Importieren einer Tabellenkalkulation

Excel-, CSV- und PDF-Dateien in jede beliebige Listenansicht einfügen – die Vorlage, die sich selbst zuordnet, wie die Spalten zugeordnet werden, was geprüft wird, was passiert, wenn dieselbe Datei zurückkommt, und warum sie über die API gesendet wird.

Jede Listenansicht der Plattform akzeptiert einen Import. Es handelt sich nicht um ein separates Migrationstool für einige wenige Tabellen; es ist ein Menüpunkt auf der aktuell angezeigten Ansicht, und die Daten werden in die Datensätze dieser Ansicht geladen.

Öffnen Sie den Bildschirm, zu dem die Datensätze gehören, und wählen Sie „Importieren“.
Fügen Sie eine .xlsx-, .xls-, .csv- oder .pdf-Datei hinzu. Ältere .xls-Dateien werden direkt gelesen – sie müssen nicht erneut gespeichert werden.
Überprüfen Sie die Spaltenzuordnung. Spalten werden zunächst anhand ihres Namens Feldern zugeordnet. Nicht zugeordnete Spalten werden als Dropdown-Menü angezeigt, sodass Sie das richtige Feld selbst auswählen können.
Lesen Sie die Vorschau. Sie zeigt die zu erstellenden Zeilen zeilenweise an. Die zu überspringenden Zeilen werden zuerst aufgeführt, jeweils mit dem entsprechenden Grund. Falls Zeilen mit bereits vorhandenen Datensätzen übereinstimmen, wählen Sie aus, was mit ihnen geschehen soll.
Import. Die Zeilen werden über dieselbe API übermittelt, die auch die Bildschirme verwenden. Im letzten Schritt wird angezeigt, wie viele Zeilen erstellt, aktualisiert oder zusammengeführt wurden, wie viele unverändert blieben und warum einige nicht importiert wurden.
Jede Zeile landet in dem Unternehmen, das beim Start des Imports in der oberen Leiste ausgewählt wurde (und in der daneben ausgewählten Einheit), niemals in Ihrem Stammunternehmen. Falls Sie in diesem Unternehmen nicht arbeiten können, werden die Zeilen abgelehnt, anstatt sie woanders zu erstellen.

Eine Vorlage, die sich selbst abbildet

Sie fangen ganz von vorne an? Laden Sie eine Vorlage herunter, entweder über die Importleiste oder über die Symbolleiste der Liste. Es handelt sich um eine CSV-Datei mit nur einer Zeile: den Spaltenüberschriften dieser Ansicht – Sie müssen nichts löschen. Füllen Sie die Datei aus und laden Sie sie zurück. Jede Spalte wird automatisch zugeordnet; der Import wird direkt in der Vorschau angezeigt. Unter dem Button finden Sie in der Importleiste die benötigten Informationen für jede Zeile.

Bei „Jede Zeile benötigt“ werden die Felder gezählt, die das Formular auf dem Bildschirm als Pflichtfelder kennzeichnet, und nichts, was die Plattform selbst ausfüllt, wie zum Beispiel die Geschäftseinheit, die von Ihrem Arbeitsplatz übernommen wird.
Die von Ihrem Unternehmen benannten Zusatzfelder werden ebenfalls in die Vorlage aufgenommen. Die unbenannten Felder sind nicht in der Datei enthalten, können aber bei der Spaltenzuordnung unter „Zusätzliche Felder“ ausgewählt werden.
Ein Bildschirm, dessen Datensätze nur von einem Prozess erstellt werden können (z. B. ein Posting, ein Scan), bietet überhaupt keinen Import an, anstatt jede Zeile jeder Datei abzulehnen.

