Creazione di un record

Moduli, campi obbligatori, provenienza delle opzioni dai menu a tendina e modalità di numerazione dei documenti.

Un elenco che accetta nuovi record presenta un pulsante principale sulla sua barra degli strumenti. Ciò che si apre è un modulo: campi con etichette, quelli obbligatori contrassegnati, suggerimenti laddove una regola non sia evidente dall'etichetta.

• Un campo con un valore predefinito viene inizializzato con tale valore all'inizio di un nuovo record, in modo da poter visualizzare il valore che verrebbe salvato se fosse vuoto (ad esempio, un nuovo corso di formazione inizia con "A ritmo personalizzato, 1 ora") e modificarlo prima del salvataggio. Un campo di modifica non ha mai un valore predefinito.
• Gli spazi prima e dopo il codice e il nome di un record vengono rimossi al momento del salvataggio, e un codice già presente in un altro record, indipendentemente dalla maiuscola o minuscola, viene rifiutato, specificando il nome del campo e del valore: "Esiste già un corso di formazione con il codice QA-TC-02. Utilizzare un codice diverso."
• La conferma identifica il record: il suo numero di documento, o in alternativa di cosa si tratta e il suo codice ("Corso di formazione QA-TC-06 creato").

Linee che si riempiono da sole

In una richiesta d'acquisto, un ordine d'acquisto, un preventivo o un ordine di vendita, selezionando l'articolo su una riga, vengono inseriti automaticamente l'unità di misura e il prezzo di partenza: l'unità di magazzino dell'articolo e, per l'acquisto, il suo costo standard (o il prezzo di listino, se non disponibile), per la vendita il suo prezzo di listino. Entrambi i valori rimangono modificabili. Modificando l'articolo, i valori vengono aggiornati di conseguenza, a meno che non sia stato inserito un valore personalizzato, che viene mantenuto.

Da dove provengono le opzioni in un menu a tendina

È importante conoscere questa distinzione quando manca un valore necessario. Un valore di configurazione mancante è un'operazione che l'amministratore può eseguire in cinque minuti. Un valore di ricerca mancante, invece, significa che il record a cui punta non è ancora stato creato.

Ogni menu a tendina offre solo valori che il record può effettivamente contenere. Un'opzione che verrebbe rifiutata al momento del salvataggio non viene nemmeno proposta, quindi scegliere dall'elenco è sempre sicuro.

Ricerca in un menu a tendina lungo

È possibile effettuare una ricerca utilizzando un menu a tendina con più di otto opzioni, sia nei moduli, sia nei campi personalizzati, sia nel selettore di colonna della barra dei filtri.

• Inizia a digitare e l'elenco si restringerà alle opzioni che contengono ciò che hai digitato.
• Le frecce su e giù consentono di scorrere gli elementi rimanenti; Invio seleziona l'opzione evidenziata; Esc chiude l'elenco senza apportare modifiche.
• La × nella casella cancella la scelta.

Campi che appaiono solo quando sono applicabili

Alcuni campi assumono significato solo dopo aver fornito un'altra risposta e vengono visualizzati solo in quel momento. I campi che non è necessario compilare non sono presenti nel modulo.

Quando un valore è nel formato sbagliato

Un valore non valido in un campo viene identificato, con l'indicazione del campo e del tipo di valore accettato (ad esempio, "Applicazione: "APL-000015" non è valido in questo campo, richiede una scelta dall'elenco") e il campo viene contrassegnato nel modulo, in modo da sapere quale casella correggere.

• Il campo email accetta un indirizzo: "L'indirizzo email inserito non è valido. Inseriscine uno del tipo nome@azienda.com".
• Il campo "telefono o cellulare" accetta solo il numero di telefono: cifre, +, spazi, i caratteri - ( ) . / e un interno.
• Un campo che fa riferimento a un altro record, come ad esempio "Richiesta di una nuova offerta", è un elenco a discesa: seleziona il record anziché digitarne il numero.

Griglie di linee all'interno di un modulo

I documenti composti da un'intestazione e righe includono la griglia nel modulo di creazione. Aggiungi righe, seleziona il conto o la voce per riga e il totale progressivo si aggiorna man mano che digiti. Un giornale contabile non verrà salvato se i suoi addebiti non sono uguali ai suoi accrediti: il controllo viene effettuato nel servizio di contabilizzazione, non a schermo, quindi il giornale contabile rimane invariato rispetto a come è stato generato.

