Criar um registro

Formulários, campos obrigatórios, de onde vêm as opções das listas suspensas e como um documento recebe seu número.

Uma lista que aceita novos registros possui um botão principal em sua barra de ferramentas. O que se abre é um formulário: campos com rótulos, os obrigatórios marcados, e dicas onde uma regra não é óbvia pelo rótulo.

• Um campo com valor padrão inicia com esse valor em um novo registro, para que você veja como um campo em branco seria salvo (um novo curso de treinamento começa em Autodidático, 1 hora) e possa alterá-lo antes de salvar. Um campo editável nunca recebe um valor padrão.
• Os espaços antes e depois do código e do nome de um registro são removidos ao salvar, e um código que outro registro já possui, independentemente de maiúsculas ou minúsculas, é recusado, especificando o campo e o valor: “Já existe um curso de treinamento com o código QA-TC-02. Use um código diferente.”
• A confirmação identifica o registro: seu número de documento, ou outra descrição do que se trata e seu código (“Curso de Treinamento QA-TC-06 criado.”).

Linhas que se preenchem sozinhas

Em uma requisição, ordem de compra, cotação ou pedido de venda, selecionar o item em uma linha preenche automaticamente sua unidade e um preço inicial: a unidade de estoque do item e, para compras, seu custo padrão (ou preço de tabela, se não houver), e para vendas, seu preço de tabela. Ambos permanecem editáveis. Altere o item e eles acompanharão a alteração — a menos que você tenha digitado um valor personalizado, que será mantido.

De onde vêm as opções em um menu suspenso?

É importante conhecer essa distinção quando falta um valor necessário. Um valor de configuração ausente requer apenas cinco minutos de trabalho do administrador. Já um valor de pesquisa ausente significa que o registro para o qual ele aponta ainda não foi criado.

Cada menu suspenso oferece apenas valores que o registro pode realmente conter. Uma opção que seria rejeitada ao salvar não é oferecida inicialmente, portanto, escolher na lista é sempre seguro.

Pesquisando em um menu suspenso longo

É possível pesquisar em menus suspensos com mais de oito opções — em formulários, em campos personalizados e no seletor de colunas da barra de filtros.

• Comece a digitar e a lista se restringirá às opções que contêm o que você digitou.
• As setas para cima e para baixo permitem navegar entre os itens restantes; a tecla Enter seleciona a opção destacada; a tecla Esc fecha a lista sem alterar nada.
• O × na caixa limpa a seleção.

Campos que aparecem somente quando aplicáveis.

Alguns campos só têm significado após outra resposta e só são exibidos então. O que você não precisa preencher não está no formulário.

Quando um valor está em um formato incorreto.

Um valor que não pode ser inserido em um campo é nomeado, juntamente com o campo e o que ele aceita — por exemplo, "Aplicação: "APL-000015" não é válido aqui — ele aceita uma opção da lista" — e o campo é marcado no formulário, para que você saiba qual caixa corrigir.

• O campo de e-mail aceita um endereço: "Email não é um endereço de e-mail válido. Digite um, como nome@empresa.com".
• Um campo de telefone ou celular aceita apenas um número de telefone: dígitos, +, espaços, os caracteres - ( ) . / e um ramal.
• Um campo que aponta para outro registro, como "Candidatura a uma nova oferta", é uma lista de seleção: escolha o registro em vez de digitar seu número.

Grades de linhas dentro de um formulário

Documentos compostos por um cabeçalho e linhas exibem a grade no formulário de criação. Adicione linhas, selecione a conta ou o item por linha e o total acumulado será atualizado conforme você digita. Um lançamento contábil só será salvo se seus débitos forem iguais aos seus créditos — a verificação é feita no serviço de lançamento, não na tela, portanto, o lançamento será mantido independentemente de como foi recebido.

O que um campo exigirá

Cada número e data em cada formulário e grade de linhas é verificado em relação a um conjunto de regras, no navegador enquanto você digita e novamente no servidor quando você salva, de modo que a regra seja válida independentemente de como o registro chegue — seja pelo console, por importação, por ASK ou pela API publicada. Um campo que viola uma regra fica vermelho com a regra escrita abaixo, e o formulário não será salvo até que seja corrigido.

