Перешли из другой системы
Процесс миграции: что передается в виде записей, что вместо этого архивируется и почему переход осуществляется в виде серии датированных циклов, а не за одни выходные.
Перевод компании на новую платформу — это скорее проект, чем просто импорт, и панель управления в разделе «Платформа → Миграция устаревших систем» построена именно на этом принципе. Она знает более тридцати исходных систем — ERP, CRM, HRMS, системы здравоохранения и управления студентами — и как каждая из них называет те функции, для которых у TRANXACT есть свои собственные названия.
Правило, определяющее всё
Основные данные и открытые транзакции отображаются в приложении как реальные записи, подчиняясь всем правилам. Закрытая история архивируется, а не переносится. Перенос оплаченных счетов за три года приведет к тому, что журналы за три года будут сгруппированы в закрытые периоды, а пробный баланс больше не будет соответствовать утвержденному вами.
Два этапа
- План: что поступает, откуда, сопоставляя каждое поле с тем, что фактически принимает целевая система — считывая данные из продукта, а не угадывая.
- Эти патроны: устаревшие дельта-патроны, которые запускаются снова и снова, пока старая система еще работает, каждый раз передавая изменения, произошедшие с предыдущего раза, пока кто-нибудь не объявит о переходе на новую систему.
Каждый раунд — это запись. Что было найдено, что создано, что отклонено и почему — а также сброс, который возвращает раунд назад, если он был неправильным. Миграция, которую нельзя повторить, — это миграция, которую можно выполнить только один раз.
Начальные остатки
Итоговый баланс старой системы становится вступительной бухгалтерской проводкой в новой системе, датированной днем, предшествующим запуску системы. Это единственная бухгалтерская запись, которую вносит миграция, и именно она должна быть правильной.
Откуда берутся файлы
Выгрузка данных из реальной системы обычно превышает объем данных, которые кто-либо захочет загрузить через браузер. Если же миграция будет направлена на подключенный диск, данные будут считаны в том виде, в котором они находятся — см. раздел «Подключенные диски».
На каждом этапе есть шаблон для скачивания: пустая электронная таблица со столбцами, которые считывает карта полей. Если карта принимает поле под несколькими именами — например, в экспорте из главной книги QuickBooks столбец с датами может называться «Дата транзакции», «Дата» или «Дата транзакции» в зависимости от отчета — шаблон содержит один столбец для каждого варианта, поэтому независимо от выбранного экспорта, соответствующий столбец будет присутствовать в шаблоне.
SAP Business One
SAP Business One (SAP-B1 в списке систем) запускается в тринадцать этапов, каждый из которых назван в честь таблиц B1, из которых он считывается, и в порядке их выполнения в панели управления: объекты, на которые указывает транзакция, существуют до того, как появится сама транзакция.
| Шаг | Прочитано из | Создаётся впечатление, что |
|---|---|---|
| План счетов | OACT, только для размещения счетов | Счета главной книги. Названия счетов являются основными элементами плана счетов, и на них нельзя ничего разносить по счетам. |
| Центры затрат | ОПРК, размер 1 | Центры затрат. В таблице B1 они называются центрами прибыли; остальные параметры представлены в отдельных списках. |
| Поставщики | OCRD, где CardType — S | Поставщики |
| Клиенты | OCRD, где CardType — C | Учетные записи клиентов. Лиды (тип карты L) — это потенциальные клиенты, а не потенциальные заказчики. |
| Предметы | OITM с OITB | Товары, как имеющиеся в наличии, так и не имеющиеся на складе. |
| Открытые заказы на закупку | OPOR с POR1, открытые линии | Заказы на закупку того, что еще предстоит получить |
| Открытые дебиторские счета | ОИНВ, открытый | Счета-фактуры клиентов с уже полученными и оплаченными платежами. |
| Открытые счета к оплате | ОПЧ, открыто | Счета-фактуры поставщиков, оформленные под собственным номером счета-фактуры поставщика. |
| Закрытые счета дебиторской задолженности | OINV, закрыто | Архивированная история, никогда не публиковалась повторно. |
| Закрытые счета-фактуры кредиторской задолженности | ОПЧ закрыт | Архивированная история, никогда не публиковалась повторно. |
| Входящие и исходящие платежи | ORCT и OVPM | Архивировано в качестве доказательства |
| Пробный баланс | Сумма JDT1 на каждый счет | Вступительный дневник |
| История бухгалтерских книг | OJDT с JDT1 | Журналы, которые вы ведете за этот период. |
Исходная запись содержит средства извлечения: запрос для Microsoft SQL Server и аналогичный запрос для SAP HANA, пути в меню клиента B1, если вы предпочитаете экспортировать данные из клиента (Менеджер запросов в Excel, Основные данные деловых партнеров, Список товаров, Главная книга, Пробный баланс, Анализ сроков погашения), а также скрипт для уровня сервисов по адресу https://<server>:50000/b1s/v1/, где сама база данных недоступна. Сопоставление полей инициализируется именами столбцов, создаваемыми этими экспортами, поэтому файл, полученный непосредственно из B1, сопоставляется без переименования.
