Ruoli e autorizzazioni

Cosa determina se puoi vedere uno schermo e le due cose che un ruolo non può impedirti di fare.

L'accesso è basato sui ruoli. Un ruolo è un insieme di autorizzazioni per moduli e azioni, specifiche per ogni azienda: ogni azienda ha il proprio set di ruoli e il proprio amministratore, e un ruolo può essere assegnato solo a un utente interno alla propria azienda.

Che cosa significa effettivamente un permesso

• La navigazione. Un modulo irraggiungibile non ha una scheda; una schermata irraggiungibile non ha un riquadro e non produce risultati di ricerca.
• L'API. Ogni endpoint effettua un controllo, quindi il gate blocca qualsiasi percorso abbia portato alla richiesta: la console, un'importazione, un'attività pianificata o ASK.
• Reportistica. Ogni cubo viene controllato per ogni query, quindi un report non rappresenta una porta d'accesso più facile ai dati protetti dalle schermate.

Ci sono due cose che un ruolo non ti permette di evitare

• Separazione dei compiti. Laddove la piattaforma richieda due persone, ad esempio per il calcolo e l'approvazione delle buste paga, il fatto che entrambe le funzioni siano ricoperte da una sola persona non consente di svolgere entrambi i compiti contemporaneamente.
• La tracciabilità. Gli accessi, le disconnessioni e le modifiche di ruolo vengono sempre registrati e non possono essere disattivati da nessuno, nemmeno da un amministratore.

Ogni schermo può essere messo in un ruolo

Un ruolo a cui non è consentito accedere a tutte le azioni visualizza solo le schermate per le quali è abilitato. È possibile abilitare l'accesso a tutte le schermate della console, incluse le bacheche, le aree di lavoro e i report che non contengono record propri: la bacheca OEE, l'area di lavoro MRP, la pipeline di approvvigionamento e tutti i report analitici. Per queste schermate, l'unica autorizzazione rilevante è la visualizzazione, pertanto le altre tre non vengono offerte. Le schermate che solo un amministratore può aprire (utenti, ruoli, impostazioni di runtime e simili) non sono presenti nella griglia, poiché un'autorizzazione in tali schermate non avrebbe alcun effetto.

Ogni modulo dispone anche di una schermata Dashboard che mostra dati, avvisi e attività recenti nella pagina principale del modulo. Selezionando "Visualizza" si consente a un ruolo con accesso limitato di visualizzarla; un ruolo con accesso a tutte le azioni nei moduli la visualizza già.

Le righe di un documento fanno parte del documento stesso. L'autorizzazione "Risposte" in Supply Chain → Strategic Sourcing include anche le righe della risposta: non esiste un'autorizzazione separata per le "Righe di risposta" e la modifica dell'intestazione è ciò che consente di aggiungere o modificare una riga.

Cosa permette di fare ciascuna autorizzazione

Ogni pulsante che modifica qualcosa risponde all'autorizzazione visualizzata sullo schermo. La creazione di un record corrisponde all'aggiunta. Qualsiasi operazione eseguita su un record esistente (approvazione, registrazione, ricezione, rilascio, invio, annullamento, storno, modifica delle righe) corrisponde alla modifica. La rimozione di un record corrisponde all'eliminazione. La lettura, l'esecuzione di un report o l'anteprima corrispondono alla visualizzazione. Un ruolo a cui è stata concessa solo l'autorizzazione di visualizzazione sugli ordini di acquisto può visualizzare un ordine ma non può approvarlo, riceverlo o aggiungervi righe; un ruolo con autorizzazione di modifica può farlo.

L'editor dei ruoli lo specifica chiaramente in ogni riga della schermata: "Modifica anche: ricevi, invia per approvazione, modifica righe". Ogni autorizzazione richiesta da un pulsante prevede una casella di spunta. Le approvazioni indirizzate a una persona specifica o a un ruolo vengono decise esclusivamente da tale persona o ruolo, e una regola di approvazione non può essere salvata se indirizzata a un ruolo che non può aprire la richiesta di approvazione.

Lo stesso vale anche al di fuori dei moduli: allegare o rimuovere un documento, i valori dei campi personalizzati, le classificazioni, un'unità connessa, l'importazione di un foglio di calcolo e l'annullamento o lo storno di una fattura o di un ordine richiedono tutti l'autorizzazione sulla schermata a cui appartiene il record.

Trovare un utente tra centinaia

La sezione Piattaforma → Accesso → Utenti presenta le stesse opzioni di ricerca e condizioni di qualsiasi altro elenco: è possibile digitare parte di un nome, un indirizzo email o un ruolo, oppure aggiungere una condizione (Stato è disabilitato, Ruoli contiene Finanza). Un nuovo utente il cui indirizzo email è già in uso viene rifiutato direttamente nel modulo Nuovo utente, dove si sta digitando, anziché nell'elenco sottostante.

