Documentos, cabeçalhos e itens de linha
Como um documento transacional é elaborado, por que seus totais sempre coincidem com seus itens e quando os itens param de mudar.
Todo documento transacional abre em uma página de detalhes: um resumo no cabeçalho acima, grades de itens de linha abaixo, acessível pela ação "Detalhes" na lista. O cabeçalho pode ser editado diretamente nessa página — que é onde você está quando acabou de ler o documento e identificou o problema.
As linhas formam uma grade, não uma mancha.
Os itens são inseridos em uma grade: selecione o item ou a conta contábil em um menu suspenso, digite a quantidade e observe o total acumulado. Documentos cujo cabeçalho e linhas são preenchidos juntos — como diários, requisições, ordens de compra, faturas de fornecedores e oportunidades — mantêm essa mesma grade dentro do formulário de criação, de modo que o documento é criado em uma única etapa, em vez de ser criado vazio e preenchido posteriormente.
| Módulo | Documento | Quais são as linhas? |
|---|---|---|
| Contabilidade | Revistas | Linhas lançadas: conta, débito, crédito. Imutáveis. |
| Contabilidade | Faturas de AP e AR | Linhas de custo com item, conta contábil e imposto. |
| CRM | Oportunidades | Linhas de produtos, que se tornam a fatura de contas a receber em caso de venda concluída. |
| CRM | Ordens de serviço de campo | Tarefas com mão de obra e técnicos, além de peças retiradas do estoque. |
| Cadeia de mantimentos | Requisições e ordens de compra | Itens que mostram as quantidades recebidas e pendentes. |
| Cadeia de mantimentos | Recibos | Quantidades recebidas por local e lote. Imutável. |
| HRMS | Processamento da folha de pagamento | Um recibo de pagamento por funcionário: bruto, impostos, deduções e líquido. |
| Fabricação | Ordens de produção | Lista de materiais (BOM) com componentes explodidos e operações de roteamento. |
| Fabricação | Inspeções de qualidade | Características medidas em comparação com seus limites de especificação. |
| EHR | Encontros | Linhas de cobrança faturáveis. |
| Ciclo de vida do estudante | Faturamento por período | Custos de inscrição, deduzidos do auxílio recebido. |
Cada linha em uma grade possui um botão de 360° que abre essa linha em um painel ao lado da grade: sua configuração, lista de materiais, processo, custo, estoque e os demais documentos que contêm o item. Consulte A visualização de 360° → 360° em uma linha.
Duas regras aplicadas na API, não apenas na tela.
- Os totais do cabeçalho são derivados. Adicionar, alterar ou excluir uma linha recalcula o subtotal, o imposto e o total do cabeçalho na mesma transação do banco de dados. O cabeçalho nunca pode divergir das suas linhas, independentemente do caminho percorrido pela alteração.
- Lines freeze with the document. Once an invoice is posted, a purchase order received, a work order completed or an encounter billed, its lines are read-only — those states have already produced journal entries and stock movements. They freeze with a closed fiscal period too, for the same reason. A partly delivered sales order is the exception: it still takes new lines, and only the lines delivered, invoiced, on a delivery or on a drop-ship purchase order are Frozen — Copy beside one starts a new line from it.
A grade indica qual das duas opções é a correta, em vez de permitir que você digite e depois falhe ao salvar. "Publicado" e "o período está fechado" são problemas diferentes com respostas diferentes, e receber a resposta errada pode custar uma tarde inteira.
Editar no cabeçalho
Uma vez que um documento como um pedido de venda é criado, a maior parte dele já está definida pelo processo que o gerou. A opção de edição no topo do registro oferece apenas os poucos detalhes que ainda podem ser alterados — em um pedido de venda, a data solicitada, o número do pedido de compra do cliente, o endereço de entrega, a localização, o depósito e as observações.
- Acima desses campos, o formulário de edição exibe os detalhes do próprio registro — seu número, o cliente, os itens, a data, a moeda — em formato de texto, para que você possa ver qual documento está sendo alterado mesmo quando todos os campos que podem ser alterados ainda estiverem vazios.
- Esses detalhes estão lá para serem lidos. Nada neles pode ser alterado ou enviado de volta com o arquivo salvo.
- O formulário indica que as alterações são feitas nas linhas abaixo do cabeçalho. Para alterar uma quantidade ou adicionar um item, feche o Editor e utilize a grade de linhas.