ஒரு கொள்முதல் ஆணையை யார் அங்கீகரிக்கிறார், மற்றும் யாருக்குத் தெரிவிக்கப்படுகிறது?

ஒவ்வொரு உத்தரவும் கொண்டிருக்கும் நிறுவனப் பிரிவு, ஒப்புதல் வரம்புகள் மதிப்பிடப்படும் எண்ணிக்கை, யார் எந்த வரிசையில் ஒப்புதல் அளிக்கிறார்கள், ஒரு உத்தரவு அல்லது விதியை மாற்றுவது அதன் ஒப்புதலை என்ன செய்யும், மற்றும் அது அங்கீகரிக்கப்பட்டவுடன் நகலெடுக்கப்படும் நபர்கள்.

விநியோகச் சங்கிலி → கோரிக்கைகள் மற்றும் ஆணைகள் → கொள்முதல் ஆணை ஒப்புதல் விதிகள் என்பதன் கீழ் உள்ள ஒரு ஒப்புதல் விதியானது, எந்தெந்த கொள்முதல் ஆணைகளுக்கு ஒப்புதல் தேவை (ஒரு குறிப்பிட்ட தொகையிலிருந்து, விருப்பப்படி ஒரு விநியோகஸ்தருக்கோ அல்லது ஒரு நிறுவனப் பிரிவுக்கோ), மற்றும் யார் கையொப்பமிட வேண்டும் என்பதை ஒரே படியாகவோ அல்லது படிநிலையாகவோ குறிப்பிடுகிறது. அனைத்து கையொப்பங்களும் பெறப்படும் வரை, ஒரு குறிப்பிட்ட ஆணையைப் பெற முடியாது. இந்த வழிகாட்டியானது அந்த ஆணையைப் பற்றியது: அது எதன் அடிப்படையில் மதிப்பிடப்படுகிறது, அது யாருக்கு அனுப்பப்படுகிறது, மற்றும் அதுவோ அல்லது அதன் விதியோ மாறும்போது என்ன நடக்கும் என்பனவற்றை இது விளக்குகிறது.

ஒவ்வொரு உத்தரவுக்கும் ஒரு நிறுவன அலகு உள்ளது.

புதிய கொள்முதல் ஆணைப் படிவத்தில் நிறுவனப் பிரிவு என்பது ஒரு கட்டாயப் புலம் ஆகும். எந்த ஒப்புதல் விதிகள் பொருந்தும் என்பதை இது தீர்மானிக்கிறது, எனவே அது இல்லாத ஒரு ஆணை, அதற்கென உள்ள விதியை மீறிச் செல்லக்கூடும் — இனி அவ்வாறு நடக்கக் கூடாது.

• இது உங்களுக்காக நிரப்பப்படுகிறது: மேல் பட்டியில் அலகு தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருந்தால், அந்த அலகைக் கொண்டும், இல்லையெனில் HRMS-இல் உள்ள உங்கள் சொந்த அலகைக் கொண்டும் இது நிரப்பப்படும். ஆர்டர் வேறு அலகிற்கானது என்றால், இதை மாற்றவும்.
• ஆர்டரின் சொந்தப் பக்கத்திலிருந்தும், நிறுவனம் முழுவதையும் உள்ளடக்கிய எந்தவொரு பிரிவிற்கும் திருத்தும் வசதி உள்ளது.
• வேறு எந்த வழியில் செய்யப்படும் ஆர்டருக்கும் ஒன்று கிடைக்கும்: ஒரு நகல், ஒரு கோரிக்கையிலிருந்து உருவாக்கப்படும் ஆர்டர், ASK உருவாக்கும் ஒன்று, மற்றும் ஒரு இறக்குமதி மூலம் கொண்டுவரப்படும் ஒன்று. எந்த ஆர்டரும் ஒரு அலகு இல்லாமல் இருப்பதில்லை.
• ஒரு ஒப்புதல் விதிக்கு அதற்கெனத் தனிப்பட்ட நிறுவனப் பிரிவுப் புலம் உள்ளது, எனவே அது எந்தப் பிரிவை உள்ளடக்கியது என்பது மறைமுகமாகக் குறிப்பிடப்படாமல், விதியிலேயே எழுதப்பட்டிருக்கும்.

