Importazione di un foglio di calcolo
Conversione di file Excel, CSV e PDF in qualsiasi schermata di elenco: come vengono abbinate le colonne, cosa viene verificato e perché i dati vengono inviati tramite API.
Ogni schermata elenco della piattaforma accetta l'importazione. Non si tratta di uno strumento di migrazione separato per poche tabelle; è un menu a tendina nella schermata che stai già visualizzando, che carica i dati nei record di quella schermata.
- Apri la schermata a cui appartengono i record e seleziona Importa.
- Inserisci un file .xlsx, .xls, .csv o .pdf. I file .xls preesistenti vengono letti direttamente, senza bisogno di salvarli in un altro formato.
- Verifica la mappatura delle colonne. Le colonne vengono associate ai campi in base al nome, e gli elementi non corrispondenti vengono visualizzati in un menu a tendina in modo da poterli selezionare manualmente.
- Leggi l'anteprima. Mostra cosa verrà creato, riga per riga, con le righe che non andranno a buon fine e il perché.
- Importazione. Le righe vengono inviate tramite la stessa API utilizzata dalle schermate.
Perché passa attraverso l'API
L'importazione non scrive nelle tabelle. Richiama gli stessi endpoint utilizzati dalla console, il che significa che ogni regola che protegge un record inserito manualmente protegge anche un record arrivato tramite un foglio di calcolo: una registrazione contabile deve essere in pareggio, una fattura fornitore duplicata viene rifiutata, un articolo gestito per lotti richiede il suo numero di lotto, un periodo chiuso rifiuta la registrazione e il registro di controllo la registra.
Questa operazione è più lenta di un inserimento in blocco, e lo è volutamente. Un'importazione che aggirasse le regole rappresenterebbe un modo per introdurre dati nella piattaforma che la piattaforma stessa non può garantire.
Un file PDF viene letto per estrarre tabelle: un estratto conto di un fornitore, un estratto conto bancario, un report stampato. I risultati vengono mostrati per conferma prima di procedere alla creazione, poiché l'estrazione di tabelle da un PDF è un'inferenza e le inferenze devono essere analizzate attentamente.
Documenti raggruppati
Quando un documento ha un'intestazione e delle righe, il foglio di calcolo visualizza una riga per ogni riga e una colonna che indica a quale documento appartiene la riga. Le righe che condividono questo valore diventano un unico documento con più righe, non più documenti.
Da un'unità connessa e secondo una pianificazione
Il file non deve necessariamente essere rimosso dal computer. Qualsiasi schermata di elenco può importare dati da un'unità connessa e la stessa importazione può essere impostata per essere eseguita in background o in base a una pianificazione: è così che un file che una banca o un fornitore inserisce in una cartella ogni mattina viene archiviato senza che nessuno lo apra. Vedi Unità connesse.