Zahlen, die das System liefert

Viele Bildschirme nummerieren ihre Datensätze anhand eines Nummernkreises: Ein Kandidat erhält seine Kandidatennummer, eine Anforderung seine Anforderungsnummer. Auf einem solchen Bildschirm wird eine Spalte in der Datei, die diese Nummern enthält, reserviert und nicht importiert. Die Zuordnung erklärt den Grund: Der Bildschirm vergibt für jeden Datensatz eine eigene Nummer aus diesem Bereich. Die Nummer wird niemals in das nächstgelegene Feld eingetragen, das sie aufnehmen kann. Um die Nummern in Ihrer Datei zu erhalten, kann ein Administrator diesen Nummernkreis so einstellen, dass die Vergabe einer Nummer möglich ist.

Wonach wird eine Referenz nachgeschlagen?

Ein Feld, das auf einen anderen Datensatz verweist, gibt in der Zuordnung an, wo es gesucht wird – beispielsweise „Mitarbeiter-ID → Mitarbeiter“ –, sodass ersichtlich ist, dass eine Spalte mit Kandidatennummern dort nicht hingehört. Eine Referenz ohne eigenen Code wird über den zugehörigen Datensatz gefunden (z. B. eine Stückliste anhand ihres Artikels), und eine namentlich geführte Referenz wird über ihren Namen gesucht.

Dieselbe Datei erneut importieren

Früher wurde jede Datei, die ein zweites Mal hochgeladen wurde, erneut in jeden Datensatz aufgenommen. Jetzt wird jede Zeile mit einem bereits vorhandenen Datensatz abgeglichen, und Sie legen fest, was mit einem Treffer geschieht.

Wurde diese Datei bereits zuvor in diesen Bildschirm importiert, zeigt das Eingabefeld dies sofort nach dem Einlesen an: wann, wie viele Datensätze erstellt wurden und wer sie importiert hat.
Zeilen werden anhand der Datensatznummer abgeglichen, sofern diese in der Datei vorhanden ist; andernfalls anhand der Spalten, die auf dem Bildschirm eindeutig bleiben; andernfalls anhand einer E-Mail-Adresse, eines Codes oder eines Namens; und bei Personen ohne Nummer anhand von Vor- und Nachnamen. Die Option „Abgleichen nach“ in der Vorschau zeigt an, welche Spalte ausgewählt ist, und ermöglicht die Auswahl einer anderen Spalte – oder die Auswahl von keiner Spalte, wodurch jede Zeile neu erstellt wird.

Auswahl	Was passiert mit einer Zeile, die übereinstimmt?
Nur neue hinzufügen (Standardeinstellung)	Sie bleibt unverändert. Es werden nur Zeilen erstellt, die keiner Übereinstimmung entsprechen, sodass dieselbe Datei zweimal dasselbe Ergebnis liefert.
Spiele aktualisieren	Die in dieser Datei zugeordneten Felder überschreiben die Felder des Datensatzes. Felder, die in der Datei nicht zugeordnet werden, bleiben unverändert.
Verschmelzen	Es werden nur die Felder ausgefüllt, die im Datensatz leer sind. Nichts, was bereits vorhanden ist, wird geändert.
Füge jede Zeile als neuen Datensatz hinzu.	Es wird jede Zeile erstellt, unabhängig davon, ob sie übereinstimmt oder nicht – genau wie beim vorherigen Import.

Die Vorschau zählt sie, bevor irgendetwas passiert: so viele neue, aktualisierte, zusammengeführte und bereits vorhandene, die unverändert geblieben sind. Jede Zeile ist mit ihrem zukünftigen Status gekennzeichnet.

Eine Aktualisierung oder Zusammenführung ist eine Änderung am Datensatz, die Sie über die automatische Speicherfunktion des Bildschirms vornehmen. Ein veröffentlichter, geschlossener oder gesperrter Datensatz sowie ein Datensatz, den Sie aufgrund Ihrer Rolle nicht ändern dürfen, wird mit Angabe des Grundes abgelehnt und im letzten Schritt gemeldet. Änderungen werden niemals entgegen den Regeln vorgenommen.

