Dokumente, Kopfzeilen und Positionen
Wie ein Transaktionsbeleg zusammengestellt wird, warum seine Summen immer mit seinen Zeilen übereinstimmen und wann sich die Zeilen nicht mehr ändern.
Jedes Transaktionsdokument öffnet sich auf einer Detailseite: oben eine Kopfzeile, darunter die einzelnen Positionen, die über die Aktion „Details“ in der Liste aufgerufen werden. Die Kopfzeile kann direkt auf dieser Seite bearbeitet werden – genau dort befinden Sie sich, nachdem Sie das Dokument gelesen und die Fehler erkannt haben.
Linien bilden ein Raster, keinen Klecks.
Die Positionen werden in einem Raster erfasst: Wählen Sie den Artikel oder das Sachkonto aus einer Dropdown-Liste, geben Sie die Menge ein und verfolgen Sie die laufende Summe. Dokumente, deren Kopfzeile und Positionen zusammen geschrieben werden – Journale, Bestellanforderungen, Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Verkaufschancen – verwenden dasselbe Raster im Erstellungsformular. So wird das Dokument in einem Schritt erstellt, anstatt es leer anzulegen und später auszufüllen.
| Modul | Dokumentieren | Was die Linien sind |
|---|---|---|
| Buchhaltung | Zeitschriften | Gebuchte Zeilen: Konto, Soll, Haben. Unveränderlich. |
| Buchhaltung | Kreditoren- und Debitorenrechnungen | Kostenpositionen mit Artikel, Sachkonto und Steuer. |
| CRM | Gelegenheiten | Produktlinien, die zur AR-Rechnung bei abgeschlossenen gewonnenen Aufträgen werden. |
| CRM | Außendienstaufträge | Aufgaben mit Arbeitskräften und Technikern sowie aus dem Lagerbestand entnommenen Teilen. |
| Lieferkette | Anfragen und Bestellungen | Positionen mit Angabe der erhaltenen und ausstehenden Mengen. |
| Lieferkette | Quittungen | Empfangene Mengen nach Lagerplatz und Los. Unveränderlich. |
| HRMS | Lohnabrechnungen | Eine Gehaltsabrechnung pro Mitarbeiter: Brutto, Steuern, Abzüge, Netto. |
| Herstellung | Produktionsaufträge | Aufgeschlüsselte Komponenten und Routing-Operationen in der Stückliste. |
| Herstellung | Qualitätsprüfungen | Die gemessenen Eigenschaften wurden mit ihren Spezifikationsgrenzen verglichen. |
| EHR | Begegnungen | Abrechnungspositionen. |
| Studentenlebenszyklus | Abrechnung über einen bestimmten Zeitraum | Gebühren aus der Registrierung, verrechnet mit der erhaltenen Hilfe. |
Zwei Regeln, die in der API durchgesetzt werden, nicht nur auf dem Bildschirm.
- Die Kopfsummen werden ermittelt. Das Hinzufügen, Ändern oder Löschen einer Zeile führt zur Neuberechnung der Kopfsumme, der Steuer und der Gesamtsumme in derselben Datenbanktransaktion. Die Kopfsumme kann niemals von den Zeilen abweichen, unabhängig davon, wie die Änderung zustande gekommen ist.
- Die Zeilen werden mit dem Dokument eingefroren. Sobald eine Rechnung gebucht, eine Bestellung eingegangen, ein Arbeitsauftrag abgeschlossen oder eine Leistung abgerechnet wurde, sind die zugehörigen Zeilen schreibgeschützt – diese Zustände haben bereits Buchungssätze und Lagerbewegungen erzeugt. Aus demselben Grund werden sie auch mit dem Abschluss einer Geschäftsperiode eingefroren.
Das Raster zeigt Ihnen an, welche der beiden Optionen zutrifft, anstatt dass Sie etwas eingeben und dann beim Speichern einen Fehler erhalten. „Veröffentlicht“ und „Der Zeitraum ist abgelaufen“ sind unterschiedliche Probleme mit unterschiedlichen Lösungen, und die falsche Antwort kostet Sie einen ganzen Nachmittag.