스프레드시트 가져오기

Excel, CSV, PDF 파일을 모든 목록 화면으로 변환하는 템플릿, 열 일치 방식, 확인 항목, 동일한 파일이 다시 반환될 때 발생하는 작업, 그리고 API를 통해 데이터를 전송하는 이유에 대해 자세히 설명합니다.

플랫폼의 모든 목록 화면에서 가져오기 기능을 사용할 수 있습니다. 몇몇 테이블만을 위한 별도의 마이그레이션 도구가 아니라, 현재 보고 있는 화면에 바로 추가할 수 있는 기능으로, 해당 화면의 레코드에 가져오기된 데이터를 불러올 수 있습니다.

1. 해당 레코드가 있는 화면을 열고 가져오기를 선택하세요.
2. .xlsx, .xls, .csv 또는 .pdf 파일을 불러오세요. 기존 .xls 파일은 바로 읽어들여지므로 다른 형식으로 다시 저장할 필요가 없습니다.
3. 컬럼 매핑을 확인하세요. 컬럼은 먼저 이름으로 필드와 연결되며, 일치하지 않는 컬럼은 드롭다운 메뉴로 제공되므로 사용자가 직접 올바른 필드를 지정할 수 있습니다.
4. 미리보기를 확인하세요. 미리보기에는 생성될 내용이 행별로 표시되며, 건너뛸 행이 먼저 나열되고 각 행 옆에 건너뛸 이유가 표시됩니다. 행이 이미 있는 레코드와 일치하는 경우 해당 행을 어떻게 처리할지 선택하세요.
5. 가져오기. 행은 화면에서 사용하는 것과 동일한 API를 통해 전송되며, 마지막 단계에서는 생성, 업데이트 또는 병합된 행 수, 변경되지 않은 행 수, 그리고 가져오지 않은 행의 이유가 표시됩니다.
6. 모든 행은 가져오기를 시작할 때 상단 메뉴 바에서 선택한 회사(및 그 옆에 선택한 부서)에 저장되며, 사용자의 소속 회사에는 절대 저장되지 않습니다. 해당 회사에서 근무할 수 없는 경우, 행은 다른 곳에 저장되는 대신 거부됩니다.

자기 자신을 매핑하는 템플릿

아무것도 없는 상태에서 시작하시나요? 가져오기 메뉴 또는 목록 자체 도구 모음에서 템플릿을 다운로드하세요. 이 파일은 한 행으로 구성된 CSV 파일입니다. 이 화면의 열 제목이 그대로 포함되어 있으므로 삭제할 필요가 없습니다. 내용을 입력하고 다시 가져오면 모든 열이 자동으로 매핑되고 가져오기가 바로 미리보기로 진행됩니다. 가져오기 버튼 아래에는 각 행에 필요한 항목 목록이 표시됩니다.

• "모든 행에 필요"는 화면 양식에서 필수로 표시된 필드만 계산하며, 사용자가 소속된 사업부의 사업부처럼 플랫폼 자체에서 자동으로 입력하는 필드는 포함하지 않습니다.
• 회사에서 이름을 지정한 추가 필드도 템플릿에 포함됩니다. 이름이 지정되지 않은 필드는 파일에 포함되지 않지만, '추가 필드'에서 열을 매핑할 때 선택할 수 있습니다.
• 프로세스(게시글 작성, 스캔 등)만 생성할 수 있는 기록이 있는 화면은 모든 파일의 모든 행을 거부하는 대신 아예 가져오기 기능을 제공하지 않습니다.

시스템이 제공하는 숫자

많은 화면에서는 번호 범위에서 자체적으로 레코드에 번호를 매깁니다. 예를 들어 지원자는 지원자 번호를, 요청서는 요청서 번호를 받습니다. 이러한 화면에서는 해당 번호를 저장하는 파일의 열이 따로 분리되어 있으며, 가져오기되지 않고 매핑에 그 이유가 명시됩니다. 즉, 화면이 각 레코드에 해당 번호 범위에서 고유한 번호를 부여하는 것입니다. 해당 번호는 가장 가까운 필드에 입력되지 않습니다. 파일에 번호가 제대로 저장되도록 하려면 관리자가 번호 부여 범위를 설정할 수 있습니다.

