Importar una hoja de cálculo

Convierta archivos Excel, CSV y PDF en cualquier pantalla de lista: la plantilla que se asigna automáticamente, cómo se comparan las columnas, qué se verifica, qué sucede cuando se recibe el mismo archivo y por qué se envía a través de la API.

Todas las pantallas de lista de la plataforma admiten importaciones. No se trata de una herramienta de migración independiente para unas pocas tablas; es un panel integrado en la pantalla que ya está viendo, que carga los datos en los registros de esa pantalla.

Abra la pantalla donde se encuentran los registros y seleccione Importar.
Arrastra y suelta un archivo .xlsx, .xls, .csv o .pdf. Los archivos .xls antiguos se leen directamente; no es necesario guardarlos con otro formato.
Verifique la asignación de columnas. Las columnas se asocian primero a los campos por nombre, y cualquier campo que no coincida se ofrece como un menú desplegable para que pueda seleccionar el campo correcto manualmente.
Lee la vista previa. Muestra lo que se creará, fila por fila, con las filas que se omitirán primero y el motivo junto a cada una. Si las filas coinciden con registros que ya existen, elige qué sucede con ellas.
Importación. Las filas se envían a través de la misma API que utilizan las pantallas, y el último paso indica cuántas se crearon, actualizaron o fusionaron, cuántas se dejaron sin modificar y por qué algunas no se importaron.
Cada fila se guarda en la empresa seleccionada en la barra superior al iniciar la importación (y en la unidad elegida junto a ella), nunca en tu empresa de origen. Si no puedes trabajar en esa empresa, las filas se rechazan en lugar de crearse en otro lugar.

Una plantilla que se automapea

¿Empiezas desde cero? Descarga una plantilla, ya sea desde el menú de importación o desde la barra de herramientas de la lista. Es un archivo CSV con una sola fila: los encabezados de columna de esta pantalla, sin necesidad de borrar nada. Rellénalo y vuelve a abrirlo; cada columna se asignará automáticamente y la importación se realizará directamente a la vista previa. Debajo del botón, el menú muestra los requisitos de cada fila.

“Cada fila necesita” cuenta los campos que el formulario de la pantalla marca como obligatorios, y nada que la plataforma complete automáticamente, como la unidad de negocio tomada de donde trabajas.
Los campos adicionales a los que su empresa les haya dado nombre también se incluyen en la plantilla. Los que no tienen nombre no están en el archivo, pero aún así se pueden seleccionar al asignar las columnas, en la sección Campos adicionales.
Una pantalla cuyos registros solo puede generar un proceso (una publicación, un escaneo) no ofrece ninguna importación, en lugar de rechazar todas las filas de todos los archivos.

Números que proporciona el sistema

Muchas pantallas numeran sus registros a partir de un rango numérico: un candidato recibe su número de candidato, una solicitud su número de solicitud. En dichas pantallas, una columna del archivo que contiene esos números se reserva, no se importa, y la asignación explica el motivo: la pantalla asigna a cada registro su propio número dentro de ese rango. Nunca se coloca en el campo más cercano que lo acepte. Para conservar los números en el archivo, un administrador puede configurar ese rango numérico para permitir la asignación de un número.

¿En qué se busca una referencia?

Un campo que apunta a otro registro indica en el mapeo dónde se realiza la búsqueda —por ejemplo, "ID de empleado → empleados"—, por lo que se puede ver que una columna de números de candidatos no pertenece a ese registro. Una referencia sin código propio se encuentra a través de su elemento de referencia (una lista de materiales por su artículo), y una referencia con nombre se busca por nombre.

Importar el mismo archivo de nuevo

Antes, al subir un archivo por segunda vez, cada registro se duplicaba. Ahora, cada fila se compara con un registro que ya existe, y usted decide qué sucede con cada coincidencia.

Si este mismo archivo se importó a esta pantalla anteriormente, el panel lo indicará en cuanto se lea: cuándo, cuántos registros creó y quién lo importó.
Las filas se comparan según el número del registro cuando el archivo lo contiene; de lo contrario, según las columnas que la pantalla mantiene únicas; en otros casos, según un correo electrónico, un código o un nombre; y para una persona sin número, según el nombre y apellido. La opción "Comparar con", en la vista previa, muestra qué columna se ha seleccionado y permite elegir otra columna, o ninguna, lo que crea filas nuevas.

Elección	¿Qué sucede con una fila que coincide?
Agregar solo nuevos (opción predeterminada)	Se deja intacto. Solo se crean filas que no coinciden con nada, por lo que el mismo archivo dos veces no genera nada dos veces.
Coincidencias de actualización	Los campos que este archivo asigna sobrescriben los del registro. Los campos que el archivo no asigna permanecen sin cambios.
Unir	Solo se rellenan los campos que están vacíos en el registro. No se modifica nada de lo que ya existe.
Agregue cada fila como un nuevo registro.	Se crea cada fila, coincida o no, tal como lo hacía la importación anteriormente.

La vista previa los cuenta antes de que suceda nada: hay muchos nuevos, actualizados, fusionados y que ya están aquí, sin modificar. Cada fila está marcada con lo que se convertirá.

Una actualización o fusión es un cambio en el registro que usted realiza mediante la función de guardar de la pantalla. Un registro publicado, cerrado o bloqueado, o uno que su rol no puede modificar, se rechaza con la razón correspondiente y se informa en el último paso. Nunca se modifica a espaldas de las reglas.

Un archivo de documentos con filas agrupadas en documentos siempre se crea como nuevo; para registros de una sola fila, se ofrece la opción de elegir. Una importación programada desde una unidad conectada conserva la opción seleccionada al programarla.

