المرحلة الثانية من مشروع ZATCA: وحدات التوقيع، والتسجيل، والتخليص، والأرشيف

بالنسبة للشركات السعودية التي تعمل بالفعل في المرحلة الأولى: يتم تسجيل وحدة التوقيع، وربطها بنظام زاتكا (رمز التحقق لمرة واحدة، وفحوصات الامتثال، وشهادة الإنتاج)، ثم تفعيل المرحلة الثانية، ليتم ختم كل فاتورة وإشعار فور إرسالها. تتم الموافقة على الفواتير القياسية من قبل زاتكا قبل تسليمها للمشتري، بينما يتم الإبلاغ عن الفواتير المبسطة خلال 24 ساعة. يتضمن النظام عمليات تقديم، ولوحة تحكم، وأرشيفًا للإضافة فقط، وملف PDF/A-3 يحتوي على XML. تبقى إجراءات المرحلة الأولى كما هي.

تُبنى المرحلة الثانية (التكامل) على المرحلة الأولى. وتستمر جميع مهام المرحلة الأولى؛ حيث تُضيف المرحلة الثانية فاتورة XML (UBL 2.1)، ورمزها التجزئي، والختم التشفيري، وعدادًا يربط كل فاتورة بالتي تسبقها. كما تُدمج كل وحدة في منصة Fatoora التابعة لشركة ZATCA، وترسل جميع المستندات المختومة إلى ZATCA (للتخليص أو الإبلاغ)، وتحتفظ بما تم إرساله وما ردت عليه ZATCA.

وحدات التوقيع

المحاسبة → الإغلاق والامتثال → الفوترة الإلكترونية → وحدات توقيع ZATCA (فقط للشركات التي تعمل في المملكة العربية السعودية، وللأدوار التي تمنحها فقط) تسرد وحدات إنشاء الفواتير الإلكترونية (EGS) التي تختم الفواتير: الرمز، الاسم، الفرع، البيئة، الحالة، الاختبار، الشهادة، تاريخ انتهاء صلاحية الشهادة، آخر عداد (ICV) وآخر ختم.

1. أضف وحدة: الرمز، الاسم، الفرع الذي يتم ختمه له (فارغ للشركة بأكملها)، تفاصيل طلب الشهادة (الاسم الشائع (CN)، الرقم التسلسلي EGS، الوحدة التنظيمية (OU)، أنواع الفواتير (TSCZ)، الموقع، العنوان الوطني المختصر للفرع، والصناعة) والبيئة (بيئة الاختبار، المحاكاة أو الإنتاج).
2. حدد الوحدة الافتراضية للوحدة المستخدمة عندما لا يكون للفرع وحدة خاصة به.
3. لأغراض العرض التوضيحي فقط، حدد خيار "اختبار الوحدة" واضغط على "اختبار الشهادة": ستحصل الوحدة على مفتاح وشهادة موقعة ذاتيًا. لن تقبل ZATCA ما تقوم بختمه.
4. تتم عملية الإعداد مع ZATCA عبر صفحة الإعداد الخاصة بـ ZATCA، حيث تقوم خطوة الإعداد (OTP) بإنشاء طلب توقيع المفتاح والشهادة الخاص بالوحدة نيابةً عنك. يُستخدم خيار "إنشاء CSR" في هذه الشاشة فقط لإعداد الطلب يدويًا؛ بينما يُظهر خيار "تنزيل CSR" كيفية القيام بذلك.

تشغيل المرحلة الثانية

• المحاسبة → الإغلاق والامتثال → الضرائب → الولايات القضائية الضريبية، في الولاية القضائية السعودية: حدد المرحلة الثانية من ZATCA (التكامل)، وأدخل المرحلة الثانية من اليوم الأول لموجة ZATCA للشركة (فارغ: من اليوم الذي يتم تشغيلها فيه).
• يتم رفض الطلب ما لم تكن المرحلة الأولى قيد التنفيذ بالفعل، ويتم رفضه بدون وحدة توقيع.

المشتري والفرع

• إدارة علاقات العملاء ← الحسابات، لعميل سعودي ليس لديه رقم ضريبة القيمة المضافة: نوع هوية المشتري (رقم التعريف الضريبي، رقم تسجيل العميل، وزارة القوى العاملة، MLS، 700، SAG، NAT، GCC، IQA، PAS أو OTH) ورقم هوية المشتري. في حال تركه فارغًا، يُستخدم رقم تسجيل العميل كرقم تسجيل العميل.
• يمكن للفرع أن يحمل رقم تسجيل تجاري خاص به وعنوانًا وطنيًا؛ وتستخدم الفواتير المختومة لهذا الفرع هذه المعلومات.