Valores que são assinados por natureza — valores contábeis, saldos, variações, ajustes de estoque, reavaliações, temperaturas — mantêm seu sinal. O banco de dados também contém a mais importante dessas regras, portanto, um valor que passou pela triagem ainda seria rejeitado, com a mesma frase simples em vez de um nome de restrição.

As opções foram reduzidas com base na sua escolha acima.

Uma lista suspensa que depende de outro campo exibe apenas os itens correspondentes. Ao selecionar um local em uma requisição, a opção "Entregar no depósito" lista apenas os depósitos desse local; ao selecionar um depósito, a opção "Local" lista apenas os depósitos correspondentes. Selecione o depósito primeiro e o campo "Local" será preenchido automaticamente. Altere o local e um depósito inexistente será removido, garantindo que um registro nunca contenha uma combinação que a organização não possua.

• A cadeia organizacional: empresa → unidade de negócios → localização → armazém → compartimento, em requisições, ordens de compra, orçamentos, pedidos de venda, entregas, movimentação de mercadorias, contagens cíclicas e as telas do armazém.
• Os centros de custo e lucro, locais e armazéns provêm da própria empresa e unidade de negócios do registro. Um centro de custo que pertence a outra unidade — como o do hospital em um documento da universidade — é recusado, nomeando ambas. Um centro de custo bloqueado ou fechado também é recusado.
• Um contato do cliente selecionado; um site do fornecedor, pedido de compra ou contrato do fornecedor selecionado; um atendimento ou plano de cuidados do paciente selecionado; uma ordem de serviço do cliente selecionado; um pacote de trabalho do projeto selecionado; um roteiro ou lista de materiais do item selecionado.
• Em uma grade de linhas, o espaço de armazenamento ou depósito de uma linha é delimitado pelo documento acima dela.
• Quando nenhuma opção corresponder à escolha acima, o campo indicará isso em vez de exibir uma lista vazia sem explicação.

O servidor aplica o mesmo teste em cada salvamento, independentemente da tela, importação ou integração pela qual o registro foi obtido, e rejeita uma combinação que envolva empresas ou unidades de negócios diferentes.

Limites que dependem de outros registros

Algumas regras não podem ser avaliadas apenas pelo formulário, pois dependem do que já aconteceu. Elas são verificadas quando você salva, publica ou aprova, e uma recusa indica qual é o limite e por quanto ele foi ultrapassado.

O número do documento

Se você digita o número ou se a plataforma o atribui, isso é uma configuração por tipo de documento e por empresa:

• O sistema gerou um número — a plataforma o numera e rejeita um número fornecido por você.
• Inserido manualmente — o número torna-se um campo obrigatório no formulário.
• Ou o número que você inserir será o vencedor; caso contrário, um novo número será gerado.

Os dados mestres são enviados como entrada manual (item, fornecedor, cliente, funcionário, paciente, ativo, conta contábil) e os dados de transação são gerados pelo sistema. Ambos podem ser alterados. Os números são exclusivos para cada empresa, não globais — o primeiro pedido de compra de cada empresa é PO-000001.

O formulário segue a configuração própria da empresa. Quando o intervalo é gerado pelo sistema, o campo numérico não é solicitado: ele é exibido como somente leitura, mostra "Atribuído" ao salvar e é preenchido automaticamente ao salvar. Quando o intervalo é inserido manualmente, o campo é obrigatório. Nos casos em que não há intervalo definido, o campo é opcional e um valor em branco é numerado. Uma empresa que ainda não possui um intervalo para um documento recebe um intervalo na primeira vez que numera esse documento, copiado de sua empresa matriz (ou de outra empresa), com seu contador em 1.

Em qual unidade o disco cai?

Um novo registro é criado por padrão com base na unidade de negócios selecionada na barra superior, e essa unidade pode ser editada no próprio registro. Se você trabalha em uma unidade específica na maior parte do tempo, defina-a como padrão em suas preferências e pare de responder à pergunta.