Alte Daten behalten und entfernen
Aufbewahrungsrichtlinien: Archivieren oder löschen Sie fertige Daten, sobald sie alt und unberührt sind – nichts wird ausgeliefert, nichts ist standardmäßig aktiviert und es wird eine Vorschau angezeigt, bevor irgendetwas verschoben wird.
Protokolldateien wachsen unaufhörlich und geschlossene Dokumente häufen sich. Unter „Plattform → Daten & Dokumente → Datenaufbewahrung“ legt ein Unternehmen fest, was mit Daten geschieht, sobald diese veraltet sind und nicht mehr genutzt werden: Archivierung aus den Live-Tabellen oder endgültige Löschung.
Es werden keine Daten versendet und es gibt keine Standardeinstellungen. Ohne entsprechende Richtlinien werden Daten unbegrenzt gespeichert. Wie lange Ihr Unternehmen eine Rechnung oder ein Zugriffsprotokoll aufbewahren muss, ist eine Rechtsfrage, die in jedem Land unterschiedlich beantwortet wird. Eine von jemand anderem gewählte Standardeinstellung wäre für die meisten Länder die falsche.
Was eine Richtlinie besagt
| Feld | Was es entscheidet |
|---|---|
| Daten | Eine Art von Daten, ausgewählt aus einem Katalog ausschließlich fertiger Daten (siehe unten). |
| Archivieren oder löschen | Archivieren verschiebt die Zeilen aus den aktiven Tabellen und bewahrt sie lesbar und wiederherstellbar auf. Bereinigung löscht sie. |
| Älter als (Jahre) | Daten werden erst dann berücksichtigt, wenn sie mindestens so viele Jahre alt sind. |
| Seit (Jahren) nicht hinzugefügt oder geändert | Und nur dann, wenn in dieser Zeit nichts hinzugefügt oder verändert wurde. Beide Angaben beziehen sich auf volle Jahre und sind beide erforderlich; diese Angabe darf nicht älter als sein. |
| Läufe | Täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich. |
| Erster Lauf | Optional. Leer bedeutet, dass die nächste Überprüfung nach dem Einschalten erfolgt. |
| Höchstens (Zeilen pro Durchlauf) | Was ein Durchlauf verarbeitet, wird im nächsten Durchlauf bearbeitet; der Rest wartet auf den nächsten. Standardmäßig 50.000, sofern nicht anders angegeben. |
| Eingeschaltet | Eine Richtlinie wird im deaktivierten Zustand erstellt. Sehen Sie sie sich in der Vorschau an und aktivieren Sie sie anschließend. |
„Geändert“ wird sowohl aus den Datumsangaben des Datensatzes als auch aus dem Prüfprotokoll abgelesen. Eine fünf Jahre alte Rechnung, die letzten Monat korrigiert wurde, wurde bearbeitet, selbst wenn die Datumsangaben dies nicht ausweisen.
Was kann man wählen?
- Protokolle: das Audit-Protokoll, Single-Sign-On-Versuche, beendete Anmeldesitzungen, das API Studio-Aufrufprotokoll, Webhook-Übermittlungen, der E-Mail-Ausgang, Integrationsereignisse, Workflow-, Pipeline- und Batch-Job-Ausführungen, Analytics-Abfrageausführungen, Berichtsausführungen, Ausführungen gedruckter Formulare, das ASK-Fragenprotokoll, Process-Mining-Ausführungen, abgeschlossene Aufmerksamkeitselemente, KI-Agentenausführungen, IoT-Signale, das Patientendatensatz-Zugriffsprotokoll und die vom Migrationscockpit archivierte Legacy-Historie.
- Abgeschlossene Geschäftsdokumente: geschlossene Support-Tickets, abgeschlossene CRM-Aktivitäten, abgelaufene, abgelehnte oder umgewandelte Angebote, abgeschlossene oder stornierte Verkaufs- und Bestellungen sowie bezahlte oder ungültige Kunden- und Lieferantenrechnungen.
Das Hauptbuch und seine Journale werden bewusst nicht offengelegt. Das Hauptbuch ist die Grundlage für alle weiteren Abgleiche; eine Saldenliste, die sich aufgrund einer Rückstellungsbuchung ändert, ist keine Saldenliste, die irgendjemand unterschreiben kann.
Was wird aufbewahrt und was gehört zu den Aufzeichnungen?
- Ein Datensatz, auf den sich etwas anderes noch bezieht, wird aufbewahrt und mit Angabe des Grundes gezählt. Eine abgeschlossene Bestellung, auf die eine Rechnung noch verweist, bleibt an ihrem Platz.
- Zu einem Datensatz gehörende Zeilen werden mit diesem gespeichert: die Positionen einer Rechnung, die Nachrichten eines Tickets. Sie werden mit ihm archiviert und wiederhergestellt, sodass ein Datensatz niemals nur teilweise vorhanden ist.
Vorschau, Jetzt starten und der Zeitplan
- Die Richtlinie wird erstellt. Sie wird deaktiviert gespeichert.
- Pressevorschau. Sie zählt, was bei einem Durchlauf archiviert oder gelöscht würde, was beibehalten würde und warum – und ändert nichts.
- Aktivieren Sie die Richtlinie, sobald die Vorschau Ihren Wünschen entspricht. Ein Hintergrundprozess prüft alle 15 Minuten, ob Richtlinien fällig sind, und führt diese jeweils zum vereinbarten Zeitpunkt aus.
- Run now führt es sofort aus, egal was der Zeitplan vorgibt.
Jeder Lauf, ob geplant, manuell oder als Vorschau, ist in den Aufbewahrungsläufen erfasst: was geprüft, was archiviert oder gelöscht, was behalten und wer ihn durchgeführt hat.
Archivieren und Zurücklegen eines Datensatzes
Die archivierten Datensätze listen auf, welche Datensätze durch Archivierungsläufe entfernt wurden, jeweils mit den zugehörigen Zeilen. Die Wiederherstellung stellt den Datensatz und seine Zeilen exakt in ihrem ursprünglichen Zustand wieder her. Falls eine im Datensatz referenzierte Komponente nicht mehr vorhanden ist – beispielsweise der Kunde die Daten gelöscht hat –, wird die Wiederherstellung komplett abgelehnt, anstatt einen Datensatz wiederherzustellen, der auf nichts mehr verweist.
Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Es gibt keinen Papierkorb und keine Sicherungskopie, auf die dieser Bildschirm zugreifen kann. Wenn Sie sich nicht sicher sind, archivieren Sie: Ein archivierter Datensatz wird aus allen Listen und Berichten entfernt und kann jederzeit wiederhergestellt werden.
Wer darf was tun?
| Zu | Du brauchst |
|---|---|
| Vorschau einer Richtlinie | Anzeige in Aufbewahrungsrichtlinien |
| Archivierungsrichtlinie ausführen | Änderungen der Aufbewahrungsrichtlinien |
| Führen Sie eine Bereinigungsrichtlinie aus oder aktivieren Sie eine solche. | Löschrichtlinien bei Aufbewahrung |
| Einen archivierten Datensatz wiederherstellen | Änderungen an archivierten Datensätzen |
Die Löschfunktion muss das Löschen von Rechnungen und nicht deren Änderung ermöglichen, da sie genau das bewirkt. Jemand, der Rechnungen nicht einzeln löschen kann, sollte nicht in der Lage sein, zehntausend Rechnungen durch Bearbeiten eines Zeitplans zu löschen.
Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.