Importar uma planilha

Arquivos Excel, CSV e PDF integrados em qualquer tela de lista — o modelo que se mapeia, como as colunas são correspondidas, o que é verificado, o que acontece quando o mesmo arquivo é retornado e por que ele é enviado pela API.

Todas as telas de lista na plataforma aceitam uma importação. Não se trata de uma ferramenta de migração separada para algumas tabelas; é um painel integrado à tela que você já está visualizando, e os registros são carregados diretamente nessa tela.

Abra a tela onde os registros estão localizados e selecione Importar.
Basta inserir um arquivo .xlsx, .xls, .csv ou .pdf. Arquivos .xls antigos são lidos diretamente — não é necessário salvá-los novamente com outro formato.
Verifique o mapeamento de colunas. As colunas são associadas aos campos primeiro pelo nome e, caso não haja correspondência, uma opção é exibida em um menu suspenso para que você possa selecionar o campo correto.
Leia a pré-visualização. Ela mostra o que será criado, linha por linha, com as linhas que serão ignoradas listadas primeiro e o motivo ao lado de cada uma. Se as linhas corresponderem a registros já existentes, escolha o que acontecerá com elas.
Importação. As linhas são enviadas através da mesma API usada pelas telas, e a última etapa indica quantas foram criadas, atualizadas ou mescladas, quantas permaneceram inalteradas e por que alguma não foi importada.
Cada linha de trabalho é processada na empresa selecionada na barra superior quando a importação foi iniciada (e na unidade escolhida ao lado), nunca na sua empresa de origem. Se você não puder trabalhar nessa empresa, as linhas de trabalho serão rejeitadas em vez de serem processadas em outro local.

Um modelo que se mapeia a si mesmo

Começando do zero? Baixe um modelo, seja pelo menu de importação ou pela barra de ferramentas da lista. É um arquivo CSV com uma linha: os cabeçalhos de coluna desta tela, nada para excluir. Preencha e traga de volta, e cada coluna será mapeada automaticamente; a importação vai direto para a pré-visualização. Abaixo do botão, o menu lista o que cada linha precisa.

“Cada linha precisa” contabiliza os campos que o formulário na tela marca como obrigatórios, e não nada que a plataforma preencha automaticamente, como a unidade de negócios da sua empresa.
Os campos adicionais que sua empresa nomeou também serão incluídos no modelo. Os campos sem nome não estão no arquivo, mas ainda podem ser selecionados ao mapear as colunas, em Campos adicionais.
Uma tela cujos registros somente um processo pode criar (uma postagem, uma digitalização) não oferece nenhuma opção de importação, em vez de recusar todas as linhas de todos os arquivos.

Números que o sistema fornece

Muitas telas numeram seus próprios registros a partir de um intervalo de números: um candidato recebe seu número de candidato, uma requisição seu número de requisição. Em uma tela desse tipo, uma coluna do arquivo que contém esses números é reservada, não importada, e o mapeamento explica o motivo: a tela atribui a cada registro seu próprio número dentro desse intervalo. O registro nunca é inserido no campo mais próximo que o aceita. Para manter os números no seu arquivo, um administrador pode configurar esse intervalo de números para permitir a atribuição de um número.

Em que tipo de referência se pesquisa?

Um campo que aponta para outro registro indica no mapeamento em que ele é pesquisado — "ID do funcionário → funcionários", por exemplo — então você pode ver que uma coluna de números de candidatos não pertence a esse registro. Uma referência sem código próprio é encontrada por meio do que a possui (uma lista de materiais pelo seu item), e uma referência armazenada por nome é pesquisada pelo nome.

Importando o mesmo arquivo novamente

Um arquivo carregado uma segunda vez costumava criar um segundo registro para cada linha. Agora, cada linha é comparada a um registro já existente, e você escolhe o que acontece com a correspondência.

Se este mesmo arquivo já tiver sido importado para esta tela anteriormente, o painel exibirá essa informação assim que for lido: quando, quantos registros foram criados e quem o importou.
As linhas são correspondidas pelo número do próprio registro quando o arquivo o contém; caso contrário, pelas colunas que a tela mantém exclusivas; caso contrário, por um e-mail, um código ou um nome; e, para uma pessoa sem número, pelo nome e sobrenome. A opção "Corresponder por", na pré-visualização, mostra qual coluna foi selecionada e permite que você escolha outra coluna — ou nenhuma, o que cria uma nova linha a cada linha.

Escolha	O que acontece a uma linha que corresponde a
Adicionar somente novos (padrão)	O arquivo é deixado como está. Somente as linhas que não correspondem a nada são criadas, portanto, o mesmo arquivo duas vezes não gera nada duas vezes.
Atualizar partidas	Os campos mapeados por este arquivo sobrescrevem os do registro. Os campos que o arquivo não mapeia permanecem inalterados.
Fusão	Apenas os campos vazios do registro são preenchidos. Nada do que já existe é alterado.
Adicione cada linha como um novo registro.	Cada linha é criada, independentemente de corresponder ou não — exatamente como a importação fazia antes.

A pré-visualização contabiliza os itens antes de qualquer ação: tantos novos, atualizados, mesclados e outros já existentes, que permaneceram inalterados. Cada linha é marcada com o que ela se tornará.

Uma atualização ou fusão é uma alteração feita no registro por você, através da opção de salvar na própria tela. Um registro publicado, fechado ou bloqueado, ou um registro que sua função não pode alterar, é recusado com a devida justificativa e relatado na última etapa. Ele nunca é alterado sem o conhecimento das regras.

Um arquivo de documentos com linhas — linhas agrupadas em documentos — é sempre criado como um novo arquivo; a opção é oferecida para registros de linha única. Uma importação agendada de uma unidade conectada mantém a escolha feita no momento do agendamento.

