Pflichtfelder festlegen: Feldanforderungen

Unter Plattform › Anpassung › Feldanforderungen können Sie jedes Feld auf jedem Bildschirm für Ihr Unternehmen als obligatorisch festlegen – entweder bei jedem Speichern oder nur vor einem Schritt wie Absenden, Genehmigen oder Veröffentlichen – und die Felder auflisten, die in einem späteren Schritt des Geschäftsprozesses gelesen werden.

Ein heute leer gelassenes Feld ist oft genau das, was in einem späteren Schritt benötigt wird: Ein Bankkonto ohne zugehöriges Kassenkonto lässt sich nicht abstimmen, eine Anlageklasse ohne Abschreibungskonten verhindert den monatlichen Abgleich. Mit Feldanforderungen kann ein Unternehmen festlegen, welche Felder ausgefüllt werden müssen, ohne eine Regel definieren zu müssen.

1. Offene Plattform › Anpassung › Feldanforderungen. Die Kacheln oben zeigen an, wie viele Felder dieses Unternehmen als Pflichtfelder definiert, wie viele empfohlene Felder aktiviert bzw. deaktiviert sind, wie viele Felder auf einen bestimmten Schritt warten, welche eigenen Regeln gelten und wie viele Felder das Produkt benötigt.
2. Feld finden: Geben Sie auf einem beliebigen Bildschirm ein Feld ein (z. B. Zahlungsbedingungen, Verrechnungskonto, GSTIN) oder gehen Sie zu Alle Module › Modul › Bildschirm.
3. Setzen Sie ein Häkchen bei „Pflichtfeld“. Die Eingabe wird sofort gespeichert – ein separates Speichern ist nicht erforderlich.
4. Für ein Kopfzeilenfeld auf einem Bildschirm mit Schritten wählen Sie „Erforderlich bei jedem Speichern“ oder „Vor <Schritt>“ (Vor dem Absenden, Vor der Genehmigung, Vor dem Veröffentlichen, Vor der Bestätigung, Vor der Veröffentlichung – die Schritte dieses Bildschirms). Ein Zeilenfeld ist nur beim Speichern erforderlich.
5. Um die firmeneigene Regel rückgängig zu machen, drücken Sie „Zurück zu Standard“: Ein empfohlenes Feld wird wieder auf seinen Standardwert zurückgesetzt, alle anderen sind optional.

• Die Regel gilt unabhängig davon, wie ein Datensatz geschrieben wird: das Formular, seine Zeilen, ein Import, ASK und die veröffentlichte API.
• In einem Formular wird ein beim Speichern erforderliches Feld wie die Pflichtfelder des Produkts mit einem Sternchen markiert. Der Speichervorgang wird mit der Meldung „<Feld> ist erforderlich“ (in einer Zeile: „Zeile N: <Feld> ist erforderlich“) abgelehnt. Eine Regel, die auf einen Schritt wartet, wird nicht mit einem Sternchen markiert: Der Datensatz wird gespeichert, und der Schritt wird mit der Meldung „<Feld> ist vor <Schritt> erforderlich“ abgelehnt.
• Eine Regel legt fest, welche Daten ein neuer Speichervorgang enthalten muss. Bei einem zuvor gespeicherten Datensatz wird das Feld nur dann abgefragt, wenn dieser geändert wird.
• Die vom Produkt benötigten Felder sind immer erforderlich und können nicht optional gemacht werden: Ohne sie kann der Datensatz nicht gespeichert werden.
• Alle Rollen mit Plattformzugriff können die Regeln einsehen; nur Administratoren oder Rollen mit Änderungsberechtigung für Feldanforderungen unter „Rollen & Berechtigungen“ können diese ändern. Unter „Letzte Änderungen“ werden die letzten 200 Änderungen mit den jeweiligen Bearbeitern angezeigt.
• Bei den offenen Sitzungen anderer Teilnehmer wird eine Änderung innerhalb von etwa einer Minute erfasst.

Die empfohlene Liste

Die Liste der empfohlenen Pflichtfelder zeigt die Felder an, die in einem späteren Schritt gelesen werden, sowie den jeweiligen Schritt und dessen Zweck. Sechs Felder sind standardmäßig aktiviert (zwei davon nur für Unternehmen in Saudi-Arabien); die übrigen sind deaktiviert, bis Sie sie aktivieren. Wenn Sie ein empfohlenes Feld deaktivieren, werden Sie vorher gefragt und es wird darauf hingewiesen, was später dazu führen kann, dass der Vorgang abgebrochen wird.

• Empfohlen, aber deaktiviert – Buchhaltung und Einkauf: Zahlungsbedingungen des Kunden; Konto- und Kontakt-E-Mail; Kontakt-E-Mail des Lieferanten; Standardkosten der Artikel, Lieferzeit und Lagerkonto; Zahlungsbedingungen des Spediteurs; Steuercode-Ausgangs- und Eingangskonten; Ausgabenartkonto; Ertragscode-Sachkonto; konzerninterne Forderungen- und Verbindlichkeitskonten; Leasingverbindlichkeiten- und Nutzungsrechtskonten; Konto für die Gebühr des Zahlungsmoduls.
• Empfohlen, aber deaktiviert – und das aus gutem Grund: das Clearingkonto des Zahlungsmoduls (ohne ein solches Konto kann das Modul weder konfiguriert werden noch Zahlungen entgegennehmen, während ein Entwurf gespeichert werden kann); die Zahlungsbedingungen des Lieferanten und die Maßeinheit eines Artikels (beide haben einen Standardwert, auf den ein Import oder eine API-Erstellung angewiesen ist).
• Empfohlen, aber nicht verfügbar – je nach Land: GSTIN des Kunden (Indien) und Käufer-ID-Nummer (Saudi-Arabien) – der Verbraucher besitzt keines von beidem.
• Empfohlen, aber deaktiviert – in einem Schritt: das gewünschte Datum einer Verkaufsbestellung vor der Bestätigung; der Eigentümer eines Agenten vor der Veröffentlichung und sein Modell.
• Empfohlen, aber nicht verfügbar – Bildung: Studiengang und Eintrittssemester eines Bewerbers; Studiengang, Studienberater, Zulassungssemester und Anmeldedatum eines Studenten; Mitarbeiterdatensatz und E-Mail-Adresse eines Fakultätsmitglieds (über „My Teaching“ und die Lehrrichtlinie können Sie den Dozenten finden); Dozent und Raum einer Lehrveranstaltung; Abgabetermin, Gewichtung und Punkte einer Aufgabe; Datum und Gewichtung einer Prüfung; Anmeldezeitraum, Stichtag und Abgabetermin der Noten eines Semesters; Programm und Aufenthaltsdauer eines Gebührenverzeichnisses.