ஒப்புதலுக்காக ஒரு கோரிக்கையை அனுப்புதல்

ஒரு கொள்முதல் கோரிக்கை எவ்வாறு வரைவு நிலையை அடைகிறது, அதில் யார் கையொப்பமிடுகிறார்கள், மற்றும் அது எந்த நிலையில் நின்றுள்ளது என்பதைப் பார்ப்பது எப்படி.

நீங்கள் இப்போது எழுப்பியுள்ள கோரிக்கை ஒரு வரைவு ஆகும்: அது உங்களுடையது, யாரிடமும் எதுவும் கேட்கப்படவில்லை, எதுவும் உறுதியளிக்கப்படவில்லை. அதை ஒப்புதலுக்காக அனுப்புவதுதான் இந்தச் சங்கிலித் தொடரைத் தொடங்குகிறது, மேலும் அந்தக் கோரிக்கையிலேயே 'ஒப்புதலுக்கு அனுப்பு' என்ற பொத்தான் உள்ளது.

1. கோரிக்கைப் படிவத்தைத் திறக்கவும். ஒவ்வொரு தயாரிப்பு வரிசைக்கும் ஒரு உத்தேச விலை தேவை; அதைக் கொண்டே ஒப்புதல் வரம்புகள் அளவிடப்படுகின்றன, மேலும் விலை இல்லாத ஒரு தயாரிப்பு வரிசை, செலவில்லாததாகக் கருதப்படாமல் நிராகரிக்கப்படுகிறது.
2. ஒப்புதலுக்காக 'அனுப்பு' பொத்தானை அழுத்தவும். யார், எந்த வரிசையில் கையொப்பமிட வேண்டும் என்பதை விதிகளே தீர்மானிக்கும் — நீங்கள் தேர்வு செய்யும்படி கேட்கப்படவில்லை.
3. பதிலைப் படியுங்கள். அதில், கோரிக்கைக்குத் தேவைப்படும் ஒவ்வொரு கையொப்பத்தின் பெயரும், அவை இடப்படும் வரிசையும் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளன. உதாரணமாக, "3 கையொப்பங்கள், வரிசைப்படி: 1. ஸ்ரீதேவி ஹிரேமத் → 2. பசவராஜ் முண்டினமணி, பதிவாளர் → 3. ஜோதி கோகக், நிதி அதிகாரி".
4. நிலை, வரைவிலிருந்து சமர்ப்பிக்கப்பட்ட நிலைக்குத் தானாகவே மாறுகிறது. 'சமர்ப்பிக்கப்பட்டதாகக் குறிக்கவும்' என்ற தனிப் படிநிலை எதுவும் இல்லை, மேலும் அப்படி ஒன்று இருந்ததும் இல்லை.

அது எங்கே நின்றுவிட்டது என்பதைப் பார்ப்பது

அந்தக் கோரிக்கைப் படிவத்திலேயே ஒரு ஒப்புதல் பகுதி உள்ளது. அதில் ஒவ்வொரு கையொப்பமும் வரிசைப்படி பட்டியலிடப்பட்டுள்ளது: அது யாரிடம் உள்ளது, எந்த விதி அதைக் கோரியது, அவர்கள் கையொப்பமிட்டுள்ளார்களா இல்லையா, மற்றும் அது எப்போது சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும் என்பன போன்ற விவரங்கள் அதில் இருக்கும். தற்போது அது இருக்கும் நிலை, சிறப்பித்துக் காட்டப்பட்ட ஒன்றாகும். அதைப் படிப்பதற்கு உங்களுக்குப் பதிவாளரோ அல்லது வேறு எந்த உள்நுழைவோ தேவையில்லை — அது உங்கள் சொந்தப் பதிவேட்டில் உள்ளது.

பேனலில் உள்ள ஒவ்வொரு கையொப்பமும், கையொப்பமிடும் நபரின் பெயர், அவர் கையொப்பமிடும் நிலை மற்றும் அவரது HRMS பதவி ஆகியவற்றைத் தனித்தனியாகக் குறிப்பிடுகிறது — "ஜேன் டோ, துறைத் தலைவராகக் கையொப்பமிடுகிறார் (HRMS பதவி: தொழில்நுட்ப அதிகாரி)". ஒரு பதவியை வேறு யாரும் வகிக்காததாலோ அல்லது அதில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள பணியாளர் வேலையை விட்டுச் சென்றுவிட்டதாலோ, அந்தப் பதவியை மாற்ற முடியாத பட்சத்தில், அதற்கான காரணம் மற்றும் ஒப்புதல் நிலைகள் (Approval Levels) பகுதி ஆகியவை பேனலில் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும். இறுதி முடிவு உங்களுக்கு மின்னஞ்சல் செய்யப்படும்; ஒப்புதல் அளிப்பவர்கள் ஒவ்வொருவருக்கும் அவர்களின் முறை வரும்போது மின்னஞ்சல் அனுப்பப்படும்.

