RFQ, RFP அல்லது டெண்டருக்கு ஒரு சப்ளையரின் பதிலைப் பதிவு செய்தல்

விநியோகச் சங்கிலி → உத்திசார் கொள்முதல். விசாரணையின் வரிகளுக்கு எதிராக ஒரு பதிலுக்கு வரி வரி விலை நிர்ணயம் செய்தல், மற்றும் எவை நிராகரிக்கப்படுகின்றன என்பதை ஆராய்தல்.

ஒரு மூலப்பொருள் கொள்முதல் நிகழ்வு — அதாவது RFI, RFP, RFQ அல்லது டெண்டர் — என்னென்ன பொருட்கள் கொள்முதல் செய்யப்படுகின்றன என்பதை வரிக்கு வரி பட்டியலிட்டு, அதன் விலையைக் கூறுமாறு வழங்குநர்களை அழைக்கிறது. ஒரு வழங்குநர் பதிலளிக்கும்போது, வாங்குபவர் அதை அந்த நிகழ்வில் பதிவு செய்கிறார்: Supply Chain → Strategic Sourcing → Sourcing Events என்பதைத் திறந்து, அந்த நிகழ்வைக் கண்டுபிடித்து, அதன் வரிசையிலிருந்து Record a response என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அந்த நிகழ்வு வெளியிடப்பட்டிருக்க வேண்டும், இன்னும் மூடப்பட்டிருக்கக் கூடாது.

1. வழங்குநரைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இந்தப் பட்டியலில், இந்த நிகழ்விற்கு அழைக்கப்பட்ட வழங்குநர்கள் மட்டுமே காட்டப்படுவார்கள். வேறு யாரிடமிருந்தாவது சலுகையைப் பெற, முதலில் அவர்களை நிகழ்வின் 'அழைக்கப்பட்ட வழங்குநர்கள்' (Invited suppliers) பகுதியில் சேர்க்கவும்.
2. பணம் செலுத்தும் விதிமுறைகளை கடன் நாட்களாக உள்ளிடவும் — நெட் 30-க்கு 30, கேஷ் ஆன் டெலிவரிக்கு 0. அல்லது, நாட்களைத் தட்டச்சு செய்வதற்குப் பதிலாக, சப்ளையரின் விதிமுறைகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும், அவை நாட்களாக மாற்றப்படும் (நெட் 60 என்பது 60). காலியாக விடப்பட்டால், சப்ளையரின் நிலையான விதிமுறைகள் பயன்படுத்தப்படும். சலுகை எவ்வளவு காலம் செல்லுபடியாகும் என்பதையும் உள்ளிடவும்.
3. பொருட்களின் விலையைக் குறிப்பிடவும். விசாரணையின் ஒவ்வொரு பொருளும் ஏற்கனவே பட்டியலிடப்பட்டுள்ளது — என்ன மூலப்பொருள் பெறப்படுகிறது மற்றும் அதன் அலகு (இதை இங்கே மாற்ற முடியாது), மற்றும் அளவு (இதை மாற்றலாம், ஏனெனில் ஒரு விநியோகஸ்தர் வேறு அளவைக் குறிப்பிடக்கூடும்). விநியோகஸ்தர் பதிலளித்த ஒவ்வொரு பொருளுக்கும் அவர் குறிப்பிட்ட அலகு விலையையும், அந்தப் பொருளுக்கு அவர் குறிப்பிட்ட விநியோக நேரத்தையும், மேலும் அவர் குறிப்பு கொடுத்திருந்தால் அதையும் உள்ளிடவும்.
4. வரிகளுக்கு மேலே உள்ள ஒவ்வொரு வரிக்குமான முன்னணி நேரம் ஒரு குறுக்குவழியாகும்: அது தனக்கென முன்னணி நேரம் இல்லாத ஒவ்வொரு வரியையும் நிரப்புகிறது. அது விருப்பத்திற்குட்பட்டது.
5. வழங்குநர் விலையைக் குறிப்பிடவில்லை என்றால், ஒரு வரியை விலை இல்லாமல் விட்டுவிடவும். அது அவர்களின் பதிலின் ஒரு பகுதியாகக் கருதப்படாது; மாறாக, பூஜ்ஜியம் என்ற விலைப்புள்ளியே தரவரிசையில் வெற்றி பெறும்.
6. சேமிக்கவும். பதில்களின் மொத்த எண்ணிக்கை என்பது விலை நிர்ணயிக்கப்பட்ட தயாரிப்புகளின் கூட்டுத்தொகையாகும், மேலும் அழைப்பிதழ், வழங்குநர் பதிலளித்துவிட்டதாகக் காட்டுகிறது.

