Einen Datensatz erstellen

Formulare, Pflichtfelder, Herkunft von Dropdown-Auswahlen und wie ein Dokument seine Nummer erhält.

Eine Liste, die neue Datensätze aufnimmt, verfügt über eine primäre Schaltfläche in ihrer Symbolleiste. Daraufhin öffnet sich ein Formular: Felder mit Beschriftungen, Pflichtfelder sind markiert, und Hinweise werden angezeigt, wenn eine Regel nicht eindeutig aus der Beschriftung hervorgeht.

• Ein Feld mit einem Standardwert beginnt bei einem neuen Datensatz mit diesem Wert. So sehen Sie, wie ein leerer Eintrag gespeichert würde (z. B. „Ein neuer Schulungskurs beginnt mit ‚Selbstgesteuert, 1 Stunde‘“) und können ihn vor dem Speichern ändern. Eine Bearbeitung erhält niemals einen Standardwert.
• Beim Speichern werden Leerzeichen vor und nach dem Code und Namen eines Datensatzes entfernt, und ein Code, der bereits von einem anderen Datensatz verwendet wird, wird unabhängig von Groß- und Kleinschreibung bei der Benennung des Feldes und des Werts abgelehnt: „Ein Schulungskurs mit dem Code QA-TC-02 existiert bereits. Verwenden Sie einen anderen Code.“
• Die Bestätigung nennt den Datensatz: seine Dokumentennummer oder, falls es sich um ihn handelt, seinen Code („Schulungskurs QA-TC-06 erstellt.“).

Zeilen, die sich selbst füllen

Bei einer Bestellanforderung, einer Bestellung, einem Angebot oder einem Verkaufsauftrag werden durch Auswahl eines Artikels in einer Zeile dessen Einheit und der Ausgangspreis automatisch ausgefüllt: die Lagereinheit des Artikels und beim Einkauf der Standardeinkaufspreis (oder der Listenpreis, falls keiner vorhanden ist), beim Verkauf der Listenpreis. Beide Werte bleiben bearbeitbar. Ändern Sie den Artikel, werden die Werte automatisch angepasst – es sei denn, Sie haben einen eigenen Wert eingegeben, der beibehalten wird.

Woher die Auswahlmöglichkeiten in einem Dropdown-Menü stammen

Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn ein benötigter Wert fehlt. Ein fehlender Konfigurationswert lässt sich in fünf Minuten vom Administrator beheben. Ein fehlender Nachschlagewert bedeutet, dass der zugehörige Datensatz noch nicht erstellt wurde.

Jedes Dropdown-Menü bietet nur Werte an, die der Datensatz tatsächlich enthalten kann. Eine Auswahl, die beim Speichern abgelehnt würde, wird gar nicht erst angeboten; die Auswahl aus der Liste ist also immer sicher.

Suche in einer langen Dropdown-Liste

Eine Dropdown-Liste mit mehr als acht Auswahlmöglichkeiten kann durchsucht werden – in Formularen, in benutzerdefinierten Feldern und in der Spaltenauswahl der Filterleiste.

• Beginnen Sie mit der Eingabe, und die Liste beschränkt sich auf die Auswahlmöglichkeiten, die das von Ihnen Eingegebene enthalten.
• Mit den Pfeiltasten nach oben und unten kann man durch die verbleibenden Einträge navigieren; mit der Eingabetaste wird der markierte Eintrag übernommen; mit der Escape-Taste wird die Liste geschlossen, ohne dass Änderungen vorgenommen werden.
• Das × im Kästchen löscht die Auswahl.

Felder, die nur angezeigt werden, wenn sie zutreffen

Manche Felder sind erst nach einer weiteren Antwort relevant und werden erst dann angezeigt. Was Sie nicht ausfüllen müssen, ist nicht im Formular enthalten.

Wenn ein Wert die falsche Form hat

Ein Wert, der in ein Feld nicht eingegeben werden kann, wird benannt, zusammen mit dem Feldnamen und dem Wert, den das Feld erwartet – zum Beispiel „Anwendung: „APL-000015“ ist hier nicht gültig – es wird ein Wert aus der Liste erwartet“ – und das Feld wird im Formular markiert, damit Sie wissen, welches Kästchen Sie korrigieren müssen.

• Das E-Mail-Feld benötigt eine Adresse: „E-Mail ist keine gültige E-Mail-Adresse. Geben Sie eine ein, z. B. name@firma.com“.
• Ein Feld für Telefon- oder Mobiltelefonnummern akzeptiert nur eine Telefonnummer: Ziffern, +, Leerzeichen, die Zeichen - ( ) . / und eine Durchwahl.
• Ein Feld, das auf einen anderen Datensatz verweist, wie z. B. „Bewerbung für ein neues Angebot“, ist eine Auswahlliste: Wählen Sie den Datensatz aus, anstatt seine Nummer einzugeben.

Linienraster innerhalb einer Form

Dokumente, die aus Kopfzeile und Zeilen bestehen, enthalten das Raster im Erstellungsformular. Fügen Sie Zeilen hinzu, wählen Sie das Konto oder den Artikel pro Zeile aus, und die laufende Summe wird während der Eingabe aktualisiert. Ein Journal kann nur gespeichert werden, wenn Soll und Haben übereinstimmen – die Prüfung erfolgt im Buchungssystem, nicht auf dem Bildschirm, daher gilt der Journalbetrag unabhängig von der Eingabe.

