Importazione di un foglio di calcolo
Integrare file Excel, CSV e PDF in qualsiasi schermata di elenco: il modello che si auto-mappa, come vengono abbinate le colonne, cosa viene controllato, cosa succede quando lo stesso file viene restituito e perché viene inviato tramite API.
Ogni schermata elenco della piattaforma accetta l'importazione. Non si tratta di uno strumento di migrazione separato per poche tabelle; è un menu a tendina nella schermata che stai già visualizzando, che carica i dati nei record di quella schermata.
- Apri la schermata a cui appartengono i record e seleziona Importa.
- Inserisci un file .xlsx, .xls, .csv o .pdf. I file .xls preesistenti vengono letti direttamente, senza bisogno di salvarli in un altro formato.
- Verifica la mappatura delle colonne. Le colonne vengono associate ai campi in base al nome, e gli elementi non corrispondenti vengono visualizzati in un menu a tendina in modo da poterli selezionare manualmente.
- Leggi l'anteprima. Mostra cosa verrà creato, riga per riga, con le righe che verranno saltate elencate per prime e la motivazione accanto a ciascuna. Se le righe corrispondono a record già presenti, scegli cosa farne.
- Importazione. Le righe vengono inviate tramite la stessa API utilizzata dalle schermate e l'ultimo passaggio indica quante sono state create, aggiornate o unite, quante sono rimaste invariate e perché alcune non sono state importate.
- Ogni riga viene inserita nell'azienda selezionata nella barra superiore all'avvio dell'importazione (e nell'unità selezionata accanto), mai nella tua azienda di appartenenza. Se non puoi lavorare in quell'azienda, le righe vengono rifiutate anziché essere create altrove.
Un modello che si mappa da sé
Parti da zero? Scarica un modello, dal pannello di importazione o dalla barra degli strumenti dell'elenco. Si tratta di un file CSV con una sola riga: le intestazioni di colonna di questa schermata, niente da eliminare. Compilalo e riportalo indietro: ogni colonna si mappa automaticamente e l'importazione viene visualizzata direttamente nell'anteprima. Sotto il pulsante, nel pannello, è elencato il contenuto necessario per ogni riga.
- La dicitura "Ogni riga richiede" si riferisce ai campi che il modulo a schermo contrassegna come obbligatori, escludendo quelli che la piattaforma compila automaticamente, come ad esempio l'unità aziendale relativa al luogo di lavoro.
- Anche i campi aggiuntivi a cui la tua azienda ha assegnato un nome vengono inclusi nel modello. Quelli senza nome non sono presenti nel file, ma possono comunque essere selezionati durante la mappatura delle colonne, nella sezione Campi aggiuntivi.
- Una schermata i cui record possono essere creati solo da un processo (un inserimento, una scansione) non offre affatto un'importazione, piuttosto che rifiutare ogni riga di ogni file.
Numeri forniti dal sistema
Molte schermate numerano automaticamente i propri record da un intervallo di numeri: un candidato riceve il suo numero di candidato, una richiesta il suo numero di richiesta. In una schermata di questo tipo, una colonna del file che contiene questi numeri viene riservata, non importata, e la mappatura ne spiega il motivo: la schermata assegna a ciascun record un numero univoco da quell'intervallo. Il numero non viene mai inserito nel campo più vicino disponibile. Per mantenere i numeri nel file, un amministratore può impostare l'intervallo di numeri in modo che consenta l'assegnazione di un numero.
Cosa viene cercato in un riferimento
Un campo che punta a un altro record indica nella mappatura in cosa viene effettuato il riferimento — ad esempio, "ID dipendente → dipendenti" — quindi si può notare che una colonna di numeri di candidati non appartiene a quel campo. Un riferimento senza un codice proprio viene trovato tramite il suo proprietario (una distinta base tramite il suo articolo), mentre un riferimento memorizzato per nome viene cercato per nome.
Importare di nuovo lo stesso file
Un file caricato una seconda volta creava ogni record una seconda volta. Ora ogni riga viene abbinata a un record già presente e si può scegliere cosa fare in caso di corrispondenza.
