Eine Liste eingrenzen

Die einzige Filterleiste, die jede Tabelle im Produkt enthält, bietet folgende Optionen: Suche, Bedingungen, Sortierung, Summen und Export.

Jede Tabelle in TRANXACT – Modullisten, Berichte, Drilldowns, Altersmatrix – verwendet dieselbe Leiste. Einmal gelernt, gilt sie für alle 1298-Bildschirme.

Die Suchfunktion befindet sich neben den Filterbedingungen und nicht am Ende einer Symbolleiste, da sie im Grunde dasselbe bewirken, nur mit zwei unterschiedlichen Genauigkeitsstufen. Früher waren sie getrennt, was den Eindruck erweckte, dass manche Bildschirme durchsucht, andere aber nur gefiltert werden könnten – was jedoch nie der Wahrheit entsprach.

Welche Suche betrachtet

• Alle in der Liste angezeigten Spalten, einschließlich derer, die aus einem anderen Datensatz stammen – beispielsweise der Name des Lieferanten in einer Bestellung oder die Abteilung eines Mitarbeiters – werden durchsucht. Wenn ein Eintrag in einer Spalte erscheint, wird er auch gefunden.
• Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle: „Terminated“, „terminated“ und „TERMINATED“ bezeichnen dieselben Mitarbeiter.
• Ein Betrag kann so eingegeben werden, wie er in der Liste angezeigt wird. "210,000" findet 210000, ebenso wie "210000".

Erstellen eines Filters

Der Filter öffnet den Filtereditor. Er wird als Satz angezeigt: „Alle diese Bedingungen erfüllen“, wobei „Alle“, „Beliebige“ oder „Keine“ zur Auswahl stehen und die Bedingungen darunter angezeigt werden.

1. Wählen Sie ALLE, wenn jede Bedingung erfüllt sein muss, BELIEBIGE, wenn eine Bedingung ausreicht, KEINE, wenn eine Zeile keiner der Bedingungen entsprechen darf.
2. Die Bedingung "Add" fügt eine Zeile hinzu: die Spalte, den Operator und den Wert.
3. Mit „Gruppe hinzufügen“ wird eine Reihe von Bedingungen mit den Optionen „ALLE“, „BELIEBIGE“ oder „KEINE“ hinzugefügt. Eine Gruppe wird unter der Gruppe, zu der sie gehört, eingerückt und mit „Gruppe“ beschriftet. So lautet beispielsweise die Formulierung „Status ist offen UND (Lieferant ist A ODER Lieferant ist B)“.
4. „Anwenden“ wendet den Filter an. „Abbrechen“ schließt den Editor und belässt die Liste unverändert. „Alle löschen“ entfernt alle Bedingungen.

Das Wort „nicht“ ist Teil der Bedingung, kein separater Schalter: ist nicht, enthält nicht, beginnt nicht mit, ist nicht an, ist keines von, liegt außerhalb, ist nicht leer. Wählen Sie den Operator, der Ihre Bedeutung am besten ausdrückt.

Die geltenden Bedingungen sind oberhalb der Liste als Chips dargestellt, jeweils einer pro Bedingung. Das × auf einem Chip entfernt nur diese Bedingung; die anderen bleiben bestehen.

Termine

Jede Datums- und Datums-/Uhrzeitspalte verwendet die gleichen Operatoren:

Eine Sortierung oder eine Bedingung kann eine Spalte anhand der angezeigten Überschrift benennen. Eine gespeicherte Ansicht oder ein Link mit der Bezeichnung „Sortieren nach Starts“ bezieht sich auf die Spalte mit der Überschrift „Starts“.

Seiten

Jede Liste, ob lang oder kurz, zeigt unter der Tabelle dieselben Steuerelemente: „Seite N von M“, die Zeilen auf dieser Seite und die Gesamtzahl (26–50 von 904 Datensätzen), « erste, Vorherige, Nächste, » letzte und die Seitenzahl, die Sie eingeben können, um direkt dorthin zu springen. Die Anzahl der Zeilen pro Seite ist auf 25, 50, 100 und 200 einstellbar. Ein Download umfasst immer die gesamte Antwort, nicht nur die aktuelle Seite.

Die Berichtsseiten sind nach dem gleichen Prinzip aufgebaut: 50 Zeilen pro Seite, und die Anzahl der Zeilen pro Seite variiert zwischen 25 und 200. Suche, Filter und Sortierung gelten für jede Zeile des Berichts, nicht nur für die aktuell angezeigte Seite, und die Rückkehr zu Seite 1 erfolgt automatisch, wenn Sie die Einstellungen ändern.

Relative Perioden

Eine Bedingung wie „dieser Monat“ oder „letzte 12 Monate“ wird als relativer Ausdruck gespeichert, nicht als das Datum, auf das sie sich am Tag der Eingabe errechnet hat. Eine darauf basierende gespeicherte Ansicht beantwortet die aktuelle Frage bei jedem Öffnen – das ist der Unterschied zwischen einer funktionierenden monatlichen Überprüfung und einer, die jeden Monat neu datiert werden muss.

