Conservation et suppression des anciennes données
Politiques de conservation : archiver ou supprimer les données finalisées une fois qu’elles sont anciennes et intactes — rien n’est expédié, rien n’est activé par défaut et un aperçu est disponible avant tout déplacement.
Les journaux d'activité s'accumulent indéfiniment et les documents fermés s'entassent. La section Plateforme → Données et documents → Conservation des données permet à l'entreprise de décider du sort des données obsolètes et inutilisées : archivage hors des tables actives ou suppression définitive.
Aucun envoi n'est effectué et il n'y a pas de valeurs par défaut. En l'absence de politique de conservation des données, celles-ci sont conservées indéfiniment. La durée de conservation obligatoire d'une facture ou d'un journal d'accès est une question juridique dont la réponse varie d'un pays à l'autre ; une valeur par défaut choisie par un tiers serait inappropriée dans la plupart des cas.
Ce que dit une politique
| Champ | Ce que cela décide |
|---|---|
| Données | Un type de données, choisi dans un catalogue de données FINIES uniquement (ci-dessous). |
| Archiver ou purger | L'archivage déplace les lignes hors des tables actives et les conserve, de manière lisible et restaurable. La purge les supprime. |
| Plus âgé que (années) | Les données ne sont prises en compte qu'à partir de ce nombre d'années. |
| Non ajouté ni modifié depuis (années) | Et seulement si rien n'y a été ajouté ni modifié pendant toutes ces années. Les deux années sont entières et les deux sont requises ; celle-ci ne peut pas être plus ancienne que. |
| Courses | Quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement. |
| Première course | Facultatif. « Vide » signifie le prochain contrôle après la mise en marche. |
| Au maximum (lignes par exécution) | Ce qu'une exécution traite ; les autres attendent la suivante. 50 000 par défaut. |
| Allumé | Une politique est créée désactivée. Prévisualisez-la, puis activez-la. |
La mention « Modifié » est déduite à la fois des dates de l’enregistrement et de l’historique des modifications. Une facture vieille de cinq ans, corrigée le mois dernier, a donc été modifiée, même si ses dates ne le mentionnent pas.
Que peut-on choisir ?
- Journaux : journal d’audit, tentatives d’authentification unique, sessions de connexion terminées, journal d’appels API Studio, livraisons de webhook, boîte d’envoi des e-mails, événements d’intégration, flux de travail, exécutions de pipelines et de tâches par lots, exécutions de requêtes analytiques, exécutions de rapports, exécutions de formulaires imprimés, journal des questions ASK, exécutions d’exploration de processus, éléments d’attention terminés, exécutions d’agents d’IA, signaux IoT, journal d’accès aux dossiers des patients et historique hérité archivé par le cockpit de migration.
- Documents commerciaux clôturés : tickets d’assistance clôturés, activités CRM terminées, devis expirés, rejetés ou convertis, commandes de vente et d’achat clôturées ou annulées, et factures clients et fournisseurs payées ou annulées.
Le grand livre et ses journaux ne sont pas fournis à titre indicatif. Le grand livre sert de référence pour le rapprochement de toutes les autres opérations ; une balance de vérification modifiée par une opération de conservation des données n'est pas une balance de vérification que quiconque peut signer.
Ce qui est conservé et ce qui accompagne un document
- Un document auquel il fait encore référence est conservé et comptabilisé avec la raison de cette conservation. Une commande clôturée à laquelle une facture se réfère encore reste à son emplacement actuel.
- Les éléments qui composent un enregistrement y sont associés : les lignes d’une facture, les messages d’un ticket. Ils sont archivés et restaurés avec lui, de sorte qu’un enregistrement n’est jamais incomplet.
Aperçu, Exécuter maintenant et le programme
- Créez la politique. Elle est enregistrée désactivée.
- Appuyez sur Aperçu. Cela indique ce qu'une exécution archiverait ou purgerait, ce qu'elle conserverait et pourquoi — et ne modifie rien.
- Activez la stratégie lorsque l'aperçu confirme vos attentes. Une tâche en arrière-plan vérifie toutes les 15 minutes les stratégies arrivant à échéance et les exécute à leur échéance.
- La commande « Run now » l'exécute immédiatement, quel que soit le calendrier prévu.
Chaque exécution, planifiée, manuelle ou en prévisualisation, est consignée dans les exécutions de rétention : ce qu’elle a examiné, ce qu’elle a archivé ou purgé, ce qu’elle a conservé et qui l’a exécutée.
Archiver et remettre un disque en état
La liste des enregistrements archivés répertorie les opérations d'archivage effectuées, chacune avec les lignes correspondantes. La restauration rétablit l'enregistrement et ses lignes à l'identique. Si un élément référencé par l'enregistrement a disparu (par exemple, son client a supprimé sa fiche), la restauration est refusée dans son ensemble afin d'éviter de recréer un enregistrement inactif.
La suppression est irréversible. Elle ne correspond à aucune corbeille ni à aucune sauvegarde accessible depuis cet écran. En cas de doute, archivez : un enregistrement archivé est exclu de toutes les listes et de tous les rapports, mais peut être réintégré ultérieurement.
Qui peut faire quoi
| À | Vous avez besoin |
|---|---|
| Aperçu d'une police d'assurance | Afficher dans les politiques de rétention |
| Exécuter une politique d'archivage | Changement des politiques de rétention |
| Exécutez une stratégie de purge ou activez-en une. | Supprimer selon les politiques de rétention |
| Restaurer un enregistrement archivé | Modification des enregistrements archivés |
La purge doit supprimer et non modifier, car c'est sa fonction première. Une personne qui ne peut pas supprimer une facture individuellement ne devrait pas pouvoir en supprimer dix mille en modifiant un échéancier.
Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.