Übergang aus einem anderen System
Das Migrationscockpit: Was wird als Datensatz übernommen, was wird stattdessen archiviert und warum erfolgt die Umstellung in mehreren, zeitlich festgelegten Runden anstatt an einem Wochenende?
Die Migration eines Unternehmens ist ein Projekt und kein einfacher Import. Das Cockpit unter „Plattform → Legacy-Migration“ ist genau darauf ausgelegt. Es kennt über dreißig Quellsysteme – ERP, CRM, HRMS, Gesundheits- und Studentensysteme – und weiß, wie diese die von TRANXACT verwendeten Bezeichnungen nennen.
Die Regel, die alles prägt
Stammdaten und offene Transaktionen werden in der Anwendung als echte Datensätze dargestellt und befolgen alle Regeln. Abgeschlossene Transaktionen werden archiviert, anstatt erneut gebucht zu werden. Die erneute Buchung bezahlter Rechnungen der letzten drei Jahre würde Journalbuchungen in abgeschlossenen Perioden erzeugen und zu einer Saldenliste führen, die nicht mehr mit der von Ihnen freigegebenen übereinstimmt.
Zwei Phasen
- Der Plan: Was kommt, woher, Feld für Feld abgebildet gegen das, was das Ziel tatsächlich akzeptiert – aus dem Produkt ablesen, nicht raten.
- Die Runden: Datierte Delta-Ladungen, die immer wieder ausgeführt werden, während das alte System noch in Betrieb ist. Jede Last bringt die Änderungen seit der letzten, bis jemand die Umstellung anordnet.
Jede Runde wird protokolliert. Sie dokumentiert die Ergebnisse, die erstellten Inhalte, die abgelehnten Ergebnisse und die Gründe dafür – sowie einen Reset, der eine Runde zurücksetzt, falls ein Fehler aufgetreten ist. Eine Migration, die nicht wiederholt werden kann, ist eine Migration, für die nur ein Versuch zur Verfügung steht.
Anfangssalden
Die Schlussbilanz des alten Systems wird im neuen System zum Eröffnungsbuchungssatz, datiert auf den Tag vor der Inbetriebnahme. Dies ist der einzige Buchungssatz, der bei der Migration vorgenommen wird, und er muss korrekt sein.
Woher die Dateien stammen
Das Entladen eines realen Systems ist in der Regel größer als alles, was man per Browser-Upload hochladen möchte. Richten Sie die Migration auf ein angeschlossenes Laufwerk aus, und die Daten werden dort gelesen, wo sie sich befinden – siehe Angeschlossene Laufwerke.
Für jeden Schritt wird eine Vorlage heruntergeladen: eine leere Tabelle mit den Spalten, die die Feldzuordnung vorgibt. Wenn eine Zuordnung ein Feld unter mehreren Namen akzeptiert – beispielsweise kann die Datumsspalte eines QuickBooks-Exports je nach Bericht „Transaktionsdatum“, „Datum“ oder „Transaktionsdatum“ heißen – enthält die Vorlage für jede Alternative eine eigene Spalte. So ist die entsprechende Spalte unabhängig vom verwendeten Export in der Vorlage enthalten.
SAP Business One
SAP Business One (SAP-B1 in der Systemliste) wird in dreizehn Schritten ausgeführt, die jeweils nach den B1-Tabellen benannt sind, aus denen sie gelesen werden, und zwar in der Reihenfolge, in der das Cockpit sie ausführt: Die Elemente, auf die eine Transaktion verweist, existieren, bevor die Transaktion selbst existiert.
