Crear un registro

Formularios, campos obligatorios, origen de las opciones desplegables y cómo se obtiene la numeración de un documento.

Una lista que acepta nuevos registros tiene un botón principal en su barra de herramientas. Al abrirlo, aparece un formulario con campos etiquetados, los obligatorios marcados y sugerencias cuando la etiqueta no indica una regla.

• Un campo con un valor predeterminado comienza con ese valor en un nuevo registro, de modo que puedes ver cómo se guardaría un campo en blanco (un nuevo curso de formación comienza con "A tu propio ritmo", 1 hora) y puedes modificarlo antes de guardar. A una edición nunca se le asigna un valor predeterminado.
• Al guardar, se eliminan los espacios antes y después del código y el nombre de un registro, y se rechaza un código que ya tiene otro registro, independientemente de si se usa mayúsculas o minúsculas, indicando el campo y el valor: «Ya existe un curso de formación con el código QA-TC-02. Utilice un código diferente».
• La confirmación indica el registro: su número de documento, o de otro modo, de qué se trata y su código ("Curso de formación QA-TC-06 creado").

Líneas que se rellenan solas

En una solicitud, pedido de compra, cotización o pedido de venta, al seleccionar el artículo en una línea, se completa su unidad y un precio inicial: la unidad de inventario del artículo y, para la compra, su costo estándar (o precio de lista si no lo tiene); para la venta, su precio de lista. Ambos valores permanecen editables. Al cambiar el artículo, estos se actualizan automáticamente, a menos que haya ingresado un valor propio, el cual se conserva.

De dónde provienen las opciones de un menú desplegable

Es importante conocer esta distinción cuando falta un valor necesario. Un valor de configuración faltante es una tarea administrativa que solo toma cinco minutos. Un valor de búsqueda faltante significa que el registro al que apunta aún no se ha creado.

Cada menú desplegable solo ofrece valores que el registro puede contener. Si una opción se rechaza al guardar, ni siquiera se ofrece, por lo que seleccionar de la lista siempre es seguro.

Buscar en un menú desplegable largo

Se puede buscar en un menú desplegable con más de ocho opciones, ya sea en formularios, en campos personalizados o en el selector de columnas de la barra de filtros.

• Empiece a escribir y la lista se irá reduciendo a las opciones que contienen lo que ha escrito.
• Las flechas arriba y abajo permiten navegar por las opciones restantes; la tecla Enter selecciona la opción resaltada; la tecla Escape cierra la lista sin modificar nada.
• La × en el recuadro borra la selección.

Campos que aparecen solo cuando se aplican

Algunos campos solo tienen sentido después de responder otra pregunta y solo se muestran entonces. Lo que no necesitas rellenar no aparece en el formulario.

Cuando un valor está en el formato incorrecto

Se indica el valor que no puede introducirse en un campo, junto con el nombre del campo y la función que este acepta; por ejemplo, "Aplicación: "APL-000015" no es válido aquí; requiere una opción de la lista". Además, el campo se marca en el formulario para que sepas qué casilla corregir.

• El campo de correo electrónico requiere una dirección: "Email no es una dirección de correo electrónico válida. Introduzca una como nombre@empresa.com".
• Un campo de teléfono o móvil solo acepta un número de teléfono: dígitos, +, espacios, los caracteres - ( ) . / y una extensión.
• Un campo que apunta a otro registro, como "Solicitud en una nueva oferta", es una lista desplegable: seleccione el registro en lugar de escribir su número.

Cuadrículas de líneas dentro de un formulario

Los documentos compuestos por un encabezado y líneas incluyen la cuadrícula en el formulario de creación. Añada filas, seleccione la cuenta o el artículo correspondiente a cada fila y el total acumulado se actualizará a medida que escriba. Un asiento contable no se guardará a menos que sus débitos sean iguales a sus créditos; la verificación se realiza en el servicio de contabilización, no en la pantalla, por lo que se mantiene tal como llegó el asiento.

Lo que se necesita en un campo

Cada número y fecha en cada formulario y cuadrícula de líneas se verifica con un conjunto de reglas, primero en el navegador mientras escribe y luego en el servidor al guardar. De esta manera, la regla se aplica independientemente de cómo llegue el registro: desde la consola, una importación, ASK o la API publicada. Un campo que incumple una regla se muestra en rojo con la regla escrita debajo, y el formulario no se guardará hasta que se corrija.