Eine Dokumentendatei mit Zeilen – also in Dokumenten gruppierten Zeilen – wird immer neu erstellt; diese Option steht auch für Datensätze mit nur einer Zeile zur Verfügung. Ein geplanter Import von einem angeschlossenen Laufwerk übernimmt die bei der Planung getroffene Auswahl.

Was die Vorschau prüft

Jeder Wert wird so geprüft, wie er auch vom Bildschirm bewertet wird: Eine Zahl muss eine Zahl sein, ein Ja/Nein-Feld muss „Ja“ oder „Nein“ anzeigen, ein Feld mit einer festen Liste muss einen seiner Werte enthalten, eine Referenz muss auf einen existierenden Datensatz verweisen, und ein Code, der dem Unternehmen bereits bekannt ist oder der doppelt in der Datei vorkommt, wird markiert. Anschließend wird jede Zeile, die die Prüfung besteht, erneut mit dem Bildschirm abgeglichen und gegebenenfalls zurückgesetzt. So werden auch vom Unternehmen hinzugefügte Regeln oder die gleichzeitige Prüfung zweier Felder erkannt. Eine Vorschau ohne Markierungen entspricht einem Import ohne Ablehnungen.

Was sich ohne Raten korrigieren lässt, wird korrigiert, und die Vorschau zeigt den korrigierten Wert an: „Wrap“ wird zu wrap und „Corner Board“ zu corner_board, wo die Liste diese Einträge enthält, „Yes“ wird zu yes, „$1,250.00“ und „30%“ werden zu Zahlen, und eine Einheit oder ein Artikel, der durch seinen Code (EA, ITM-0042) gekennzeichnet ist, wird dem entsprechenden Datensatz zugeordnet. Eine Überschrift wie UOM, Artikel, Aktiv, Recycelbar oder Recyclinganteil % wird automatisch dem entsprechenden Feld zugeordnet, ohne dass eine manuelle Zuordnung erforderlich ist.

Ein Wert, der nicht korrigiert werden kann, wird mit dem entsprechenden Feldnamen versehen – beispielsweise „Materialart „Karton“ ist keine zulässige Verpackungsmaterialart (z. B. Stauholz, Folie, Umreifungsband usw.)“. Korrigieren Sie die Datei oder lassen Sie die Zeile weg: Der Import erstellt die korrekten Zeilen und überspringt die übrigen. Der Importvorgang speichert jede übersprungene Zeile mit Zeilennummer und Grund. Bei der Abfrage des Importfehlers liest Ask diesen Vorgang und gibt die Zeilen in Anführungszeichen aus.

Warum es über die API läuft

Der Importvorgang schreibt nicht in die Tabellen. Er ruft dieselben Endpunkte auf wie die Konsole, was bedeutet, dass jede Regel, die einen manuell eingegebenen Datensatz schützt, auch einen Datensatz schützt, der aus einer Tabellenkalkulation stammt: Ein Journal muss ausgeglichen sein, eine doppelte Lieferantenrechnung wird abgelehnt, ein chargenpflichtiger Artikel verlangt seine Chargennummer, eine abgeschlossene Periode lehnt die Buchung ab, und dies wird im Audit-Log protokolliert.

Dies ist langsamer als ein Massenimport, und das ist beabsichtigt. Ein Import, der die Regeln umgeht, wäre eine Methode, Daten in die Plattform einzuschleusen, für die die Plattform keine Verantwortung übernehmen kann.

PDFs

Eine PDF-Datei wird auf Tabellen hin analysiert – beispielsweise auf Lieferantenabrechnungen, Banklisten oder gedruckte Berichte. Die gefundenen Daten werden zur Bestätigung angezeigt, bevor etwas erstellt wird, da die Tabellenextraktion aus einer PDF-Datei auf Schlussfolgerungen beruht und diese Schlussfolgerungen sorgfältig geprüft werden sollten.