| Schritt | Lesen Sie von | Wirkt wie |
|---|---|---|
| Kontenplan | OACT, nur für zahlungsfähige Konten | Hauptbuchkonten. Titelkonten sind die Schubladen des Kontenplans und es können keine Buchungen darauf vorgenommen werden. |
| Kostenstellen | OPRC, Dimension 1 | Kostenstellen. B1 nennt sie Profitcenter; die anderen Dimensionen sind separate Listen. |
| Anbieter | OCRD, wobei CardType S ist | Lieferanten |
| Kunden | OCRD, wobei CardType C ist | Kundenkonten. Leads (Kartentyp L) sind Pipeline, keine Kunden. |
| Artikel | OITM mit OITB | Artikel, Lagerware und Nicht-Lagerware gleichermaßen |
| Offene Bestellungen | OPOR mit POR1, offene Leitungen | Bestellungen für das, was noch zu empfangen ist |
| Offene Debitorenrechnungen | OINV, offen | Kundenrechnungen, inklusive der bereits erhaltenen Beträge, abgerechnet |
| Offene Kreditorenrechnungen | OPCH, offen | Lieferantenrechnungen, unter der Rechnungsnummer des Lieferanten. |
| Abgeschlossene Debitorenrechnungen | OINV, geschlossen | Archivierte Geschichte, nie wieder veröffentlicht |
| Abgeschlossene Kreditorenrechnungen | OPCH, geschlossen | Archivierte Geschichte, nie wieder veröffentlicht |
| Eingehende und ausgehende Zahlungen | ORCT und OVPM | Als Beweismittel archiviert |
| Probebilanz | JDT1 pro Konto summiert | Das Eröffnungsjournal |
| Hauptbuchhistorie | OJDT mit JDT1 | Die Tagebücher, die Sie über den Zeitraum führen |
Der Quelldatensatz enthält die Extraktionshilfen: die Abfrage für Microsoft SQL Server und dieselbe Abfrage für SAP HANA, die Menüpfade des B1-Clients für den Export aus dem Client (Abfrage-Manager nach Excel, Geschäftspartnerstammdaten, Artikelliste, Hauptbuch, Saldenliste, Fälligkeitsanalyse) sowie ein Skript für die Serviceschicht unter https://<Server>:50000/b1s/v1/, da die Datenbank selbst nicht erreichbar ist. Die Feldzuordnungen werden anhand der Spaltennamen dieser Exporte initialisiert, sodass eine direkt aus B1 exportierte Datei ohne Umbenennung korrekt zugeordnet werden kann.
Die Saldenliste wird aus den Journalzeilen summiert, anstatt sie aus dem Saldenlistenbericht von B1 abzulesen, da dieser Bericht Zwischensummen der Titelkonten enthält, die vor der Saldenbildung entfernt werden müssten.
Ist es bereit? Das Bereitschafts-Dashboard
Das Cockpit wird schrittweise bearbeitet. Die Frage im Go-Live-Meeting ist eine andere: Sind die Kunden bereit? Sind die offenen Verbindlichkeiten beglichen? Ist der Lagerbestand bereit? Die Option „Plattform → Legacy-Migration → Migrationsbereitschaft“ beantwortet diese Frage für jeden Geschäftsbereich und jedes zu migrierende System. Im Cockpit-Header befindet sich eine Schaltfläche für das Bereitschafts-Dashboard, die diese Informationen öffnet.
Ganz oben wird die Gesamtsumme der Umstellung angezeigt – der Anteil der umstellungsbereiten Daten – mit einem entsprechenden Status (Bereit für den Produktivbetrieb, In Bearbeitung oder Nicht bereit), den übertragenen Datensätzen, der Datenqualität, den Ausnahmen und der Anzahl der Objekte in den Status „Bereit“, „In Prüfung“ und „Gesperrt“. Darunter befindet sich für jeden Geschäftsbereich eine Kachel; wählen Sie eine aus, um nur diesen Bereich oder alle Bereiche anzuzeigen.