참조를 검색하는 방법

다른 레코드를 가리키는 필드는 매핑에서 어떤 레코드를 참조하는지 알려줍니다. 예를 들어 "직원 ID → 직원"과 같이 표시되므로, 지원자 번호 열이 해당 위치에 속하지 않는다는 것을 알 수 있습니다. 자체 코드가 없는 참조는 해당 참조를 소유하는 항목(예: 품목별 자재 명세서)을 통해 찾고, 이름으로 저장된 참조는 이름으로 조회됩니다.

동일한 파일을 다시 가져오기

이전에는 파일을 두 번 업로드하면 모든 레코드가 두 번씩 생성되었습니다. 이제는 각 행이 이미 존재하는 레코드와 일치하며, 일치하는 경우 어떻게 처리할지 선택할 수 있습니다.

• 이 파일이 이전에 이 화면으로 가져온 적이 있다면, 파일을 읽는 즉시 해당 정보가 표시됩니다. 언제, 몇 개의 레코드가 생성되었는지, 누가 가져왔는지도 표시됩니다.
• 파일에 레코드 번호가 있는 경우 해당 번호를 기준으로 행을 일치시키고, 번호가 없는 경우 화면에서 고유하게 유지되는 열을 기준으로 일치시킵니다. 그렇지 않은 경우 이메일, 코드 또는 이름을 기준으로 일치시키고, 번호가 없는 사람의 경우 성과 이름을 기준으로 일치시킵니다. 미리 보기에서 '일치 기준'을 선택하면 어떤 기준이 적용되는지 확인할 수 있으며, 다른 열을 선택하거나 아무것도 선택하지 않을 수 있습니다. 아무것도 선택하지 않으면 모든 행이 새로 생성됩니다.

미리보기는 어떤 변화가 일어나기 전에 모든 항목을 집계합니다. 새로 추가되거나, 업데이트되거나, 병합되거나, 이미 존재하지만 그대로 남아 있는 항목들이 모두 포함됩니다. 각 행에는 앞으로 어떻게 변할지가 표시되어 있습니다.

미리보기에서 확인하는 사항

모든 값은 화면이 판단하는 방식대로 판단됩니다. 숫자는 숫자여야 하고, 예/아니오 필드는 예 또는 아니오를 선택해야 하며, 고정 목록 필드는 해당 값 중 하나를 가져야 하고, 참조는 존재하는 레코드를 가리켜야 합니다. 또한 회사에서 이미 보유하고 있거나 파일에 중복된 코드가 있는 경우 플래그가 지정됩니다. 그런 다음 모든 행은 화면 자체에서 다시 한번 검증되고, 검증이 실패하면 롤백됩니다. 따라서 회사에서 추가한 규칙이나 두 필드를 동시에 검사하는 경우와 같은 예외도 감지됩니다. 플래그가 지정되지 않은 미리 보기는 아무것도 거부되지 않은 가져오기를 의미합니다.

추측 없이 바로잡을 수 있는 부분은 바로잡히고, 미리보기에는 수정된 값이 표시됩니다. 예를 들어, "Wrap"은 wrap으로, "Corner Board"는 corner_board로 목록에서 해당 위치에 맞게 변경되고, "Yes"는 yes로, "$1,250.00"과 "30%"는 숫자로, 단위나 품목이 코드(EA, ITM-0042)로 표기된 경우에는 해당 레코드로 변경됩니다. UOM, Item, Active, Recyclable 또는 Recycled Content %와 같은 제목은 수동으로 매핑할 필요 없이 해당 필드와 일치합니다.

입력할 수 없는 값은 해당 필드에서 허용하는 값으로 표시됩니다. 예를 들어 "재료 유형 '카톤'은 포장재(완충재, 포장재, 끈 등)에서 허용하는 유형이 아닙니다."와 같습니다. 파일을 수정하거나 해당 행을 제외하세요. 가져오기 기능은 준비된 행만 생성하고 나머지는 건너뛰며, 가져오기 실행 결과에는 건너뛴 각 행의 줄 번호와 이유가 기록됩니다. 가져오기 실패 이유를 묻는 메시지가 표시되면 Ask는 해당 실행 결과를 읽고 건너뛴 행들을 인용합니다.

API를 거치는 이유는 무엇일까요?

가져오기 작업은 테이블에 데이터를 쓰지 않습니다. 콘솔에서 호출하는 것과 동일한 엔드포인트를 호출하므로, 수동으로 입력한 레코드를 보호하는 모든 규칙이 스프레드시트로 전달된 레코드에도 동일하게 적용됩니다. 즉, 전표는 잔액이 일치해야 하고, 중복된 공급업체 송장은 거부되며, 로트 관리 품목은 로트 번호를 요구하고, 마감된 기간은 전기를 거부하며, 감사 로그에 기록됩니다.