- Se questo stesso file è già stato importato in questa schermata, il pannello lo segnala non appena viene letto: quando, quanti record ha creato e chi lo ha importato.
- Le righe vengono abbinate in base al numero identificativo del record, se presente nel file; altrimenti in base alle colonne che lo schermo mantiene univoche; in altri casi in base a un indirizzo email, un codice o un nome; e, per una persona senza numero identificativo, in base a nome e cognome. L'opzione "Abbina per", nell'anteprima, mostra quale colonna viene utilizzata e consente di sceglierne un'altra, oppure di non utilizzare alcuna opzione, in tal caso ogni riga viene creata da zero.
| Scelta | Cosa succede a una riga che corrisponde |
|---|---|
| Aggiungi solo nuovo (impostazione predefinita) | Viene lasciato invariato. Vengono create solo le righe che non corrispondono a nulla, quindi lo stesso file due volte non produce due volte lo stesso risultato. |
| Aggiorna le partite | I campi mappati da questo file sovrascrivono quelli del record. I campi non mappati dal file rimangono invariati. |
| Unire | Vengono compilati solo i campi vuoti presenti nel record. Nulla di quanto già presente viene modificato. |
| Aggiungi ogni riga come nuovo record | Viene creata ogni riga, indipendentemente dal fatto che corrisponda o meno, proprio come faceva prima l'importazione. |
L'anteprima li conta prima che accada qualcosa: tanti nuovi, aggiornati, uniti e già presenti, lasciati così come sono. Ogni riga è contrassegnata da ciò che diventerà.
Un aggiornamento o un'unione è una modifica al record effettuata da te, tramite il salvataggio automatico della schermata. Un record pubblicato, chiuso o bloccato, o uno che il tuo ruolo non può modificare, viene rifiutato con la relativa motivazione e segnalato nell'ultimo passaggio. Non viene mai modificato al di fuori delle regole.
Un file di documenti con righe (raggruppate in documenti) viene sempre creato come nuovo; la scelta è invece disponibile per i record a riga singola. Un'importazione pianificata da un'unità connessa mantiene la scelta effettuata al momento della pianificazione.
Cosa controlla l'anteprima
Ogni valore viene valutato secondo le modalità previste dalla schermata: un numero deve essere un numero, un campo sì/no deve indicare sì o no, un campo con un elenco fisso deve contenere uno dei suoi valori, un riferimento deve indicare un record esistente e un codice già in possesso dell'azienda, o presente due volte nel file, viene segnalato. Successivamente, ogni riga che supera il controllo viene confrontata con la schermata stessa e, in caso di errore, viene annullata, in modo da individuare anche una regola aggiunta dall'azienda o un controllo simultaneo su due campi. Un'anteprima senza segnalazioni corrisponde a un'importazione senza errori.
Ciò che può essere corretto senza tentativi a vuoto viene corretto e l'anteprima mostra il valore corretto: "Wrap" diventa wrap e "Corner Board" diventa corner_board dove si trovano nell'elenco, "Yes" diventa yes, "$1.250,00" e "30%" diventano numeri e un'unità o un articolo scritto con il suo codice (EA, ITM-0042) diventa quel record. Un'intestazione come UOM, Articolo, Attivo, Riciclabile o Percentuale di Contenuto Riciclato viene abbinata al suo campo senza essere mappata manualmente.
Un valore che non può essere corretto viene denominato con il tipo di dato accettato dal campo, ad esempio "il tipo di materiale "Cartone" non è un tipo di materiale di imballaggio accettato (materiale di riempimento, pellicola, reggiatura, ...)". Correggi il file o ometti la riga: l'importazione crea le righe pronte e salta le altre, e l'esecuzione dell'importazione conserva ogni riga saltata con il relativo numero di riga e la motivazione. Se viene chiesto perché un'importazione non è riuscita, Ask legge l'esecuzione e riporta le righe tra virgolette.