| Bereich | Was es umfasst |
|---|---|
| ERP – Finanz- und Kernkompetenzen | Kunden, Lieferanten, Materialien, offene Forderungen, offene Verbindlichkeiten, Anlagevermögen, Kontenplan, Kostenstellen, Anfangssalden, Hauptbuchhistorie und abgeschlossene Transaktionen. |
| CRM – Kunden und Pipeline | Konten, Kontakte, Leads, offene Verkaufschancen, offene Angebote, offene Aufträge, offene Fälle, Kampagnen und Aktivitätsverlauf. |
| SCM – Lieferkette und Logistik | Lieferanten, Artikel und Einheiten, Lager und Behälter, Einlagerungs- und Nachschubregeln, Lagerbestand, offene Bestellungen, offene Lagerarbeiten, Spediteure und Tarife, offene Frachtkosten sowie Pläne und Prognosen. |
| Herstellung | Arbeitsplätze, Stücklisten, Arbeitspläne, Ausrüstungs- und Wartungspläne, Prüfpläne, offene Produktions- und Wartungsaufträge, offene Qualitätsereignisse und Werkshistorie. |
| Personalwesen und Gehaltsabrechnung | Organisation und Positionen, Mitarbeiter, Angehörige, Gehaltsstruktur, wiederkehrende Gehaltsbestandteile und Gehaltsabrechnungshistorie. |
| Gesundheitspflege | Patienten, Leistungserbringer und Abteilungen, Kostenträger und Richtlinien, Probleme, Allergien und Impfungen, zukünftige Termine, aktive Rezepte, offene Behandlungen und Krankengeschichte. |
| Studentenlebenszyklus | Programme und Kurse, Studierende, Leistungsnachweise, offene Bewerbungen, aktuelle Einschreibungen, Studierendenkonten und Studienbeihilfen, Sperren und Registrierungshistorie. |
| Personalbeschaffung und Zeitarbeitskräfte | Kunden und Programme, Kandidaten, offene Stellenangebote, offene Bewerbungen, aktive Vermittlungen, Stundenzettel und Rechnungen sowie Compliance-Angelegenheiten. |
Jeder Bereich ist eine Tabelle mit einer Zeile pro zu transportierendem Element:
| Spalte | Was es aussagt |
|---|---|
| Aufzeichnungen | Die Zeilen im Extrakt – der jeweils neueste Upload jedes Schrittes, der die Zeile speist, addiert über alle verbleibenden Quellsysteme. |
| Qualität | Der Anteil der Zeilen, die die eigenen Prüfungen des Zielbildschirms bestanden haben. |
| Ausnahmen | Die Zeilen wurden entweder von den Prüfungen oder vom Bildschirm beim Laden abgelehnt. Öffnen Sie den entsprechenden Schritt im Cockpit, um den Grund für die Ablehnung jeder einzelnen Zeile zu erfahren. |
| Versöhnt | Ja, wenn jeder Schritt abgeschlossen ist, keine Zeile mehr geladen werden muss und alle vom Cockpit erstellten Datensätze noch vorhanden sind. Nein, wenn einige dieser Datensätze inzwischen gelöscht wurden. Andernfalls ausstehend. |
| Status | Bereit, Überprüfung, Blockiert, Nicht gestartet, Nicht deklariert oder Nicht zutreffend – siehe unten. |
| Status | Wann |
|---|---|
| Bereit | Die Qualität beträgt 98 % oder mehr und die Zeile ist abgeglichen. |
| Rezension | Die Qualität liegt zwischen 90 % und 98 %, oder die Zeile ist noch nicht abgeglichen. |
| Blockiert | Die Qualität liegt unter 90 % oder die vom Cockpit erstellten Aufzeichnungen sind nicht mehr vorhanden. |
| Nicht gestartet | Ein System, das sich in diesem Zustand befindet, hat diesen Schritt bereits durchlaufen, und es wurde noch nichts darauf hochgeladen. |
| Nicht deklariert | Dass kein System mehr existiert, macht dies deutlich. Die Zeile zeigt an, welche anderen Systeme dies tun. Entweder wird es in dem System, das es enthält, angegeben, oder es wird bestätigt, dass das Unternehmen keines davon verwendet. |
| Nicht zutreffend | Dieser Schritt wurde übersprungen, da dieses Unternehmen ihn nicht anbietet. |
Wählen Sie eine Zeile aus, um deren Inhalt und die zugehörigen Schritte und Systeme anzuzeigen. Ein Schritt kann Daten aus zwei Bereichen liefern – eine Kundenliste umfasst sowohl die Kunden des ERP-Systems als auch die Konten des CRM-Systems – und die Summen oben werden nur einmal gezählt.
