الاحتفاظ بالبيانات القديمة وإزالتها

سياسات الاحتفاظ: أرشفة أو حذف البيانات المكتملة بمجرد أن تصبح قديمة وغير معدلة - لا يتم شحن أي شيء، ولا يتم تشغيل أي شيء افتراضيًا، ومعاينة قبل نقل أي شيء.

تتراكم السجلات باستمرار وتتكدس المستندات المغلقة. المنصة ← البيانات والمستندات ← الاحتفاظ بالبيانات: في هذا القسم، تقرر الشركة مصير البيانات بعد أن تصبح قديمة ولا يستخدمها أحد: إما أرشفة البيانات من الجداول النشطة، أو حذفها نهائياً.

ما تنص عليه السياسة

تُقرأ كلمة "تم التغيير" من تواريخ السجل نفسه ومن سجل التدقيق. فاتورة عمرها خمس سنوات قام شخص ما بتصحيحها الشهر الماضي قد تم تعديلها، حتى لو لم تُشر تواريخها إلى ذلك.

ما الذي يمكن اختياره

• السجلات: سجل التدقيق، محاولات تسجيل الدخول الموحد، جلسات تسجيل الدخول المنتهية، سجل استدعاءات API Studio، عمليات تسليم webhook، صندوق البريد الصادر، أحداث التكامل، سير العمل، عمليات تشغيل خط الأنابيب والدفعات، عمليات تشغيل استعلامات التحليلات، عمليات تشغيل التقارير، عمليات تشغيل النماذج المطبوعة، سجل أسئلة ASK، عمليات تشغيل استخراج العمليات، عناصر الانتباه المكتملة، عمليات تشغيل وكيل الذكاء الاصطناعي، إشارات إنترنت الأشياء، سجل الوصول إلى سجل المريض، والسجل القديم الذي تمت أرشفته بواسطة لوحة تحكم الترحيل.
• المستندات التجارية المغلقة: تذاكر الدعم المغلقة، أنشطة إدارة علاقات العملاء المكتملة، عروض الأسعار المنتهية الصلاحية أو المرفوضة أو المحولة، أوامر البيع والشراء المغلقة أو الملغاة، وفواتير العملاء والموردين المدفوعة أو الملغاة.

ما الذي يتم الاحتفاظ به، وما الذي يُرفق بالسجل؟

• يُحتفظ بالسجل الذي لا يزال شيء آخر يشير إليه، ويُحسب مع ذكر السبب. ويبقى أمر الشراء المغلق الذي لا تزال الفاتورة تشير إليه في مكانه.
• تُحفظ البيانات التي تنتمي إلى سجل ما معه: بنود الفاتورة، ورسائل التذكرة. ويتم أرشفتها معه واستعادتها معه، لذا لا يكون السجل ناقصاً أبداً.

معاينة، تشغيل الآن، والجدول الزمني

1. أنشئ السياسة. يتم حفظها وهي معطلة.
2. معاينة صحفية. إنها تحسب ما سيتم أرشفته أو حذفه، وما سيتم الاحتفاظ به ولماذا - ولا تغير شيئًا.
3. فعّل السياسة عندما يُظهر لك العرض التوضيحي ما قصدته. تُجري مهمة في الخلفية فحصًا كل 15 دقيقة للتحقق من السياسات المستحقة، وتُشغّل كل سياسة في موعدها المحدد.
4. قم بتشغيله الآن دفعة واحدة، بغض النظر عما ينص عليه الجدول الزمني.

كل عملية تشغيل، سواء كانت مجدولة أو يدوية أو معاينة، موجودة في عمليات الاحتفاظ: ما الذي تم فحصه، وما الذي تم أرشفته أو حذفه، وما الذي تم الاحتفاظ به، ومن قام بتشغيله.

الأرشفة، وإعادة التسجيل

تُدرج سجلات الأرشيف ما تم حذفه من عمليات الأرشفة، مع كل سجلٍّ يتضمن الصفوف المرتبطة به. تُعيد عملية الاستعادة السجل وصفوفه إلى حالتها الأصلية تمامًا. إذا اختفى عنصرٌ ما يشير إليه السجل لاحقًا - كأن يكون العميل قد حذفه - تُرفض عملية الاستعادة بالكامل بدلًا من إعادة سجلٍّ لا يشير إلى أي شيء.

من يحق له فعل ماذا

يجب أن يقوم نظام الحذف بالحذف بدلاً من التغيير، لأن هذا هو الغرض منه. لا ينبغي لشخص لا يستطيع حذف فاتورة واحدة في كل مرة أن يتمكن من حذف عشرة آلاف فاتورة بمجرد تعديل جدول زمني.

Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.