Configuration des services publics : paramètres, cycles, forfaits, locaux et itinéraires
Avant la première facture : Paramètres des services publics (jours de préavis, frais, dépôts, chèques lus, comptes du grand livre, formulaires publics), cycles de facturation, plans tarifaires avec leurs blocs et frais, locaux et itinéraires de lecture.
Configurez ces éléments dans cet ordre. Chaque étape suivante reprend les éléments de la précédente : un plan tarifaire indique son code de taxe, un local indique son itinéraire de lecture, un compte indique son cycle de facturation.
1. Paramètres utilitaires
CRM › Utilitaires › Service après-vente › Paramètres des utilitaires contient une seule ligne pour l'entreprise. Tant que les paramètres ne sont pas enregistrés, les valeurs par défaut par défaut s'appliquent (indiquées entre parenthèses).
| Champ | Ce que cela décide |
|---|---|
| jours de grâce avant les frais de retard (5) | Nombre de jours après la date d'échéance avant l'application des frais de retard. |
| Avis de retard après (jours) (10) | Lorsque l'avis de retard de paiement est émis. |
| Dernier préavis après (jours) (25) | Lorsque l'avis final (de déconnexion) est envoyé. |
| Proposer une déconnexion après (jours) (40) | Lorsqu'un compte est proposé pour une déconnexion dans la liste de tâches, aucune déconnexion n'est effectuée automatiquement. |
| Pénalités de retard (fixes) (5,00) et Pénalités de retard (% du montant impayé) (1,5) | Le montant le plus élevé des deux est facturé, une seule fois par facture. |
| Pas de frais de retard en dessous de (10,00) | Les montants impayés en vertu de cette disposition ne font l'objet d'aucuns frais. |
| Frais de reconnexion (35,00) | Ces frais sont facturés une fois la commande de rétablissement de connexion terminée, sauf si le technicien y renonce en fournissant une justification. |
| Dépôt, résidentiel / Dépôt, commercial (0) | Le dépôt demandé concernait un nouveau compte de cette catégorie. |
| Exception pour utilisation élevée (au-dessus) / Exception pour utilisation faible (en dessous) (% de la moyenne) (250 / 20) | Une lecture utilisant une part différente de la moyenne du compteur est considérée comme une exception. |
| Factures dues dans (jours) (21) | La date d'échéance d'une facture lorsque le cycle ne le précise pas. |
| Compte des recettes des services publics, Compte des dépôts des clients (2410), Compte des soldes créditeurs des clients (2420), Compte des créances irrécouvrables (6150) | Utilisation des écritures utilitaires des comptes du grand livre. Revenus vides : compte de revenus par défaut du graphique. |
| Recueillir les signalements de pannes et de problèmes du public (sur) | Ouvre ou ferme les formulaires publics « Démarrer le service » et « Signaler un problème ». |
| L'inscription au portail prouve la facture par (soit) | Ce que le résident saisit à côté du numéro de compte pour le lier : le montant de la dernière facture, le code postal de l’adresse de service, ou les deux. |
2. Cycles de facturation
- Ouvrez Facturation des services publics › Cycles de facturation et appuyez sur Nouveau.
- Saisissez un code et un nom, le jour de lecture du mois, le jour de facturation du mois et le délai d'échéance en jours.
- Sauvegarder. Les comptes appartenant au même cycle sont lus, facturés et exigibles ensemble.
3. Plans tarifaires, blocs tarifaires et frais tarifaires
- Ouvrez Facturation des services publics › Forfaits tarifaires et cliquez sur Nouveau. Saisissez le code, le nom et le service (eau, assainissement, électricité, gaz, ordures ménagères ou eaux pluviales). Choisissez « Pour une catégorie » pour limiter la sélection à une seule catégorie de clients, ou laissez ce champ vide pour tous les services.
- Saisissez l'unité (gal, ccf, m3, kWh, therm, mois…), les frais du client par période et une facture minimale.
- Pour les tarifs saisonniers, indiquez les mois d'été par numéro (par exemple 6, 7, 8, 9). Laisser vide signifie qu'il n'y a pas de saison.
- Choisissez le code de taxe. La taxe est calculée automatiquement par le système de calcul de l'entreprise sur les montants taxables, comme pour toute facture. Le compte de recettes est facultatif.
- Définissez la date de début et de fin de validité, ainsi que le statut « actif » lorsque le plan est prêt.
- Sur la ligne du plan, appuyez sur Blocs. Ajoutez une ligne par bloc : Saison (toutes, été ou hiver), Numéro du bloc, Au-dessus, Jusqu’à (vide : tout ce qui est au-dessus) et Tarif unitaire.
- Frais de presse pour les frais figurant sur les factures du forfait : un code et une description, un type fixe, par unité ou en pourcentage des frais de service, le montant (ou %) et s’il est imposable.
La facture de chaque service comprend : le montant de l’abonnement, calculé au prorata du nombre de jours d’utilisation ; la consommation ventilée par tranches horaires (tranches d’été pendant l’été, tranches d’hiver le reste de l’année, « toutes » heures) ; les frais ; un complément pour atteindre le montant minimum facturé (également calculé au prorata) ; et la taxe. En cas d’emménagement le 20 d’une période de 30 jours, le montant de l’abonnement est réduit à 11/30.
4. Lire les itinéraires et les locaux
- Compteurs et relevés › Itinéraires de relevé › Nouveau : Code, Nom, Relevé par (manuel, AMR ou AMI), Cycle de facturation et Lecteur.
- Services publics › Locaux › Nouveau : l’adresse, la ville, l’état/la région, le code postal et le pays ; la parcelle (APN) et le district si vous les utilisez ; le type ; l’itinéraire de lecture et l’ordre de parcours (l’ordre dans lequel le lecteur se rend) ; la latitude et la longitude pour la carte ; et les services qu’il peut prendre en charge.
- Les locaux peuvent être importés à partir d'un fichier, comme n'importe quelle liste.
Ajoutez ensuite les compteurs (voir Compteurs, relevés, fichiers AMR et exceptions de lecture) et ouvrez les comptes (voir Ouverture d'un compte de service public et démarrage, arrêt et déplacement du service).