ஒரு செலவு மையத்திற்கான ஒரு விதி

ஒரு கொள்முதல் ஆணை (PO) ஒப்புதல் விதியை, 'செலவு மையத்திற்கு மட்டும்' (Only for cost center) என்பதன் மூலம் ஒரு செலவு மையத்திற்கு மட்டும் கட்டுப்படுத்தலாம். பின்னர் அது, அந்தச் செலவு மையத்திற்கு விதிக்கப்படும் ஒவ்வொரு ஆர்டரையும், அந்த ஆர்டரிலோ அல்லது அதன் ஏதேனும் ஒரு பிரிவிலோ உள்ளடக்கி, தனக்கென ஒரு ஒப்புதல் அளிப்பவரையும் நியமிக்கிறது — எனவே, பராமரிப்புச் செலவு மையத்தின் தலைவர் மட்டுமே பராமரிப்பு ஆர்டர்களில் கையொப்பமிடுவார், வேறு யாருடையதிலும் அல்ல.

• ஒவ்வொரு செலவு மையத்தையும் உள்ளடக்கிய ஒரு விதிக்கு, 'செலவு மையத்திற்கு மட்டும்' என்பதை காலியாக விடவும்.
• ஒரு விதி ஒரு செலவு மையத்திற்குப் பொருந்தும். இரண்டு செலவு மையங்களுக்கு, இரண்டு விதிகளை உருவாக்கவும், ஒவ்வொன்றிற்கும் அதன் ஒப்புதல் அளிப்பவர் இருக்க வேண்டும்.
• கொள்முதல் ஆணை ஒப்புதல் விதிகள் பட்டியலில் 'செலவு மையம்' என்ற ஒரு பத்தி உள்ளது, எனவே எந்த விதிகள் எதற்கு வரம்பிடப்பட்டுள்ளன என்பதை நீங்கள் ஒரே பார்வையில் பார்க்கலாம்.
• ASK, செலவு மையத்தை அதன் குறியீடு அல்லது பெயரின் மூலம் கண்டறிந்து, உங்களுக்காக இந்த விதிகளை உருவாக்கி, அதைச் சேமிப்பதற்கு முன் உங்கள் உறுதிப்படுத்தலுக்காக அந்த விதியைக் காண்பிக்கும்.

ஒரு ஆர்டருக்குக் குறைந்தபட்சம் ஒரு விலை வரிசையாவது தேவை.

ஒரு கொள்முதல் ஆணையில், அளவு மற்றும் விலையுடன் கூடிய குறைந்தபட்சம் ஒரு வரியாவது இருக்கும் வரை, அதனைத் திறக்கவோ, ஒப்புதலுக்கு அனுப்பவோ அல்லது பெறவோ முடியாது. வரிகளே இல்லாத, அல்லது விலை குறிப்பிடப்படாத ஒரே ஒரு வரி மட்டும் உள்ள ஒரு ஆணைக்கு, எந்த மதிப்பும் வழங்கப்படாது மற்றும் எந்த மதிப்பும் வழங்கப்படாது.

• கோரிக்கையிலிருந்து அல்லாமல், நேரடியாகச் செய்யப்படும் ஒரு கொள்முதல் ஆணை, வாங்குபவராக உங்கள் பெயர் நிரப்பப்பட்ட ஒரு வரைவாகத் தொடங்கும். அதன் வரிகளைச் சேர்த்து, பின்னர் 'திற' (Open) என்பதை அழுத்தவும்.
• மறுப்புரையில் என்ன விடுபட்டுள்ளது என்று குறிப்பிடப்பட்டுள்ளதால், எந்த வரியைப் பூர்த்தி செய்ய வேண்டும் என்பதை நீங்கள் அறிந்துகொள்ளலாம்.

