Documentos, encabezados y partidas
Cómo se elabora un documento transaccional, por qué sus totales siempre coinciden con sus líneas y cuándo dejan de cambiar las líneas.
Cada documento transaccional se abre en una página de detalles: un resumen del encabezado en la parte superior y cuadrículas de partidas en la parte inferior, a las que se accede mediante la acción "Detalle" en su lista. El encabezado se puede editar directamente desde esa página, que es donde te encuentras cuando acabas de leer el documento y has detectado los errores.
Las líneas forman una cuadrícula, no una mancha.
Las líneas se introducen en una cuadrícula: seleccione el artículo o la cuenta contable de un menú desplegable, introduzca la cantidad y observe el total acumulado. Los documentos cuyo encabezado y líneas se escriben juntos (asientos contables, solicitudes, órdenes de compra, facturas de proveedores, oportunidades) incluyen esa misma cuadrícula en el formulario de creación, de modo que el documento se crea de una sola vez en lugar de crearse vacío y rellenarse posteriormente.
| Módulo | Documento | Cuáles son las líneas |
|---|---|---|
| Contabilidad | Revistas | Líneas registradas: cuenta, débito, crédito. Inmutable. |
| Contabilidad | Facturas de proveedores y cuentas por cobrar | Líneas con costos que incluyen artículo, cuenta contable e impuesto. |
| CRM | Oportunidades | Líneas de productos, que se convierten en la factura AR en Ganancia cerrada. |
| CRM | órdenes de trabajo de campo | Tareas que requieren mano de obra y técnicos, además de piezas extraídas del inventario. |
| Cadena de suministro | Solicitudes y órdenes de compra | Líneas de artículos que muestran las cantidades recibidas y pendientes. |
| Cadena de suministro | Ingresos | Cantidades recibidas por contenedor y lote. Inmutable. |
| Sistema de gestión de recursos humanos | Ejecución de nóminas | Una nómina por empleado: bruto, impuestos, deducciones, neto. |
| Fabricación | Órdenes de producción | Componentes desglosados de la lista de materiales y operaciones de enrutamiento. |
| Fabricación | Inspecciones de calidad | Características medidas en comparación con sus límites de especificación. |
| Historia clínica electrónica | Encuentros | Líneas de cargo facturables. |
| Ciclo de vida del estudiante | facturación a plazos | Los gastos de inscripción se descuentan de las ayudas concedidas. |
Dos reglas que se aplican en la API, no solo en la pantalla.
- Los totales del encabezado se calculan automáticamente. Agregar, modificar o eliminar una línea recalcula el subtotal, el impuesto y el total del encabezado en la misma transacción de base de datos. El encabezado nunca puede discrepar con sus líneas, independientemente de la ruta por la que se haya producido el cambio.
- Las líneas se bloquean con el documento. Una vez que se registra una factura, se recibe una orden de compra, se completa una orden de trabajo o se factura un servicio, sus líneas son de solo lectura, ya que en esos casos ya se han generado asientos contables y movimientos de inventario. También se bloquean al cerrarse un ejercicio fiscal, por la misma razón.
La cuadrícula te indica cuál de las dos opciones es, en lugar de dejarte escribir y luego fallar al guardar. "Publicado" y "el período está cerrado" son problemas distintos con respuestas distintas, y que te digan la incorrecta cuesta una tarde.