Perché passa attraverso l'API
L'importazione non scrive nelle tabelle. Richiama gli stessi endpoint utilizzati dalla console, il che significa che ogni regola che protegge un record inserito manualmente protegge anche un record arrivato tramite un foglio di calcolo: una registrazione contabile deve essere in pareggio, una fattura fornitore duplicata viene rifiutata, un articolo gestito per lotti richiede il suo numero di lotto, un periodo chiuso rifiuta la registrazione e il registro di controllo la registra.
Questa operazione è più lenta di un inserimento in blocco, e lo è volutamente. Un'importazione che aggirasse le regole rappresenterebbe un modo per introdurre dati nella piattaforma che la piattaforma stessa non può garantire.
Un file PDF viene letto per estrarre tabelle: un estratto conto di un fornitore, un estratto conto bancario, un report stampato. I risultati vengono mostrati per conferma prima di procedere alla creazione, poiché l'estrazione di tabelle da un PDF è un'inferenza e le inferenze devono essere analizzate attentamente.
Documenti raggruppati
Quando un documento ha un'intestazione e delle righe, il foglio di calcolo visualizza una riga per ogni riga e una colonna che indica a quale documento appartiene la riga. Le righe che condividono questo valore diventano un unico documento con più righe, non più documenti.
Contatti provenienti da Ceipal o da un altro sistema di gestione dei candidati.
Un sistema di gestione dei candidati come Ceipal esporta i lead in due file: i lead stessi, ognuno dei quali rappresenta un'azienda (sito web, settore, fatturato, codici SIC e NAICS, numero di dipendenti e sedi, fine dell'anno fiscale, indirizzo, titolare), e i contatti di tali aziende (nome e cognome, email, cellulare, numero di telefono e interno dell'ufficio, qualifica, indirizzo). Entrambi i file vengono importati così come sono, con ogni colonna corrispondente: "Nome del lead" corrisponde all'azienda in CRM → Lead, mentre in CRM → Contatti lead identifica il lead a cui appartiene ciascuna persona.
- Importa il file dei lead nel CRM → Lead per primi.
- Successivamente, importa il file dei contatti in CRM → Contatti Lead. Ogni contatto viene associato al lead con lo stesso nome nella tua azienda.
- Un contatto il cui lead non è ancora presente viene rifiutato con il nome del lead ("Nessun lead chiamato…"), quindi importare i file nell'ordine sbagliato ti avvisa invece di lasciare le persone senza alcun collegamento.
Un lead mantiene separati il nome e il cognome del contatto, come avviene in un sistema di gestione delle candidature, e il nome completo viene formato a partire da questi due dati. Un file con una sola colonna "Nome contatto" viene suddiviso all'ultimo spazio. Un lead non deve necessariamente indicare un nome: anche un'azienda senza contatti può essere considerata un lead. Quando un lead viene convertito in un account, il suo contatto e tutti gli altri contatti presenti nella sezione "Contatti lead" diventano i contatti dell'account.
Da un'unità connessa e secondo una pianificazione
Il file non deve necessariamente essere rimosso dal computer. Qualsiasi schermata di elenco può importare dati da un'unità connessa e la stessa importazione può essere impostata per essere eseguita in background o in base a una pianificazione: è così che un file che una banca o un fornitore inserisce in una cartella ogni mattina viene archiviato senza che nessuno lo apra. Vedi Unità connesse.
Una colonna contenente il nome completo
I richiedenti, i candidati, i contatti e le altre persone vengono memorizzati con nome e cognome, ed entrambi sono necessari. È comunque possibile importare un file con una sola colonna per il nome (Candidato_Nome, Nome Completo, Nome Studente): la colonna viene abbinata a Nome Completo (suddivisa in nome e cognome), l'ultima parola diventa il cognome e le parole che la precedono diventano il nome. "Tanvi Patil" diventa Tanvi e Patil. L'anteprima mostra la suddivisione per ogni riga prima del salvataggio e un file che ha colonne separate per nome e cognome le mantiene.
Le colonne che corrispondono a campi specifici della tua azienda, come ad esempio il punteggio NEET o il corso preferito, vengono abbinate automaticamente in base al nome o all'etichetta una volta che i campi sono presenti in Piattaforma → Personalizzazione → Campi personalizzati per quella schermata. Aggiungi prima i campi, poi importali.
Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.