Пробный баланс формируется путем суммирования строк бухгалтерских проводок, а не считывания данных из отчета «Пробный баланс» в ячейке B1, поскольку в отчете чередуются промежуточные итоги по счетам и наименованиям, которые пришлось бы удалить перед тем, как что-либо сбалансировать.
Готово ли? Панель мониторинга готовности.
Работа с панелью управления ведется поэтапно. На совещании по запуску системы задают другой вопрос: готовы ли клиенты, готовы ли открытые дебиторские задолженности, готовы ли запасы? Раздел «Платформа → Миграция устаревших систем → Готовность к миграции» отвечает на этот вопрос по каждой бизнес-области и по всем оставляемым системам, а в заголовке панели управления есть кнопка «Панель мониторинга готовности», которая открывает этот раздел.
Вверху отображается один показатель для всего процесса перехода — доля готовой к внедрению части данных, находящейся в рамках проекта, — с указанием результата (Готов к запуску, В процессе или Не готов), перенесенных записей, качества данных, исключений и количества объектов, находящихся в состояниях «Готов», «На рассмотрении» и «Заблокировано». Ниже находится плитка для каждой бизнес-области; выберите одну, чтобы увидеть только эту область, или все области.
| Область | Что это включает |
|---|---|
| ERP — финансы и основные компетенции | Клиенты, поставщики, материалы, дебиторская и кредиторская задолженность, основные средства, план счетов, центры затрат, начальные остатки, история операций в главной книге и закрытые транзакции. |
| CRM — клиенты и воронка продаж | Учетные записи, контакты, потенциальные клиенты, открытые возможности, открытые коммерческие предложения, открытые заказы на продажу, открытые обращения, кампании и история активности. |
| SCM — цепочка поставок и логистика | Поставщики, товары и единицы продукции, склады и ячейки, правила размещения и пополнения запасов, наличие товаров на складе, открытые заказы на закупку, открытые складские работы, перевозчики и тарифы, открытые грузоперевозки, а также планы и прогнозы. |
| Производство | Рабочие центры, спецификации материалов, технологические маршруты, планы оборудования и технического обслуживания, планы контроля качества, открытые производственные и ремонтные заказы, открытые события, связанные с качеством, и история предприятия. |
| Отдел кадров и расчет заработной платы | Организация и должности, сотрудники, иждивенцы, структура оплаты труда, элементы регулярных выплат и история начисления заработной платы. |
| Здравоохранение | Пациенты, поставщики медицинских услуг и отделения, плательщики и политика, проблемы, аллергии и вакцинация, будущие приемы, действующие рецепты, открытые обращения и история болезни. |
| Жизненный цикл студента | Программы и курсы, студенты, транскрипты, открытые заявки, текущая зачисленность, студенческие счета и финансовая помощь, блокировка и история регистрации. |
| Кадровые и временные работники | Клиенты и программы, кандидаты, открытые вакансии, открытые заявки, активные трудоустройства, табели учета рабочего времени и счета-фактуры, а также вопросы соответствия требованиям. |
Каждая область представляет собой таблицу, в которой каждая строка соответствует определенному элементу, который необходимо передать:
| Столбец | Что в нём написано |
|---|---|
| Записи | Строки в извлеченных данных — это самые новые загрузки каждого этапа, которые используются для формирования строки, суммированные по всем исходным системам, которые остаются после извлечения. |
| Качество | Доля строк, прошедших собственные проверки целевого экрана. |
| Исключения | Строки были отклонены либо в результате проверок, либо на экране при загрузке. Откройте соответствующую панель в кабине пилота, чтобы узнать причину отклонения каждой строки. |
| Примирение | Да, если все этапы выполнения шага завершены, ни одна строка не ожидает загрузки, и все записи, созданные в панели управления, остаются на месте. Нет, если некоторые из этих записей были удалены. В противном случае — ожидание. |