ஆர்டர் உருவாக்கப்பட்டவுடன் ஒப்புதல் தொடங்குகிறது.

ஒரு விதியின் கீழ் வரும் ஒரு புதிய கொள்முதல் ஆணை, அது சேமிக்கப்பட்ட உடனேயே ஒப்புதலுக்காக அனுப்பப்படுகிறது. நினைவில் வைத்துக்கொள்ளத் தனியாகச் சமர்ப்பிக்கும் வசதி எதுவும் இல்லை, மேலும் யாரும் அதை அழுத்தாததால் ஒரு ஆணை இனி அனுப்பப்படாமலேயே கிடப்பதில்லை. ஒப்புதல் அளிப்பவர்கள் அதை 'எனது ஒப்புதல்கள்' பகுதியில் உடனடியாகப் பார்க்கிறார்கள், மேலும் அந்த ஆணையின் 'ஒப்புதல்கள்' பகுதி, அது யாரிடம் உள்ளது என்பதைக் காட்டுகிறது.

உருவ ஒப்புதல் வரம்புகள் இதன் அடிப்படையில் மதிப்பிடப்படுகின்றன

ஒப்புதல் விதியில் உள்ள தொகைகள் நிறுவனத்தின் சொந்த நாணயத்தில் இருக்கும். எனவே, ஒரு ஆர்டர் அதன் மொத்தத் தொகையை நிறுவனத்தின் நாணயத்தில் வைத்து மதிப்பிடப்படுகிறது — முன்பு "அடிப்படையில்" என்று இருந்த பத்தி, இப்போது "நிறுவன நாணயத்தில் மொத்தம் (ஒப்புதல் வரம்புகள்)" என்று அழைக்கப்படுகிறது. டாலர்களில் கணக்குகளைப் பராமரிக்கும் ஒரு நிறுவனத்தில், 40,000 யூரோவுக்கான ஒரு ஆர்டர், அந்த ஆர்டரின் மாற்று விகிதத்தில் டாலர்களிலேயே கணக்கிடப்படுகிறது.

• அந்தத் தொகை, ஒவ்வொரு வரியிலிருந்தும் அதற்கே உரிய விகிதத்தில் கணக்கிடப்படுகிறது. அது ஒருபோதும் தட்டச்சு செய்யப்படுவதில்லை: வரிகளைக் கொண்ட ஒரு ஆர்டரில் மொத்தத் தொகையைத் தட்டச்சு செய்ய முயற்சித்தால் அது நிராகரிக்கப்பட்டு, அதற்குப் பதிலாக ஒரு வரியை மாற்றுமாறு செய்தி காட்டப்படும்.
• ஆர்டரின் ஒப்புதல்கள் பகுதியானது, நிறுவன நாணயத்தின் மொத்தத் தொகை, ஆர்டரின் மொத்தத் தொகை மற்றும் அது மாற்றப்பட்ட விகிதம் ஆகியவற்றின் மீதான "ஒப்புதல் வரம்புகளுக்கு எதிராக மதிப்பிடப்பட்டது" என்ற கணக்கீட்டையும், ஆர்டரின் நிறுவனப் பிரிவையும் காட்டுகிறது.
• கோடுகள், நாணயம் அல்லது பரிமாற்ற விகிதம் மாறும்போது, அப்போது மட்டுமே இது மாறும்.

ஒப்புதல்கள் HRMS படிநிலையைப் பின்பற்றுகின்றன.