கையொப்பமிடுபவர்: மனிதவள மேலாண்மை அமைப்பு (HRMS) படிநிலை

விதியின் 'யார் அங்கீகரிக்கிறார்' பகுதி குறிப்பிடுவதே கையொப்பமிடுபவரைத் தீர்மானிக்கும் — அதாவது, பெயரிடப்பட்ட நபர், ஒரு பணியாளர், ஒரு பதவியில் இருப்பவர், ஒரு பொறுப்பு வகிக்கும் எவரும், செலவு மையத்தின் மேலாளர் அல்லது அறிக்கை வரிசை; 'ஒரு கொள்முதல் ஆணை அல்லது கோரிக்கையை யார் அங்கீகரிக்கிறார் என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்தல்' பகுதியைப் பார்க்கவும். அறிக்கை வரிசை விதியின்படி, ஒரு கொள்முதல் ஆணையைப் போலவே, HRMS குறிப்பிடும் நபர்களால் ஒரு கோரிக்கை கையொப்பமிடப்படுகிறது: கோரிக்கையாளரின் மேலாளர், பின்னர் அந்த மேலாளரின் மேலாளர் என, விதி கேட்கும் பல நிலைகளுக்கு; அறிக்கை வரிசை இல்லாதபோது மட்டுமே விதியில் குறிப்பிடப்பட்ட நபர்; இரு தரப்பினரும் யாரையும் குறிப்பிடாதபோது மட்டுமே பொறுப்பு வகிக்கும் நபர். இன்னும் உள்நுழையாத ஒரு அங்கீகரிப்பவரும் அங்கீகரிப்பவராகவே கருதப்படுவார் — அந்த நிலை அவருக்காகக் காத்திருக்கும், பேனல் "<பெயர்> என்பவர்தான் HRMS குறிப்பிடும் அங்கீகரிப்பவர், இன்னும் உள்நுழையவில்லை, எனவே இது அவருக்காகக் காத்திருக்கிறது" என்று கூறும், மேலும் ஒரு நிர்வாகியைத் தவிர வேறு யாரும் அவருக்குப் பதிலாக இதை முடிவு செய்ய முடியாது. ஒரு பயனரை அவரது பணியாளர் பதிவில் இணைத்தால், அது உடனடியாக அவரது 'எனது ஒப்புதல்கள்' பகுதியில் தோன்றும். 'ஒரு கொள்முதல் ஆணையை யார் அங்கீகரிக்கிறார், யாரிடம் தெரிவிக்கப்படுகிறது' பகுதியைப் பார்க்கவும் → இன்னும் உள்நுழையாத ஒரு அங்கீகரிப்பவர்.

ஒரு கோரிக்கை ஏன் 'ஒப்புதல் தேவையில்லை' என்று திரும்பி வரலாம்

இதன் பொருள், எந்த விதியும் இதை உள்ளடக்கவில்லை — இது அளவிடப்பட்ட ஒவ்வொரு வரம்பும் அதன் மதிப்பை விட அதிகமாக இருந்தது, எனவே இதை உடனடியாக ஆர்டர் செய்யலாம். அது ஒரு பதில், ஒரு இடைவெளி அல்ல.

பொருந்தாத ஒரு நிலை

ஒப்புதல்கள் பகுதியானது, விதி குறிப்பிடும் ஒவ்வொரு நிலையையும் பட்டியலிடுகிறது; பொருந்தாதவையும் இதில் அடங்கும் — அவை 'தவிர்க்கப்பட்டது' எனக் குறிக்கப்பட்டு, அதற்கான காரணம் அந்த வரிசையில் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும். இதற்கான பொதுவான காரணம் என்னவென்றால், அந்த நிலையில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள நபரே கோரிக்கையை எழுப்பியிருப்பார், ஆனால் அவர் எழுப்பிய கோரிக்கைக்கு வேறு யாரும் கையொப்பமிடுவதில்லை.

ஒரு சங்கிலி அனுப்பப்படும்போது நிலையாக வைக்கப்படுகிறது.

ஒரு கோரிக்கைக்குத் தேவைப்படும் கையொப்பங்கள், அது ஒப்புதலுக்காக அனுப்பப்படும் கணத்திலேயே, அப்போது இருந்த விதிகள் மற்றும் நிலைகளின் அடிப்படையில் ஒருமுறை தீர்மானிக்கப்படுகின்றன. பின்னர் ஒரு விதியை மாற்றுவது — அதாவது ஒரு நிலையைச் சேர்ப்பது, ஒரு வரம்பை நகர்த்துவது, அல்லது பெயரிடப்பட்ட நபரைத் திருத்துவது — ஏற்கனவே அனுப்பப்பட்ட எதன் தொடர்நிலையையும் மீண்டும் எழுதாது; ஏற்கனவே ஒப்புதல் அளிக்கப்பட்ட எதன் தொடர்நிலையையும் ஒருபோதும் மாற்றாது: அந்தக் கையொப்பங்கள், அக்காலத்தில் பதிவேட்டில் இருந்ததற்கு எதிராகவே வழங்கப்பட்டன, மேலும் அவற்றை மீண்டும் எழுதுவது ஒப்புதல் வரலாற்றை உண்மையற்றதாக ஆக்கிவிடும்.