O que a pré-visualização verifica

Cada valor é avaliado da mesma forma que a tela o avaliará: um número precisa ser um número, um campo sim/não precisa indicar sim ou não, um campo com uma lista fixa precisa conter um de seus valores, uma referência precisa nomear um registro existente e um código que a empresa já possui — ou que o arquivo contém duas vezes — é sinalizado. Em seguida, cada linha aprovada é testada na própria tela e revertida, de modo que uma regra adicionada pela empresa ou uma verificação conjunta de dois campos também seja detectada. Uma pré-visualização sem nenhuma sinalização resulta em uma importação sem nenhuma recusa.

O que pode ser corrigido sem adivinhação é corrigido, e a pré-visualização mostra o valor corrigido: “Wrap” torna-se wrap e “Corner Board” torna-se corner_board onde a lista os contém, “Yes” torna-se yes, “$1,250.00” e “30%” tornam-se números, e uma unidade ou um item escrito pelo seu código (EA, ITM-0042) torna-se esse registro. Um cabeçalho como UOM, Item, Active, Recyclable ou Recycled Content % é associado ao seu campo sem ser mapeado manualmente.

Um valor que não pode ser corrigido é nomeado de acordo com o que o campo aceita — por exemplo, “o tipo de material “Caixa” não é um dos materiais de embalagem aceitos (estojo, invólucro, cinta, …)”. Corrija o arquivo ou omita a linha: a importação cria as linhas que estão prontas e ignora o restante, e a execução da importação mantém cada linha ignorada com seu número de linha e motivo. Ao ser questionado sobre o motivo da falha na importação, o Ask lê essa execução e cita as linhas.

Por que isso ocorre através da API?

A importação não grava nas tabelas. Ela chama os mesmos endpoints que o console, o que significa que cada regra que protege um registro digitado manualmente também protege um registro que chegou em uma planilha: um diário deve estar equilibrado, uma fatura duplicada de fornecedor é rejeitada, um item controlado por lote exige seu número de lote, um período fechado rejeita o lançamento e o log de auditoria registra isso.

Este processo é mais lento do que uma inserção em massa, e isso é intencional. Uma importação que ignorasse as regras seria uma forma de inserir dados na plataforma que a plataforma não pode garantir.

PDFs

Um PDF é lido em busca de tabelas — um extrato de fornecedor, uma lista bancária, um relatório impresso. O que é encontrado é mostrado para confirmação antes que qualquer coisa seja criada, porque a extração de tabelas de um PDF é inferência e a inferência deve ser verificada.

Documentos agrupados

Quando um documento possui um cabeçalho e linhas, a planilha armazena uma linha por cabeçalho e uma coluna que indica a qual documento a linha pertence. Linhas com o mesmo valor formam um único documento com várias linhas, e não vários documentos separados.

Leads do Ceipal ou de outro sistema de rastreamento de candidatos.

Um sistema de rastreamento de candidatos como o Ceipal exporta seus leads em dois arquivos: os próprios leads, cada um representando uma empresa (site, setor, receita, códigos SIC e NAICS, número de funcionários e locais, data de encerramento do ano fiscal, endereço, proprietário), e os contatos dessas empresas (nome e sobrenome, e-mail, celular, telefone e ramal do escritório, cargo, endereço). Ambos são importados integralmente, com todas as colunas correspondentes: "Nome do Lead" corresponde à empresa em CRM → Leads e, em CRM → Contatos do Lead, indica o lead ao qual cada pessoa pertence.

Importe primeiro o arquivo de leads no CRM → Leads.
Em seguida, importe o arquivo de contatos em CRM → Contatos de Leads. Cada contato é vinculado ao lead de mesmo nome em sua empresa.
Um contato cujo lead ainda não existe é recusado com o nome do lead ("Nenhum lead foi encontrado..."), portanto, importar os arquivos na ordem errada informa isso em vez de deixar as pessoas vinculadas a nada.

Um lead mantém o nome e o sobrenome do contato separados, como em um sistema de rastreamento de candidatos, e o nome completo é formado a partir deles. Um arquivo com uma única coluna "Nome do Contato" é dividido no último espaço. Um lead não precisa nomear ninguém: uma empresa sem contato ainda também é um lead. Quando um lead é convertido em uma conta, seu contato e todos os contatos listados em "Contatos do Lead" se tornam contatos da conta.

A partir de uma unidade conectada e de acordo com um cronograma.

O arquivo não precisa ser transferido do seu computador. Qualquer tela de lista pode importar de uma unidade conectada, e essa mesma importação pode ser configurada para ser executada em segundo plano ou de acordo com um agendamento — é assim que um arquivo que um banco ou fornecedor coloca em uma pasta todas as manhãs se torna registro sem que ninguém o abra. Consulte Unidades conectadas.

Uma coluna contendo o nome completo

Os dados de candidatos, contatos e outras pessoas são mantidos com nome e sobrenome, sendo ambos necessários. Um arquivo com apenas uma coluna de nome — Nome_do_Candidato, Nome_Completo, Nome_do_Aluno — ainda pode ser importado: a coluna é associada ao Nome_Completo (dividido em nome e sobrenome), a última palavra se torna o sobrenome e as palavras anteriores a ela, o nome. "Tanvi Patil" torna-se Tanvi e Patil. A pré-visualização mostra a divisão de cada linha antes de qualquer alteração ser salva, e um arquivo que possui suas próprias colunas de nome e sobrenome as mantém.

As colunas que são campos próprios da sua empresa — Pontuação no NEET, Curso de Preferência — são identificadas pelo nome ou rótulo assim que os campos existirem em Plataforma → Personalização → Campos Personalizados para essa tela. Adicione os campos primeiro e depois importe-os.

Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.