Einen Datensatz erstellen
Formulare, Pflichtfelder, Herkunft von Dropdown-Auswahlen und wie ein Dokument seine Nummer erhält.
Eine Liste, die neue Datensätze aufnimmt, verfügt über eine primäre Schaltfläche in ihrer Symbolleiste. Daraufhin öffnet sich ein Formular: Felder mit Beschriftungen, Pflichtfelder sind markiert, und Hinweise werden angezeigt, wenn eine Regel nicht eindeutig aus der Beschriftung hervorgeht.
Woher die Auswahlmöglichkeiten in einem Dropdown-Menü stammen
| Art | Woher es kommt | Wer kann das ändern? |
|---|---|---|
| Feste Liste | Wird direkt im Bildschirm angezeigt – typischerweise ein kleines, strukturelles Set. | Eine Veröffentlichung. |
| Konfigurationsliste | Eine Klassifizierungsliste unter Plattform → Konfiguration, pro Unternehmen. | Ein Administrator muss unverzüglich ohne Freigabe eingreifen. |
| Nachschlagen | Live-Datensätze anderer Art – ein Konto, ein Lieferant, ein Mitarbeiter, ein Kostenstellenbereich. | Jeder, der eine solche Leistung erbringen kann. |
Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn ein benötigter Wert fehlt. Ein fehlender Konfigurationswert lässt sich in fünf Minuten vom Administrator beheben. Ein fehlender Nachschlagewert bedeutet, dass der zugehörige Datensatz noch nicht erstellt wurde.
Linienraster innerhalb einer Form
Dokumente, die aus Kopfzeile und Zeilen bestehen, enthalten das Raster im Erstellungsformular. Fügen Sie Zeilen hinzu, wählen Sie das Konto oder den Artikel pro Zeile aus, und die laufende Summe wird während der Eingabe aktualisiert. Ein Journal kann nur gespeichert werden, wenn Soll und Haben übereinstimmen – die Prüfung erfolgt im Buchungssystem, nicht auf dem Bildschirm, daher gilt der Journalbetrag unabhängig von der Eingabe.
Die Dokumentennummer
Ob Sie die Nummer eingeben oder die Plattform sie zuweist, ist eine Konfiguration, die pro Dokumenttyp und pro Unternehmen gilt:
- Systemgeneriert – die Plattform nummeriert es und lehnt eine von Ihnen angegebene Nummer ab.
- Manuell eingegeben – die Zahl wird zu einem Pflichtfeld im Formular.
- Entweder gewinnt die von Ihnen eingegebene Zahl; andernfalls wird eine neue Zahl generiert.
Stammdaten werden manuell erfasst (Artikel, Lieferant, Kunde, Mitarbeiter, Patient, Anlagegut, Sachkonto), Transaktionsdaten werden systemgeneriert. Beides kann geändert werden. Die Nummern sind unternehmensspezifisch, nicht global – die erste Bestellung eines jeden Unternehmens hat die Nummer PO-000001.
In welcher Einheit landet der Datensatz?
Ein neuer Datensatz wird standardmäßig der in der oberen Leiste ausgewählten Geschäftseinheit zugeordnet. Diese Einheit kann im Datensatz bearbeitet werden. Wenn Sie hauptsächlich in einer bestimmten Einheit arbeiten, legen Sie diese in Ihren Einstellungen als Standard fest und beantworten Sie die Frage nicht mehr.
Wenn Sie viele Datensätze gleichzeitig eingeben, tippen Sie diese nicht einzeln ein. Jede Listenansicht akzeptiert Tabellenkalkulationen – siehe Importieren einer Tabellenkalkulation.