Documenti, intestazioni e voci di riga
Come viene redatto un documento transazionale, perché i suoi totali corrispondono sempre alle singole voci e quando le voci smettono di cambiare.
Ogni documento transazionale si apre su una pagina di dettaglio: un riepilogo dell'intestazione in alto e una griglia con le singole voci in basso, accessibili tramite l'azione "Dettagli" nell'apposito elenco. L'intestazione può essere modificata direttamente da quella pagina, che è la pagina in cui ci si trova dopo aver letto il documento e aver individuato eventuali problemi.
Le linee formano una griglia, non una macchia.
Le righe vengono inserite in una griglia: si seleziona l'articolo o il conto contabile da un menu a tendina, si digita la quantità e si osserva il totale progressivo. I documenti la cui intestazione e le righe sono scritte insieme (registrazioni contabili, richieste d'acquisto, ordini d'acquisto, fatture dei fornitori, opportunità) utilizzano la stessa griglia all'interno del modulo di creazione, in modo che il documento venga creato in un'unica operazione anziché essere creato vuoto e compilato successivamente.
| Modulo | Documento | Quali sono le linee? |
|---|---|---|
| Contabilità | Riviste | Righe registrate: conto, addebito, accredito. Immutabile. |
| Contabilità | Fatture fornitori e clienti | Righe con costi, articolo, conto contabile e imposta. |
| CRM | Opportunità | Linee di prodotto, che diventano la fattura AR su Chiuso Vinto. |
| CRM | Ordini di lavoro sul campo | Compiti che coinvolgono manodopera e tecnici, oltre a pezzi prelevati dal magazzino. |
| Catena di fornitura | richieste e ordini di acquisto | Le righe degli articoli mostrano le quantità ricevute e quelle ancora da ricevere. |
| Catena di fornitura | Ricevute | Quantità ricevute per ubicazione e lotto. Immutabile. |
| HRMS | Elaborazione delle buste paga | Una busta paga per dipendente: lordo, tasse, detrazioni, netto. |
| Produzione | ordini di produzione | Componenti esplosi della distinta base e operazioni di instradamento. |
| Produzione | Ispezioni di qualità | Caratteristiche misurate rispetto ai limiti di specifica. |
| Cartella clinica elettronica | Incontri | Linee di addebito fatturabili. |
| Ciclo di vita dello studente | Fatturazione a termine | Le spese di iscrizione vengono detratte dagli aiuti finanziari accettati. |
Ogni riga di una griglia ha un pulsante 360° che apre la riga in un pannello accanto alla griglia: la sua configurazione, la distinta base, il processo, il costo, le scorte e gli altri documenti che la riguardano. Vedi Vista a 360° → Vista a 360° di una riga.
Due regole applicate nell'API, non solo a schermo
- I totali dell'intestazione vengono calcolati automaticamente. L'aggiunta, la modifica o l'eliminazione di una riga ricalcola il subtotale, l'imposta e il totale dell'intestazione nella stessa transazione di database. L'intestazione non può mai essere in contraddizione con le sue righe, indipendentemente dal percorso seguito dalla modifica.
- Lines freeze with the document. Once an invoice is posted, a purchase order received, a work order completed or an encounter billed, its lines are read-only — those states have already produced journal entries and stock movements. They freeze with a closed fiscal period too, for the same reason. A partly delivered sales order is the exception: it still takes new lines, and only the lines delivered, invoiced, on a delivery or on a drop-ship purchase order are Frozen — Copy beside one starts a new line from it.
La griglia ti indica quale delle due opzioni è corretta, invece di lasciarti digitare e poi rischiare un errore durante il salvataggio. "Registrato" e "il periodo è chiuso" sono problemi diversi con risposte diverse, e ricevere la risposta sbagliata può costare un pomeriggio.
Modifica nell'intestazione
Una volta creato un documento come un ordine di vendita, la maggior parte delle sue informazioni è già stata definita dal processo che lo ha generato. La funzione "Modifica" nella parte superiore del record consente di modificare solo i pochi dettagli che possono ancora essere cambiati: in un ordine di vendita, la data richiesta, il numero d'ordine del cliente, l'indirizzo di spedizione, la sede, il magazzino e le note.
- Sopra questi campi, il modulo di modifica mostra i dettagli del record stesso (numero, cliente, articoli, data, valuta) in formato testuale, così puoi vedere quale documento stai modificando anche quando tutti i campi modificabili sono ancora vuoti.
- Quei dettagli sono lì per essere letti. Nulla di ciò che contengono può essere modificato o inviato nuovamente con il salvataggio.
- Il modulo indica che le sue righe vengono modificate nelle righe sotto l'intestazione. Per modificare una quantità o aggiungere un elemento, chiudere la modalità di modifica e utilizzare la griglia di righe.