En provenance d'un autre système
Le tableau de bord de la migration : ce qui est transféré sous forme d’enregistrements, ce qui est archivé et pourquoi la transition se fait en plusieurs phases échelonnées plutôt qu’en un seul week-end.
La migration d'une entreprise est un projet à part entière, et non une simple importation. Le tableau de bord accessible via Plateforme → Migration des systèmes existants est conçu en conséquence. Il reconnaît plus de trente systèmes sources (ERP, CRM, SIRH, systèmes de santé et systèmes étudiants) et leurs appellations respectives, contrairement à TRANXACT qui utilise sa propre terminologie.
La règle qui régit tout
Les données de référence et les transactions ouvertes sont traitées comme des enregistrements réels par l'application, conformément à toutes les règles. L'historique des transactions clôturées est archivé et non republié. La republication de trois années de factures payées générerait trois années d'écritures comptables dans des périodes clôturées, et une balance de vérification qui ne correspondrait plus à celle validée.
Deux phases
- Le plan : ce qui arrive, d’où, cartographié champ par champ par rapport à ce que la cible accepte réellement — en se basant sur le produit plutôt que sur des suppositions.
- Les cycles : des charges delta datées qui s’exécutent encore et encore tant que l’ancien système est en service, chacune apportant ce qui a changé depuis la précédente, jusqu’à ce que quelqu’un déclenche la bascule.
Chaque itération est consignée : ce qu’elle a trouvé, ce qu’elle a créé, ce qu’elle a refusé et pourquoi, ainsi qu’une option de réinitialisation permettant de revenir en arrière en cas d’erreur. Une migration non réexécutable est une migration que vous ne pouvez tenter qu’une seule fois.
Soldes d'ouverture
La balance de clôture de l'ancien système devient une écriture d'ouverture dans le nouveau, datée de la veille de la mise en service. Il s'agit de la seule écriture comptable générée par la migration, et elle doit impérativement être correcte.
D'où proviennent les fichiers
Le volume des fichiers extraits d'un système réel est généralement supérieur à celui des fichiers pouvant être téléchargés via un navigateur. Indiquez à la migration un lecteur connecté ; les fichiers seront alors lus directement depuis ce lecteur (voir Lecteurs connectés).
Chaque étape inclut un modèle à télécharger : une feuille de calcul vierge contenant les colonnes correspondant à son champ de correspondance. Lorsqu’un champ peut être nommé de plusieurs façons (par exemple, une exportation du grand livre QuickBooks peut nommer sa colonne « Date de transaction », « Date » ou « Date de transaction », selon le rapport), le modèle contient une colonne pour chaque appellation possible. Ainsi, quelle que soit l’exportation utilisée, la colonne correspondante figure dans le modèle.
SAP Business One
SAP Business One (SAP-B1 dans la liste des systèmes) est exécuté en treize étapes, chacune nommée d'après les tables B1 à partir desquelles elle est lue, et dans l'ordre où le cockpit les exécute : les éléments auxquels une transaction fait référence existent avant la transaction elle-même.
| Étape | Lisez à partir de | Cela donne l'impression d'être |
|---|---|---|
| Plan comptable | OACT, comptes publiables uniquement | Comptes généraux. Les comptes de titres sont les comptes de base du plan comptable et aucune écriture ne peut y être enregistrée. |
| centres de coûts | OPRC, dimension 1 | Centres de coûts. B1 les appelle centres de profit ; ses autres dimensions font l’objet de listes distinctes. |
| Fournisseurs | OCRD où CardType est S | Fournisseurs |
| Clients | OCRD où CardType est C | Comptes clients. Les prospects (CardType L) font partie du pipeline, et non des clients. |
| Articles | OITM avec OITB | Articles, en stock et hors stock, similaires |
| Commandes d'achat ouvertes | OPOR avec POR1, lignes ouvertes | Bons de commande pour ce qui reste à recevoir |
| Factures clients ouvertes | OINV, ouvert | Factures clients, avec règlement des sommes déjà reçues |
| Factures fournisseurs ouvertes | OPCH, ouvert | Factures du fournisseur, sous le numéro de facture du fournisseur. |
| Factures clients clôturées | OINV, fermé | Histoire archivée, jamais republiée |
| Factures fournisseurs clôturées | OPCH, fermé | Histoire archivée, jamais republiée |
| Paiements entrants et sortants | ORCT et OVPM | Archivé comme preuve |
| Balance de vérification | JDT1 total par compte | Le journal d'ouverture |
| Historique du registre | OJDT avec JDT1 | Les journaux que vous tenez pendant la période concernée |
L'enregistrement source contient les outils d'extraction : la requête pour Microsoft SQL Server et la même requête pour SAP HANA, les chemins d'accès au menu client B1 lorsque vous préférez exporter depuis le client (Gestionnaire de requêtes vers Excel, Données de base des partenaires commerciaux, Liste des articles, Grand livre, Balance de vérification, Analyse des créances), et un script pour la couche de service à l'adresse https://<serveur>:50000/b1s/v1/, la base de données elle-même étant inaccessible. Les correspondances de champs sont initialisées à partir des noms de colonnes générés par ces exportations ; ainsi, un fichier issu directement de B1 est mappé sans être renommé.
