura à anterior. Ela também integra cada unidade à plataforma Fatoora da ZATCA, envia todos os documentos carimbados para a ZATCA (para liberação ou emissão de relatórios) e armazena o histórico de envios e as respostas da ZATCA.

Unidades de assinatura

Contabilidade → Fechamento e Conformidade → Faturamento Eletrônico → Unidades de Assinatura ZATCA (somente para empresas que operam na Arábia Saudita e apenas para funções que as concedem) lista as unidades de geração de faturas eletrônicas (EGS) que carimbam as faturas: Código, Nome, Filial, Ambiente, Status, Teste, Certificado, Validade do Certificado, Último contador (ICV) e Último carimbo.

1. Adicione uma unidade: código, nome, filial para a qual o carimbo se aplica (vazio para toda a empresa), detalhes da solicitação de certificado (Nome comum (NC), número de série EGS, Unidade organizacional (UO), Tipos de fatura (TSCZ), Localização, endereço nacional abreviado da filial e Setor) e Ambiente (sandbox, simulação ou produção).
2. Marque a opção "Unidade padrão" para aquela que será usada quando uma filial não tiver unidade própria.
3. Apenas para demonstração, marque a opção Testar unidade e pressione Testar certificado: a unidade recebe uma chave e um certificado autoassinado. A ZATCA não aceitaria o que ela carimba.
4. O processo de integração com a ZATCA é realizado na tela de Integração da ZATCA, cuja etapa de Integração (OTP) gera a solicitação de assinatura de chave e certificado da sua unidade. A opção Gerar CSR nesta tela serve apenas para preparar uma solicitação manualmente; a opção Baixar CSR é exibida na tela.

Ligando a Fase 2

• Contabilidade → Fechamento e Conformidade → Impostos → Jurisdições Fiscais, na jurisdição saudita: marque ZATCA Fase 2 (integração) e indique a Fase 2 a partir do primeiro dia da ativação do ZATCA na empresa (em branco: a partir do dia em que for ativado).
• O pedido será recusado, a menos que a Fase 1 já esteja em andamento, e será recusado sem uma unidade signatária.

O comprador e a filial

• CRM → Contas, para um cliente saudita sem número de IVA: Tipo de ID do comprador (TIN, CRN, MOM, MLS, 700, SAG, NAT, GCC, IQA, PAS ou OTH) e número de ID do comprador. Se deixado em branco, o número CR será usado como CRN.
• Uma filial pode ter seu próprio número de registro comercial (CR) e endereço nacional; as faturas emitidas para essa filial utilizam esses dados.

O que os Correios fazem na Fase 2

1. Tudo o que a Fase 1 verifica, e tudo o que o XML possa não verificar, é verificado de uma só vez e nomeado em frases com o número da regra ZATCA.
2. A unidade da filial (ou a unidade padrão) é considerada, e a fatura recebe o próximo contador da unidade (ICV) e o hash da fatura anterior (PIH). Cinquenta faturas lançadas simultaneamente ainda recebem cinquenta contadores consecutivos.
3. A fatura UBL 2.1 é gerada, criptografada (SHA-256), carimbada com a chave da unidade (ECDSA) e verificada.
4. O código QR apresenta nove marcadores em uma fatura simplificada (o nono é a assinatura do certificado) e oito em uma fatura padrão, em vez dos cinco da Fase 1.
5. Se a postagem falhar, nada é consumido: o contador é devolvido.

O carimbo, o hash, o contador e o UUID são tão definitivos quanto os valores. Uma empresa da Fase 1, e todas as empresas em outros países, registram as transações exatamente da mesma forma que antes.

Integração de uma unidade com a ZATCA

Contabilidade → Fechamento e Conformidade → Faturamento Eletrônico → A lista de integração do ZATCA apresenta cada unidade de assinatura com seu Ambiente, Status, Etapa alcançada, O que aconteceu, Verificações aprovadas, Certificado expirado, Dias restantes e Renovação pendente. Primeiro, registre a unidade em Unidades de Assinatura do ZATCA. A execução de uma etapa é de responsabilidade do administrador, a menos que alguém tenha permissão para realizar a integração do ZATCA na tela de Funções; outros usuários com acesso à área de Contabilidade podem visualizar a lista, que não contém informações confidenciais.

