قواعد المحاسبة على الصناديق وقواعد اشتقاق دفتر الأستاذ العام
الأموال والمنح والبرامج والوظائف في كل سطر - مستمدة من قواعد الشركة الخاصة عند حفظ المستند ومرة أخرى عند نشره، مع تتبع في كل سطر للقاعدة التي وضعت كل قيمة هناك.
تحتفظ الحكومة أو الهيئة العامة بسجلاتها المالية وفقًا لصناديقها - الصندوق العام، وصندوق الإيرادات الخاصة بضريبة الوقود، وصندوق المشاريع الرأسمالية للسندات، وصندوق المشاريع لمرافق المياه. كل صندوق عبارة عن مجموعة حسابات متوازنة ذاتيًا، ولا يجوز إنفاق أموال من صندوق آخر. وتضيف المنحة شرطًا ثانيًا: يجب أن تقع جميع التكاليف المحملة عليها ضمن فترة المنحة وضمن الصندوق الذي مُنحت له.
لا ينبغي لأحد أن يكتب اسم الصندوق في كل سطر. الصندوق تابع للقسم، والمنحة للمشروع، والبرنامج لمركز التكلفة - والقواعد التي تحدد ذلك من اختصاصك، وتتغير مع كل دورة ميزانية. المحاسبة ← قسم محاسبة الصناديق يحتفظ بها.
شركة بلا قواعد ولا إعدادات ولا تمويل على أي خط تنشر تماماً كما كانت من قبل.
الأبعاد
| شاشة | ما يحتويه |
|---|---|
| أموال | الرمز والاسم ونوع الصندوق: عام، إيرادات خاصة، مشاريع رأسمالية، خدمة الدين، دائم (حكومي)، مؤسسة، خدمة داخلية (خاصة)، صندوق استئماني، صندوق حفظ (ائتماني). يُحدد التصنيف بناءً على النوع. كما يُحدد أيضًا فئة رصيد الصندوق، والصندوق الرئيسي، والقيود. |
| المنح | كل منحة: الجهة المانحة ونوعها، والكيان الوسيط، ورقم قائمة المساعدة (CFDA)، ورقم المنحة ومبلغها، وفترة الأداء، والصندوق الذي تنتمي إليه، والمطابقة المحلية ومعدل التكلفة غير المباشرة، وحالتها (معلقة، نشطة، معلقة، مغلقة). |
| البرامج والوظائف | ما هو الغرض من الأموال (برنامج)، وعمود بيان الأنشطة الذي يتم الإبلاغ عنه تحت (وظيفة). |
تُسجّل الأموال والمنح والبرامج والوظائف في بنود دفتر اليومية، وبنود فواتير الحسابات الدائنة والمدينة، وبنود أوامر الشراء، وبنود المصروفات، وعمليات الرواتب. وعندما تتضمن بنود فاتورة المورد أو العميل أموالاً، يتم تقسيم قيدها حسب نوع الأموال.
إعدادات محاسبة الصندوق
- يجب أن يحمل كل سطر منشور صندوقًا ماليًا - ويتم رفض أي سطر في الجريدة لا يحمل صندوقًا ماليًا.
- قم بتشغيل قواعد الاشتقاق - إيقاف التشغيل، وسيتم الاحتفاظ بالقواعد ولكن لن يتم تطبيقها.
مجموعات القواعد
مجموعات قواعد الاشتقاق: مجموعة واحدة لكل شيء مشتق - صندوق، منحة، برنامج، وظيفة، حساب دفتر الأستاذ العام أو مركز التكلفة - يتم تشغيلها بالتسلسل، بحيث يمكن لمجموعة لاحقة قراءة ما قررته مجموعة سابقة (مجموعة المنح التي تقرأ الصندوق الذي اختارته مجموعة الصندوق).
| مجال | ما يفعله |
|---|---|
| استراتيجية | يفوز أول من يُفعّل القواعد: تُطبّق القواعد حسب ترتيب الأولوية، والأول الذي يُفعّل القاعدة هو من يُحسم الأمر. جميع القواعد قابلة للتطبيق، حسب ترتيب الأولوية: كل قاعدة تُفعّل تُطبّق بدورها، كل قاعدة تُحسّن القاعدة السابقة، والكلمة الأخيرة هي التي تُحسم الأمر. |
| المستندات | ما هي المستندات التي ينطبق عليها ذلك: السجلات، وفواتير الموردين، وفواتير العملاء، وأوامر الشراء، وتقارير المصروفات، وعمليات صرف الرواتب. |
| يتم تطبيق ذلك عند حفظ سطر المستند | لذا يرى الشخص المبلغ المعروض قبل أن يتم تسجيل أي شيء، ويمكنه تغيير القيمة الافتراضية. |
| يُرجى التقديم عند نشر المجلة | كل سطر في دفتر اليوميات، بغض النظر عمن كتبه - لذلك فإن المنشور الذي لم يلتزم أحد بقواعده لا يزال يحصل على أمواله، ولا يمكن تجاوز القيمة المقفلة عن طريق الكتابة على المستند. |
قواعد
لكل قاعدة في المجموعة أولوية وشرط وإجراء. يتم تفعيل القاعدة عندما يتحقق شرطها وينتج عن إجراءها قيمة.
