Proveniente da un altro sistema
La cabina di pilotaggio della migrazione: cosa viene trasferito come dati, cosa viene archiviato e perché il passaggio avviene in una serie di fasi datate anziché in un unico fine settimana.
Il passaggio di un'azienda a un nuovo sistema è un progetto, non una semplice importazione, e la dashboard disponibile in Piattaforma → Migrazione sistemi legacy è progettata proprio per questo scopo. È in grado di riconoscere oltre trenta sistemi sorgente, tra cui ERP, CRM, HRMS, sistemi sanitari e per studenti, e le denominazioni che TRANXACT utilizza per i diversi elementi.
La regola che plasma ogni cosa
I dati anagrafici e le transazioni APERTE vengono visualizzati come registrazioni reali all'interno dell'applicazione, nel rispetto di tutte le regole. La cronologia delle transazioni chiuse viene archiviata anziché ripubblicata. Ripubblicare tre anni di fatture pagate genererebbe tre anni di registrazioni contabili in periodi chiusi e un bilancio di verifica che non corrisponderebbe più a quello approvato.
Due fasi
- Il piano: cosa arriverà, da dove, mappato campo per campo rispetto a ciò che il target effettivamente accetta — dedurre dal prodotto anziché fare supposizioni.
- I cicli: carichi delta obsoleti che vengono eseguiti ripetutamente mentre il vecchio sistema è ancora attivo, ognuno dei quali riporta le modifiche apportate dall'ultima volta, finché qualcuno non ordina il passaggio definitivo.
Ogni ciclo è una registrazione. Ciò che ha trovato, ciò che ha creato, ciò che ha rifiutato e perché, e un reset che riporta il ciclo allo stato precedente se era errato. Una migrazione che non puoi rieseguire è una migrazione per la quale hai un solo tentativo.
Saldi di apertura
Il bilancio di chiusura del vecchio sistema diventa una registrazione contabile di apertura nel nuovo, datata al giorno precedente alla messa in produzione. Questa è l'unica registrazione contabile effettuata dalla migrazione, ed è l'unica che deve essere corretta.
Da dove provengono i file
Lo scaricamento da un sistema reale è in genere più grande di qualsiasi cosa si voglia allegare a un caricamento tramite browser. Puntando la migrazione a un'unità connessa, i dati vengono letti direttamente lì (vedere Unità connesse).
Ogni passaggio prevede il download di un modello: un foglio di calcolo vuoto con le colonne corrispondenti alla mappatura dei campi. Laddove una mappatura accetta un campo con più di un nome (ad esempio, un'esportazione del registro contabile di QuickBooks può intitolare la colonna delle date "Data transazione", "Data" o "Data transazione", a seconda del report), il modello include una colonna per ciascuna alternativa, in modo che, indipendentemente dal tipo di esportazione, la relativa colonna sia presente nel modello.
SAP Business One
SAP Business One (SAP-B1 nell'elenco dei sistemi) si articola in tredici passaggi, ognuno dei quali prende il nome dalle tabelle B1 da cui viene letto, e nell'ordine in cui vengono eseguiti dal cockpit: gli elementi a cui fa riferimento una transazione esistono prima che la transazione venga eseguita.
| Fare un passo | Leggi da | Sembra come |
|---|---|---|
| Piano dei conti | OACT, solo conti trasferibili | Conti di contabilità generale. I conti di titolo sono i cassetti del piano dei conti e non è possibile registrarvi nulla. |
| Centri di costo | OPRC, dimensione 1 | Centri di costo. B1 li chiama centri di profitto; le altre dimensioni sono elencate separatamente. |
| Fornitori | OCRD dove CardType è S | Fornitori |
| Clienti | OCRD dove CardType è C | Account clienti. I lead (tipo di carta L) rappresentano la pipeline, non i clienti. |
| Elementi | OITM con OITB | Articoli, sia a magazzino che non a magazzino. |
| Ordini di acquisto aperti | OPOR con POR1, linee aperte | Ordini di acquisto per ciò che deve ancora essere ricevuto |
| Fatture clienti aperte | OINV, aperto | Fatture ai clienti, con quanto già ricevuto e saldato |
| Fatture fornitori aperte | OPCH, aperto | Fatture dei fornitori, con il numero di fattura del fornitore stesso |
| Fatture di crediti chiuse | OINV, chiuso | Storia archiviata, mai più ripubblicata. |
| Fatture fornitori chiuse | OPCH, chiuso | Storia archiviata, mai più ripubblicata. |
| Pagamenti in entrata e in uscita | ORCT e OVPM | Archiviato come prova |
| Bilancio di verifica | JDT1 sommato per conto | Il diario di apertura |
| Storia del registro | OJDT con JDT1 | I diari che tieni durante il periodo |
Il record sorgente contiene gli strumenti di estrazione: la query per Microsoft SQL Server e la stessa query per SAP HANA, i percorsi del menu del client B1 quando si preferisce esportare dal client (Query Manager per Excel, Dati anagrafici del partner commerciale, Elenco articoli, Contabilità generale, Bilancio di verifica, Analisi dell'anzianità) e uno script per il Service Layer all'indirizzo https://<server>:50000/b1s/v1/ dove il database stesso non è raggiungibile. Le mappature dei campi sono inizializzate con i nomi delle colonne prodotti da tali esportazioni, quindi un file direttamente da B1 viene mappato senza essere rinominato.
