Champs supplémentaires

Dix champs libres sur chaque écran, en-tête et ligne — déjà présents, cachés jusqu’à ce qu’on les utilise. Affichez-en un dans une liste, activez-le dans un formulaire et renommez-le uniquement si nécessaire.

Chaque enregistrement principal, chaque en-tête de document et chaque ligne de document comporte dix champs supplémentaires : cinq champs texte, trois champs numériques et deux champs date. Ils sont déjà présents sur chaque écran de cette table, sous des noms génériques (« Texte supplémentaire 1 », « Nombre supplémentaire 2 »), et masqués par défaut. Aucune configuration n'est requise pour les utiliser.

Afficher un élément sur une liste

1. Ouvrez la liste et son menu Colonnes.
2. Sous la rubrique « Champs supplémentaires », cochez celui que vous souhaitez. Il apparaîtra sous forme de colonne.
3. Filtrez, triez et exportez cette colonne comme n'importe quelle autre. Enregistrez une vue pour la conserver ; rendez-la globale et elle sera visible par tous les utilisateurs.

Remplir un formulaire

1. En bas d'un formulaire de création ou de modification, ouvrez « Plus de champs ». Vous verrez alors le nombre total de champs disponibles et le nombre de champs activés.
2. Cochez une case pour la remplir. Elle restera affichée sur votre formulaire pour cet écran jusqu'à ce que vous la décochiez.
3. Saisissez la valeur et enregistrez comme d'habitude.

• Le choix vous appartient : activer un champ modifie votre propre formulaire, et celui de personne d’autre, et ne nécessite aucun administrateur.
• Un champ qui contient déjà une valeur dans cet enregistrement est toujours affiché et ne peut pas être décoché ; une valeur saisie par un utilisateur n’est jamais masquée dans l’enregistrement sur lequel elle se trouve.
• Ce qui peut y être inscrit reste déterminé par l'autorisation accordée à l'écran et par la possibilité de modifier le document.
• Le mappage d'importation propose tous les champs supplémentaires sous « Champs supplémentaires » ; les formulaires imprimés et le générateur de rapports peuvent également les utiliser.

Renommer un élément (facultatif)

Plateforme → Personnalisation → Champs supplémentaires : un champ est réservé au nom de votre entreprise. Rien d’autre n’en dépend.

1. Trouvez l'écran ou la grille de lignes — « Bons de commande » ou « Bons de commande › Lignes ».
2. Choisissez un emplacement du type approprié : texte pour un numéro de chauffage ou une référence, nombre pour toute somme, date pour une date.
3. Choisissez Renommer, saisissez son libellé et, si vous le souhaitez, une aide contextuelle s'affiche à côté du champ et, pour un champ de texte, une liste de valeurs autorisées.
4. Cochez l'option d'affichage par défaut : Liste, Formulaire ou Enregistrement l'affiche sur la liste par défaut, le formulaire de création et de modification ou la page d'enregistrement ; Rapports l'intègre au générateur de rapports. Laissez ces options décochées pour qu'elle reste masquée par défaut sous son nouveau nom.
5. Enregistrez, puis rouvrez la page de ce tableau pour voir le nouveau nom. L'option « Utiliser un nom générique » rétablit l'ancien nom ; ses valeurs sont conservées.

• Les champs sont de véritables colonnes du tableau, ils permettent donc de trier, filtrer, rechercher et totaliser comme n'importe quelles autres colonnes.
• Un champ numérique refuse le texte et un champ de date refuse toute valeur autre qu'une date ; les valeurs autorisées sont appliquées à chaque enregistrement, quelle que soit la manière dont l'enregistrement arrive.
• Les noms sont propres à chaque entreprise : les noms des autres entreprises n’apparaissent jamais.
• Renommer un champ nécessite une autorisation dans l'écran Rôles (Plateforme → Champs supplémentaires). Afficher et renseigner un champ ne requiert pas cette autorisation.
• Le modèle de téléchargement contient les champs que votre entreprise a renommés ; les champs sans nom peuvent toujours être sélectionnés lors du mappage des colonnes.