ஒரு விதியின் 'யார் அங்கீகரிக்கிறார்' என்பது ஒரு நபர், ஒரு பணியாளர், ஒரு பதவி, ஒரு பங்கு, செலவு மையத்தின் மேலாளர் அல்லது அறிக்கையிடல் வரிசையைக் குறிப்பிடலாம் — 'ஒரு கொள்முதல் ஆணை அல்லது கோரிக்கையை யார் அங்கீகரிக்கிறார் என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்தல்' என்பதைக் காண்க. அது அறிக்கையிடல் வரிசையாக இருக்கும்போது, ஒவ்வொரு மட்டத்திலும் அங்கீகரிப்பவர், HRMS குறிப்பிடும் பணியாளராக இருப்பார், மேலும் அந்த விதி ஒரு நிலையான வரிசையில் பின்பற்றப்படுவதால், அங்கீகரிப்பவர் என்பவர் அந்த ஆணை யாருக்காக உண்மையில் உள்ளதோ அந்த நபரே தவிர, தற்செயலாக ஒரு பங்கை வகிப்பவர் அல்ல:

1. HRMS-இல் வாடிக்கையாளரின் கீழ் பணிபுரியும் வரிசை: முதல் நிலையில் அவர்களின் மேலாளர், இரண்டாம் நிலையில் அவர்களின் மேலாளரின் மேலாளர், இப்படியே விதிமுறை கோரும் பல நிலைகளுக்கும் இது தொடரும்.
2. விதியில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள நபர், வாங்குபவருக்கு அறிக்கை வரிசை இல்லாதபோது மட்டும்.
3. முதல் இரண்டும் யாருக்கும் தராதபோது மட்டுமே, விதியின் மீதான பங்கு.

அந்த நபரிடம் உள்நுழைவு உள்ளதா இல்லையா என்பது ஒப்புதல் அளிப்பவர் யார் என்பதை மாற்றுவதில்லை. அதை அறிக்கையிடும் பிரிவே தீர்மானிக்கிறது, மேலும் ஒருவரால் இன்னும் உள்நுழைய முடியவில்லை என்பதற்காக, ஒப்புதல் அளிப்பவர் ஒருபோதும் வேறொருவருடன் மாற்றப்படுவதில்லை. பணிக் கோரிக்கைகள் மற்றும் ஆள்சேர்ப்பு விண்ணப்பங்களும் இதே முறையில்தான் ஒப்புதல் அளிக்கப்படுகின்றன.

அங்கீகரிப்பாளர்கள் நபர்களாகப் பெயரிடப்பட்டுள்ளனர்.

ஒரு ஒப்புதல் காட்டப்படும் இடங்களில் எல்லாம், ஒப்புதல் அளிப்பவர் என்பவர், நீங்கள் பின்னர் தேடிப் பார்க்க வேண்டிய ஒரு பதவியின் பெயராக இல்லாமல், "ஜேன் டோ, தலைமை நிர்வாக அதிகாரி" என்பது போன்ற அவரது பதவியுடன் கூடிய நபராகவே இருப்பார். பதவி மற்றும் யார் செயல்படலாம் என்ற பத்திகளைக் கொண்ட கொள்முதல் ஆணை ஒப்புதல்கள் பட்டியலிலும், அந்த ஆணையின் ஒப்புதல்கள் பகுதியிலும், மற்றும் 'எனது ஒப்புதல்கள்' பகுதியிலும் இது பொருந்தும்.

ஒரு விதி ஒரு பதவியின் கீழ் வரும்போது, அப்பதவியை வகிப்பவர்களைக் கொண்டே அது குறிப்பிடப்படுகிறது: "தலைமை நிர்வாகி: ஜேன் டோ (CEO, தலைமை அலுவலகம்)". மூன்றுக்கும் மேற்பட்ட பதவிகளை வகிப்பவர்கள், முதல் மூன்று "மற்றும் இன்னும் N" என்று பெயரிடப்படுகிறார்கள்; யாரும் வகிக்காத ஒரு பதவி அவ்வாறு குறிப்பிடுகிறது, இது அதன் கீழ் யாராவது ஒரு உத்தரவைப் பிறப்பிப்பதற்கு முன்பு சரிசெய்யப்பட வேண்டிய ஒரு விதியாகும்.

