Documentos, encabezados y partidas
Cómo se elabora un documento transaccional, por qué sus totales siempre coinciden con sus líneas y cuándo dejan de cambiar las líneas.
Cada documento transaccional se abre en una página de detalles: un resumen del encabezado en la parte superior y cuadrículas de partidas en la parte inferior, a las que se accede mediante la acción "Detalle" en su lista. El encabezado se puede editar directamente desde esa página, que es donde te encuentras cuando acabas de leer el documento y has detectado los errores.
Las líneas forman una cuadrícula, no una mancha.
Las líneas se introducen en una cuadrícula: seleccione el artículo o la cuenta contable de un menú desplegable, introduzca la cantidad y observe el total acumulado. Los documentos cuyo encabezado y líneas se escriben juntos (asientos contables, solicitudes, órdenes de compra, facturas de proveedores, oportunidades) incluyen esa misma cuadrícula en el formulario de creación, de modo que el documento se crea de una sola vez en lugar de crearse vacío y rellenarse posteriormente.
| Módulo | Documento | Cuáles son las líneas |
|---|---|---|
| Contabilidad | Revistas | Líneas registradas: cuenta, débito, crédito. Inmutable. |
| Contabilidad | Facturas de proveedores y cuentas por cobrar | Líneas con costos que incluyen artículo, cuenta contable e impuesto. |
| CRM | Oportunidades | Líneas de productos, que se convierten en la factura AR en Ganancia cerrada. |
| CRM | órdenes de trabajo de campo | Tareas que requieren mano de obra y técnicos, además de piezas extraídas del inventario. |
| Cadena de suministro | Solicitudes y órdenes de compra | Líneas de artículos que muestran las cantidades recibidas y pendientes. |
| Cadena de suministro | Ingresos | Cantidades recibidas por contenedor y lote. Inmutable. |
| Sistema de gestión de recursos humanos | Ejecución de nóminas | Una nómina por empleado: bruto, impuestos, deducciones, neto. |
| Fabricación | Órdenes de producción | Componentes desglosados de la lista de materiales y operaciones de enrutamiento. |
| Fabricación | Inspecciones de calidad | Características medidas en comparación con sus límites de especificación. |
| Historia clínica electrónica | Encuentros | Líneas de cargo facturables. |
| Ciclo de vida del estudiante | facturación a plazos | Los gastos de inscripción se descuentan de las ayudas concedidas. |
Cada línea de la cuadrícula tiene un botón de 360° que la abre en un panel junto a la cuadrícula: su configuración, lista de materiales, proceso, coste, existencias y demás documentos relacionados. Véase Vista de 360° → Vista de 360° en una línea.
Dos reglas que se aplican en la API, no solo en la pantalla.
- Los totales del encabezado se calculan automáticamente. Agregar, modificar o eliminar una línea recalcula el subtotal, el impuesto y el total del encabezado en la misma transacción de base de datos. El encabezado nunca puede discrepar con sus líneas, independientemente de la ruta por la que se haya producido el cambio.
- Lines freeze with the document. Once an invoice is posted, a purchase order received, a work order completed or an encounter billed, its lines are read-only — those states have already produced journal entries and stock movements. They freeze with a closed fiscal period too, for the same reason. A partly delivered sales order is the exception: it still takes new lines, and only the lines delivered, invoiced, on a delivery or on a drop-ship purchase order are Frozen — Copy beside one starts a new line from it.
La cuadrícula te indica cuál de las dos opciones es, en lugar de dejarte escribir y luego fallar al guardar. "Publicado" y "el período está cerrado" son problemas distintos con respuestas distintas, y que te digan la incorrecta cuesta una tarde.
Editar en el encabezado
Una vez que existe un documento como un pedido de venta, la mayor parte de su información ya está definida por el proceso que lo creó. La opción de edición en la parte superior del registro solo muestra los pocos detalles que aún pueden modificarse: en un pedido de venta, la fecha solicitada, el número de pedido del cliente, la dirección de envío, la ubicación, el almacén y las notas.
- Encima de esos campos, el formulario de edición muestra los detalles del registro (su número, el cliente, los artículos, la fecha, la moneda) en formato de texto, para que pueda ver qué documento está modificando incluso cuando todos los campos que se pueden cambiar estén vacíos.
- Esos detalles están ahí para que los leas. Nada de lo que contienen se puede modificar ni revertir al guardar la partida.
- El formulario indica que las líneas que se modifican se encuentran debajo del encabezado. Para cambiar una cantidad o agregar un artículo, cierre el editor y utilice la cuadrícula de líneas.