Criar um registro
Formulários, campos obrigatórios, de onde vêm as opções das listas suspensas e como um documento recebe seu número.
Uma lista que aceita novos registros possui um botão principal em sua barra de ferramentas. O que se abre é um formulário: campos com rótulos, os obrigatórios marcados, e dicas onde uma regra não é óbvia pelo rótulo.
De onde vêm as opções em um menu suspenso?
| Tipo | De onde vem? | Quem pode mudar isso? |
|---|---|---|
| Lista fixa | Declarado na própria tela — normalmente um conjunto pequeno e estrutural. | Um lançamento. |
| Lista de configuração | Uma lista de classificação em Plataforma → Configuração, por empresa. | Um administrador, imediatamente, sem autorização. |
| Pesquisa | Registros em tempo real de outro tipo — uma conta, um fornecedor, um funcionário, um centro de custos. | Qualquer pessoa que consiga criar esse tipo de recorde. |
É importante conhecer essa distinção quando falta um valor necessário. Um valor de configuração ausente requer apenas cinco minutos de trabalho do administrador. Já um valor de pesquisa ausente significa que o registro para o qual ele aponta ainda não foi criado.
Grades de linhas dentro de um formulário
Documentos compostos por um cabeçalho e linhas exibem a grade no formulário de criação. Adicione linhas, selecione a conta ou o item por linha e o total acumulado será atualizado conforme você digita. Um lançamento contábil só será salvo se seus débitos forem iguais aos seus créditos — a verificação é feita no serviço de lançamento, não na tela, portanto, o lançamento será mantido independentemente de como foi recebido.
O número do documento
Se você digita o número ou se a plataforma o atribui, isso é uma configuração por tipo de documento e por empresa:
- O sistema gerou um número — a plataforma o numera e rejeita um número fornecido por você.
- Inserido manualmente — o número torna-se um campo obrigatório no formulário.
- Ou o número que você inserir será o vencedor; caso contrário, um novo número será gerado.
Os dados mestres são enviados como entrada manual (item, fornecedor, cliente, funcionário, paciente, ativo, conta contábil) e os dados de transação são gerados pelo sistema. Ambos podem ser alterados. Os números são exclusivos para cada empresa, não globais — o primeiro pedido de compra de cada empresa é PO-000001.
Em qual unidade o disco cai?
Um novo registro é criado por padrão com base na unidade de negócios selecionada na barra superior, e essa unidade pode ser editada no próprio registro. Se você trabalha em uma unidade específica na maior parte do tempo, defina-a como padrão em suas preferências e pare de responder à pergunta.
Se você estiver inserindo vários registros de uma só vez, não os digite um por vez. Todas as telas de lista aceitam uma planilha — consulte Importando uma planilha.