Regole di contabilità dei fondi e di derivazione del libro mastro

Fondi, sovvenzioni, programmi e funzioni su ogni riga: derivati dalle regole aziendali al momento del salvataggio e della pubblicazione di un documento, con una traccia su ogni riga della regola che ha assegnato ciascun valore.

Un ente governativo o pubblico tiene la propria contabilità per fondi: il fondo generale, un fondo per entrate speciali per le tasse sui carburanti, un fondo per progetti di investimento per le obbligazioni, un fondo aziendale per l'azienda idrica. Ciascuno di questi fondi costituisce un insieme di conti autosufficienti e il denaro presente in un fondo non può essere prelevato da un altro. Una sovvenzione introduce un secondo requisito: ogni spesa a essa imputata deve rientrare nel periodo di erogazione del finanziamento e nel fondo a cui è stato destinato.

Nessuno dovrebbe dover digitare il numero di fondo su ogni riga. Il fondo deriva dal dipartimento, la sovvenzione dal progetto, il programma dal centro di costo e le regole che lo stabiliscono sono tue e cambiano a ogni ciclo di bilancio. Contabilità → Contabilità dei fondi.

Le dimensioni

Fondi, sovvenzioni, programmi e funzioni sono riportati nelle righe del giornale, nelle righe delle fatture fornitori e clienti, nelle righe degli ordini di acquisto, nelle righe delle spese e nei processi di elaborazione delle buste paga. Quando le righe di una fattura fornitore o cliente riportano fondi, la relativa registrazione è suddivisa per fondo.

Impostazioni di contabilità dei fondi

• Ogni riga inserita deve essere accompagnata da un fondo: una riga di giornale senza fondo verrà rifiutata.
• Eseguire le regole di derivazione — disattivato, e le regole vengono mantenute ma non applicate.

insiemi di regole

Set di regole di derivazione: un set per ogni elemento derivato (Fondo, Sovvenzione, Programma, Funzione, Conto Co.Ge. o Centro di costo) viene eseguito in sequenza, in modo che un set successivo possa leggere ciò che un set precedente ha deciso (un set di sovvenzioni che legge il fondo scelto dal set di fondi).

Regole

Ogni regola in un insieme ha una priorità, una condizione e un'azione. Una regola si attiva quando la sua condizione è soddisfatta e la sua azione produce un valore.

• La condizione: test di un campo rispetto a un valore — è, non è, è uno di, inizia con, contiene, compreso tra, è vuoto e il resto — raggruppati in AND e OR; oppure un'espressione nel linguaggio di espressione della piattaforma; o entrambi. I campi includono il tipo di documento, la fase, la data, il periodo, il numero e il tipo di conto contabile, il centro di costo, il fondo, la sovvenzione, il fornitore, il cliente, la voce e il tipo di spesa.
• L'azione: impostare un valore (una costante), copiare un campo, cercarlo (in una tabella di ricerca) o calcolarlo (un'espressione).
• Modalità: Predefinita (una persona può sovrascrivere) — il valore digitato da qualcuno rimane invariato. Bloccata (sostituisce il valore digitato da qualcuno) — viene utilizzato il valore della regola, indipendentemente da ciò che è stato digitato, e la traccia indica che è stato sostituito.

La sezione Regole di derivazione elenca ogni regola come un record, con la condizione come formato JSON in cui viene salvata. Derivation Studio è il luogo in cui vengono scritte: seleziona un set, Aggiungi regola, quindi Aggiungi condizione e Aggiungi gruppo per creare la condizione, scegli l'azione e la modalità e Salva regola.

Tabelle di ricerca

Cento centri di costo per i loro fondi costituiscono una tabella, non cento regole. Le tabelle di ricerca di derivazione specificano cosa fornisce la tabella e i uno, due o tre campi chiave su cui si basa; le righe di ricerca di derivazione contengono le chiavi e il valore che ciascuna fornisce, con le date. L'asterisco (*) in una chiave corrisponde a qualsiasi elemento e prevale la riga più specifica.

derivazione del test

In Derivation Studio, la derivazione di prova prende una riga così come si presenta (documento, fase di registrazione o salvataggio del documento), data, conto contabile, centro di costo, importo, lato, descrizione, fondo, sovvenzione, programma e funzione come specificato, fornitore, cliente, articolo e qualsiasi altro attributo) e mostra cosa deciderebbero le regole, regola per regola. Lascia una dimensione vuota per lasciare che siano le regole a decidere; compilala per vedere se un valore predefinito lo mantiene o se un blocco lo sostituisce. Nulla viene salvato.

La traccia e i controlli

• Ogni riga registrata indica la regola che ha assegnato ciascun valore. Le registrazioni derivate elencano le righe con il relativo fondo, sovvenzione, programma e funzione, nonché le regole sottostanti: questa è la prima domanda che un revisore si pone.
• Deve esistere una sovvenzione, essere attiva, appartenere al fondo della linea e coprire il periodo di validità della linea stessa. Una linea con una sovvenzione ma senza fondi disponibili usufruisce del fondo della sovvenzione. Un costo al di fuori del periodo di esecuzione, relativo a una sovvenzione sospesa o chiusa, o a un altro fondo, viene rifiutato, con la relativa motivazione, sia in fase di registrazione che nel database.

Chi lo mantiene

Le figure professionali che ricoprono i ruoli di responsabile finanziario e di controllo di gestione, ovvero il contabile di gruppo e il responsabile della gestione dei conti, si occupano di fondi, sovvenzioni e regolamenti; il responsabile del controllo interno e il commercialista possono consultarli. La stesura dei regolamenti che stabiliscono a quale fondo appartiene una spesa e la contabilizzazione della spesa stessa sono gestite separatamente (regola di separazione dei compiti SOD-85): se eseguite insieme, potrebbero spostare una spesa in un fondo vincolato e farla apparire come un'operazione di routine.