Restringere un elenco

La barra dei filtri presente in ogni tabella del prodotto include le seguenti opzioni: ricerca, condizioni, ordinamento, totali ed esportazione.

Ogni tabella in TRANXACT — un elenco di moduli, un report, un drill-down, una matrice di invecchiamento — ha la stessa barra. Imparala una volta e sarà imparata per tutte le 1298 schermate.

La funzione di ricerca si trova accanto ai filtri anziché in fondo alla barra degli strumenti, perché svolge la stessa funzione a due livelli di precisione. In passato erano separate, e questo portava gli utenti a credere che alcune schermate potessero essere ricercate e altre solo filtrate, il che non corrispondeva affatto alla realtà dei dati sottostanti.

Cosa guarda la ricerca

• Tutte le colonne visualizzate nell'elenco, comprese quelle provenienti da altri record, come il nome del fornitore in un ordine di acquisto o il reparto di un dipendente. Se un'informazione è presente in una colonna, la ricerca la troverà.
• Non importa se si tratta di maiuscole o minuscole: "Terminato", "terminato" e "TERMINATO" trovano gli stessi dipendenti.
• È possibile digitare un importo così come appare nell'elenco. "210.000" restituisce 210.000, e lo stesso vale per "210.000".

Creazione di un filtro

Il pulsante Filtro apre l'editor dei filtri. Si presenta come una frase: "Corrispondenza con TUTTE queste condizioni", con le opzioni TUTTE, QUALSIASI o NESSUNA, e le condizioni sottostanti.

1. Scegli TUTTE quando tutte le condizioni devono essere soddisfatte, QUALSIASI quando ne è sufficiente una, NESSUNA quando una riga non deve corrispondere a nessuna di esse.
2. L'aggiunta di una condizione aggiunge una riga: la colonna, l'operatore e il valore.
3. La funzione "Aggiungi gruppo" aggiunge un insieme di condizioni con i relativi valori ALL, ANY o NONE. Un gruppo viene rientrato rispetto a quello a cui appartiene ed etichettato come "Gruppo", quindi "stato è aperto E (il fornitore è A OPPURE il fornitore è B)" viene visualizzato così come è strutturato.
4. Applica esegue il filtro. Annulla chiude l'editor e lascia l'elenco invariato. Cancella tutto rimuove tutte le condizioni.

Dire "non" fa parte della condizione, non è un interruttore separato: non è, non contiene, non inizia con, non è acceso, non è nessuno di, è fuori, non è vuoto. Scegli l'operatore che esprime ciò che intendi.

Le condizioni in vigore sono indicate sopra l'elenco come gettoni, uno per ogni condizione. La "x" su un gettone rimuove solo quella condizione; le altre rimangono.

Date

Ogni colonna di date e date-ore utilizza gli stessi operatori:

Un'operazione di ordinamento o una condizione possono assegnare a una colonna il nome corrispondente all'intestazione visualizzata. Una vista salvata o un collegamento con la dicitura "Ordina per Avvii" si riferisce alla colonna intitolata Avvii.

Pagine

Ogni elenco, lungo o breve, mostra gli stessi controlli sotto la tabella: "Pagina N di M", il numero di righe in questa pagina e il totale ("26-50 di 904 record"), « prima, Precedente, Successiva » ultima e il numero di pagina, che è possibile digitare per accedervi direttamente. Il numero di righe per pagina è disponibile nelle opzioni 25, 50, 100 e 200. Il download include sempre l'intera risposta, non solo la pagina corrente.

Le schermate del report sono organizzate allo stesso modo: 50 righe per pagina e un numero di righe per pagina variabile da 25 a 200. Le funzioni di ricerca, filtro e ordinamento si applicano a tutte le righe del report, non solo alla pagina corrente, e il ritorno alla pagina 1 avviene automaticamente al momento della modifica.

Periodi relativi

Una condizione del tipo "questo mese" o "ultimi 12 mesi" viene memorizzata come espressione relativa, non come le date a cui si è risolta il giorno in cui è stata digitata. Una vista salvata basata su una di queste continua a rispondere alla domanda corrente ogni volta che viene aperta, ed è proprio questa la differenza tra una revisione mensile efficace e una che qualcuno deve aggiornare manualmente ogni mese.

