ZATCA Fase 2: unità di firma, onboarding, autorizzazione e archivio

Per un'azienda saudita già in Fase 1: registrare un'unità di firma, integrarla con ZATCA (OTP, controlli di conformità, certificato di produzione), attivare la Fase 2 e ogni fattura e nota viene timbrata al momento della spedizione. Le fatture standard vengono approvate da ZATCA prima di poter essere consegnate all'acquirente; quelle semplificate vengono segnalate entro 24 ore. Invii, dashboard, archivio in sola aggiunta e PDF/A-3 con XML incluso. Le aziende in Fase 1 rimangono invariate.

La Fase 2 (integrazione) si basa sulla Fase 1. Tutto ciò che fa la Fase 1 viene comunque eseguito; la Fase 2 aggiunge la fattura XML (UBL 2.1), il suo hash, il timbro crittografico e un contatore che collega ogni fattura a quella precedente. Inoltre, integra ogni unità nella piattaforma Fatoora di ZATCA, invia ogni documento timbrato a ZATCA (per lo sdoganamento o la rendicontazione) e conserva i dati inviati e le risposte ricevute da ZATCA.

Unità di segnaletica

Contabilità → Chiusura e conformità → Fatturazione elettronica → Unità di firma ZATCA (solo per un'azienda che opera in Arabia Saudita e solo per i ruoli che lo consentono) elenca le unità di generazione di fatture elettroniche (EGS) che timbrano le fatture: Codice, Nome, Filiale, Ambiente, Stato, Test, Certificato, Scadenza certificato, Ultimo contatore (ICV) e Ultima timbratura.

1. Aggiungi un'unità: codice, nome, la filiale per cui timbra (lasciare vuoto per l'intera azienda), i dettagli della richiesta di certificato (nome comune (CN), numero di serie EGS, unità organizzativa (OU), tipi di fattura (TSCZ), sede, indirizzo nazionale breve della filiale e settore) e ambiente (sandbox, simulazione o produzione).
2. Seleziona "Unità predefinita" per specificare l'unità da utilizzare quando un ramo non ha una propria unità di misura.
3. Solo a scopo dimostrativo, selezionare "Test unità" e premere "Test certificato": l'unità otterrà una chiave e un certificato autofirmato. ZATCA non accetterebbe il timbro apposto.
4. L'attivazione con ZATCA viene eseguita sulla piattaforma ZATCA Onboarding, il cui passaggio Onboard (OTP) crea automaticamente la richiesta di firma della chiave e del certificato dell'unità. La sezione "Genera CSR" in questa schermata serve solo per preparare manualmente la richiesta; la sezione "Scarica CSR" la visualizza.

Accensione della Fase 2

• Contabilità → Chiusura e conformità → Imposte → Giurisdizioni fiscali, per la giurisdizione saudita: selezionare ZATCA Fase 2 (integrazione) e indicare Fase 2 a partire dal primo giorno di applicazione della normativa ZATCA per la società (lasciare vuoto: dal giorno di attivazione).
• La richiesta viene rifiutata a meno che la Fase 1 non sia già in corso, e viene rifiutata in assenza di un'unità firmataria.

L'acquirente e la filiale

• CRM → Account, per un cliente saudita senza partita IVA: Tipo di ID acquirente (TIN, CRN, MOM, MLS, 700, SAG, NAT, GCC, IQA, PAS o OTH) e numero ID acquirente. Se lasciato vuoto, il numero CR viene utilizzato come CRN.
• Una filiale può avere un proprio numero CR e un proprio indirizzo nazionale; le fatture timbrate per quella filiale utilizzano tali dati.

Cosa fa Post nella Fase 2

1. Tutto ciò che la Fase 1 controlla, e tutto ciò che il file XML non includerebbe, viene controllato simultaneamente e indicato in frasi con il numero della regola ZATCA.
2. Viene presa l'unità della filiale (o quella predefinita) e alla fattura viene assegnato il contatore successivo dell'unità (ICV) e l'hash della fattura precedente (PIH). Cinquanta fatture registrate nello stesso momento ricevono comunque cinquanta contatori consecutivi.
3. La fattura UBL 2.1 viene creata, sottoposta ad hashing (SHA-256), timbrata con la chiave dell'unità (ECDSA) e verificata.
4. Il codice QR contiene nove tag su una fattura semplificata (il nono è la firma del certificato) e otto su una fattura standard, al posto dei cinque della Fase 1.
5. Se la registrazione non va a buon fine, non viene consumato nulla: il contatore viene restituito.

Il timbro, l'hash, il contatore e l'UUID sono definitivi quanto gli importi. Un'azienda di Fase 1, e qualsiasi azienda in un altro paese, effettua le transazioni esattamente come prima.

Onboarding di un'unità con ZATCA

Contabilità → Chiusura e conformità → Fatturazione elettronica → L'elenco di ZATCA Onboarding mostra ogni unità di firma con il relativo ambiente, stato, fase raggiunta, evento, controlli superati, scadenza del certificato, giorni rimanenti e rinnovo in sospeso. Registrare prima l'unità in Unità di firma ZATCA. L'esecuzione di una fase è riservata all'amministratore, a meno che a qualcuno non sia stato concesso l'accesso a ZATCA Onboarding nella schermata Ruoli; gli altri utenti con accesso alla visualizzazione Contabilità possono visualizzare l'elenco, che non contiene informazioni riservate.

