வரைவுகளாக மாறும் ஆவணங்கள்

பிளாட்ஃபார்ம், ஆட்டோமேஷன், டாக்குமெண்ட் இன்டேக் ஆகியவை ஒரு டிரைவ் ஃபோல்டர் அல்லது மெயில்பாக்ஸைக் கண்காணித்து, ஒவ்வொரு ஆவணத்தையும் அதனுடன் இணைக்கப்பட்ட ஒரு வரைவு சப்ளையர் இன்வாய்ஸ் அல்லது வரைவு விற்பனை ஆர்டராக மாற்றுகின்றன. எதுவும் பதியப்படுவதில்லை.

இன்டேக் ஒவ்வொரு புதிய கோப்பின் வார்த்தைகளையும் படித்து, உங்களுடைய கோப்புகளில் அது குறிப்பிடும் சப்ளையர் அல்லது வாடிக்கையாளர், அவர்களின் எண், தேதிகள் மற்றும் மொத்தத் தொகையைக் கண்டறிந்து, ஆட்டோமேஷன் சேவைக் கணக்கின் கீழ், திரையின் சொந்த சேமிப்பின் மூலம் ஒரு வரைவை (DRAFT) உருவாக்குகிறது. அந்தக் கோப்பு அந்த வரைவுடன் இணைக்கப்படுகிறது. அதன்பிறகு, யாராவது தட்டச்சு செய்த எந்தவொரு வரைவையும் போலவே இதுவும் செயல்படுகிறது: ஒருவர் அதைச் சரிபார்த்து, பொருத்திப் பார்த்து, பதிவிடுகிறார்.

• ஒரு டிரைவ் கோப்புறை சில நிமிடங்களுக்கு ஒருமுறை சரிபார்க்கப்படுகிறது (ஒவ்வொரு முறையும் சரிபார்க்கவும்); 'இப்போது சரிபார்க்கவும்' என்பது அதை ஒரே நேரத்தில் சரிபார்க்கிறது. ஒவ்வொரு கோப்பும் ஒருமுறை எடுத்துக்கொள்ளப்படுகிறது.
• ஒரு அஞ்சல் பெட்டிக்கு அதன் செய்திகள் உங்கள் அஞ்சல் நுழைவாயிலால் வழங்கப்படுகின்றன; அதேபோல, 'ஒரு கோப்பைக் கையளித்தல்' என்பது உங்களிடம் உள்ள ஒரு கோப்பைப் பெற்றுக்கொள்கிறது.
• உங்களிடம் உள்ள எந்தவொரு விநியோகஸ்தர் அல்லது வாடிக்கையாளரின் பெயரையோ, அல்லது ஒன்றுக்கும் மேற்பட்டவர்களின் பெயரையோ குறிப்பிடாத, அல்லது மொத்த எண்ணிக்கை இல்லாத ஒரு ஆவணம், படிக்கப்பட்ட தகவல்களுடன் ஒரு நபருக்கான உள்ளீட்டுப் பதிவேட்டில் வைக்கப்படுகிறது.
• ஒவ்வொரு தரவு உள்ளீடும் தணிக்கைப் பதிவேட்டில் ஒரு தரவு உள்ளீடாகப் பதிவு செய்யப்படுகிறது.

1. டிரைவ் இணைக்கப்படவில்லை எனில், பிளாட்ஃபார்ம், டிரைவ்ஸ் & ஃபைல்ஸ் என்பதன் கீழ் அதை இணைக்கவும்.
2. ஓப்பன் பிளாட்ஃபார்ம், ஆட்டோமேஷன், டாக்குமெண்ட் இன்டேக் ஆகியவற்றில் புதியதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
3. வகையையும் (டிரைவில் உள்ள ஒரு கோப்புறை அல்லது அஞ்சல் பெட்டி), அது உருவாக்கும் பொருளையும், டிரைவ் மற்றும் கோப்புறையையும் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
4. சேமிக்கவும். இப்போதுள்ள சரிபார்ப்பு, அங்கு இருப்பவற்றை உள்ளடக்கிக் கொள்கிறது.