Qué comprueba la vista previa

Cada valor se evalúa según el criterio de la pantalla: un número debe ser un número, un campo de sí/no debe indicar sí o no, un campo con una lista fija debe contener uno de sus valores, una referencia debe apuntar a un registro existente y se marca un código que la empresa ya posee o que el archivo contiene dos veces. A continuación, cada fila que pasa la prueba se compara con la pantalla y se revierte, de modo que también se detecta una regla añadida por la empresa o una comprobación conjunta de dos campos. Una vista previa sin marcas indica una importación sin rechazos.

Lo que se puede corregir sin adivinar se corrige, y la vista previa muestra el valor corregido: "Wrap" se convierte en wrap y "Corner Board" en corner_board donde la lista los contiene, "Yes" se convierte en yes, "$1,250.00" y "30%" se convierten en números, y una unidad o un artículo escrito por su código (EA, ITM-0042) se convierte en ese registro. Un encabezado como UOM, Item, Active, Recyclable o Recycled Content % se asocia a su campo sin ser mapeado manualmente.

Un valor que no se puede corregir se nombra con el tipo de material que acepta el campo; por ejemplo, «el tipo de material "Cartón" no es uno de los que acepta un material de embalaje (estropajo, envoltura, fleje, etc.)». Corrija el archivo o elimine la fila: Import crea las filas que están listas y omite el resto, y el registro de ejecución de la importación guarda cada fila omitida con su número de línea y motivo. Si se le pregunta por qué falló una importación, Ask lee ese registro y cita las filas.

Por qué pasa por la API

La importación no escribe en las tablas. Llama a los mismos puntos finales que la consola, lo que significa que cada regla que protege un registro escrito a mano también protege un registro que llegó en una hoja de cálculo: un asiento contable debe cuadrar, se rechaza una factura de proveedor duplicada, un artículo controlado por lotes exige su número de lote, un período cerrado rechaza el asiento y el registro de auditoría lo registra.

Este proceso es más lento que una inserción masiva, y así se hace deliberadamente. Una importación que eludiera las reglas sería una forma de introducir datos en la plataforma que esta no puede garantizar.

PDFs

Se lee un PDF en busca de tablas: un extracto de proveedor, un listado bancario, un informe impreso. Los resultados se muestran para su confirmación antes de crear nada, ya que la extracción de tablas de un PDF es un proceso de inferencia y esta debe ser analizada.

Documentos agrupados

Cuando un documento tiene encabezado y líneas, la hoja de cálculo contiene una fila por línea y una columna que indica a qué documento pertenece cada fila. Las filas que comparten ese valor se convierten en un solo documento con varias líneas, no en varios documentos.

Contactos procedentes de Ceipal u otro sistema de seguimiento de candidatos.

Un sistema de seguimiento de candidatos como Ceipal exporta sus contactos en dos archivos: los contactos en sí, cada uno una empresa (sitio web, sector, ingresos, códigos SIC y NAICS, número de empleados y ubicaciones, cierre del ejercicio fiscal, dirección, propietario), y los contactos de esas empresas (nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono móvil, número de oficina y extensión, cargo, dirección). Ambos se importan tal cual, con todas las columnas coincidentes: "Nombre del contacto" es la empresa en CRM → Contactos, y en CRM → Contactos del contacto indica a qué empresa pertenece cada persona.

Primero, importa el archivo de clientes potenciales en CRM → Clientes potenciales.
A continuación, importa el archivo de contactos en CRM → Contactos de clientes potenciales. Cada contacto se vincula al cliente potencial del mismo nombre en tu empresa.
Un contacto cuyo cliente potencial aún no existe es rechazado con el nombre del cliente potencial ("No se ha llamado a ningún cliente potencial..."), por lo que importar los archivos al revés te lo indica en lugar de dejar a las personas sin ninguna conexión.

Un cliente potencial mantiene el nombre y apellido de su contacto separados, como lo hace un sistema de seguimiento de candidatos, y el nombre completo se genera a partir de ellos. Un archivo con una sola columna de "Nombre de contacto" se divide en el último espacio. Un cliente potencial no necesita mencionar a nadie: una empresa sin contacto también se considera un cliente potencial. Cuando un cliente potencial se convierte en una cuenta, su contacto y todos los contactos de la lista de contactos del cliente potencial se convierten en los contactos de la cuenta.

Desde una unidad conectada y según un horario

El archivo no tiene por qué salir de su equipo. Cualquier pantalla de lista puede importar desde una unidad conectada, y la misma importación puede configurarse para ejecutarse en segundo plano o según un cronograma; así es como un archivo que un banco o un proveedor deposita en una carpeta cada mañana se convierte en registro sin que nadie lo abra. Consulte Unidades conectadas.

Una columna que contiene el nombre completo

Los solicitantes, candidatos, contactos y demás personas se registran con nombre y apellido, ambos necesarios. Se puede importar un archivo con una sola columna de nombre (Nombre_Solicitante, Nombre completo, Nombre del estudiante): la columna se asocia con Nombre completo (dividido en nombre y apellido), la última palabra se convierte en el apellido y las anteriores en el nombre. Por ejemplo, "Tanvi Patil" se convierte en Tanvi y Patil. La vista previa muestra la división de cada fila antes de guardar, y un archivo con columnas propias para nombre y apellido conserva dicha división.

Las columnas que corresponden a campos propios de su empresa (Puntuación NEET, Curso preferido) se identifican automáticamente por su nombre o etiqueta una vez que existen en Plataforma → Personalización → Campos personalizados para esa pantalla. Primero, agregue los campos y luego impórtelos.

Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.