1. Sul portale Fatoora, la persona autorizzata dell'azienda seleziona "Configura nuova unità/dispositivo" e riceve una password monouso (OTP): sei cifre, monouso, valida per un'ora. È sufficiente comunicarla come una normale password; non verrà mai memorizzata.
2. Onboard (OTP): scegli l'ambiente (sandbox del portale sviluppatori, simulazione o produzione) e digita l'OTP. Vengono create e inviate una coppia di chiavi e una richiesta di firma del certificato; ZATCA restituisce il certificato di conformità (CSID di conformità). Un OTP rifiutato lascia l'unità in attesa con la sua richiesta: richiedi un nuovo OTP e premi nuovamente Onboard.
3. Eseguire controlli di conformità: un campione di ogni documento per cui l'unità è registrata viene inviato a ZATCA. Un'unità con tipologie di fattura 1100 (standard e semplificata) ne invia sei: fattura standard, nota di credito e nota di debito, e fattura semplificata, nota di credito e nota di debito. Ciascuna deve superare il controllo; leggere attentamente eventuali avvisi.
4. Richiesta del certificato di produzione: da quel momento in poi l'unità timbra le fatture dell'azienda, che vengono poi contabilizzate o comunicate alla ZATCA. Viene indicata la data di scadenza del certificato.
5. Rinnova il certificato con un nuovo OTP dal portale di rinnovo dell'identificativo del timbro crittografico esistente, prima della sua scadenza. L'unità continua a timbrare con la chiave corrente fino all'arrivo del nuovo certificato e la catena di contatori prosegue.

A partire da 30 giorni prima della scadenza di un certificato, il job giornaliero ACCT-ZATCA-WATCH genera un avviso finanziario, una notifica e una voce nella casella di posta automatizzata, una volta al giorno per ogni unità.

Autorizzazione e segnalazione

• Una fattura o nota standard (B2B) viene inviata a ZATCA per l'approvazione non appena la sua registrazione viene salvata, e Posta comunica se è stata approvata, rifiutata o verrà ritentata. Solo il file XML approvato da ZATCA e il relativo codice QR possono essere stampati o consegnati all'acquirente: una fattura standard ancora in sospeso, o qualsiasi documento rifiutato, non può essere stampato e il rifiuto ne specifica il motivo.
• Una fattura semplificata (B2C) viene emessa immediatamente con timbro e codice QR a nove tag e segnalata a ZATCA entro 24 ore, prima in background e poi tramite il processo orario ACCT-ZATCA-SUBMIT. Viene generato un avviso finanziario per qualsiasi fattura non segnalata entro 20 ore dall'emissione.
• Se non è possibile raggiungere ZATCA, si tenta di inviare nuovamente lo stesso documento (stesso UUID e hash) con tempi di attesa crescenti, fino a un'ora. L'accettazione con avvisi è valida; gli avvisi vengono conservati e visualizzati.
• Se ZATCA ha disattivato l'autorizzazione, viene comunque segnalato lo stesso documento firmato e la dashboard mostra quando l'autorizzazione è stata disattivata l'ultima volta.
• Le fatture AR mostrano una colonna ZATCA per un'azienda saudita e offrono le opzioni: Reinvia a ZATCA, Riemetti (se rifiutata da ZATCA), PDF/A-3 con XML ZATCA e registro ZATCA sulla fattura.

Contributi ZATCA

Ogni fattura e nota timbrata sotto la Fase 2 e quanto detto da ZATCA, con un badge: Cancellato, Segnalato, Avviso (accettato con avvertimenti), Rifiutato o In sospeso. Le colonne includono Tentativi, Ore di attesa, Prossimo tentativo, Quanto detto da ZATCA e Rilasciato come.

• L'opzione "Invia ora" cancella o segnala tutti i documenti per i quali è previsto un nuovo tentativo. L'opzione "Reinvia" invia nuovamente un documento ora: lo stesso documento, con lo stesso UUID e hash.
• La riemissione riguarda un documento respinto. Un documento respinto non viene mai più inviato così com'è: la riemissione lo annulla nei registri (la sua registrazione nel giornale viene invertita) e ne crea una bozza da correggere e registrare come nuovo documento, con il successivo numero di protocollo. Il documento respinto viene conservato, insieme alla risposta della ZATCA, nell'archivio.
• Il formato PDF/A-3 con XML fornisce la fattura in formato PDF con il relativo XML di fattura elettronica al suo interno (l'XML elaborato per una fattura standard, quello stampato per una fattura semplificata). Il formato XML per l'acquirente fornisce solo il file XML.
• Il registro di ZATCA elenca tutte le richieste relative a quella fattura e la relativa risposta.

Dashboard, registro e archivio

• Dashboard ZATCA: per ogni unità firmataria, quante fatture sono state liquidate, segnalate, accettate con avvertenze, rifiutate e in sospeso; la fattura in sospeso più vecchia in ore e quante sono in sospeso da oltre 24 ore; rifiuti negli ultimi 30 giorni e il più recente; scadenza del certificato e giorni rimanenti.
• Registro API di ZATCA: ogni chiamata a Fatoora (onboarding, controlli di conformità, autorizzazione, reporting) con risposta HTTP, esito, messaggio e tempo impiegato. OTP, segreti e intestazione di autorizzazione vengono rimossi prima della scrittura. Solo aggiunta.
• Archivio ZATCA: ogni documento timbrato così come emesso, ogni documento approvato e ogni risposta ZATCA, ciascuno con il relativo SHA-256. Solo aggiunta: il database non consente modifiche o rimozioni. I documenti vengono conservati per il periodo di conservazione dell'azienda, almeno sei anni (il periodo di conservazione dei documenti IVA in Arabia Saudita; conservare più a lungo per beni patrimoniali o immobili se consigliato dal consulente fiscale). Il download fornisce il documento archiviato.