முன்னணி நேரம் ஒவ்வொரு வரிக்கும் உரியது

ஒரு விநியோகஸ்தர் ஒரு பொருளை ஒரு வாரத்திலும், மற்றொன்றை ஆறு வாரங்களிலும் வழங்கலாம். எனவே, விநியோக நேரம் ஒவ்வொரு வரிசையிலும் பதிவு செய்யப்படுகிறது. மேலும், மற்ற விநியோகஸ்தர்களுடன் ஒப்பிடப்பட்டு மதிப்பிடப்படும் பதிலின் விநியோக நேரமே அதன் மிக நீண்ட வரிசையாகும்: கடைசி வரிசை வந்து சேரும் வரை அந்த ஆர்டர் முழுமையடையாது. பட்டியல்கள் இதை 'விநியோக நேரம் (நாட்கள், மிக நீண்ட வரிசை)' எனக் காட்டுகின்றன.

ஏற்கனவே சேமிக்கப்பட்ட ஒரு பதிலில், ஒவ்வொரு வரிக்குமான முன்னணி நேரம், விலை நிர்ணயிக்கப்பட்ட ஒவ்வொரு வரியின் முன்னணி நேரத்தையும் நிர்ணயிக்கிறது. வரிகளுக்கு வெவ்வேறு முன்னணி நேரங்களை வழங்க, 'விலை நிர்ணயிக்கப்பட்ட வரிகள்' என்பதன் கீழ் அவற்றை மாற்றவும்; அதன் பிறகு, பதிலின் முன்னணி நேரம் மீண்டும் அவற்றுள் மிக நீண்டதாக இருக்கும்.

நிகழ்விற்கான ஒவ்வொரு பதிலையும், வழங்கல் சங்கிலி → உத்திசார் கொள்முதல் → அழைப்புகள் என்பதன் கீழும் காணலாம்: அதாவது, ஒவ்வொரு விநியோகஸ்தரும் எப்போது கேட்கப்பட்டனர், மேலும் அவர்கள் பதிலளித்தார்களா இல்லையா என்பனவற்றையும் பார்க்கலாம்.

• எந்தவொரு வரியிலும் விலை குறிப்பிடப்படாத பதில் நிராகரிக்கப்படும்.
• எதிர்மறை விலை நிராகரிக்கப்படுகிறது.
• ஒரு வழங்குநர் ஒவ்வொரு நிகழ்விற்கும் ஒரு முறை பதிலளிக்கலாம்.
• மதிப்பீடும் விருதும் இங்குப் பதிவுசெய்யப்பட்டதைக் காட்டுகின்றன. பதில் சேமிக்கப்பட்ட உடனேயே மதிப்பிடப்பட்டுத் தரவரிசைப்படுத்தப்படுகிறது — ஒரு மூல நிகழ்வுக்கான மதிப்பீடு, ஒப்பீடு மற்றும் விருது வழங்குதல் ஆகியவற்றைப் பார்க்கவும்.
• தவறாகப் பதிவுசெய்யப்பட்ட முன்னணி நேரம் அல்லது கட்டண விதிமுறைகளை பதிலிலேயே திருத்தலாம், மேலும் அந்த நிகழ்வு உடனடியாக மறுவரிசைப்படுத்தப்படும்.