| Статус | Готово, Проверка, Заблокировано, Не начато, Не заявлено или Неприменимо — см. ниже. |
| Статус | Когда |
|---|---|
| Готовый | Качество составляет 98% или более, и строка согласована. |
| Обзор | Качество составляет от 90% до 98%, или строка еще не согласована. |
| Заблокировано | Качество ниже 90%, или записи, сделанные в кабине пилота, больше не существуют. |
| Не началось | В системе, которая покидает систему, на этом этапе еще ничего не загружено. |
| Не указано | Отсутствие этой функции в существующих системах не гарантирует её корректную работу. В строке указано, какие планы других систем её поддерживают. Либо укажите это в системе, которая её поддерживает, либо подтвердите, что у компании её нет. |
| Непригодный | Этот шаг был пропущен, потому что у этой компании его нет. |
Выберите строку, чтобы увидеть, что она охватывает и какие этапы из каких систем ее передают. Один этап может передавать данные в две области — список клиентов включает в себя как клиентов ERP-системы, так и учетные записи CRM-системы — и итоговые значения вверху учитывают его только один раз.
Область считается оставленной, когда покидаемая система вносит в неё какие-либо данные. Области, в которые никто ничего не вносит, указаны внизу как не входящие в этот процесс переключения. Система считается оставленной, если в неё был загружен файл или пропущен один из её этапов.
Перед загрузкой данных ничего измерять не нужно. В качестве иллюстрации, рядом с надписью «Эта компания» показана панель управления с примерами цифр для демонстрации, помеченная на странице как не принадлежащая компании. Примеры цифр никогда не совпадают с реальными.
Кто может что делать
Доступ к панели управления и панели мониторинга готовности предоставляется для каждой роли в разделе «Платформа → Роли» как «Панель управления миграцией» и «Готовность к миграции», и каждое действие в панели управления запрашивает необходимые разрешения:
| Разрешение в миграционной панели | Пусть кто-нибудь |
|---|---|
| Отображать | Откройте кабину и ознакомьтесь с планом, ступенями, схемами, рядами и швартовкой. |
| Добавлять | Загрузите выдержку — с этого компьютера, с подключенного диска или в режиме запланированной загрузки. |
| Изменять | Проверить, загрузить, провести, урегулировать, архивировать, провести остатки или историю операций в главной книге, пропустить или повторить шаг, установить нумерацию, подход и раунды, а также отметить переход на новую систему как завершенный или открыть его заново. |
| Удалить | Удалите файл, находящийся на этапе подготовки, или сбросьте весь процесс переключения. |
Индикатор готовности к миграции нужно только отображать; он ничего не меняет. Списки за панелью управления — Исходные системы, Объекты миграции, Карты полей, Пакеты миграции, Запуски миграции, Сбросы миграции, Архивная история и Начальные балансы — отображаются отдельно, как и любой другой экран.
В наличии имеются две роли, готовые к назначению:
- Руководитель миграции выполняет переход: проверяет все разрешения в панели управления, добавляет, изменяет и удаляет данные в исходных системах, объектах миграции и сопоставлении полей, а также отображает их на панели мониторинга готовности и в других списках.
- Программа Go-live Reviewer просматривает панель мониторинга готовности, панель управления и все списки позади них, ничего не меняя — ни для руководящего комитета, ни для аудитора, ни для владельца бизнеса, подписывающего акт о переходе на новую систему.
Тот, чья роль позволяет читать информацию в кабине пилота, но не изменять её, видит соответствующее сообщение под индикатором выполнения, и кабина пилота отклоняет любые попытки внесения изменений. Кнопка перехода с одного экрана на другой отображается только тем, кто имеет право её открыть.
Отметка о завершении перехода закрывает кабину пилота и списки, отображаемые за ней, для данной компании, и ничего больше. Все остальные экраны платформы продолжают работать как и прежде.