Il bilancio di verifica viene calcolato sommando le righe delle registrazioni contabili anziché leggendo il report del bilancio di verifica B1, poiché quest'ultimo include subtotali per conto che dovrebbero essere eliminati prima di poter bilanciare qualsiasi operazione.
È pronto? Il pannello di controllo della prontezza
Il cockpit viene gestito un passo alla volta. La domanda posta in una riunione di messa in produzione è diversa: i clienti sono pronti? I conti aperti sono pronti? Le scorte sono pronte? La piattaforma → Migrazione legacy → Preparazione alla migrazione risponde a questa domanda per area aziendale e per ogni sistema che viene abbandonato, e l'intestazione del cockpit presenta un pulsante per accedere alla dashboard di preparazione.
In alto è presente un dato che rappresenta l'intero processo di migrazione, ovvero la quota di ciò che è in fase di implementazione che è pronta, con accanto un verdetto (Pronto per la messa in produzione, In corso o Non pronto), i record trasferiti, la qualità dei dati, le eccezioni e il numero di oggetti Pronti, In revisione e Bloccati. Sotto, è presente un riquadro per ciascuna area aziendale; selezionandone uno, è possibile visualizzare solo quell'area o tutte le aree.
| Zona | Cosa copre |
|---|---|
| ERP — finanza e master principali | Clienti, fornitori, materiali, crediti aperti, debiti aperti, immobilizzazioni, piano dei conti, centri di costo, saldi iniziali, storico del libro mastro e transazioni chiuse. |
| CRM - clienti e pipeline | Account, contatti, lead, opportunità aperte, preventivi aperti, ordini di vendita aperti, casi aperti, campagne e cronologia delle attività. |
| SCM — catena di approvvigionamento e logistica | Fornitori, articoli e unità, magazzini e contenitori, regole di stoccaggio e rifornimento, scorte disponibili, ordini di acquisto aperti, lavori di magazzino aperti, vettori e tariffe, trasporto merci aperto, piani e previsioni. |
| Produzione | Centri di lavoro, distinte base, cicli di lavorazione, attrezzature e piani di manutenzione, piani di ispezione, ordini di produzione e manutenzione aperti, eventi di qualità aperti e storico dello stabilimento. |
| Risorse umane e buste paga | Organizzazione e posizioni, dipendenti, persone a carico, struttura retributiva, elementi retributivi ricorrenti e storico delle buste paga. |
| Assistenza sanitaria | Pazienti, fornitori e reparti, assicuratori e polizze, problemi, allergie e vaccinazioni, appuntamenti futuri, prescrizioni attive, incontri aperti e anamnesi clinica. |
| ciclo di vita dello studente | Programmi e corsi, studenti, trascrizioni, domande di ammissione aperte, iscrizioni attuali, conti studenti e aiuti finanziari, blocchi e storico delle iscrizioni. |
| Personale e forza lavoro temporanea | Clienti e programmi, candidati, offerte di lavoro aperte, candidature aperte, assunzioni attive, fogli presenze e fatture, e adempimenti normativi. |
Ogni area è una tabella con una riga per ogni elemento che deve trasportare:
| Colonna | Ciò che dice |
|---|---|
| Registri | Le righe nell'estratto rappresentano il caricamento più recente di ogni passaggio che alimenta la riga, sommato su tutti i sistemi sorgente rimanenti. |
| Qualità | La percentuale di quelle righe che hanno superato i controlli interni della schermata di destinazione. |
| Eccezioni | Le righe sono state rifiutate, dai controlli o dallo schermo durante il caricamento. Apri la sezione nella cabina di pilotaggio per leggere il motivo del rifiuto di ciascuna. |
| Riconciliato | Sì, quando ogni fase del passaggio è completata, non ci sono righe in attesa di essere caricate e tutti i record creati dal cockpit sono ancora presenti. No, quando alcuni di questi record sono stati successivamente eliminati. In caso contrario, la risposta è in sospeso. |
| Stato | Pronto, Revisione, Bloccato, Non avviato, Non dichiarato o Non applicabile: vedi sotto. |
| Stato | Quando |
|---|---|
| Pronto | La qualità è pari o superiore al 98% e la riga è stata riconciliata. |
| Revisione | La qualità è compresa tra il 90% e il 98%, oppure la riga non è ancora stata riconciliata. |
| Bloccato | La qualità è inferiore al 90% oppure i dati creati dalla cabina di pilotaggio non sono più presenti. |
| Non avviato | Un sistema in fase di abbandono presenta questo passaggio e non è stato ancora caricato nulla. |
| Non dichiarato | L'assenza di un sistema funzionante lo dimostra. La riga indica quali altri sistemi lo fanno. O lo dichiari sul sistema che lo contiene, oppure confermi che l'azienda non ne ha traccia. |
| Non applicabile | Il passaggio è stato saltato perché questa azienda non ne ha a disposizione. |
Seleziona una riga per vedere cosa comprende e da quali passaggi, e da quali sistemi, proviene. Un singolo passaggio può alimentare due aree: un elenco clienti comprende sia i clienti dell'ERP che gli account del CRM, e i totali in alto lo conteggiano una sola volta.