Cosa ci vorrà per un campo

Ogni numero e data su ogni modulo e griglia di righe viene verificato rispetto a un insieme di regole, nel browser durante la digitazione e nuovamente sul server al momento del salvataggio, in modo che la regola rimanga valida indipendentemente dalla provenienza del record: dalla console, da un'importazione, da ASK o dall'API pubblicata. Un campo che viola una regola viene visualizzato in rosso con la regola indicata al di sotto, e il modulo non verrà salvato finché non verrà corretto.

Le cifre che per loro natura hanno un segno – importi contabili, saldi, scostamenti, rettifiche di magazzino, rivalutazioni, temperature – mantengono il loro segno. Il database contiene anche la più importante di queste regole, quindi un valore che superasse il filtro verrebbe comunque rifiutato, con la stessa semplice frase anziché con un nome di vincolo.

Le opzioni sono state ristrette in base alla tua scelta precedente.

Un menu a tendina che dipende da un altro campo offre solo le informazioni ad esso correlate. Selezionando una posizione in una richiesta d'acquisto, l'opzione "Consegna al magazzino" elenca solo i magazzini presenti in quella posizione; selezionando un magazzino, l'opzione "Vassoio" elenca solo i relativi scomparti. Selezionando prima il magazzino, la posizione viene compilata automaticamente. Modificando la posizione, il magazzino non presente viene deselezionato, in modo che un record non possa contenere una combinazione di magazzini non presente nell'organizzazione.

• La catena organizzativa: azienda → unità aziendale → sede → magazzino → ubicazione, su richieste, ordini di acquisto, preventivi, ordini di vendita, consegne, movimentazione merci, inventari ciclici e schermi di magazzino.
• I centri di costo e di profitto, le sedi e i magazzini provengono dall'azienda e dall'unità operativa di riferimento. Un centro di costo appartenente a un'altra unità (ad esempio, quello dell'ospedale in un documento universitario) viene rifiutato, specificando entrambi. Anche un centro di costo bloccato o chiuso viene rifiutato.
• Un contatto del cliente selezionato; un sito del fornitore, un ordine di acquisto o un contratto del fornitore selezionato; una visita o un piano di cura del paziente selezionato; un ordine di lavoro del cliente selezionato; un pacchetto di lavoro del progetto selezionato; una distinta base o un ciclo di lavorazione dell'articolo selezionato.
• Su una griglia di linee, il magazzino o il contenitore di una linea viene ristretto dal documento sovrastante.
• Qualora nessuna delle opzioni sopra indicate corrisponda, il campo lo specifica anziché mostrare un elenco vuoto senza alcuna spiegazione.

Il server applica lo stesso test a ogni salvataggio, indipendentemente dalla schermata, dall'importazione o dall'integrazione tramite cui proviene il record, e rifiuta qualsiasi combinazione che coinvolga aziende o unità aziendali diverse.

Limiti che dipendono da altri record

Alcune regole non possono essere valutate solo in base alla forma, perché dipendono da ciò che è già accaduto. Vengono verificate al momento del salvataggio, della pubblicazione o dell'approvazione, e un eventuale rifiuto indica qual è il limite e di quanto è stato superato.

Il numero del documento

Sia che il numero venga inserito manualmente, sia che venga assegnato automaticamente dalla piattaforma; la configurazione varia a seconda del tipo di documento e dell'azienda.

• Generato dal sistema: la piattaforma assegna un numero e rifiuta quello fornito dall'utente.
• Inserito manualmente: il numero diventa un campo obbligatorio del modulo.
• O il numero che inserisci tu vince; altrimenti ne viene generato uno a caso.

I dati anagrafici vengono inviati come inserimento manuale (articolo, fornitore, cliente, dipendente, paziente, cespite, conto contabile) e i dati delle transazioni vengono generati automaticamente dal sistema. Entrambi possono essere modificati. I codici sono univoci per ogni azienda, non a livello globale: il primo ordine di acquisto di ogni azienda è PO-000001.

Il modulo segue le impostazioni aziendali. Se l'intervallo viene generato automaticamente dal sistema, il campo numerico non è richiesto: viene visualizzato in sola lettura, con la dicitura "Assegnato al salvataggio", e viene compilato automaticamente al salvataggio. Se il campo viene inserito manualmente, è obbligatorio. In entrambi i casi, il campo è facoltativo e viene numerato automaticamente un campo vuoto. Un'azienda che non ha ancora un intervallo numerico per un documento ne riceve uno automaticamente la prima volta che numera tale documento, copiandolo dall'azienda madre (o da un'altra azienda) con il contatore a 1.

In quale unità finisce il record

Un nuovo record viene assegnato automaticamente all'unità aziendale selezionata nella barra superiore, e tale unità è modificabile direttamente nel record. Se lavori prevalentemente in una determinata unità, impostala come predefinita nelle tue preferenze e non rispondere più a questa domanda.