• கொள்முதல் ஆணை ஒப்புதல் விதிகளிலும், ஒரு விதியின் கீழுள்ள ஒப்புதல் நிலைகளிலும், இன்று ஒவ்வொரு பொறுப்பையும் யார் வகிக்கிறார் என்பதைப் பட்டியலிடும் 'நிர்வகிக்கப்படுவது' என்ற ஒரு பத்தி உள்ளது.
• HRMS → பணியாளர்கள் → நிறுவன அமைப்பு விளக்கப்படத்தில் 'ஒப்புதல் அளிப்பவர்களைக் காட்டு' (Show approvers) என்ற விருப்பம் உள்ளது. அதை அழுத்தினால், கொள்முதல் ஆணைகள் அல்லது கோரிக்கைகளுக்கு ஒப்புதல் அளிக்கும் அனைவரும், அவர்கள் கையொப்பமிடும் விதி மற்றும் நிலையுடன் கோடிட்டுக் காட்டப்படுவார்கள், மேலும் அந்த விதியின் நகல்களை எடுத்த நபர்களும் குறிக்கப்படுவார்கள். அந்தப் பொத்தான், ஒப்புதல் அளிப்பவர்களின் எண்ணிக்கையைக் காட்டுகிறது.

இன்னும் உள்நுழையாத ஒப்புதல் அளிப்பவர்

பணியாளர் HRMS பெயர் இன்னும் உள்நுழையாதபோது, அந்த நிலை அவர்களுக்காகக் காத்திருக்கும். கொள்முதல் ஆணை ஒப்புதல்கள் பட்டியலிலும் ('யார் செயல்படலாம்' என்பதில்) மற்றும் ஆணையின் ஒப்புதல்கள் பேனலிலும், திரைகள் இதைத் தெளிவாகக் குறிப்பிடுகின்றன — "ஜேன் டோ என்பவர் ஒப்புதல் அளிப்பவர், அவர் இன்னும் உள்நுழையவில்லை, எனவே இது அவருக்காகக் காத்திருக்கிறது".

• அவர்களுக்குப் பதிலாக வேறு யாரும் அதைத் தீர்மானிக்க முடியாது: விதிமுறைப் பொறுப்பை வகிப்பவராலும் முடியாது, விதிமுறையில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள நபராலும் முடியாது. ஒரு நிர்வாகியால் மட்டுமே முடியும்.
• இன்னும் முடிவெடுக்காத எந்தவொரு ஒப்புதல் அளிப்பவரைப் போலவே, அடுத்த கட்டங்களும் இதற்குப் பின்னால் காத்திருக்கின்றன.

1. அங்கீகரிப்பவரிடம் உள்நுழைவு விவரம் எதுவும் இல்லையென்றால், பிளாட்ஃபார்ம் → அணுகல் → பயனர்கள் என்பதன் கீழ் அவருக்கு ஒரு உள்நுழைவை வழங்கவும்.
2. HRMS-இல் உள்ள அவர்களின் பணியாளர் பதிவேட்டில் அந்தப் பயனரை இணைத்துச் சேமிக்கவும் (HRMS → நபர்கள் → பணியாளர்கள், பணியாளரைத் திருத்து, உள்நுழைபவர்). ஒரு உள்நுழைவு ஒரு தற்போதைய பணியாளர் பதிவேட்டிற்கு மட்டுமே உரியது, எனவே ஏற்கனவே வேறு எங்கும் இணைக்கப்பட்ட ஒரு உள்நுழைவு, அதை வைத்திருக்கும் பதிவேட்டின் பெயருடன் நிராகரிக்கப்படும்.
3. ஒப்புதல் உடனடியாக அவர்களின் 'எனது ஒப்புதல்கள்' பகுதியில் தோன்றும், மேலும் அவர்கள் அது குறித்து முடிவெடுப்பார்கள். எதையும் மீண்டும் வழிப்படுத்தவோ அல்லது அனுப்பவோ தேவையில்லை.