1. No portal Fatoora, a pessoa autorizada da empresa seleciona "Integrar nova unidade/dispositivo de solução" e recebe uma senha de uso único (OTP): seis dígitos, para uso único, válida por uma hora. Forneça-a como faria com uma senha; ela nunca é armazenada.
2. Ao iniciar o processo (OTP): selecione o ambiente (sandbox do Portal do Desenvolvedor, Simulação ou Produção) e digite o OTP. Um par de chaves e uma solicitação de assinatura de certificado serão gerados e enviados; o ZATCA retornará o certificado de conformidade (CSID de conformidade). Se o OTP for recusado, a unidade ficará aguardando a solicitação: obtenha um novo OTP e pressione "Acessar" novamente.
3. Realize verificações de conformidade: uma amostra de cada documento para o qual a unidade está registrada deve ser enviada à ZATCA. Uma unidade com os tipos de fatura 1100 (padrão e simplificada) envia seis: fatura padrão, nota de crédito e débito, e fatura simplificada, nota de crédito e débito. Cada uma deve ser aprovada; leia quaisquer avisos.
4. Solicitar certificado de produção: a partir daí, a unidade carimba as faturas da empresa, e estas são liquidadas ou reportadas à ZATCA. A data de validade do certificado é exibida.
5. Renove o certificado com um novo OTP (senha de uso único) obtido no portal antes que ele expire. A unidade continua emitindo carimbos com sua chave atual até que o novo certificado chegue, e a cadeia de contadores prossegue.

A partir de 30 dias antes do vencimento de um certificado, a tarefa diária ACCT-ZATCA-WATCH gera um alerta financeiro, uma notificação e uma entrada na caixa de entrada de automação, uma vez por dia por unidade.

Liberação e relatórios

• Uma fatura ou nota padrão (B2B) é enviada à ZATCA para aprovação assim que seu lançamento é salvo, e o sistema informa se foi aprovada, rejeitada ou se será reenviada. Somente o XML aprovado pela ZATCA e seu QR Code podem ser impressos ou entregues ao comprador: uma fatura padrão ainda pendente ou qualquer documento rejeitado não pode ser impresso, e a recusa indica o motivo.
• Uma fatura simplificada (B2C) é emitida imediatamente com o carimbo e o código QR de nove tags, e reportada à ZATCA em até 24 horas, primeiro em segundo plano e depois pela tarefa horária ACCT-ZATCA-SUBMIT. Um alerta financeiro é gerado para qualquer fatura não reportada 20 horas após a emissão.
• Caso o ZATCA não possa ser acessado, o mesmo documento (mesmo UUID e hash) é tentado novamente com tempos de espera crescentes, podendo chegar a uma hora. A aceitação com avisos é confirmada; os avisos são mantidos e exibidos.
• Caso a ZATCA tenha desativado a autorização, o mesmo documento assinado será reportado e o painel de controle mostrará quando a autorização foi desativada pela última vez.
• A seção de Faturas de Contas a Receber exibe uma coluna ZATCA para uma empresa saudita e oferece as opções de reenvio para a ZATCA, reemissão (rejeitada pela ZATCA), PDF/A-3 com XML da ZATCA e registro da ZATCA na fatura.

Submissões ZATCA

Cada fatura e nota carimbada na Fase 2, de acordo com a diretriz da ZATCA, apresenta um selo: Aprovada, Reportada, Aviso (aceita com avisos), Rejeitada ou Pendente. As colunas incluem Tentativas, Horas de espera, Próxima tentativa, Diretriz da ZATCA e Reemitida como.

• O comando "Enviar agora" limpa ou reporta todos os documentos cuja próxima tentativa de envio está vencida. O comando "Reenviar" envia o mesmo documento novamente, com o mesmo UUID e hash.
• A reemissão é utilizada para documentos rejeitados. Um documento rejeitado nunca é reenviado da mesma forma: a reemissão o invalida nos registros (seu lançamento é revertido) e cria uma cópia rascunho para correção e publicação como um novo documento, com o próximo número de registro. O documento rejeitado é arquivado, juntamente com a resposta da ZATCA.
• O formato PDF/A-3 com XML gera a fatura em PDF com o XML da fatura eletrônica incluído (o XML aprovado para uma fatura padrão e o XML carimbado para uma fatura simplificada). O formato XML para o comprador gera apenas o XML.
• O registro da ZATCA lista todas as solicitações referentes àquela fatura e a resposta da ZATCA.

Painel de controle, registro e arquivo

• Painel de controle ZATCA: por unidade de assinatura, quantas faturas foram liquidadas, reportadas, aceitas com advertências, rejeitadas e pendentes; a mais antiga pendente em horas e quantas estão há mais de 24 horas; rejeições nos últimos 30 dias e a mais recente; vencimento do certificado e dias restantes.
• Registro da API ZATCA: cada chamada para Fatoora (integração, verificações de conformidade, autorização, relatórios) com a resposta HTTP, resultado, mensagem e tempo decorrido. Senhas OTP, segredos e o cabeçalho de autorização são removidos antes da gravação. Somente para anexação.
• Arquivo ZATCA: todos os documentos carimbados conforme emitidos, todos os documentos aprovados e todas as respostas ZATCA, cada um com seu código SHA-256. Somente para acréscimos: o banco de dados não permite alterações ou remoções. Os registros são mantidos pela empresa por, no mínimo, seis anos (o período de retenção de registros de IVA da Arábia Saudita; mantenha por mais tempo para bens de capital ou imóveis, se seu consultor tributário assim o recomendar). O download fornece o documento arquivado.