Las cifras que tienen signo por naturaleza —importes contables, saldos, variaciones, ajustes de existencias, revaluaciones, temperaturas— conservan su signo. La base de datos también almacena las reglas más importantes, por lo que un valor que haya superado el filtro seguirá siendo rechazado, con la misma frase simple en lugar de un nombre de restricción.

Las opciones se reducen según lo que hayas elegido anteriormente.

Un menú desplegable que depende de otro campo muestra solo lo que le corresponde. Al seleccionar una ubicación en una solicitud, la opción "Entregar en almacén" solo muestra los almacenes de esa ubicación; al seleccionar un almacén, solo muestra sus ubicaciones. Si se selecciona primero el almacén, la ubicación se completa automáticamente. Al cambiar la ubicación, se elimina cualquier almacén que no exista, de modo que un registro nunca puede contener una combinación que la organización no posea.

• La cadena organizativa: empresa → unidad de negocio → ubicación → almacén → contenedor, en solicitudes, órdenes de compra, cotizaciones, pedidos de venta, entregas, movimientos de mercancías, recuentos cíclicos y las pantallas del almacén.
• Los centros de costos y ganancias, las ubicaciones y los almacenes provienen de la propia empresa y unidad de negocio que gestiona el registro. Se rechaza un centro de costos que pertenece a otra unidad (por ejemplo, el del hospital en un documento universitario), nombrando a ambos. También se rechaza un centro de costos bloqueado o cerrado.
• Un contacto del cliente seleccionado; un sitio del proveedor, una orden de compra o un contrato del proveedor seleccionado; un encuentro o plan de atención del paciente seleccionado; una orden de trabajo del cliente seleccionado; un paquete de trabajo del proyecto seleccionado; una ruta o lista de materiales del artículo seleccionado.
• En una cuadrícula de líneas, el espacio que ocupa el almacén o contenedor de una línea se reduce debido al documento que se encuentra encima.
• Si ninguna opción coincide con la anterior, el campo lo indica en lugar de mostrar una lista vacía sin ninguna explicación.

El servidor aplica la misma prueba en cada guardado, independientemente de la pantalla, importación o integración por la que haya llegado el registro, y rechaza cualquier combinación que involucre a varias empresas o unidades de negocio.

Límites que dependen de otros registros

Algunas reglas no se pueden juzgar solo por el formulario, ya que dependen de lo que ya haya sucedido. Se verifican al guardar, publicar o aprobar, y un rechazo indica cuál es el límite y por cuánto se ha excedido.

El número de documento

Tanto si introduce usted el número como si la plataforma lo asigna automáticamente, es una configuración que varía según el tipo de documento y la empresa:

• Generado por el sistema: la plataforma lo numera y rechaza el número que usted proporcione.
• Introducido manualmente: el número se convierte en un campo obligatorio del formulario.
• En ambos casos, gana el número que introduzcas; de lo contrario, se genera uno nuevo.

Los datos maestros se envían como entrada manual (artículo, proveedor, cliente, empleado, paciente, activo, cuenta contable) y los datos de transacción como generados por el sistema. Ambos pueden modificarse. Los números son únicos para cada empresa, no globales; el primer pedido de compra de cada empresa es PO-000001.

El formulario sigue la configuración propia de la empresa. Cuando el rango se genera automáticamente, no se solicita el campo numérico: se muestra como de solo lectura, indica "Asignado" al guardar y se rellena automáticamente al guardar. Cuando se introduce manualmente, el campo es obligatorio. En ambos casos, el campo es opcional y se numera si está en blanco. A una empresa que aún no tiene un rango asignado a un documento se le asigna uno la primera vez que lo numera, copiado de su empresa matriz (u otra empresa) con el contador en 1.

¿En qué unidad cae el disco?

Un nuevo registro se asocia por defecto a la unidad de negocio seleccionada en la barra superior, y dicha unidad se puede editar en el registro. Si trabajas habitualmente con una sola unidad, configúrala como predeterminada en tus preferencias y deja de responder a la pregunta.