- الشرط: اختبارات حقل مقابل قيمة معينة - مثل: يساوي، لا يساوي، أحد القيم، يبدأ بـ، يحتوي على، يقع بين، فارغ، وما إلى ذلك - مجمعة في مجموعات AND و OR؛ أو تعبير بلغة التعبير الخاصة بالمنصة؛ أو كليهما. تشمل الحقول نوع المستند، والمرحلة، والتاريخ، والفترة، ورقم حساب دفتر الأستاذ العام ونوعه، ومركز التكلفة، والصندوق، والمنحة، والمورد، والعميل، ونوع البند، ونوع المصروف.
- الإجراء: تعيين قيمة (ثابت)، نسخ حقل، البحث عنه (في جدول بحث) أو حسابه (تعبير).
- الوضع: الوضع الافتراضي (يمكن للمستخدم تجاوزه) - تبقى القيمة التي أدخلها المستخدم كما هي. وضع القفل (يستبدل قيمة المستخدم) - تُستخدم قيمة القاعدة بغض النظر عما تم إدخاله، ويشير سجل التتبع إلى أنه تم استبدالها.
تُدرج قواعد الاشتقاق كل قاعدة كسجل، مع الشرط الذي يُمثل ملف JSON الذي تم حفظه به. يتم كتابة هذه القواعد في استوديو الاشتقاق: اختر مجموعة، ثم أضف قاعدة، ثم أضف شرطًا، ثم أضف مجموعة لإنشاء الشرط، ثم اختر الإجراء والوضع، ثم احفظ القاعدة.
جداول البحث
تُمثل مئة مركز تكلفة لأموالها جدولًا واحدًا، وليس مئة قاعدة. تُحدد جداول البحث الاشتقاقي ما يُقدمه الجدول والحقول الرئيسية (حقل واحد أو حقلين أو ثلاثة حقول) التي يعتمد عليها؛ بينما تحتوي صفوف البحث الاشتقاقي على المفاتيح والقيمة التي يُقدمها كل منها، مع التواريخ. يُطابق الرمز * في المفتاح أي شيء، ويتم اعتماد الصف الأكثر تحديدًا.
اشتقاق الاختبار
في برنامج Derivation Studio، يقوم اختبار الاشتقاق بمعالجة سطر كما هو عند وصوله - المستند، والمرحلة (نشر المستند أو حفظه)، والتاريخ، وحساب دفتر الأستاذ العام، ومركز التكلفة، والمبلغ، والجانب، والوصف، والصندوق، والمنحة، والبرنامج، والوظيفة كمفتاح، والمورد، والعميل، والصنف، وأي سمات أخرى - ويعرض ما ستقرره القواعد بشأنه، قاعدة تلو الأخرى. اترك بُعدًا فارغًا لتترك القواعد تقرر؛ املأه لترى ما إذا كان سيتم الاحتفاظ به افتراضيًا أم سيتم استبداله بقفل. لا يتم حفظ أي شيء.
التتبع، والفحوصات
- يُسجّل كل سطر مُسجّل القاعدة التي وضعت كل قيمة فيه. وتُدرج القيود المشتقة الأسطر مع صندوقها، ومنحتها، وبرنامجها، ووظيفتها، والقواعد التي تحكمها - وهو السؤال الأول الذي يطرحه المدقق.
- يجب أن تكون المنحة قائمة وفعّالة، وأن تكون تابعة لصندوق المشروع، وأن تغطي فترة سريانه. أما المشروع الذي لديه منحة ولكن بدون صندوق، فيُستخدَم صندوق المنحة. تُرفض أي تكلفة خارج فترة التنفيذ، أو ممولة من منحة معلقة أو مغلقة، أو ممولة من صندوق آخر، مع ذكر السبب عند النشر وفي قاعدة البيانات نفسها.
من يتولى صيانته؟
تتولى وظائف المالية والمراقب المالي، ومحاسب المجموعة، ومدير القسم، مسؤولية إدارة الأموال والمنح والقواعد؛ ويمكن لمراجع الرقابة الداخلية والمحاسب القانوني المعتمد الاطلاع عليها. ويتم الفصل بين كتابة القواعد التي تحدد الصندوق الذي تُدرج فيه التكلفة وتسجيلها (قاعدة فصل المهام SOD-85): إذ يمكن لهذه الوظائف مجتمعةً نقل الإنفاق إلى صندوق مقيد وإضفاء طابع روتيني على العملية.
Since 18 October: fiscal-year budgets, line accounts and the commitment lifecycle (see Fund accounting: fiscal-year budgets, line accounts and the commitment lifecycle), and payments across funds, Due to / Due from Other Funds, assets, grants and the bank (see Fund accounting: payments across funds, due to and due from, assets, grants and the bank).