Lokale und globale Perspektiven

Eine gespeicherte Ansicht ist lokal, sofern Sie nichts anderes festlegen: Sie ist Ihre Frage, auf Ihrem Bildschirm, und niemand sonst sieht sie. Eine globale Ansicht steht allen Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung, die diese Liste oder diesen Bericht öffnen können – dies ist eine unternehmensweite Entscheidung und keine individuelle Präferenz und unterliegt der Berechtigung für globale Ansichten. Jeder kann beliebig viele lokale Ansichten speichern; niemand benötigt eine Berechtigung, um seinen eigenen Arbeitsbereich einzurichten.

Wer diese Berechtigung besitzt, kann auch eine von jemand anderem veröffentlichte globale Ansicht umbenennen oder zurückziehen – einschließlich einer Ansicht, die von einem inzwischen ausgeschiedenen Kollegen veröffentlicht wurde und die früher auf dem Bildschirm aller Benutzer zu sehen war, ohne dass jemand sie ändern konnte.

Wenn Sie eine Ansicht speichern, können Sie bei der Option „Wer hat diese Ansicht?“ zwischen zwei Schaltflächen wählen:

• Lokal – nur ich. Standardmäßig für alle zugänglich.
• Global – für alle. Wird ausgegraut mit der entsprechenden Begründung angezeigt, wenn Ihre Rolle keine Ansichten veröffentlichen kann; bitten Sie die Person mit den globalen Ansichten, diese für Sie zu veröffentlichen.
• Der Name einer Ansicht muss unter den Ansichten in dieser Liste – Ihrer eigenen und den globalen zusammengenommen – eindeutig sein. Eine zweite „Offene Bestellung“ wird abgelehnt, damit niemand raten muss, welche von zwei identischen Namen ihm gehört.

Eine Ansicht, die die Liste öffnet

Die gespeicherte Ansicht enthält ein Kontrollkästchen „Diese Ansicht immer öffnen, wenn ich diese Liste öffne“. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird diese Ansicht – mit ihren Bedingungen, Sortierung und Spalten – jedes Mal angewendet, wenn Sie die Liste öffnen, anstatt für alle Datensätze. Der Text unter dem Kontrollkästchen beschreibt die weitere Vorgehensweise:

• Die Liste wird standardmäßig mit allen Datensätzen angezeigt: Durch Aktivieren dieser Option wird die Liste in dieser Ansicht geöffnet.
• Die Liste öffnet sich mit einer Ansicht, die für alle gilt: Durch Ankreuzen wird stattdessen diese Ansicht nur für Sie geöffnet.
• Die Liste öffnet sich mit einer Ihrer Ansichten: Nur eine Ihrer Ansichten kann die Liste öffnen, daher wird diese anstelle der anderen verwendet. Die andere Ansicht bleibt gespeichert; sie wird nur nicht mehr standardmäßig geöffnet. Die Standardansicht ist mit einem Stern markiert.

Wer hat diese Reihe ins Leben gerufen?

Das Spaltenmenü jeder Liste bietet vier weitere Spalten: Erstellt von, Erstellt, Zuletzt geändert von und Zuletzt geändert. Diese sind standardmäßig deaktiviert – vier zusätzliche Spalten auf jeder Seite würden die Darstellung unübersichtlicher machen – und werden durch die Option „Alle Spalten anzeigen“ oder durch Aktivieren der entsprechenden Kontrollkästchen eingeschaltet. Speichern Sie die Ansicht, bleiben die Spalten aktiviert; legen Sie die Einstellung global fest, bleiben sie für alle Benutzer sichtbar.

Facetten und Summen

Wenn eine Liste eine offensichtliche Trennlinie aufweist – beispielsweise Status, Typ oder Besitzer –, werden die Häufigkeiten pro Wert als Facetten angezeigt. Durch Auswahl einer Facette wird diese als Bedingung hinzugefügt. Die Summenzeile berechnet sich über die Zeilen, die durch die Bedingungen erzeugt wurden, nicht über die gesamte Tabelle. Daher stimmt sie immer mit den angezeigten Daten überein.

Eine gedruckte oder heruntergeladene Liste ist als Bericht formatiert: Firmenname und Listenname stehen oben auf der ersten Seite, darunter die Kriterien, nach denen die Liste ausgewählt wurde. Die Spaltenüberschriften werden auf jeder Seite wiederholt, und unten steht „Seite 2 von 5“. Geldbeträge werden in Buchhaltungsform angegeben, negative Beträge in Klammern, und die Summe wird doppelt umrandet. Die Excel-Datei speichert Zahlen als Zahlen, wiederholt die Überschriftenzeile auf jeder gedruckten Seite und ist bereits an die Seitenbreite angepasst.

Ein Download gibt das wieder, was auf dem Bildschirm angezeigt wird. Excel, CSV, PDF und Druck speichern die Sprache als Namen (Kannada, Hindi), den Status als Listenwort und die Auswahl als Bezeichnung – niemals den Kurzcode, den die Datenbank dahinter speichert.

Umfangreiche Listen

Eine Liste mit vielen Spalten scrollt seitlich in einer lesbaren Breite, anstatt alle Spalten in das Fenster zu quetschen, und nutzt die gesamte Breite eines großen Bildschirms. Die Datensatznummer bleibt beim Scrollen links fixiert, ebenso wie eine kurze Auswahl an Zeilenaktionen. Das Kontrollkästchen in der Überschrift markiert alle Zeilen der Seite in jeder Liste, in der Zeilen ausgewählt werden können – einschließlich Listen wie „Auftragskostenprognose“ und „Währungen“ – und wird nicht angezeigt, wenn dies nicht möglich ist.