Gruppierte Dokumente

Wenn ein Dokument eine Kopfzeile und Zeilen enthält, speichert die Tabelle für jede Zeile eine eigene Zeile und eine Spalte, die angibt, zu welchem Dokument die Zeile gehört. Zeilen mit demselben Wert werden zu einem Dokument mit mehreren Zeilen zusammengefasst, nicht zu mehreren Dokumenten.

Leads von Ceipal oder einem anderen Bewerberverfolgungssystem

Ein Bewerbermanagementsystem wie Ceipal exportiert seine Leads in zwei Dateien: die Leads selbst, jeweils ein Unternehmen (Website, Branche, Umsatz, SIC- und NAICS-Codes, Mitarbeiterzahl und Standorte, Geschäftsjahresende, Adresse, Inhaber), und die Kontakte dieser Unternehmen (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer, Telefonnummer und Durchwahl, Position, Adresse). Beide werden unverändert importiert, wobei jede Spalte übereinstimmt: „Lead-Name“ ist das Unternehmen unter CRM → Leads, und unter CRM → Lead-Kontakte ist es der Name des Leads, zu dem die jeweilige Person gehört.

Importieren Sie zuerst die Lead-Datei im CRM unter Leads.
Importieren Sie anschließend die Kontaktdatei in CRM → Lead-Kontakte. Jeder Kontakt ist dem gleichnamigen Lead in Ihrem Unternehmen zugeordnet.
Ein Kontakt, dessen Lead noch nicht vorhanden ist, wird mit dem Namen des Leads abgelehnt („Kein Lead namens …“). Wenn Sie die Dateien also in der falschen Richtung importieren, wird Ihnen dies mitgeteilt, anstatt dass Personen mit nichts verknüpft bleiben.

Ein Lead speichert, wie ein Bewerberverwaltungssystem, Vor- und Nachnamen des Kontakts getrennt; der vollständige Name wird daraus gebildet. Eine Datei mit einer einzigen Spalte „Kontaktname“ wird am letzten Leerzeichen geteilt. Ein Lead muss niemanden benennen: Auch ein Unternehmen ohne Kontakt gilt als Lead. Wird ein Lead in ein Konto umgewandelt, werden sein Kontakt und alle unter „Lead-Kontakte“ aufgeführten Kontakte zu den Kontakten des Kontos.

Von einem angeschlossenen Laufwerk und nach einem Zeitplan

Die Datei muss nicht von Ihrem Rechner stammen. Jede Listenansicht kann Daten von einem angeschlossenen Laufwerk importieren, und dieser Import kann im Hintergrund oder nach einem Zeitplan ausgeführt werden. So werden beispielsweise Dateien, die eine Bank oder ein Lieferant jeden Morgen in einen Ordner ablegt, automatisch zu Datensätzen, ohne dass sie jemand öffnet. Siehe Angeschlossene Laufwerke.

Eine Spalte, die den gesamten Namen enthält

Bewerber, Kandidaten, Kontakte und andere Personen werden mit Vor- und Nachnamen erfasst, und beide Angaben werden benötigt. Eine Datei mit nur einer Namensspalte – Bewerbername, Vollständiger Name, Name des Studenten – kann dennoch importiert werden: Die Spalte wird mit dem vollständigen Namen (aufgeteilt in Vor- und Nachnamen) abgeglichen, wobei das letzte Wort zum Nachnamen und die vorhergehenden Wörter zum Vornamen werden. Aus „Tanvi Patil“ wird beispielsweise Tanvi und Patil. Die Vorschau zeigt die Aufteilung für jede Zeile vor dem Speichern an, und Dateien mit separaten Spalten für Vor- und Nachnamen behalten diese bei.

Spalten, die firmeneigene Felder darstellen – z. B. NEET-Punktzahl, Wunschkurs – werden anhand ihres Namens oder ihrer Bezeichnung zugeordnet, sobald die Felder unter Plattform → Anpassung → Benutzerdefinierte Felder für den jeweiligen Bildschirm vorhanden sind. Fügen Sie die Felder zuerst hinzu und importieren Sie sie anschließend.

Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.