Documenti, intestazioni e voci di riga
Come viene redatto un documento transazionale, perché i suoi totali corrispondono sempre alle singole voci e quando le voci smettono di cambiare.
Ogni documento transazionale si apre su una pagina di dettaglio: un riepilogo dell'intestazione in alto e una griglia con le singole voci in basso, accessibili tramite l'azione "Dettagli" nell'apposito elenco. L'intestazione può essere modificata direttamente da quella pagina, che è la pagina in cui ci si trova dopo aver letto il documento e aver individuato eventuali problemi.
Le linee formano una griglia, non una macchia.
Le righe vengono inserite in una griglia: si seleziona l'articolo o il conto contabile da un menu a tendina, si digita la quantità e si osserva il totale progressivo. I documenti la cui intestazione e le righe sono scritte insieme (registrazioni contabili, richieste d'acquisto, ordini d'acquisto, fatture dei fornitori, opportunità) utilizzano la stessa griglia all'interno del modulo di creazione, in modo che il documento venga creato in un'unica operazione anziché essere creato vuoto e compilato successivamente.
| Modulo | Documento | Quali sono le linee? |
|---|---|---|
| Contabilità | Riviste | Righe registrate: conto, addebito, accredito. Immutabile. |
| Contabilità | Fatture fornitori e clienti | Righe con costi, articolo, conto contabile e imposta. |
| CRM | Opportunità | Linee di prodotto, che diventano la fattura AR su Chiuso Vinto. |
| CRM | Ordini di lavoro sul campo | Compiti che coinvolgono manodopera e tecnici, oltre a pezzi prelevati dal magazzino. |
| Catena di fornitura | richieste e ordini di acquisto | Le righe degli articoli mostrano le quantità ricevute e quelle ancora da ricevere. |
| Catena di fornitura | Ricevute | Quantità ricevute per ubicazione e lotto. Immutabile. |
| HRMS | Elaborazione delle buste paga | Una busta paga per dipendente: lordo, tasse, detrazioni, netto. |
| Produzione | ordini di produzione | Componenti esplosi della distinta base e operazioni di instradamento. |
| Produzione | Ispezioni di qualità | Caratteristiche misurate rispetto ai limiti di specifica. |
| Cartella clinica elettronica | Incontri | Linee di addebito fatturabili. |
| Ciclo di vita dello studente | Fatturazione a termine | Le spese di iscrizione vengono detratte dagli aiuti finanziari accettati. |
Due regole applicate nell'API, non solo a schermo
- I totali dell'intestazione vengono calcolati automaticamente. L'aggiunta, la modifica o l'eliminazione di una riga ricalcola il subtotale, l'imposta e il totale dell'intestazione nella stessa transazione di database. L'intestazione non può mai essere in contraddizione con le sue righe, indipendentemente dal percorso seguito dalla modifica.
- Le righe vengono bloccate con il documento. Una volta registrata una fattura, ricevuto un ordine di acquisto, completato un ordine di lavoro o fatturata una prestazione, le relative righe diventano di sola lettura: tali stati hanno già generato registrazioni contabili e movimenti di magazzino. Vengono bloccate anche alla chiusura dell'esercizio fiscale, per lo stesso motivo.
La griglia ti indica quale delle due opzioni è corretta, invece di lasciarti digitare e poi rischiare un errore durante il salvataggio. "Registrato" e "il periodo è chiuso" sono problemi diversi con risposte diverse, e ricevere la risposta sbagliata può costare un pomeriggio.