승인 요청서 발송

구매 요청서가 초안 상태에서 벗어나는 과정, 서명자, 그리고 진행 상황을 확인하는 방법.

방금 작성하신 구매 요청서는 초안입니다. 아직 누구에게도 요청한 것이 없고, 확정된 사항도 없습니다. 승인 요청을 보내는 것이 구매 절차의 시작이며, 요청서에 있는 "승인 요청" 버튼을 누르면 됩니다.

1. 구매 요청서를 여세요. 모든 항목에 예상 가격이 필요합니다. 승인 기준은 예상 가격을 기준으로 하며, 예상 가격이 없는 항목은 비용이 들지 않는 것으로 처리되는 대신 거부됩니다.
2. 승인을 위해 '보내기'를 누르세요. 누가 어떤 순서로 서명할지는 규칙에 따라 결정되므로, 사용자가 선택할 필요는 없습니다.
3. 답변을 읽어보세요. 요청에 필요한 모든 서명과 서명 순서가 명시되어 있습니다. 예를 들어 "3개의 서명, 순서: 1. 슈리데비 히레마트 → 2. 바사바라지 문디나마니, 등록 담당자 → 3. 조티 고칵, 재무 담당자"와 같습니다.
4. 상태가 '초안'에서 '제출됨'으로 자동으로 변경됩니다. '제출됨으로 표시'하는 별도의 단계는 없으며, 애초에 그런 단계는 존재하지도 않았습니다.

어디에서 멈췄는지 확인

요청서 자체에는 승인 패널이 있으며, 각 서명이 순서대로 표시됩니다. 서명자, 요청 규칙, 서명 여부, 그리고 마감일이 표시됩니다. 현재 진행 단계는 강조 표시된 단계입니다. 이 패널을 보기 위해 등록 담당자나 다른 로그인 정보는 필요하지 않습니다. 본인의 기록에서 확인할 수 있습니다.

패널의 각 서명란에는 서명자의 이름, 서명 직급, HRMS 직책이 별도로 명시됩니다. 예: "제인 도, 부서장 자격으로 서명 (HRMS 직책: 기술 담당자)". 직급이 변경될 수 없는 경우(해당 직책을 맡은 사람이 없거나, 지정된 직원이 퇴사한 경우)에는 패널과 승인 단계 목록에 사유와 함께 해당 내용이 명시됩니다. 최종 결정은 이메일로 발송되며, 각 승인자에게는 차례가 되면 이메일이 발송됩니다.

누가 서명하는가: HRMS 계층 구조

누가 서명할지는 규칙의 '승인자' 항목에 명시된 대로입니다. 지정된 담당자, 직원, 직책을 가진 사람, 역할이 있는 사람, 비용 센터 관리자 또는 보고 라인 담당자가 될 수 있습니다. 구매 주문서 또는 청구서 승인자 선택을 참조하십시오. 보고 라인 규칙이 있는 경우, 청구서는 구매 주문서와 마찬가지로 HRMS에서 지정한 담당자가 서명합니다. 요청자의 관리자, 그리고 그 관리자의 관리자를 규칙에서 요구하는 단계까지 순차적으로 서명합니다. 보고 라인이 없는 경우에는 규칙에 지정된 담당자가 서명하고, 보고 라인이 없는 경우에는 역할 담당자가 서명합니다. 아직 로그인하지 않은 승인자도 승인자 권한을 유지합니다. 승인자 권한은 해당 담당자의 승인을 기다리며, 패널에는 "<이름>은 HRMS에서 지정한 승인자이며 아직 로그인하지 않았으므로 승인을 기다립니다."라고 표시됩니다. 관리자를 제외하고는 누구도 해당 담당자를 대신하여 승인할 수 없습니다. 직원 기록에서 사용자를 연결하면 해당 사용자의 '내 승인'에 즉시 표시됩니다. 구매 주문서 승인자 및 승인 알림 대상 → 로그인하지 않은 승인자를 참조하십시오.

구매 요청서에 "승인 필요 없음"이라는 답변이 나오는 이유는 무엇인가요?

이는 어떤 규칙에도 해당되지 않는다는 뜻입니다. 측정 기준이 된 모든 임계값이 해당 값보다 높았으므로 즉시 주문할 수 있다는 의미입니다. 이것이 바로 해답이지, 공백이 아닙니다.

