Второй этап ZATCA: подписание документов, прием на работу, оформление разрешений и архивирование.

Для саудовской компании, уже находящейся на 1-м этапе: зарегистрируйте подразделение, осуществляющее подписание документов, подключите его к ZATCA (OTP, проверки соответствия, сертификат производства), включите 2-й этап, и каждый счет-фактура и накладная будут проштампованы по мере их поступления. Стандартные счета-фактуры проходят проверку ZATCA до передачи покупателю; упрощенные счета-фактуры обрабатываются в течение 24 часов. Предоставляются документы, панель управления, архив с возможностью добавления данных и PDF/A-3 с XML-содержимым. Для компаний, находящихся на 1-м этапе, все остается без изменений.

Этап 2 (интеграция) следует за Этапом 1. Все действия Этапа 1 выполняются и впредь; Этап 2 добавляет XML-счет (UBL 2.1), его хеш, криптографическую печать и счетчик, связывающий каждый счет с предыдущим. Он также подключает каждое подразделение к платформе Fatoora ZATCA, отправляет каждый документ с печатью в ZATCA (для таможенного оформления или отчетности) и сохраняет отправленные данные и ответы ZATCA.

Подписывающие устройства

Бухгалтерия → Закрытие и соответствие требованиям → Электронное выставление счетов → Подразделения подписи ZATCA (только для компаний, работающих в Саудовской Аравии, и только для ролей, предоставляющих такую возможность) перечисляют подразделения генерации электронных счетов (EGS), которые ставят штампы на счета: Код, Название, Филиал, Окружение, Статус, Тест, Сертификат, Срок действия сертификата истекает, Последний счетчик (ICV) и Последняя проставленная печать.

1. Добавьте подразделение: код, название, филиал, для которого ставится отметка (пустое поле для всей компании), сведения о запросе сертификата (общее имя (CN), серийный номер EGS, организационное подразделение (OU), типы счетов (TSCZ), местоположение, краткий национальный адрес филиала и отрасль) и среду (песочница, симуляция или производственная среда).
2. Установите флажок «Единица измерения по умолчанию» для единицы измерения, используемой, если у филиала нет собственной единицы измерения.
3. Для демонстрации отметьте пункт «Проверить устройство» и нажмите «Проверить сертификат»: устройство получит ключ и самоподписанный сертификат. ZATCA не примет то, что проштампует.
4. Процесс подключения к ZATCA осуществляется через ZATCA Onboarding, на этапе подключения (OTP) которого автоматически создается запрос на подписание ключа и сертификата для данного подразделения. Функция «Создать CSR» на этом экране предназначена только для подготовки запроса вручную; функция «Загрузить CSR» отображается на этом экране.

Включение фазы 2

• Бухгалтерия → Закрытие и соответствие требованиям → Налоги → Налоговые юрисдикции, в саудовской юрисдикции: отметьте ZATCA Phase 2 (интеграция) и укажите Phase 2 с первого дня действия программы ZATCA для компании (пусто: со дня ее активации).
• В разрешении отказано, если первый этап еще не начат, и в нем также отказано без подписанного документа.

Покупатель и филиал

• CRM → Учетные записи. Для клиента из Саудовской Аравии, не имеющего номера НДС: тип идентификатора покупателя (TIN, CRN, MOM, MLS, 700, SAG, NAT, GCC, IQA, PAS или OTH) и номер идентификатора покупателя. Если поле оставить пустым, в качестве номера CRN будет использоваться номер CR.
• Филиал может иметь собственный регистрационный номер и национальный адрес; на счетах-фактурах, проштампованных для этого филиала, используются эти данные.

Что делает почтовая служба на втором этапе?

1. Все, что проверяется на первом этапе, а также все, чего не хватает в XML-файле, проверяется одновременно и обозначается в предложениях с указанием номера правила ZATCA.
2. Используется подразделение филиала (или значение по умолчанию), и счету-фактуре присваивается следующий счетчик подразделения (ICV) и хеш предыдущего счета-фактуры (PIH). Пятьдесят счетов-фактур, проведенных одновременно, по-прежнему получают пятьдесят последовательных счетчиков.
3. Счет-фактура UBL 2.1 формируется, хешируется (SHA-256), помечается ключом устройства (ECDSA) и проверяется.
4. На упрощенном счете-фактуре QR-код содержит девять меток (девятая — это подпись в сертификате), а на стандартном — восемь, вместо пяти, как на первом этапе.
5. Если отправка не удалась, счетчик не используется: значение счетчика возвращается.

Марка, хеш, счетчик и UUID являются окончательными, как и суммы. Компания, работающая на первом этапе, как и любая другая компания в другой стране, проводит операции точно так же, как и раньше.

Внедрение подразделения в соответствии с требованиями ZATCA

Бухгалтерия → Закрытие и соответствие требованиям → Электронное выставление счетов → В разделе «Внедрение ZATCA» отображается список каждого подразделения, использующего сертификат, с указанием среды, статуса, достигнутого шага, произошедших событий, пройденных проверок, срока действия сертификата, оставшегося количества дней и ожидающего продления. Сначала зарегистрируйте подразделение в разделе «Подписывающие подразделения ZATCA». Выполнение шага является прерогативой администратора, если только кому-либо не предоставлен доступ к разделу «Внедрение ZATCA» на экране «Роли»; другие пользователи с правами доступа к бухгалтерскому учету могут видеть этот список, который не содержит никакой секретной информации.