எனவே, நீங்கள் எதிர்பார்த்த ஒரு படிநிலை விடுபட்டிருந்தாலும், அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஒரு கோரிக்கை அப்படியே இருக்கும். விதி இன்று நடைமுறையில் உள்ளபடி பார்க்க, கோரிக்கையை நகலெடுக்கவும் — அந்த நகல் உங்களால் உருவாக்கப்பட்ட ஒரு புதிய வரைவு — அதை ஒப்புதலுக்காக அனுப்பவும். அதன் ஒப்புதல்கள் பகுதி, விதியின் ஒவ்வொரு படிநிலையையும் பட்டியலிடுகிறது.

ஒரு கோரிக்கையை நகலெடுப்பது

ஒரு நகல், சமர்ப்பிக்கப்பட்டதாக ஒருபோதும் வராமல், வரைவாகவே திருப்பி அனுப்பப்படுகிறது; இது வேண்டுமென்றே செய்யப்பட்டதே: ஒப்புதல், அசல் கோரிக்கைக்கே உரியது, அது கையொப்பமிடப்பட்ட மதிப்பு மற்றும் தேதியின் அடிப்படையில் வழங்கப்பட்டது. அந்த நகல் ஒரு புதிய கோரிக்கையாகும், மேலும் அது அதன் சொந்தத் தகுதிகளின் அடிப்படையில் ஒப்புதலுக்காக அனுப்பப்படுகிறது — அதுவும் அதே 'ஒப்புதலுக்கு அனுப்பு' பொத்தான் மூலமாகவே செய்யப்படுகிறது.

வழங்குநர்களிடம் விலைப்புள்ளியைக் கேட்பது

ஒரு விசாரணையை எழுப்புதல் (RFQ) என்பது, கோரிக்கை மனுவை ஒரு மூலப்பொருள் தேடல் நிகழ்வாக மாற்றுகிறது: அதன் பிரிவுகள் அவற்றின் அளவுகள் மற்றும் மதிப்பிடப்பட்ட விலைகளுடன் எடுத்துச் செல்லப்படுகின்றன, எந்தவொரு பதிலும் திறக்கப்படுவதற்கு முன்பு மதிப்பீட்டு அளவுகோல்கள் அறிவிக்கப்படுகின்றன, மேலும் கோரிக்கை மனுவின் பிரிவில் பதிவுசெய்யப்பட்ட வழங்குநர்கள் வரைவு வடிவில் இணைக்கப்படுகிறார்கள். அந்த நிகழ்வு வெளியிடப்படும் வரை எந்தவொரு வழங்குநருக்கும் எதுவும் அனுப்பப்படுவதில்லை.

ஆர்டர் செய்யும் போது, சோர்சிங் விருது வழங்கப்பட்டது

மூலப்பொருள் கொள்முதல் நிகழ்வு ஒப்படைக்கப்பட்டவுடன், மதிப்பீடுகளிலிருந்து அல்லாமல், அதன் முடிவின் அடிப்படையில் கோரிக்கை ஆணைகளில் அங்கீகரி → கொள்முதல் ஆணை (Approve → PO) என்பதைப் பயன்படுத்தவும். அந்தப் படிவம், 'மூலப்பொருள் கொள்முதலிலிருந்து' (From sourcing) என்ற பகுதியுடன் திறக்கும், அதில் அந்த நிகழ்வு என்ன முடிவு செய்தது என்று குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும், மேலும் 'வழங்குநர்' (Supplier) பகுதியில், யாருக்கு அந்த நிகழ்வு ஒப்படைக்கப்பட்டதோ அந்த வழங்குநர் ஏற்கனவே நிரப்பப்பட்டிருப்பார்.