நிறுவன அலகு, மற்றும் ஒரு உத்தரவை மாற்றுதல்

ஒரு ஆர்டரின் நிறுவனப் பிரிவு, வழங்குநர், நாணயம், மாற்று விகிதம் அல்லது பிரிவுகள் மாறினால், அது முன்பு அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஆர்டராக இருக்காது. எனவே, அந்த மாற்றம் அதனை மீண்டும், அது இப்போது உள்ளதற்கு எதிராக வழிப்படுத்துகிறது:

• "சேமிக்கப்பட்டது" என்பதற்குப் பதிலாக, என்ன நடந்தது என்பதை அந்த ஆணை குறிப்பிடுகிறது, உதாரணமாக, "PO-000123 ஒப்புதல் அளிக்கப்பட்டிருந்தது, ஆனால் அதன் வணிகப் பிரிவு மாறியதால், அந்த ஒப்புதல் இனி அதற்குப் பொருந்தாது, எனவே அது மீண்டும் ஒப்புதலுக்காக அனுப்பப்பட்டுள்ளது."
• மாற்று விகிதம் குறிப்பிடப்படாத ஒரு புதிய நாணயம், அதற்காகப் பதிவேட்டில் உள்ள மாற்று விகிதத்தை எடுத்துக்கொள்கிறது, மேலும் ஆர்டரின் நாணயத்தைப் பின்பற்றிய வரிகள் புதிய நாணயத்தையும் பின்பற்றுகின்றன. தனக்கென ஒரு நாணயத்தில் ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட ஒரு வரி, அந்த நாணயத்தையே தக்கவைத்துக்கொள்கிறது.
• எதுவும் இழக்கப்படுவதில்லை: ஒப்புதல்கள் பகுதியானது, "முந்தைய வழிமுறை — ஆவணம் மாற்றப்பட்டாலோ அல்லது நிராகரிக்கப்பட்டாலோ ஒதுக்கி வைக்கப்பட்டது" என்பதன் கீழ் முந்தைய வழிமுறையைத் தக்க வைத்துக் கொள்கிறது.

ஒப்புதல் விதியை மாற்றுதல்

இன்று மாற்றப்பட்ட ஒரு விதி, முடிவிற்காகக் காத்திருக்கும் ஒவ்வொரு ஆர்டருக்கும் இன்றே பொருந்தும். ஒரு விதியின் ஒப்புதல் அளிப்பவர், அதன் நிலைகள், அதன் தொகை அல்லது அதன் நிறுவனப் பிரிவை மாற்றினாலோ அல்லது அதை நீக்கினாலோ, ஒப்புதலுக்காகக் காத்திருக்கும் ஒவ்வொரு நிலுவையில் உள்ள கொள்முதல் ஆர்டரும், தற்போதுள்ள விதிகளின்படி மீண்டும் அனுப்பப்படும். நீங்கள் அந்த ஆர்டர்களைக் கண்டுபிடிக்கவோ அல்லது அவற்றை மீண்டும் அனுப்பவோ தேவையில்லை.

