Сохранение и удаление устаревших данных
Политика хранения: архивирование или удаление завершенных данных, как только они устареют и перестанут использоваться — ничего не будет отправлено, ничего не будет включено по умолчанию, и будет предоставлен предварительный просмотр перед перемещением чего-либо.
Журналы событий растут бесконечно, а закрытые документы накапливаются. В разделе «Платформа → Данные и документы → Хранение данных» компания решает, что делать с данными, когда они устаревают и никто ими не пользуется: архивировать их из действующих таблиц или удалить.
Ничего не отгружается, и никаких настроек по умолчанию нет. Без каких-либо правил данные хранятся вечно. Вопрос о том, как долго ваша компания должна хранить счет-фактуру или журнал доступа, является юридическим вопросом, на который в каждой стране дается свой ответ, и выбранный кем-то другим вариант по умолчанию будет неправильным в большинстве стран.
Что говорится в политике
| Поле | Что она решает |
|---|---|
| Данные | Один тип данных, выбранный из каталога ТОЛЬКО ЗАВЕРШЕННЫХ данных (ниже). |
| Архивировать или удалить | Операция архивирования перемещает строки из действующих таблиц, сохраняя их в читаемом и восстанавливаемом состоянии. Операция очистки удаляет их. |
| Старше (лет) | Данные считаются учтенными, если им не менее указанного количества лет. |
| Не добавлялось и не изменялось в течение (лет) | И только если за эти годы к нему ничего не добавилось и не изменилось. Оба года — целые годы, и оба необходимы; этот год может быть не старше. |
| Беги | Ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. |
| Первый запуск | Необязательно. Пустое поле означает, что проверка будет выполнена после включения. |
| Максимум (количество строк за запуск) | То, что обрабатывается одним запуском; остальное ожидает следующего запуска. 50 000, если вы не установите это значение. |
| Включен | Политика создается в выключенном состоянии. Просмотрите ее предварительно, затем включите. |
Надпись «Изменено» считывается как из самих дат записи, так и из журнала аудита. Пятилетний счет-фактура, исправленный кем-то в прошлом месяце, считается измененным, даже если в его собственных датах это не указано.
Что можно выбрать
- Журналы: журнал аудита, попытки единого входа, завершенные сеансы входа, журнал вызовов API Studio, доставка веб-хуков, исходящий почтовый ящик, события интеграции, рабочие процессы, запуск конвейеров и пакетных заданий, запуск аналитических запросов, запуск отчетов, запуск печатных форм, журнал вопросов ASK, запуск процессов анализа, завершенные элементы внимания, запуск агентов ИИ, сигналы IoT, журнал доступа к записям пациентов и история устаревших систем, архивированная в панели управления миграцией.
- Закрытые деловые документы: закрытые заявки в службу поддержки, завершенные действия в CRM, истекшие, отклоненные или преобразованные коммерческие предложения, закрытые или аннулированные заказы на продажу и покупку, а также оплаченные или аннулированные счета-фактуры клиентов и поставщиков.
Главная книга и журналы учета намеренно не предоставляются. Главная книга — это документ, с которым сверяется вся остальная информация; пробный баланс, который изменяется в результате выполнения операции по учету удержания средств, не является пробным балансом, который может подписать любой желающий.
Что хранится и что входит в состав записи
- Запись, на которую по-прежнему ссылается что-то другое, сохраняется и учитывается с указанием причины. Закрытый заказ на покупку, на который по-прежнему указывает счет-фактура, остается на своем месте.
- Строки, относящиеся к записи, сохраняются вместе с ней: строки счета-фактуры, сообщения в чеке. Они архивируются и восстанавливаются вместе с записью, поэтому запись никогда не бывает наполовину сохранена.
Предварительный просмотр, запуск и расписание
- Создайте политику. Она сохранена в выключенном состоянии.
- Нажмите «Предварительный просмотр». Он подсчитает, что будет заархивировано или удалено в ходе выполнения, что будет сохранено и почему — и ничего не изменит.
- Включите политику, когда предварительный просмотр покажет то, что вы имели в виду. Фоновая задача проверяет наличие актуальных политик каждые 15 минут и запускает каждую из них в соответствующий период.
- Теперь программа Run запускает её одновременно, независимо от расписания.
Каждый запуск, запланированный, выполненный вручную или в режиме предварительного просмотра, отображается в разделе «Проверки сохранения данных»: что было проверено, что заархивировано или удалено, что сохранено и кто его выполнил.
Архивирование и восстановление записей.
В разделе «Архивированные записи» отображается список удаленных записей, каждая из которых содержит соответствующие строки. Функция «Восстановить» возвращает запись и ее строки в исходное состояние. Если с тех пор что-то, на что ссылается запись, исчезло — например, клиент был удален, — восстановление отклоняется целиком, а не восстанавливается запись, которая ни на что не указывает.
Очистку отменить невозможно. За ней нет корзины, и этот экран не имеет доступа к резервной копии. Если вы не уверены, заархивируйте: заархивированная запись удалена из всех списков и отчетов и может быть восстановлена.
Кто может что делать
| К | Вам нужно |
|---|---|
| Предварительный просмотр политики | Отображение в политиках хранения данных |
| Запустить политику архивирования | Изменения в политике удержания клиентов |
| Запустите политику очистки или включите её. | Удалить в политиках хранения |
| Восстановить архивную запись | Изменения в архивных записях |
Удаление данных должно заключаться в удалении, а не в изменении, потому что именно это оно и делает. Человек, который не может удалять счета-фактуры по одному, не должен иметь возможность удалить десять тысяч из них, редактируя расписание.
Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.