Regeln für die Fondsrechnungslegung und die Ableitung von Hauptbuchdaten

Fonds, Zuschüsse, Programme und Funktionen in jeder Zeile – abgeleitet nach den eigenen Regeln des Unternehmens beim Speichern und erneut beim Veröffentlichen eines Dokuments, mit einer Nachverfolgung in jeder Zeile, welche Regel welchen Wert dort platziert hat.

Eine Regierung oder öffentliche Einrichtung führt ihre Bücher nach Fonds – dem allgemeinen Haushalt, einem Sondervermögen für eine Kraftstoffsteuer, einem Kapitalprojektfonds für eine Anleihe, einem Eigenbetriebsfonds für die Wasserversorgung. Jeder dieser Fonds bildet ein in sich abgeschlossenes System, und Gelder aus einem Fonds dürfen nicht aus einem anderen verwendet werden. Bei einer Förderung kommt eine weitere Bedingung hinzu: Alle ihr in Rechnung gestellten Kosten müssen innerhalb des Förderzeitraums und des Fonds liegen, dem die Förderung zugeflossen ist.

Niemand sollte in jeder Zeile einen Fonds angeben müssen. Der Fonds ergibt sich aus der Abteilung, der Zuschuss aus dem Projekt, das Programm aus der Kostenstelle – und die entsprechenden Regeln liegen in Ihrer Hand und ändern sich mit jedem Budgetzyklus. Die Finanzbuchhaltung verwaltet diese Daten.

Die Abmessungen

Fonds, Zuschüsse, Programme und Funktionen werden in Buchungszeilen, Kreditoren- und Debitorenrechnungszeilen, Bestellzeilen, Ausgabenzeilen und Gehaltsabrechnungen erfasst. Wenn die Zeilen einer Lieferanten- oder Kundenrechnung Gelder enthalten, wird die Buchung nach Fonds aufgeteilt.

Einstellungen zur Fondsbuchhaltung

• Jede veröffentlichte Zeile muss einen Fonds enthalten – eine Journalzeile ohne Fonds wird abgelehnt.
• Die Ableitungsregeln werden ausgeführt – deaktiviert, und die Regeln bleiben erhalten, werden aber nicht angewendet.

Regelsätze

Ableitungsregelsätze: ein Satz für jedes abgeleitete Element – Fonds, Zuschuss, Programm, Funktion, Sachkonto oder Kostenstelle – die nacheinander ausgeführt werden, sodass ein späterer Satz das Ergebnis eines früheren Satzes lesen kann (ein Zuschusssatz, der den vom Fondssatz ausgewählten Fonds liest).

Regeln

Jede Regel eines Regelsatzes hat eine Priorität, eine Bedingung und eine Aktion. Eine Regel wird ausgeführt, wenn ihre Bedingung erfüllt ist und ihre Aktion einen Wert liefert.

• Die Bedingung: Prüfungen eines Feldes anhand eines Werts – ist, ist nicht, ist einer von, beginnt mit, enthält, liegt zwischen, ist leer usw. – zusammengefasst in UND- und ODER-Verknüpfungen; oder ein Ausdruck in der Ausdruckssprache der Plattform; oder beides. Zu den Feldern gehören Dokumenttyp, Phase, Datum, Periode, Sachkontonummer und -art, Kostenstelle, Fonds, Zuschuss, Lieferant, Kunde, Artikel und Ausgabenart.
• Die Aktion: Einen Wert festlegen (eine Konstante), ein Feld kopieren, es nachschlagen (in einer Nachschlagetabelle) oder es berechnen (einen Ausdruck).
• Der Modus: Standard (kann vom Benutzer überschrieben werden) – der eingegebene Wert bleibt erhalten. Gesperrt (ersetzt den Benutzerwert) – der Wert der Regel wird unabhängig vom eingegebenen Wert verwendet, und der Protokolleintrag vermerkt, dass dieser überschrieben wurde.

Die Ableitungsregeln listen jede Regel als Datensatz auf, wobei die Bedingung als JSON-Datei gespeichert wird. In Derivation Studio werden die Regeln erstellt: Wählen Sie ein Set aus, fügen Sie eine Regel hinzu, dann eine Bedingung und eine Gruppe, um die Bedingung zu erstellen, wählen Sie die Aktion und den Modus und speichern Sie die Regel.

Nachschlagetabellen

Hundert Kostenstellen und ihre Fonds bilden eine Tabelle, nicht hundert Regeln. Ableitungstabellen benennen die Daten der Tabelle und die ein, zwei oder drei Schlüsselfelder, auf denen sie basieren; Ableitungszeilen enthalten die Schlüssel und die zugehörigen Werte mit Datumsangaben. Ein Sternchen (*) in einem Schlüssel steht für beliebige Werte; die spezifischste Zeile ist maßgebend.

Testableitung

In Derivation Studio analysiert die Testableitung eine Zeile in ihrem ursprünglichen Zustand – Dokument, Status (Buchung oder Speicherung), Datum, Sachkonto, Kostenstelle, Betrag, Seite, Beschreibung, Fonds, Zuschuss, Programm und Funktion (wie intern erfasst), Lieferant, Kunde, Artikel und alle weiteren Attribute – und zeigt die Entscheidung der Regeln für jede einzelne an. Lassen Sie eine Dimension leer, damit die Regeln entscheiden; füllen Sie sie aus, um zu sehen, ob ein Standardwert beibehalten oder durch eine Sperre ersetzt wird. Es werden keine Daten gespeichert.

Die Spurensuche und die Überprüfungen

• Jede gebuchte Zeile gibt an, welche Regel den jeweiligen Wert festgelegt hat. Die Liste der abgeleiteten Buchungen enthält die Zeilen mit ihrem Fonds, Zuschuss, Programm und ihrer Funktion sowie den zugrunde liegenden Regeln – die erste Frage des Prüfers.
• Ein Zuschuss muss vorhanden, aktiv und dem Budget der betreffenden Position zugeordnet sein und deren Laufzeit abdecken. Eine Position mit einem Zuschuss, aber ohne Budget, erhält das Budget des Zuschusses. Kosten außerhalb des Leistungszeitraums, aus einem gesperrten oder abgeschlossenen Zuschuss oder aus einem anderen Budget werden mit Begründung – sowohl bei der Buchung als auch in der Datenbank – abgelehnt.

Wer unterhält es?

Die Finanz- und Controlling-Abteilung, der Konzernbuchhalter und der Abschlussmanager verwalten Fonds, Fördermittel und Richtlinien; der interne Kontrollprüfer und der Wirtschaftsprüfer können diese einsehen. Die Erstellung der Richtlinien zur Zuordnung von Kosten zu einem bestimmten Fonds und die Buchung der Kosten sind getrennt (Funktionstrennungsrichtlinie SOD-85): Zusammen könnten sie Ausgaben in einen zweckgebundenen Fonds verschieben und dies als Routinevorgang erscheinen lassen.