Ein Bereich wird sichtbar, sobald ein verlassenes System Daten hineinbringt. Bereiche, in die niemand Daten hineinbringt, sind unten aufgeführt und nicht Teil dieser Umstellung. Ein System gilt als verlassen, sobald eine Datei darauf hochgeladen oder einer seiner Schritte übersprungen wurde.
Bevor Daten hochgeladen wurden, gibt es nichts zu messen. Zur Veranschaulichung zeigt das nebenstehende Beispiel-Dashboard dieses Unternehmens Beispielzahlen für eine Demonstration, die auf der Seite als nicht firmeneigen gekennzeichnet sind. Die Beispielzahlen werden niemals mit den tatsächlichen Daten vermischt.
Wer darf was tun?
Das Cockpit und das Bereitschafts-Dashboard werden pro Rolle unter Plattform → Rollen als Migrations-Cockpit und Migrationsbereitschaft gewährt, und jede Aktion im Cockpit fragt die benötigte Berechtigung an:
| Berechtigung für das Migrations-Cockpit | Lässt jemanden |
|---|---|
| Anzeige | Öffnen Sie das Cockpit und lesen Sie den Plan, die Schritte, die Karte, die Reihen und die Verankerungsanweisungen. |
| Hinzufügen | Laden Sie einen Auszug hoch – von diesem Computer, von einem angeschlossenen Laufwerk oder als geplanten Upload. |
| Ändern | Prüfen, laden, buchen, abrechnen, archivieren, Salden oder die Hauptbuchhistorie buchen, einen Schritt überspringen oder wiederholen, die Nummerierung, die Vorgehensweise und die Runden festlegen und den Umstellungsprozess als abgeschlossen markieren oder wieder öffnen. |
| Löschen | Eine bereitgestellte Datei verwerfen oder den gesamten Umstellungsprozess zurücksetzen. |
Die Migrationsbereitschaft muss nur angezeigt werden; sie ändert nichts. Die Listen hinter dem Cockpit – Quellsysteme, Migrationsobjekte, Feldzuordnungen, Migrationsstapel, Migrationsläufe, Migrationsrücksetzungen, Archivierter Verlauf und Anfangssalden – werden wie alle anderen Bildschirme separat bereitgestellt.
Zwei Rollen sind bereit zur Zuweisung:
- Der Migrationsleiter führt die Umstellung durch: Er kümmert sich um alle Berechtigungen im Cockpit, fügt hinzu, ändert und löscht Änderungen an Quellsystemen, Migrationsobjekten und Feldzuordnungen und zeigt diese im Bereitschafts-Dashboard und den anderen Listen an.
- Der Go-Live-Reviewer liest das Readiness-Dashboard, das Cockpit und alle dazugehörigen Listen und ändert nichts – weder für den Lenkungsausschuss, noch für den Auditor oder den Geschäftsinhaber, der die Umstellung genehmigt.
Jemand, dessen Rolle das Cockpit zwar lesen, aber nicht ändern darf, sieht einen entsprechenden Hinweis unter dem Fortschrittsbalken, und das Cockpit lehnt jegliche Änderungsversuche ab. Die Schaltflächen der einzelnen Bildschirme zueinander sind nur für Personen sichtbar, die diese öffnen dürfen.
Mit dem Abschluss der Umstellung werden das Cockpit und die zugehörigen Listen für das betreffende Unternehmen geschlossen, sonst nichts. Alle anderen Plattformbildschirme funktionieren weiterhin wie gewohnt.