ما يفعله البريد في المرحلة الثانية

1. يتم فحص كل شيء في المرحلة 1، وأي شيء قد يفتقر إليه ملف XML، في وقت واحد ويتم تسميته في جمل برقم قاعدة ZATCA.
2. يتم اختيار وحدة الفرع (أو الوحدة الافتراضية)، وتُمنح الفاتورة عداد الوحدة التالي (ICV) ورمز التجزئة للفاتورة السابقة (PIH). حتى خمسون فاتورة مُسجلة في نفس الوقت تحصل على خمسين عدادًا متتاليًا.
3. يتم إنشاء فاتورة UBL 2.1 وتجزئتها (SHA-256) وختمها بمفتاح الوحدة (ECDSA) والتحقق منها.
4. يحمل رمز الاستجابة السريعة تسعة علامات على الفاتورة المبسطة (التاسع هو توقيع الشهادة) وثمانية علامات على الفاتورة القياسية، بدلاً من الخمسة الموجودة في المرحلة 1.
5. إذا فشلت عملية النشر، فلن يتم استهلاك أي شيء: يتم إرجاع العداد.

تُعتبر الطوابع والرموز والعدادات والمعرفات الفريدة (UUID) نهائية تمامًا كالمبالغ. تقوم شركات المرحلة الأولى، وكل شركة في أي بلد آخر، بإرسال البيانات بنفس الطريقة السابقة.

إلحاق وحدة بشركة زاتكا

المحاسبة ← الإغلاق والامتثال ← الفوترة الإلكترونية ← تعرض قائمة ZATCA Onboarding كل وحدة توقيع مع بيئتها، وحالتها، والخطوة التي تم الوصول إليها، وما حدث، والفحوصات التي تم اجتيازها، وتاريخ انتهاء صلاحية الشهادة، والأيام المتبقية، والتجديد المعلق. سجّل الوحدة أولاً في ZATCA Signing Units. يُترك اتخاذ الخطوة للمسؤول ما لم يُمنح شخص ما صلاحية ZATCA Onboarding على شاشة الأدوار؛ يمكن للآخرين الذين لديهم عرض المحاسبة رؤية القائمة، وهي لا تحتوي على أي معلومات سرية.

1. على بوابة فاتورا، يختار الشخص المُخوّل من الشركة خيار "تفعيل وحدة/جهاز حل جديد" ويحصل على كلمة مرور لمرة واحدة (OTP): ستة أرقام، صالحة للاستخدام مرة واحدة فقط، لمدة ساعة واحدة. قم بتسليمها كما تفعل مع كلمة المرور؛ فهي لا تُخزّن أبدًا.
2. عند بدء التشغيل (رمز التحقق لمرة واحدة): اختر البيئة (بيئة اختبار بوابة المطورين، أو المحاكاة، أو الإنتاج) وأدخل رمز التحقق لمرة واحدة. سيتم إنشاء طلب توقيع زوج المفاتيح والشهادة وإرساله؛ وستقوم ZATCA بإعادة شهادة المطابقة (CSID المطابقة). في حال رفض رمز التحقق لمرة واحدة، ستبقى الوحدة في انتظار طلبها: احصل على رمز تحقق لمرة واحدة جديد واضغط على "بدء التشغيل" مرة أخرى.
3. إجراء فحوصات الامتثال: تُرسل عينة واحدة من كل مستند مسجل للوحدة إلى مركز ZATCA. تُرسل الوحدة التي لديها أنواع فواتير 1100 (قياسية ومبسطة) ستة أنواع: فاتورة قياسية، وإشعار دائن، وإشعار مدين، وفاتورة مبسطة، وإشعار دائن، وإشعار مدين. يجب أن تجتاز جميعها الفحص؛ يُرجى قراءة أي تحذيرات.
4. طلب شهادة الإنتاج: من ذلك الحين فصاعدًا، تقوم الوحدة بختم فواتير الشركة، ويتم تسويتها أو الإبلاغ عنها لدى ZATCA. ويظهر تاريخ انتهاء صلاحية الشهادة.
5. قم بتجديد الشهادة باستخدام رمز التحقق لمرة واحدة (OTP) جديد من مُعرّف الطابع التشفيري الحالي على البوابة، قبل انتهاء صلاحيته. تستمر الوحدة في ختم الشهادة بمفتاحها الحالي حتى وصول الشهادة الجديدة، وتستمر سلسلة العدادات في العمل.

ابتداءً من 30 يومًا قبل انتهاء صلاحية الشهادة، يقوم برنامج ACCT-ZATCA-WATCH اليومي بإصدار تنبيه مالي وإشعار وإدخال في صندوق الوارد الآلي، مرة واحدة يوميًا لكل وحدة.

