Règles de dérivation de la comptabilité des fonds et du grand livre général

Fonds, subventions, programmes et fonctions sur chaque ligne — calculés selon les règles propres à l'entreprise lors de l'enregistrement d'un document et lors de sa publication, avec une trace sur chaque ligne de la règle ayant attribué chaque valeur à cet endroit.

Un gouvernement ou un organisme public tient sa comptabilité par fonds : le fonds général, un fonds de recettes spéciales pour une taxe sur les carburants, un fonds de projets d’investissement pour un emprunt obligataire, un fonds d’entreprise pour le service des eaux. Chaque fonds est un ensemble de comptes à équilibrage automatique, et les fonds de l’un ne peuvent être utilisés à partir d’un autre. Une subvention ajoute une deuxième condition : toutes les dépenses qui lui sont imputées doivent être effectuées pendant la période d’attribution et dans le fonds auquel elle a été accordée.

Personne ne devrait avoir à saisir un fonds sur chaque ligne. Le fonds provient du département, la subvention du projet, le programme du centre de coûts — et les règles qui régissent cela vous appartiennent et sont mises à jour à chaque cycle budgétaire. La comptabilité générale (ou comptabilité par fonds) les gère.

Les dimensions

Les fonds, subventions, programmes et fonctions sont comptabilisés dans les écritures comptables, les lignes de factures fournisseurs et clients, les lignes de bons de commande, les lignes de dépenses et les traitements de paie. Lorsqu'une facture fournisseur ou client comporte des fonds, son écriture est ventilée par fonds.

Paramètres de comptabilité des fonds

• Chaque ligne de compte doit comporter un fonds ; une ligne de compte sans fonds est refusée.
• Désactivez les règles de dérivation ; les règles sont alors conservées mais non appliquées.

ensembles de règles

Ensembles de règles de dérivation : un ensemble pour chaque élément dérivé (fonds, subvention, programme, fonction, compte GL ou centre de coûts) – exécutés en séquence, de sorte qu’un ensemble ultérieur puisse lire ce qu’un ensemble antérieur a décidé (un ensemble de subventions qui lit le fonds choisi par l’ensemble de fonds).

Règles

Chaque règle d'un ensemble possède une priorité, une condition et une action. Une règle s'exécute lorsque sa condition est remplie et que son action produit une valeur.

• La condition : tests d’un champ par rapport à une valeur (est, n’est pas, est l’un des, commence par, contient, est compris entre, est vide, etc.) regroupés dans des opérateurs ET et OU ; ou une expression du langage d’expression de la plateforme ; ou les deux. Les champs comprennent le type de document, l’étape, la date, la période, le numéro et le type de compte général, le centre de coûts, le fonds, la subvention, le fournisseur, le client, l’article et le type de dépense.
• L'action : définir une valeur (une constante), copier un champ, le rechercher (dans une table de consultation) ou le calculer (une expression).
• Mode : Par défaut (modifiable) — la valeur saisie est conservée. Verrouillé (remplace la valeur saisie) — la valeur de la règle est utilisée quelle que soit la valeur saisie, et la trace indique qu’elle a été remplacée.

La section « Règles de dérivation » répertorie chaque règle sous forme d'enregistrement, la condition étant définie au format JSON. C'est dans Derivation Studio qu'elles sont écrites : sélectionnez un ensemble, ajoutez une règle, puis une condition et un groupe pour la définir, choisissez l'action et le mode, et enfin enregistrez la règle.

Tables de consultation

Cent centres de coûts associés à leurs fonds constituent une seule table, et non cent règles. Les tables de consultation de dérivation indiquent les données fournies par la table ainsi que les un, deux ou trois champs clés sur lesquels elle repose. Les lignes de consultation de dérivation contiennent les clés et les valeurs associées, avec les dates. L'astérisque (*) dans une clé correspond à n'importe quelle valeur, et la ligne la plus spécifique est retenue.

Dérivation du test

Dans Derivation Studio, la dérivation de test analyse une ligne telle qu'elle devrait arriver : le document, l'étape (validation ou enregistrement), la date, le compte général, le centre de coûts, le montant, le côté, la description, le fonds, la subvention, le programme et la fonction (tels que définis), le fournisseur, le client, l'article et tous les autres attributs. Elle affiche ensuite, règle par règle, la décision que prendraient les règles pour cette ligne. Laissez une dimension vide pour laisser les règles décider ; renseignez-la pour voir si une valeur par défaut la conserve ou si un verrouillage la remplace. Aucune donnée n'est enregistrée.

La trace et les vérifications

• Chaque ligne comptabilisée indique la règle qui a attribué chaque valeur. La section « Comptabilisations dérivées » répertorie les lignes avec leur fonds, subvention, programme et fonction, ainsi que les règles qui les sous-tendent — la première question de l’auditeur.
• Une subvention doit exister, être active, appartenir au budget de la ligne et couvrir la période de cette dernière. Une ligne bénéficiant d'une subvention mais sans budget est financée par celle-ci. Toute dépense hors période d'exécution, relative à une subvention suspendue ou clôturée, ou imputée à un autre budget, est refusée, la justification étant indiquée lors de la comptabilisation et dans la base de données.

Qui l'entretient

Les fonctions de finance et de contrôle de gestion, le comptable du groupe et le responsable du suivi des opérations gèrent les fonds, les subventions et les règles ; le responsable du contrôle interne et l’expert-comptable peuvent les consulter. La rédaction des règles d’affectation des dépenses et leur comptabilisation sont effectuées séparément (principe de séparation des tâches SOD-85) : une collaboration entre ces deux fonctions permettrait de transférer des dépenses vers un fonds affecté et de les faire passer pour une opération courante.