Was ein Feld benötigt

Jede Zahl und jedes Datum in jedem Formular und jeder Zeile wird anhand eines Regelsatzes geprüft – im Browser während der Eingabe und erneut auf dem Server beim Speichern. So bleibt die Regel unabhängig davon gültig, ob der Datensatz über die Konsole, einen Import, ASK oder die veröffentlichte API eingeht. Ein Feld, das gegen eine Regel verstößt, wird rot markiert und die entsprechende Regel darunter angezeigt. Das Formular kann erst gespeichert werden, wenn der Fehler behoben ist.

Größen, die von Natur aus ein Vorzeichen haben – Journalbeträge, Salden, Abweichungen, Bestandsanpassungen, Neubewertungen, Temperaturen – behalten ihr Vorzeichen. Die Datenbank selbst enthält die wichtigsten dieser Regeln, sodass ein Wert, der die Filterprüfung passiert hat, weiterhin mit demselben einfachen Satz anstelle eines Namens für eine Einschränkung abgelehnt wird.

Die Auswahlmöglichkeiten wurden durch Ihre obige Auswahl eingeschränkt.

Ein Dropdown-Menü, das von einem anderen Feld abhängt, zeigt nur die zugehörigen Einträge an. Wenn Sie in einer Bestellanforderung einen Standort auswählen und „Lieferung an Lager“ angibt, werden nur die Lager an diesem Standort angezeigt. Wählen Sie ein Lager aus, werden unter „Lagerplatz“ nur dessen Lagerplätze angezeigt. Wählen Sie zuerst das Lager aus, wird der Standort automatisch ausgefüllt. Ändern Sie den Standort, wird ein nicht vorhandenes Lager entfernt, sodass ein Datensatz niemals eine Kombination enthalten kann, die nicht in der Organisation vorhanden ist.

• Die Organisationskette: Unternehmen → Geschäftseinheit → Standort → Lager → Lagerplatz, auf Anforderungsformularen, Bestellungen, Angeboten, Verkaufsaufträgen, Lieferungen, Warenbewegungen, Zykluszählungen und den Lagerbildschirmen.
• Kosten- und Gewinnstellen, Standorte und Lager stammen vom jeweiligen Unternehmen und Geschäftsbereich. Eine Kostenstelle, die zu einer anderen Einheit gehört – beispielsweise die des Krankenhauses in einem Universitätsdokument – wird abgelehnt, wobei beide Einheiten genannt werden. Auch gesperrte oder geschlossene Kostenstellen werden abgelehnt.
• Ein Kontakt des ausgewählten Kunden; eine Lieferantenseite, eine Bestellung oder ein Vertrag des ausgewählten Lieferanten; eine Begegnung oder ein Behandlungsplan des ausgewählten Patienten; ein Arbeitsauftrag des ausgewählten Auftraggebers; ein Arbeitspaket des ausgewählten Projekts; ein Arbeitsplan oder eine Stückliste des ausgewählten Artikels.
• In einem Linienraster wird der Lager- oder Behälterbereich einer Linie durch das darüber liegende Dokument eingeschränkt.
• Wenn keine der oben genannten Auswahlmöglichkeiten übereinstimmt, wird dies im Feld angezeigt, anstatt eine leere Liste ohne Erklärung anzuzeigen.

Der Server wendet bei jedem Speichern denselben Test an, unabhängig davon, über welchen Bildschirm, Import oder welche Integration der Datensatz stammt, und lehnt eine Kombination ab, die Unternehmen oder Geschäftsbereiche überschreitet.

Grenzwerte, die von anderen Datensätzen abhängen

Manche Regeln lassen sich nicht allein anhand des Formulars beurteilen, da sie von bereits erfolgten Aktionen abhängen. Sie werden beim Speichern, Veröffentlichen oder Genehmigen überprüft, und eine Ablehnung gibt an, wo das Limit liegt und um wie viel es überschritten wurde.

Die Dokumentennummer

Ob Sie die Nummer eingeben oder die Plattform sie zuweist, ist eine Konfiguration, die pro Dokumenttyp und pro Unternehmen gilt:

• Systemgeneriert – die Plattform nummeriert es und lehnt eine von Ihnen angegebene Nummer ab.
• Manuell eingegeben – die Zahl wird zu einem Pflichtfeld im Formular.
• Entweder gewinnt die von Ihnen eingegebene Zahl; andernfalls wird eine neue Zahl generiert.

Stammdaten werden manuell erfasst (Artikel, Lieferant, Kunde, Mitarbeiter, Patient, Anlagegut, Sachkonto), Transaktionsdaten werden systemgeneriert. Beides kann geändert werden. Die Nummern sind unternehmensspezifisch, nicht global – die erste Bestellung eines jeden Unternehmens hat die Nummer PO-000001.

Das Formular richtet sich nach den Unternehmenseinstellungen. Wird der Nummernkreis systemgeneriert, ist das Nummernfeld nicht erforderlich: Es ist schreibgeschützt, zeigt beim Speichern „Zugewiesen“ an und wird beim Speichern automatisch ausgefüllt. Bei manueller Eingabe ist das Feld ein Pflichtfeld. Andernfalls ist es optional und ein leeres Feld wird nummeriert. Unternehmen, die noch keinen Nummernkreis für ein Dokument haben, erhalten diesen bei der ersten Nummerierung des Dokuments. Der Nummernkreis wird vom Mutterunternehmen (oder einem anderen Unternehmen) übernommen und beginnt bei 1.

In welcher Einheit landet der Datensatz?

Ein neuer Datensatz wird standardmäßig der in der oberen Leiste ausgewählten Geschäftseinheit zugeordnet. Diese Einheit kann im Datensatz bearbeitet werden. Wenn Sie hauptsächlich in einer bestimmten Einheit arbeiten, legen Sie diese in Ihren Einstellungen als Standard fest und beantworten Sie die Frage nicht mehr.