Dokumente, Kopfzeilen und Positionen
Wie ein Transaktionsbeleg zusammengestellt wird, warum seine Summen immer mit seinen Zeilen übereinstimmen und wann sich die Zeilen nicht mehr ändern.
Jedes Transaktionsdokument öffnet sich auf einer Detailseite: oben eine Kopfzeile, darunter die einzelnen Positionen, die über die Aktion „Details“ in der Liste aufgerufen werden. Die Kopfzeile kann direkt auf dieser Seite bearbeitet werden – genau dort befinden Sie sich, nachdem Sie das Dokument gelesen und die Fehler erkannt haben.
Linien bilden ein Raster, keinen Klecks.
Die Positionen werden in einem Raster erfasst: Wählen Sie den Artikel oder das Sachkonto aus einer Dropdown-Liste, geben Sie die Menge ein und verfolgen Sie die laufende Summe. Dokumente, deren Kopfzeile und Positionen zusammen geschrieben werden – Journale, Bestellanforderungen, Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Verkaufschancen – verwenden dasselbe Raster im Erstellungsformular. So wird das Dokument in einem Schritt erstellt, anstatt es leer anzulegen und später auszufüllen.
| Modul | Dokumentieren | Was die Linien sind |
|---|---|---|
| Buchhaltung | Zeitschriften | Gebuchte Zeilen: Konto, Soll, Haben. Unveränderlich. |
| Buchhaltung | Kreditoren- und Debitorenrechnungen | Kostenpositionen mit Artikel, Sachkonto und Steuer. |
| CRM | Gelegenheiten | Produktlinien, die zur AR-Rechnung bei abgeschlossenen gewonnenen Aufträgen werden. |
| CRM | Außendienstaufträge | Aufgaben mit Arbeitskräften und Technikern sowie aus dem Lagerbestand entnommenen Teilen. |
| Lieferkette | Anfragen und Bestellungen | Positionen mit Angabe der erhaltenen und ausstehenden Mengen. |
| Lieferkette | Quittungen | Empfangene Mengen nach Lagerplatz und Los. Unveränderlich. |
| HRMS | Lohnabrechnungen | Eine Gehaltsabrechnung pro Mitarbeiter: Brutto, Steuern, Abzüge, Netto. |
| Herstellung | Produktionsaufträge | Aufgeschlüsselte Komponenten und Routing-Operationen in der Stückliste. |
| Herstellung | Qualitätsprüfungen | Die gemessenen Eigenschaften wurden mit ihren Spezifikationsgrenzen verglichen. |
| EHR | Begegnungen | Abrechnungspositionen. |
| Studentenlebenszyklus | Abrechnung über einen bestimmten Zeitraum | Gebühren aus der Registrierung, verrechnet mit der erhaltenen Hilfe. |
Jede Zeile in einem Raster verfügt über eine 360°-Schaltfläche, die die jeweilige Zeile in einem separaten Bereich neben dem Raster öffnet: Konfiguration, Stückliste, Prozess, Kosten, Lagerbestand und weitere Dokumente, die den zugehörigen Artikel enthalten. Siehe 360°-Ansicht → 360°-Ansicht einer Zeile.
Zwei Regeln, die in der API durchgesetzt werden, nicht nur auf dem Bildschirm.
- Die Kopfsummen werden ermittelt. Das Hinzufügen, Ändern oder Löschen einer Zeile führt zur Neuberechnung der Kopfsumme, der Steuer und der Gesamtsumme in derselben Datenbanktransaktion. Die Kopfsumme kann niemals von den Zeilen abweichen, unabhängig davon, wie die Änderung zustande gekommen ist.
- Lines freeze with the document. Once an invoice is posted, a purchase order received, a work order completed or an encounter billed, its lines are read-only — those states have already produced journal entries and stock movements. They freeze with a closed fiscal period too, for the same reason. A partly delivered sales order is the exception: it still takes new lines, and only the lines delivered, invoiced, on a delivery or on a drop-ship purchase order are Frozen — Copy beside one starts a new line from it.
Das Raster zeigt Ihnen an, welche der beiden Optionen zutrifft, anstatt dass Sie etwas eingeben und dann beim Speichern einen Fehler erhalten. „Veröffentlicht“ und „Der Zeitraum ist abgelaufen“ sind unterschiedliche Probleme mit unterschiedlichen Lösungen, und die falsche Antwort kostet Sie einen ganzen Nachmittag.
Bearbeiten Sie die Kopfzeile
Sobald ein Dokument wie ein Kundenauftrag existiert, sind die meisten Angaben durch den Erstellungsprozess festgelegt. Die Bearbeitungsfunktion am oberen Rand des Datensatzes bietet nur noch die wenigen Details, die geändert werden können – bei einem Kundenauftrag das gewünschte Datum, die Kundenbestellung, die Lieferadresse, der Standort, das Lager und Notizen.
- Über diesen Feldern zeigt das Bearbeitungsformular die Details des Datensatzes selbst an – seine Nummer, den Kunden, die Artikel, das Datum, die Währung – als Text, sodass Sie sehen können, welches Dokument Sie ändern, selbst wenn alle änderbaren Felder noch leer sind.
- Diese Details sind nur zum Lesen da. Nichts darin kann geändert oder mit dem Spielstand zurückgesendet werden.
- Das Formular gibt an, dass Änderungen in den Zeilen unterhalb der Kopfzeile vorgenommen werden. Um eine Menge zu ändern oder einen Artikel hinzuzufügen, schließen Sie den Bearbeitungsmodus und verwenden Sie das Zeilenraster.