Trovare un ruolo

• In Piattaforma → Accesso → Ruoli è presente una barra di ricerca e filtro come in qualsiasi elenco: digita parte del nome, del codice o della descrizione di un ruolo, oppure il nome del modulo a cui fa riferimento.
• Nel riquadro Utenti, dove sono selezionati i ruoli per una persona, la funzione Trova un ruolo restringe l'elenco quando un'azienda ha molti ruoli.
• I selezionatori che scelgono un ruolo per un limite di ingaggio possono essere ricercati allo stesso modo.

Persone che hanno effettuato l'accesso prima di ricevere un ruolo

Quando l'accesso Single Sign-On è configurato per creare un account per i nuovi utenti, a chi effettua l'accesso tramite la directory aziendale senza un account TRANXACT viene assegnato un account che consente solo l'accesso alla Guida e al Supporto. Nell'elenco degli utenti, questi utenti vengono contrassegnati come "Creati al primo accesso". Apri la pagina dell'utente, assegnagli il suo ruolo effettivo e le modifiche verranno applicate nella schermata successiva. Consulta la sezione "Primo accesso tramite la directory aziendale".

I report non vanno oltre i moduli

Un report che si basa su diversi moduli contemporaneamente è utile solo a chi ha effettivamente accesso a quei moduli. Un ruolo che apre solo la sezione Guida e supporto, o solo la dashboard di un modulo, non visualizza nessuno di essi.

Viene concesso un nuovo schermo come qualsiasi altro

Le funzionalità Dettagli cespiti, Etichette cespiti e Recupero documenti, nell'ambito della Supply Chain, vengono assegnate separatamente: il conteggio dei cespiti richiede un'aggiunta a Dettagli cespiti, la stampa delle etichette un'aggiunta a Etichette cespiti e la ricerca di un documento materiale viene visualizzata in Recupero documenti. Ai ruoli di magazzino e al contabile dei cespiti vengono assegnate le funzionalità necessarie per il loro lavoro.

CRM → Contatti dei lead, ovvero le persone associate a ciascun lead, è una schermata a sé stante, come qualsiasi altra: aggiungi per creare o importare contatti, modifica per modificarli, visualizza per vederli, elimina per rimuoverli. Un ruolo che gestisce i lead in genere necessita sia di Lead che di Contatti dei lead.

Ogni schermata aggiunta da una release può essere assegnata a un ruolo specifico in Piattaforma → Ruoli, con le stesse quattro autorizzazioni delle altre: aggiungi, modifica, visualizza ed elimina. Certificati, Criteri di conservazione, Esecuzioni di conservazione e Record archiviati sono le ultime aggiunte. Nessuno può accedervi finché non viene assegnato un ruolo, ad eccezione dell'amministratore.

Le autorizzazioni per Migration Cockpit e Migration Readiness possono essere assegnate anche per singolo ruolo. Nel cockpit, "aggiungi" corrisponde al caricamento di un estratto, "elimina" al suo scarto o al ripristino del cutover, e ogni altra azione corrisponde a una modifica. I ruoli di Migration Lead e Go-live Reviewer sono pronti per l'assegnazione. Vedi "Provenienza da un altro sistema" → Chi può fare cosa.

In alcune schermate, un'autorizzazione ha un significato più profondo di quanto il suo nome suggerisca, perché l'azione ad essa associata è quella che non può essere annullata. Nelle politiche di conservazione, l'esecuzione di una pulizia o l'attivazione di una politica di pulizia richiede l'eliminazione, non la modifica: una pulizia elimina i record e l'autorizzazione che elimina i record uno alla volta dovrebbe essere quella che li elimina a migliaia. Vedi Conservazione e rimozione dei dati obsoleti.

Le azioni aggiunte alla fine di settembre sono concesse come le altre, nella schermata appartengono a:

Accesso con un altro account

Un amministratore che indaga su un problema può assumere l'identità di un altro utente per visualizzare ciò che vede quest'ultimo. Richiede due autorizzazioni, è di sola lettura a meno che non venga esplicitamente esteso, ogni chiamata effettuata con tale identità viene registrata come effettuata con un'identità simulata e la persona a cui appartiene l'identità può vedere che l'operazione è avvenuta.

Since 20 October new shipped roles include Security administrator, Security & AI Governance Admin, Records & Legal Admin, Governance Auditor (read only), Benefits Administrator, GL Interface Administrator, Payroll Auditor (read only), Learning & Development Administrator, HR Auditor, HR Recruiter and EEO Officer. HR Auditor reads the HR screens — people, recruiting, time and leave, learning, skills, performance, benefits, expenses and records — but not payroll; Payroll Auditor reads payroll (runs, payslips, pay rates, tax, garnishments, the GL interface and parallel payroll). A company that wants both gives a person both roles. See HRIS/HCM capability map.