Un'area viene visualizzata quando un sistema in fase di abbandono introduce qualcosa al suo interno. Le aree in cui nessuno introduce nulla sono elencate in basso come non facenti parte di questa transizione. Un sistema viene considerato abbandonato quando un file viene caricato al suo interno o quando uno dei suoi passaggi viene saltato.
Prima di qualsiasi caricamento, non c'è nulla da misurare. A titolo esemplificativo, accanto a "Questa azienda", viene mostrata la dashboard con dati di esempio a scopo dimostrativo, contrassegnati sulla pagina come non appartenenti all'azienda stessa. I dati di esempio non vengono mai mescolati con quelli reali.
Chi può fare cosa
La cabina di pilotaggio e la dashboard di preparazione vengono assegnate per ruolo in Piattaforma → Ruoli, come Cabina di pilotaggio per la migrazione e Preparazione alla migrazione, e ogni azione nella cabina di pilotaggio richiede l'autorizzazione necessaria:
| Autorizzazione su Migration Cockpit | Lascia che qualcuno |
|---|---|
| Display | Apri la cabina di pilotaggio e leggi il piano, le fasi, la cartografia, le file e gli ormeggi. |
| Aggiungere | Carica un estratto: da questo computer, da un'unità collegata oppure programmando un caricamento. |
| Modifica | Controlla, carica, registra, regola, archivia, registra i saldi o la cronologia del libro mastro, salta o ripeti un passaggio, imposta la numerazione, l'approccio e gli arrotondamenti e contrassegna il passaggio completato o riaprilo. |
| Eliminare | Elimina un file in fase di staging oppure ripristina l'intero processo di passaggio. |
Lo stato di prontezza alla migrazione deve solo essere visualizzato; non modifica nulla. Gli elenchi sottostanti (Sistemi sorgente, Oggetti di migrazione, Mappe dei campi, Lotti di migrazione, Esecuzioni di migrazione, Ripristini di migrazione, Cronologia archiviata e Saldi iniziali) vengono forniti separatamente, come qualsiasi altra schermata.
Sono disponibili due ruoli pronti per essere assegnati:
- Il responsabile della migrazione gestisce il passaggio di consegne: gestisce tutte le autorizzazioni nella dashboard, aggiunge, modifica ed elimina i dati sui sistemi sorgente, sugli oggetti di migrazione e sulle mappe dei campi, e li visualizza nella dashboard di prontezza e negli altri elenchi.
- Il revisore addetto al passaggio in produzione esamina il pannello di controllo della prontezza operativa, la cabina di pilotaggio e ogni elenco sottostante, senza apportare alcuna modifica, né al comitato direttivo, né al revisore dei conti, né al proprietario dell'azienda che deve firmare l'approvazione del passaggio.
Chi ha il ruolo di poter leggere la schermata della cabina di pilotaggio ma non di poterla modificare, vede una nota sotto la barra di avanzamento che lo indica, e la cabina di pilotaggio rifiuta qualsiasi tentativo di modifica. I pulsanti che collegano le schermate tra loro sono visibili solo a chi ha l'autorizzazione ad aprirli.
Contrassegnando il passaggio come completato, la cabina di pilotaggio e gli elenchi ad essa associati vengono chiusi solo per quella specifica azienda. Tutte le altre schermate della piattaforma continuano a funzionare come prima.