La balance de vérification est calculée à partir des lignes du journal plutôt que d’être lue à partir du rapport de balance de vérification B1, car ce rapport contient des sous-totaux de comptes de titres qui devraient être supprimés avant que quoi que ce soit ne soit équilibré.
Est-ce prêt ? Tableau de bord de préparation
Le tableau de bord est utilisé étape par étape. Lors d'une réunion de lancement, la question posée est différente : les clients sont-ils prêts ? Les comptes fournisseurs sont-ils prêts ? Les stocks sont-ils prêts ? La section Plateforme → Migration des systèmes existants → Préparation à la migration répond à ces questions pour chaque domaine d'activité et pour chaque système conservé. Un bouton « Tableau de bord de préparation » situé en haut du tableau de bord permet d'y accéder.
En haut figure un indicateur global de la migration (la part du périmètre prévue qui est prête), accompagné d'un verdict (Prêt pour la mise en production, En cours ou Non prêt), des enregistrements transférés, de la qualité des données, des exceptions et du nombre d'objets prêts, en cours de vérification et bloqués. En dessous se trouve une vignette pour chaque domaine d'activité ; sélectionnez-en une pour afficher uniquement ce domaine, ou toutes les zones.
| Zone | Ce qu'il couvre |
|---|---|
| ERP — finance et maîtrise des fondamentaux | Clients, fournisseurs, matières premières, comptes clients ouverts, comptes fournisseurs ouverts, immobilisations, plan comptable, centres de coûts, soldes d'ouverture, historique du grand livre et transactions clôturées. |
| CRM — clients et pipeline | Comptes, contacts, prospects, opportunités ouvertes, devis en cours, commandes en cours, dossiers ouverts, campagnes et historique d'activité. |
| SCM — chaîne d'approvisionnement et logistique | Fournisseurs, articles et unités, entrepôts et emplacements, règles de rangement et de réapprovisionnement, stock disponible, bons de commande en cours, travaux d'entrepôt en cours, transporteurs et tarifs, fret en cours, plans et prévisions. |
| Fabrication | Centres de travail, nomenclatures, gammes opératoires, plans d'équipement et de maintenance, plans d'inspection, ordres de production et de maintenance en cours, événements qualité en cours et historique de l'usine. |
| RH et paie | Organisation et postes, employés, personnes à charge, structure salariale, éléments de rémunération récurrents et historique de la paie. |
| Soins de santé | Patients, prestataires et services, payeurs et politiques, problèmes, allergies et vaccinations, rendez-vous futurs, ordonnances actives, consultations en cours et antécédents médicaux. |
| cycle de vie étudiant | Programmes et cours, étudiants, relevés de notes, candidatures ouvertes, inscriptions actuelles, comptes étudiants et aide financière, blocages et historique d'inscription. |
| Recrutement et main-d'œuvre temporaire | Clients et programmes, candidats, offres d'emploi ouvertes, candidatures en cours, placements actifs, feuilles de temps et factures, et éléments de conformité. |
Chaque zone est un tableau avec une ligne par élément à transporter :
| Colonne | Ce que cela dit |
|---|---|
| Archives | Les lignes de l'extrait — le dernier chargement de chaque étape qui alimente la ligne, additionné pour chaque système source restant. |
| Qualité | La part de ces lignes qui ont passé les contrôles propres à l'écran cible. |
| Exceptions | Les lignes refusées, soit par les contrôles, soit par l'écran lors de leur chargement, sont affichées ci-dessous. Ouvrez l'étape correspondante dans le cockpit pour connaître la raison du refus. |
| Réconciliés | Oui, lorsque chaque étape du processus est terminée, aucune ligne n'est en attente de chargement et tous les enregistrements créés par le cockpit sont toujours présents. Non, si certains de ces enregistrements ont été supprimés depuis. En attente dans le cas contraire. |
| Statut | Prêt, En cours de révision, Bloqué, Non démarré, Non déclaré ou Non applicable — voir ci-dessous. |
| Statut | Quand |
|---|---|
