Conservazione e rimozione dei dati obsoleti
Politiche di conservazione: archiviare o eliminare i dati completati una volta che sono vecchi e intatti — niente viene spedito, niente è attivo per impostazione predefinita e viene visualizzata un'anteprima prima di qualsiasi spostamento.
I log crescono all'infinito e i documenti chiusi si accumulano. Piattaforma → Dati e documenti → Conservazione dei dati è il punto in cui un'azienda decide cosa succede ai dati una volta che sono obsoleti e nessuno li utilizza più: archiviarli al di fuori delle tabelle attive oppure eliminarli definitivamente.
Non viene spedito nulla e non ci sono impostazioni predefinite. In assenza di una politica specifica, i dati vengono conservati per sempre. Per quanto tempo la tua azienda debba conservare una fattura o un registro degli accessi è una questione legale con una risposta diversa in ogni paese, e un'impostazione predefinita scelta da qualcun altro sarebbe la risposta sbagliata nella maggior parte dei casi.
Cosa dice una politica
| Campo | Cosa decide |
|---|---|
| Dati | Un tipo di dati, scelto da un catalogo di soli dati COMPLETATI (sotto). |
| Archivia o elimina | L'operazione di archiviazione sposta le righe dalle tabelle attive e le conserva, rendendole leggibili e ripristinabili. L'operazione di eliminazione le cancella definitivamente. |
| Più vecchio di (anni) | I dati vengono considerati validi solo se hanno almeno questo numero di anni. |
| Non aggiunto o modificato per (anni) | E solo se nulla vi è stato aggiunto o modificato per tutti questi anni. Entrambi sono anni interi ed entrambi sono richiesti; questo non può essere più vecchio di. |
| Corse | Giornaliero, settimanale, mensile, trimestrale o annuale. |
| Prima corsa | Opzionale. Vuoto significa il controllo successivo all'accensione. |
| Al massimo (righe per ciclo) | Ciò che viene gestito da una singola esecuzione; il resto attende l'esecuzione successiva. 50.000 a meno che non lo si imposti. |
| Acceso | Viene creata una policy disattivata. Visualizzala in anteprima, quindi attivala. |
La dicitura "Modificato" si ricava sia dalle date del documento stesso che dalla traccia di controllo. Una fattura di cinque anni fa, corretta il mese scorso, è stata comunque modificata, anche se le date del documento non lo indicano.
Cosa si può scegliere?
- Registri: registro di controllo, tentativi di single sign-on, sessioni di accesso terminate, registro delle chiamate di API Studio, consegne webhook, casella di posta in uscita, eventi di integrazione, workflow, pipeline e processi batch, esecuzioni di query di analisi, esecuzioni di report, esecuzioni di moduli stampati, registro delle domande ASK, esecuzioni di process mining, elementi di attenzione completati, esecuzioni di agenti AI, segnali IoT, registro degli accessi alla cartella clinica del paziente e cronologia legacy archiviata dal cockpit di migrazione.
- Documenti aziendali chiusi: ticket di supporto chiusi, attività CRM completate, preventivi scaduti, rifiutati o convertiti, ordini di vendita e di acquisto chiusi o annullati e fatture di clienti e fornitori pagate o annullate.
Il libro mastro e i relativi registri contabili non vengono volutamente resi disponibili. Il libro mastro è il documento a cui viene riconciliato tutto il resto; un bilancio di verifica che cambia perché è stata eseguita un'operazione di mantenimento non è un bilancio di verifica che chiunque può firmare.
Ciò che viene conservato e ciò che viene registrato
- Un documento a cui fa ancora riferimento qualcos'altro viene conservato e conteggiato con la relativa motivazione. Un ordine di acquisto chiuso a cui fa ancora riferimento una fattura rimane dov'è.
- Le righe associate a un record lo accompagnano: le righe di una fattura, i messaggi di un ticket. Vengono archiviate e ripristinate insieme al record, quindi un record non è mai incompleto.
Anteprima, Esegui ora e programma
- Crea la policy. Viene salvata disattivata.
- Anteprima stampa. Calcola cosa un'esecuzione archivierebbe o eliminerebbe, cosa manterrebbe e perché, senza apportare alcuna modifica.
- Attiva la policy quando l'anteprima corrisponde a ciò che intendevi. Un processo in background verifica ogni 15 minuti la presenza di policy in scadenza e le esegue al termine del periodo previsto.
- Esegui ora lo esegue immediatamente, indipendentemente da ciò che dice la pianificazione.
Ogni esecuzione, programmata, manuale o in anteprima, è presente in Retention Runs: cosa ha esaminato, cosa ha archiviato o eliminato, cosa ha conservato e chi l'ha eseguita.
Archivio e rimessa a posto di un record
La sezione "Record archiviati" elenca i dati rimossi dalle operazioni di archiviazione, ciascuno con le relative righe. La funzione "Ripristina" ripristina il record e le sue righe esattamente come erano. Se un elemento a cui il record fa riferimento è stato rimosso (ad esempio, eliminato dal cliente), il ripristino viene rifiutato nella sua interezza, anziché ripristinare un record che non punta a nulla.
L'eliminazione definitiva è irreversibile. Non esiste un cestino per eliminarla e questa schermata non può accedere a nessun backup. In caso di dubbi, archivia: un record archiviato viene rimosso da ogni elenco e da ogni report, ma può comunque essere recuperato.
Chi può fare cosa
| A | Hai bisogno |
|---|---|
| Anteprima di una policy | Visualizzazione delle politiche di conservazione |
| Eseguire una policy di archiviazione | Modifiche alle politiche di fidelizzazione |
| Eseguire una policy di eliminazione o attivarne una | Eliminazione in base alle politiche di conservazione |
| Ripristinare un record archiviato | Modifiche ai documenti archiviati |
La funzione di eliminazione deve cancellare anziché modificare, perché è questo che fa. Una persona che non può cancellare una fattura alla volta non dovrebbe essere in grado di cancellarne diecimila modificando una pianificazione.
Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.