PDF

PDF 파일에서 표를 추출합니다. 예를 들어 공급업체 명세서, 은행 목록, 인쇄 보고서 등이 있습니다. 추출된 표는 생성 전에 확인 과정을 거칩니다. PDF에서 표를 추출하는 것은 추론에 기반하므로, 추론된 내용은 반드시 검토해야 합니다.

그룹화된 문서

문서에 머리글과 줄이 있는 경우, 스프레드시트에는 각 줄마다 한 행씩 저장되고 해당 행이 속한 문서를 나타내는 열이 추가됩니다. 동일한 값을 공유하는 행들은 여러 개의 문서가 아니라 하나의 문서로 통합됩니다.

Ceipal 또는 다른 지원자 추적 시스템에서 얻은 리드

Ceipal과 같은 지원자 추적 시스템은 리드를 두 개의 파일로 내보냅니다. 하나는 리드 자체로, 각 리드는 회사 정보(웹사이트, 업종, 매출, SIC 및 NAICS 코드, 직원 수 및 사업장, 회계연도 종료일, 주소, 소유자)를 포함하고, 다른 하나는 해당 회사의 담당자 정보(이름, 이메일, 휴대전화 번호, 사무실 전화번호 및 내선번호, 직책, 주소)를 포함합니다. 두 파일 모두 모든 열이 일치하는 상태로 그대로 가져옵니다. "리드 이름"은 CRM → 리드에서 회사 이름이고, "CRM → 리드 담당자"에서는 각 담당자가 속한 리드의 이름입니다.

1. CRM에서 리드 파일을 가져오세요 → 먼저 리드를 선택하세요.
2. 그런 다음 CRM → 리드 연락처에서 연락처 파일을 가져옵니다. 각 연락처는 회사에서 동일한 이름을 가진 리드에 연결됩니다.
3. 아직 리드가 등록되지 않은 연락처는 리드 이름과 함께 거부됩니다("…라는 이름의 리드가 없습니다"). 따라서 파일을 잘못된 순서로 가져오면 연락처가 아무 곳에도 연결되지 않은 채로 남는 것을 방지할 수 있습니다.

리드는 지원자 추적 시스템처럼 연락처의 성과 이름을 분리하여 관리하며, 이들을 조합하여 전체 이름을 만듭니다. "연락처 이름" 열이 하나만 있는 파일은 마지막 공백을 기준으로 분할됩니다. 리드는 반드시 담당자 이름을 지정할 필요는 없습니다. 아직 담당자가 없는 회사도 리드가 될 수 있습니다. 리드가 계정으로 전환되면 해당 리드의 담당자와 "리드 연락처"에 있는 모든 사람이 해당 계정의 담당자가 됩니다.

연결된 드라이브에서, 그리고 정해진 일정에 따라

파일을 컴퓨터에서 가져올 필요가 없습니다. 모든 목록 화면은 연결된 드라이브에서 가져올 수 있으며, 가져오기 작업을 백그라운드에서 또는 예약된 시간에 실행되도록 설정할 수 있습니다. 은행이나 공급업체가 매일 아침 폴더에 넣는 파일이 아무도 열어보지 않아도 기록으로 저장되는 것도 바로 이러한 방식입니다. 연결된 드라이브를 참조하세요.

전체 이름을 담는 한 열

지원자, 후보자, 연락처 및 기타 인물 정보는 이름과 성으로 저장되며, 두 이름 모두 필요합니다. 'Applicant_Name', 'Full name', 'Student name'처럼 이름 열이 하나만 있는 파일도 가져올 수 있습니다. 이 경우 해당 열은 'Full name'(이름과 성으로 분리됨)과 일치하며, 마지막 단어는 성이 되고 그 앞의 단어들은 이름이 됩니다. 예를 들어 "Tanvi Patil"은 Tanvi와 Patil로 변환됩니다. 저장하기 전에 미리 보기에서 각 행의 분리 방식을 확인할 수 있으며, 이름과 성 열이 별도로 있는 파일은 해당 열을 유지합니다.

NEET 점수, 선호 과정과 같은 회사 고유 필드 열은 플랫폼 → 사용자 지정 → 해당 화면의 사용자 지정 필드에 필드가 추가되면 이름 또는 레이블로 일치합니다. 먼저 필드를 추가한 다음 가져오기를 진행하세요.

Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.