| Prêt | La qualité est de 98 % ou plus et la ligne est réconciliée. |
| Revoir | La qualité se situe entre 90 % et 98 %, ou la ligne n'est pas encore rapprochée. |
| Bloqué | La qualité est inférieure à 90 %, ou les enregistrements créés par le cockpit ont disparu. |
| Pas encore commencé | Le système en cours d'exécution comporte cette étape, et rien n'y a encore été téléchargé. |
| Non déclaré | L'absence de système dédié ne permet pas de le signaler. La ligne indique quels autres systèmes prévoient de le faire. Soit vous le déclarez sur le système qui le contient, soit vous confirmez que l'entreprise ne le possède pas. |
| Non applicable | Cette étape a été omise car cette entreprise n'en possède aucune. |
Sélectionnez une ligne pour voir ce qu'elle couvre et quelles étapes, issues de quels systèmes, l'alimentent. Une étape peut alimenter deux domaines : une liste de clients correspond à la fois aux clients de l'ERP et aux comptes du CRM. Les totaux en haut de la ligne ne la comptabilisent qu'une seule fois.
Une zone est définie comme abandonnée dès qu'un système y introduit des données. Les zones où aucune donnée n'est transférée sont listées en bas de la liste, car elles ne font pas partie de cette migration. Un système est considéré comme abandonné dès qu'un fichier y est téléchargé ou qu'une de ses étapes est ignorée.
Avant tout chargement de données, il n'y a rien à mesurer. À titre d'exemple, à côté de « Cette entreprise », le tableau de bord affiche des chiffres fictifs à titre de démonstration, clairement identifiés comme n'appartenant pas à l'entreprise. Ces chiffres fictifs ne sont jamais mélangés aux données réelles.
Qui peut faire quoi
Le cockpit et le tableau de bord de préparation sont attribués par rôle sous Plateforme → Rôles, sous les noms Cockpit de migration et Préparation à la migration, et chaque action dans le cockpit demande l'autorisation nécessaire :
| Autorisation sur le cockpit de migration | Laissez quelqu'un |
|---|---|
| Afficher | Ouvrez le cockpit et lisez le plan, les étapes, la cartographie, les rangées et le point d'amarrage. |
| Ajouter | Téléverser un extrait — depuis cet ordinateur, depuis un lecteur connecté ou via un téléversement programmé. |
| Changement | Vérifier, charger, comptabiliser, régler, archiver, comptabiliser les soldes ou l'historique du grand livre, ignorer ou refaire une étape, définir la numérotation, l'approche et les tours, et marquer la bascule comme terminée ou la rouvrir. |
| Supprimer | Supprimer un fichier intermédiaire ou réinitialiser l'ensemble de la migration. |
L'état de préparation à la migration n'a besoin que d'être affiché ; il ne modifie rien. Les listes situées derrière le tableau de bord (Systèmes sources, Objets de migration, Mappages de champs, Lots de migration, Exécutions de migration, Réinitialisations de migration, Historique archivé et Soldes d'ouverture) sont gérées séparément, comme n'importe quel autre écran.
Deux rôles prêts à être attribués :
- Le responsable de la migration gère la transition : toutes les autorisations sur le tableau de bord, les ajouts, modifications et suppressions sur les systèmes sources, les objets de migration et les mappages de champs, ainsi que l’affichage sur le tableau de bord de préparation et les autres listes.
- Le responsable de la validation avant mise en production examine le tableau de bord de préparation, le poste de pilotage et toutes les listes qui s'y trouvent, et ne change rien — ni pour le comité de pilotage, ni pour l'auditeur, ni pour le propriétaire de l'entreprise qui signe la mise en production.
Une personne autorisée à consulter le cockpit sans pouvoir le modifier verra une notification sous la barre de progression, et le cockpit refusera toute modification de sa part. Le bouton permettant de faire le lien entre deux écrans n'est visible que par les personnes habilitées à ouvrir ces écrans.
Une fois la migration terminée, le cockpit et les listes associées se ferment pour cette compagnie, et rien d'autre. Tous les autres écrans de la plateforme continuent de fonctionner normalement.