Importieren einer Tabellenkalkulation

Excel-, CSV- und PDF-Dateien in beliebige Listenansichten einfügen – wie die Spalten abgeglichen werden, was geprüft wird und warum die Datenübertragung über die API erfolgt.

Jede Listenansicht der Plattform akzeptiert einen Import. Es handelt sich nicht um ein separates Migrationstool für einige wenige Tabellen; es ist ein Menüpunkt auf der aktuell angezeigten Ansicht, und die Daten werden in die Datensätze dieser Ansicht geladen.

Öffnen Sie den Bildschirm, zu dem die Datensätze gehören, und wählen Sie „Importieren“.
Fügen Sie eine .xlsx-, .xls-, .csv- oder .pdf-Datei hinzu. Ältere .xls-Dateien werden direkt gelesen – sie müssen nicht erneut gespeichert werden.
Überprüfen Sie die Spaltenzuordnung. Spalten werden zunächst anhand ihres Namens Feldern zugeordnet. Nicht zugeordnete Spalten werden als Dropdown-Menü angezeigt, sodass Sie das richtige Feld selbst auswählen können.
Lesen Sie die Vorschau. Sie zeigt, was Zeile für Zeile erstellt wird, sowie die Zeilen, die fehlschlagen werden, und warum.
Import. Die Zeilen werden über dieselbe API gesendet, die auch die Bildschirme verwenden.

Warum es über die API läuft

Der Importvorgang schreibt nicht in die Tabellen. Er ruft dieselben Endpunkte auf wie die Konsole, was bedeutet, dass jede Regel, die einen manuell eingegebenen Datensatz schützt, auch einen Datensatz schützt, der aus einer Tabellenkalkulation stammt: Ein Journal muss ausgeglichen sein, eine doppelte Lieferantenrechnung wird abgelehnt, ein chargenpflichtiger Artikel verlangt seine Chargennummer, eine abgeschlossene Periode lehnt die Buchung ab, und dies wird im Audit-Log protokolliert.

Dies ist langsamer als ein Massenimport, und das ist beabsichtigt. Ein Import, der die Regeln umgeht, wäre eine Methode, Daten in die Plattform einzuschleusen, für die die Plattform keine Verantwortung übernehmen kann.

PDFs

Eine PDF-Datei wird auf Tabellen hin analysiert – beispielsweise auf Lieferantenabrechnungen, Banklisten oder gedruckte Berichte. Die gefundenen Daten werden zur Bestätigung angezeigt, bevor etwas erstellt wird, da die Tabellenextraktion aus einer PDF-Datei auf Schlussfolgerungen beruht und diese Schlussfolgerungen sorgfältig geprüft werden sollten.

Gruppierte Dokumente

Wenn ein Dokument eine Kopfzeile und Zeilen enthält, speichert die Tabelle für jede Zeile eine eigene Zeile und eine Spalte, die angibt, zu welchem Dokument die Zeile gehört. Zeilen mit demselben Wert werden zu einem Dokument mit mehreren Zeilen zusammengefasst, nicht zu mehreren Dokumenten.

Von einem angeschlossenen Laufwerk und nach einem Zeitplan

Die Datei muss nicht von Ihrem Rechner stammen. Jede Listenansicht kann Daten von einem angeschlossenen Laufwerk importieren, und dieser Import kann im Hintergrund oder nach einem Zeitplan ausgeführt werden. So werden beispielsweise Dateien, die eine Bank oder ein Lieferant jeden Morgen in einen Ordner ablegt, automatisch zu Datensätzen, ohne dass sie jemand öffnet. Siehe Angeschlossene Laufwerke.