Prospettive locali e prospettive globali

Una visualizzazione salvata è LOCALE a meno che non si specifichi diversamente: si tratta della tua domanda, sul tuo schermo, e nessun altro la vede. Una visualizzazione GLOBALE è offerta a tutti in azienda che possono aprire quell'elenco o report: si tratta di un'azione a livello aziendale, non di una preferenza, e risponde all'autorizzazione Visualizzazioni globali. Chiunque può salvare tutte le visualizzazioni locali che desidera; non è necessaria alcuna autorizzazione per organizzare la propria postazione di lavoro.

Chiunque detenga tale autorizzazione può anche rinominare o ritirare un'opinione globale pubblicata da qualcun altro, inclusa una pubblicata da un collega che nel frattempo ha lasciato l'azienda e che prima era visibile sullo schermo di tutti senza che nessuno potesse modificarla.

Quando si salva una vista, all'opzione "Chi ha questa vista" sono disponibili due pulsanti:

• Locale — solo io. L'impostazione predefinita, aperta a tutti.
• Globale — tutti. Viene visualizzato in grigio, con la motivazione accanto, quando il tuo ruolo non può pubblicare visualizzazioni; chiedi a chi detiene le visualizzazioni globali di pubblicarle per te.
• Il nome di una vista deve essere univoco tra le viste che puoi visualizzare in quell'elenco, sia le tue che quelle globali. Un secondo "Ordini aperti" verrà rifiutato, in modo che nessuno debba indovinare quale tra due nomi identici sia il proprio.

Una vista che apre l'elenco

La casella di spunta "Salva vista" contiene l'opzione "Apri questa vista ogni volta che apro questo elenco". Selezionandola, la vista selezionata (con le relative condizioni, l'ordinamento e le colonne) verrà applicata ogni volta che si apre l'elenco, anziché a tutti i record. Il testo sotto la casella spiega cosa succede ora:

• L'elenco si apre con tutti i record: selezionando questa opzione, la visualizzazione diventerà quella che apre l'elenco.
• L'elenco si apre con una visualizzazione impostata per tutti: selezionandola si aprirà invece questa visualizzazione, solo per te.
• L'elenco si apre con un'altra delle tue visualizzazioni: solo una delle tue visualizzazioni può aprire l'elenco, quindi questa ne prende il posto. L'altra visualizzazione rimane salvata; semplicemente non si apre più per impostazione predefinita. La visualizzazione predefinita è contrassegnata da un asterisco.

Chi ha fatto questa fila?

Il menu Colonne di ogni elenco offre quattro colonne aggiuntive: Creato da, Creato, Ultima modifica di e Ultima modifica. Sono disattivate per impostazione predefinita (quattro colonne aggiuntive su ogni schermata sarebbero un problema) e l'opzione "Mostra tutte le colonne" le attiva, così come la selezione della casella. Salvando la visualizzazione, rimarranno attive; rendendola globale, rimarranno attive per tutti.

Sfaccettature e totali

Quando un elenco presenta una dimensione evidente in base alla quale filtrare (stato, tipo, proprietario), i conteggi per valore vengono visualizzati come filtri e selezionandone uno lo si aggiunge come condizione. La riga dei totali è calcolata aritmeticamente sulle righe generate dalle condizioni, non sull'intera tabella, quindi corrisponde sempre a quanto visualizzato.

Un elenco stampato o scaricato è impaginato come un report: il nome dell'azienda e dell'elenco in cima alla prima pagina, i criteri di selezione scritti sotto, le intestazioni di colonna ripetute in cima a ogni pagina e "Pagina 2 di 5" in fondo. Gli importi monetari sono in formato contabile, i valori negativi tra parentesi e il totale è a doppia riga. Il file Excel mantiene i numeri come numeri, ripete la riga di intestazione su ogni pagina stampata ed è già impostato per adattarsi alla larghezza della pagina.

Un download riporta esattamente ciò che viene visualizzato sullo schermo. Excel, CSV, PDF e la stampa indicano la lingua come nome (Kannada, Hindi), lo stato come parola visualizzata nell'elenco e la scelta come etichetta, mai il codice breve memorizzato nel database.

Elenchi ampi

Un elenco con molte colonne scorre lateralmente con una larghezza leggibile, anziché comprimere ogni colonna nella finestra, e utilizza l'intera larghezza di uno schermo di grandi dimensioni. Il numero di record rimane fisso a sinistra durante lo scorrimento, così come una breve serie di azioni relative alle righe. La casella di spunta nell'intestazione seleziona tutte le righe della pagina in ogni elenco in cui è possibile selezionare le righe, inclusi elenchi come "Proiezione dei costi degli ordini" e "Valute", e non viene visualizzata dove non è possibile.