• பழைய விதி விடுத்திருந்த கோரிக்கைகள் நீக்கப்படவில்லை. அவை, விதியின் பெயர் மற்றும் "மாற்றப்பட்டது" என்ற குறியீடுகளுடன், "திரும்பப் பெறப்பட்டது: ஒப்புதல் விதி" எனக் குறிக்கப்பட்டு, ஆர்டரின் ஒப்புதல் வரலாற்றில் அப்படியே இருக்கின்றன.
• முன்பு உள்ளடக்காத, ஆனால் இப்போது விதிமுறையின் கீழ் வரும் ஆணைகள் ஒப்புதலுக்காக அனுப்பப்படுகின்றன.
• ஏற்கனவே அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஆணைகள் அங்கீகரிக்கப்பட்ட நிலையிலேயே நீடிக்கும். இந்த மாற்றம், ஏற்கெனவே எடுக்கப்பட்ட ஒரு முடிவைப் பாதிக்காது.
• விதியைச் சேமிக்கும்போது தோன்றும் செய்தியில், மீண்டும் அனுப்பப்பட்ட ஆர்டர்கள் பட்டியலிடப்பட்டிருக்கும்.
• எதுவும் நகலெடுக்கப்படவில்லை: ஆர்டர்கள் அதே ஆர்டர்கள்தான், அவை புதிதாக அனுப்பப்படுகின்றன.

ஒரு நகல் ஒரு புதிய ஆர்டரைப் போலவே மதிப்பிடப்படுகிறது.

ஒரு கொள்முதல் ஆணை — அல்லது கோரிக்கை, விலைப்புள்ளி, விற்பனை ஆணை அல்லது விலைப்பட்டியல் — ஆகியவற்றை நகலெடுக்கும்போது, ஒரு புதிய ஆவணத்தைப் போலவே அதன் ஒவ்வொரு வரியும் மொத்தத் தொகையும் நிறுவனத்தின் நாணய மதிப்பில் துல்லியமாகக் கணக்கிடப்படுகிறது. எனவே, ஒரு நகலானது, மொத்தத் தொகை பூஜ்ஜியம் என்ற வரம்புக்குள் செல்லாமல், அசல் ஆவணம் செல்லும் அதே ஒப்புதல் அளிப்பவர்களிடமே செல்கிறது.

ஒப்புதல் அளிக்கப்பட்டால் யாருக்குத் தெரிவிக்கப்படும்?

ஒவ்வொரு ஒப்புதல் விதிக்கும் 'ஒப்புதல் பட்டியலில் நகல்' (Copy on approval list) ஒன்று உண்டு: அந்த விதியின் கீழ் ஒரு ஆணை எப்போது, ஏன் அங்கீகரிக்கப்படுகிறது என்பதை இதன் மூலமே அவர்கள் அறிந்துகொள்வார்கள். இதன் வழியாகத்தான், ஆணை தொடரலாம் என்பதை கோரிக்கையாளரின் மேலாளர், நிதித்துறை, பொருட்கள் யாருக்காக அனுப்பப்படுகிறதோ அந்தப் பிரிவு அல்லது விநியோகஸ்தர் அறிந்துகொள்கிறார்கள்.

• அவர்கள் ஏன் நகலெடுக்கப்பட்டார்கள் என்பது ஒவ்வொன்றின் அருகிலும் ("விலைப்பட்டியலைச் செலுத்துகிறார்") எழுதப்பட்டு, ஆர்டரிலும் செய்தியிலும் அவர்களின் பெயருக்கு அருகில் அச்சிடப்பட்டுள்ளது.
• உத்தரவு அங்கீகரிக்கப்படுவதற்கு முன்பு, அதன் ஒப்புதல் பகுதி, அது அங்கீகரிக்கப்படும்போது யாருக்கு நகல் அனுப்பப்படும் என்பதைப் பட்டியலிடுகிறது. அதன் பிறகு, யாருக்கு, எப்போது நகல் அனுப்பப்பட்டது என்பதையும், அந்தச் செய்தி அனுப்பப்பட்டதா, நிறுத்தி வைக்கப்பட்டதா அல்லது தடுக்கப்பட்டதா என்பதையும் அது பட்டியலிடுகிறது.
• ஒரு நகல் எல்லாவற்றையும் சொல்கிறது; அது யாரையும் கையொப்பமிடக் கேட்பதில்லை, மேலும் அந்த உத்தரவை அணுகுவதற்கான அனுமதியையும் யாருக்கும் வழங்குவதில்லை.