1. На портале Fatoora уполномоченное лицо компании выбирает новое устройство/блок решения Onboard и получает одноразовый пароль (OTP): шестизначный, одноразовый, действительный в течение одного часа. Передайте его так же, как и обычный пароль; он никогда не сохраняется.
2. Ввод в эксплуатацию (OTP): выберите среду (песочница портала разработчика, симуляция или производство) и введите OTP. Будет сформирована и отправлена пара ключей и запрос на подписание сертификата; ZATCA вернет сертификат соответствия (CSID соответствия). В случае отказа в вводе OTP устройство будет ожидать ответа на свой запрос: получите новый OTP и снова нажмите «Ввод в эксплуатацию».
3. Проведите проверку на соответствие требованиям: в ZATCA отправляется один образец каждого документа, на который зарегистрировано подразделение. Подразделение, имеющее типы счетов-фактур 1100 (стандартный и упрощенный), отправляет шесть образцов: стандартный счет-фактура, кредитное и дебетовое уведомление, а также упрощенный счет-фактура, кредитное и дебетовое уведомление. Каждый образец должен пройти проверку; ознакомьтесь с любыми предупреждениями.
4. Запросите производственный сертификат: после этого подразделение ставит печать на счетах-фактурах компании, которые затем урегулируются или регистрируются в ZATCA. Указывается срок действия сертификата.
5. Обновите сертификат, используя новый одноразовый пароль (OTP), полученный через портал, до истечения срока его действия. Устройство будет продолжать ставить метку текущим ключом до получения нового сертификата, и цепочка счетчиков продолжит работу.

За 30 дней до истечения срока действия сертификата ежедневное задание ACCT-ZATCA-WATCH генерирует финансовое оповещение, уведомление и запись в папке «Входящие» автоматизации, один раз в день для каждого подразделения.

Очистка и отчетность

• Стандартный (B2B) счет-фактура или накладная отправляется в ZATCA для обработки сразу после сохранения данных о проводке, и в отчёте указывается, была ли она обработана, отклонена или будет предпринята повторная попытка. Распечатать или передать покупателю можно только XML-файл с данными об обработке ZATCA и его QR-код: стандартный счет-фактура, находящийся в обработке, или любой отклонённый документ распечатать нельзя, и в отчёте указывается причина отказа.
• Упрощенный (B2C) счет-фактура выставляется немедленно с печатью и QR-кодом с девятью метками и передается в ZATCA в течение 24 часов, сначала в фоновом режиме, а затем с помощью почасовой задачи ACCT-ZATCA-SUBMIT. Финансовое оповещение выдается в случае, если информация не была передана в течение 20 часов после выставления счета.
• Если доступ к ZATCA невозможен, повторяется попытка доступа к тому же документу (с тем же UUID и хешем) с увеличением времени ожидания, вплоть до одного часа. «Принято с предупреждениями» означает принятие; предупреждения сохраняются и отображаются.
• Если ZATCA отключила разрешительную документацию, вместо этого будет предоставлен тот же подписанный документ, а на панели управления отобразится время, когда разрешительная документация в последний раз была отключена.
• В разделе «Счета-фактуры» отображается столбец ZATCA для саудовской компании, и предлагаются следующие варианты: повторная отправка в ZATCA, повторная выдача (отклонено ZATCA), PDF/A-3 с XML-файлом ZATCA и запись в журнале ZATCA.

Заявки в ZATCA

Каждый счет и квитанция, проштампованные в рамках Фазы 2, с указанием информации от ZATCA и соответствующей отметкой: «Одобрено», «Сообщено», «Предупреждение» (принято с предупреждениями), «Отклонено» или «В ожидании». Столбцы содержат информацию о попытках, времени ожидания, следующей попытке, информации от ZATCA и статусе повторной выдачи.

• Функция «Отправить сейчас» удаляет или сообщает о каждом документе, для которого требуется следующая попытка отправки. Функция «Повторная отправка» отправляет один документ снова: тот же документ, с тем же UUID и хешем.
• Переиздание предназначено для отклоненного документа. Отклоненный документ никогда не отправляется повторно в исходном виде: переиздание аннулирует его в бухгалтерских книгах (его журнал переворачивается) и создает черновой вариант для исправления и проводки в качестве нового документа со следующим счетчиком. Отклоненный документ, вместе с ответом ZATCA, хранится в архиве.
• Формат PDF/A-3 с XML предоставляет счет-фактуру в формате PDF, внутри которого находится XML-файл электронного счета-фактуры (очищенный XML-файл для стандартного счета-фактуры, проштампованный — для упрощенного). Формат XML для покупателя предоставляет только XML-файл.
• В журнале ZATCA регистрируются все запросы, касающиеся данного счета-фактуры, и ответы ZATCA.

Панель мониторинга, журнал и архив

• Панель мониторинга ZATCA: по каждому подписанному подразделению количество обработанных, зарегистрированных, принятых с предупреждениями, отклоненных и ожидающих обработки счетов; самые старые ожидающие обработки в часах и количество счетов, обработанных более 24 часов; количество отклонений за 30 дней и последнее; срок действия сертификата и оставшееся количество дней.
• Журнал API ZATCA: каждый вызов к Fatoora (регистрация, проверка соответствия, клиринг, отчетность) с HTTP-ответом, результатом, сообщением и затраченным временем. OTP-коды, секреты и заголовок авторизации удаляются перед записью. Только добавление.
• Архив ZATCA: каждый проштампованный документ в момент его выдачи, каждый документ, прошедший проверку, и каждый ответ на запрос ZATCA, каждый со своим SHA-256. Только добавление: база данных не принимает никаких изменений или удалений. Записи хранятся в течение срока действия договора компании, не менее шести лет (срок хранения данных по НДС в Саудовской Аравии; для основных средств или недвижимости срок может быть увеличен, если ваш налоговый консультант сочтет это необходимым). Загрузка позволяет получить архивный документ.