التخليص والإبلاغ

• تُرسل الفاتورة أو الإشعار القياسي (B2B) إلى شركة ZATCA للموافقة عليها فور حفظها، وتُبلغ شركة البريد ما إذا تمت الموافقة عليها أو رفضها أو إعادة المحاولة. يُسمح فقط بطباعة ملف XML ورمز الاستجابة السريعة (QR) الخاصين بشركة ZATCA اللذين تمت الموافقة عليهما، أو تسليمهما إلى المشتري؛ أما الفاتورة القياسية التي لا تزال قيد الانتظار، أو أي مستند مرفوض، فلا يمكن طباعتها، ويُوضح سبب الرفض في بيان الرفض.
• يتم إصدار فاتورة مبسطة (للمستهلكين) فورًا مع الطابع ورمز الاستجابة السريعة (QR) ذي التسعة رموز، ويتم إرسالها إلى نظام ZATCA خلال 24 ساعة، أولًا في الخلفية ثم بواسطة المهمة التي تُنفذ كل ساعة ACCT-ZATCA-SUBMIT. ويتم إرسال تنبيه مالي في حال عدم الإبلاغ عن أي فاتورة خلال 20 ساعة من إصدارها.
• إذا تعذر الوصول إلى ZATCA، تتم محاولة الوصول إلى نفس المستند (بنفس المعرّف الفريد العالمي UUID والتجزئة) مرة أخرى مع فترات انتظار متزايدة، تصل إلى ساعة واحدة. يتم قبول الطلب مع وجود تحذيرات؛ وتُحفظ التحذيرات وتُعرض.
• إذا قامت ZATCA بإيقاف التصريح الأمني، فسيتم الإبلاغ عن نفس المستند الموقع بدلاً من ذلك، وستعرض لوحة المعلومات متى تم إيقاف التصريح الأمني آخر مرة.
• يعرض نظام AR Invoices عمود ZATCA لشركة سعودية، ويقدم خيارات إعادة الإرسال إلى ZATCA، وإعادة الإصدار (مرفوض من قبل ZATCA)، وPDF/A-3 مع ZATCA XML وسجل ZATCA على الفاتورة.

إرسالات هيئة الزكاة والضريبة

كل فاتورة ومذكرة مختومة ضمن المرحلة الثانية، مع توضيح ما ذكرته هيئة مراقبة الحركة الجوية في زامبيا (ZATCA)، وشارة توضح: مُصرّح به، مُبلّغ عنه، تحذير (مقبول مع تحذيرات)، مرفوض، أو قيد الانتظار. تتضمن الأعمدة: المحاولات، ساعات الانتظار، المحاولة التالية، ما ذكرته هيئة مراقبة الحركة الجوية في زامبيا (ZATCA)، وإعادة الإصدار.

• يؤدي خيار "إرسال مستحق" الآن إلى مسح أو الإبلاغ عن كل مستند يحين موعد إرساله التالي. أما خيار "إعادة الإرسال" فيرسل مستندًا واحدًا مرة أخرى: نفس المستند، بنفس المعرّف الفريد العالمي (UUID) والتجزئة.
• إعادة الإصدار مخصصة للمستندات المرفوضة. لا يُعاد إرسال المستند المرفوض بصيغته الأصلية، بل تُلغى مراجعته في السجلات (يُعكس سجله) ويُنشأ منه مسودة لتصحيحه وإرساله كمستند جديد، مع العداد التالي. أما المستند المرفوض فيُحفظ في الأرشيف مع ردّ شركة ZATCA.
• يُقدّم ملف PDF/A-3 مع XML الفاتورة بصيغة PDF متضمنةً ملف XML الخاص بها (ملف XML مُنقّح للفاتورة القياسية، وملف XML مُختوم للفاتورة المُبسّطة). أما ملف XML الخاص بالمشتري فيُقدّم ملف XML فقط.
• يسرد سجل ZATCA كل طلب يتعلق بتلك الفاتورة ورد ZATCA عليه.

لوحة التحكم، والسجلات، والأرشيف

• لوحة معلومات ZATCA: لكل وحدة توقيع، عدد الفواتير التي تمت تسويتها، والفواتير التي تم الإبلاغ عنها، والفواتير المقبولة مع التحذيرات، والفواتير المرفوضة، والفواتير المعلقة؛ أقدم الفواتير المعلقة بالساعات وعدد الفواتير التي تجاوزت 24 ساعة؛ حالات الرفض في 30 يومًا وأحدثها؛ تاريخ انتهاء صلاحية الشهادة والأيام المتبقية.
• سجل واجهة برمجة تطبيقات ZATCA: كل استدعاء لـ Fatoora (التسجيل، فحوصات الامتثال، التخليص، إعداد التقارير) مع استجابة HTTP، والنتيجة، والرسالة، والوقت المستغرق. يتم حذف كلمات المرور لمرة واحدة، والأسرار، وعنوان التفويض قبل كتابة السجل. إضافة فقط.
• أرشيف ZATCA: يحتوي على جميع المستندات المختومة عند إصدارها، وجميع المستندات المعتمدة، وجميع إجابات ZATCA، مع رمز SHA-256 الخاص بكل منها. إضافة فقط: لا تسمح قاعدة البيانات بأي تغيير أو حذف. تُحفظ السجلات للشركة لمدة ست سنوات على الأقل (وهي فترة حفظ سجلات ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية؛ ويمكن الاحتفاظ بها لفترة أطول للأصول الرأسمالية أو العقارات بناءً على توصية مستشارك الضريبي). يتيح التنزيل الوصول إلى المستند المؤرشف.