• கொள்முதல் ஆணை என்பது, கோரிக்கையில் மதிப்பிடப்பட்ட விலைகள் மற்றும் அளவுகளின்படி அல்லாமல், வழங்கப்பட்ட விலைகள் மற்றும் அளவுகளின்படியானது.
• நிகழ்வுக்கு இன்னும் ஒதுக்கீடு வழங்கப்படாத நிலையில், அங்கீகரி → கொள்முதல் ஆணை (Approve → PO) நிராகரிக்கப்படுகிறது, மேலும் அந்தச் செய்தி நிகழ்வின் பெயரைக் குறிப்பிடுகிறது. முதலில் அதற்கு ஒதுக்கீடு செய்யுங்கள்.
• வெவ்வேறு விநியோகஸ்தர்களுக்கு வழங்கப்படும் கொள்முதல் வரிசைகள், ஒவ்வொரு விநியோகஸ்தருக்கும் ஒரு கொள்முதல் ஆணையை அளிக்கின்றன.
• வெற்றி பெற்ற விநியோகஸ்தர் விலை குறிப்பிடாத தயாரிப்புகளும், கொள்முதல் முயற்சிக்கு அனுப்பப்படாத தயாரிப்புகளும், 'விநியோகஸ்தர்' பகுதியில் நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கும் விநியோகஸ்தருக்குச் செல்லும்.

ஆள்சேர்ப்பு கோரிக்கையும் இதே முறையில்தான் செயல்படுகிறது.

HRMS → ஆட்சேர்ப்பு மற்றும் பணியமர்த்தல் → ஆட்சேர்ப்பு கோரிக்கைகள் என்பது ஒரு பதவிக்கான கோரிக்கையாகும். ஒப்புதலுக்காக அனுப்பு என்பது அதன் ஆண்டுச் செலவின்படி அதனை வழிநடத்துகிறது, மேலும் அந்தக் கோரிக்கையே அதே ஒப்புதல் பலகத்தைக் கொண்டுள்ளது: ஒவ்வொரு நிலையும் வரிசைப்படி, தற்போது யாரிடம் உள்ளது, யார் எப்போது கையொப்பமிட்டுள்ளார் என்பது போன்ற விவரங்கள் அதில் இருக்கும்.

• கோரிக்கையை எழுப்பிய நபர், அவரது ஆட்சேர்ப்பு மேலாளர் மற்றும் கையொப்பமிடக் கோரப்பட்ட நபர்கள் ஆகியோர் அது தொடர்பான பேனலைப் பார்க்கிறார்கள். யாரும் தங்கள் சொந்தக் கோரிக்கையைப் பின்தொடர ஆட்சேர்ப்பு ஒப்புதல் திரையைப் பார்க்கத் தேவையில்லை.
• தடத்தைப் பார்ப்பதால் மட்டும் அதைத் தீர்மானிக்கும் உரிமை கிடைத்துவிடாது. ஒப்புதல் அளிப்பதும் நிராகரிப்பதும் பணியமர்த்தல் ஒப்புதல்களின்படியே, மற்றும் நிலைப் பெயர்களை ஒப்புதல் அளிப்பவரால் மட்டுமே செய்யப்படுகின்றன.
• ஒரு கோரிக்கையைப் போலவே, ஒவ்வொரு மட்டத்திலும் ஒப்புதல் அளிப்பவர் பணியாளரின் HRMS பெயர்களே ஆகும். இன்னும் உள்நுழையாத ஒருவர், அவருடைய பணியாளர் பதிவேட்டில் ஒரு பயனர் இணைக்கப்படும் வரை அந்த மட்டத்தைத் தக்கவைத்துக் கொள்வார்; ஒரு நிர்வாகியைத் தவிர வேறு யாரும் அவருக்காக இதைத் தீர்மானிப்பதில்லை.
• பட்டியலில் உள்ள ஒவ்வொரு ஆள்சேர்ப்பு கோரிக்கையையும் திறந்து பார்ப்பவர் கூட, தனக்குத் தொடர்புடைய கோரிக்கைகளின் கையொப்பங்களை மட்டுமே பார்க்கிறார். ஆள்சேர்ப்பு ஒப்புதல்களை மேற்பார்வையிடுபவர்களும், நிர்வாகிகளும், அவை அனைத்தையும் பார்க்கிறார்கள்.
• கோரிக்கையை எழுப்பிய நபரின் பெயரைக் குறிப்பிடும் ஒரு நிலை 'தவிர்க்கப்பட்டது' எனக் காட்டப்படுகிறது, மேலும் யாரும் வழங்க முடியாத கையொப்பத்திற்காகக் காத்திருப்பதற்குப் பதிலாக, அந்தக் கோரிக்கை அடுத்த நிலைக்கு நகர்கிறது.

ஒரு ஆட்சேர்ப்பு கோரிக்கையிலும், HRMS → People → Positions என்பதன் கீழ் உள்ள ஒரு பதவிக்கான தரமும், HRMS → Compensation என்பதன் கீழ் உள்ள சம்பளத் தரங்களிலிருந்து தேர்ந்தெடுக்கப்படுகிறது; இவை ஒவ்வொன்றும் "code — name" எனக் காட்டப்படும். பதவிகள் பட்டியல் ஒவ்வொரு பதவியின் தரத்தையும் காட்டுகிறது.