적용되지 않는 수준

승인 패널에는 규칙이 지정한 모든 단계가 나열되며, 적용되지 않은 단계는 '건너뛰기'로 표시되고 해당 행에 이유가 표시됩니다. 가장 흔한 이유는 해당 단계에 지정된 사람이 요청을 제기했지만 아무도 그 요청에 서명하지 않았기 때문입니다.

체인은 전송될 때 고정됩니다.

요청서에 필요한 서명은 요청서가 승인 요청서 발송 시점에 당시의 규칙과 기준에 따라 한 번만 결정됩니다. 이후에 규칙을 변경하더라도(기준을 추가하거나, 서명 한도를 조정하거나, 지정된 서명자를 수정하는 등) 이미 발송된 요청서의 승인 과정은 변경되지 않으며, 이미 승인된 요청서의 승인 과정 또한 변경되지 않습니다. 서명은 당시 기록에 따라 이루어졌기 때문에, 이를 수정하면 승인 이력이 부정확해지기 때문입니다.

따라서 예상했던 단계가 누락된 승인된 요청서는 그대로 유지됩니다. 현재 적용된 규칙을 확인하려면 요청서를 복사(새로 작성된 요청서 초안)하고 승인을 요청하세요. 승인 패널에 규칙의 모든 단계가 표시됩니다.

구매 요청서 복사

사본은 제출된 그대로가 아닌 초안으로 반환되며, 이는 의도적인 것입니다. 승인은 서명된 금액과 날짜를 기준으로 원본 요청에 대한 것이기 때문입니다. 사본은 새로운 요청으로 간주되어 별도의 승인을 위해 전송되며, 이 과정은 동일한 "승인 요청" 버튼을 통해 진행됩니다.

공급업체에 견적 요청하기

견적 요청(RFQ)을 제기하면 구매 요청이 소싱 이벤트로 전환됩니다. 요청 품목, 수량 및 예상 가격이 그대로 전달되고, 응답을 제출하기 전에 평가 기준이 명시되며, 해당 요청 범주에 등록된 공급업체 목록이 초안으로 첨부됩니다. 이벤트가 게시되기 전까지는 공급업체에게 아무것도 전송되지 않습니다.

소싱에서 받은 것을 주문하세요

소싱 이벤트가 승인되면 견적서가 아닌 결과에서 구매 주문서를 승인(Approve) → 구매 주문(PO)으로 전환하세요. 그러면 소싱 이벤트 결정 내용이 표시되는 양식이 열리고, 공급업체 정보에는 이미 승인된 공급업체가 입력되어 있습니다.

• 구매 주문서는 청구서에 명시된 예상 가격과 수량이 아닌, 낙찰된 가격과 수량을 기준으로 작성됩니다.
• 이벤트가 아직 승인되지 않은 상태에서는 승인 → 구매 주문(PO)이 거부되고, 해당 이벤트 이름이 메시지에 표시됩니다. 먼저 이벤트를 승인하십시오.
• 각기 다른 공급업체에 배정된 품목은 공급업체별로 하나의 구매 주문서가 발행됩니다.
• 최종 선정된 공급업체가 견적을 제출하지 않은 품목과 소싱 절차가 진행되지 않은 품목은 '공급업체'에서 선택한 공급업체에 배정됩니다.

채용 요청도 같은 방식으로 진행됩니다.

HRMS → 채용 및 온보딩 → 채용 요청은 채용 공고 요청입니다. 승인 요청은 연간 비용에 따라 처리되며, 요청 자체는 동일한 승인 패널을 거칩니다. 각 단계별로 순서대로 담당자, 서명자, 서명 시점 등이 표시됩니다.

• 채용 요청을 제출한 사람, 채용 담당자, 그리고 서명을 요청받은 사람들은 모두 해당 패널을 볼 수 있습니다. 누구도 자신의 요청을 진행하기 위해 채용 승인 화면을 볼 필요가 없습니다.
• 진행 상황을 본다고 해서 결정할 권리가 생기는 것은 아닙니다. 승인 및 거부는 여전히 채용 승인 페이지에서 이루어지며, 승인권자는 직급에 따라 결정권을 가집니다.
• 각 단계의 승인자는 채용 요청과 마찬가지로 직원 HRMS에 등록된 이름입니다. 로그인하지 않은 사용자는 해당 직원의 기록에 연결될 때까지 승인 권한을 유지하며, 관리자 외에는 누구도 승인 권한을 결정할 수 없습니다.
• 채용 요청 목록을 모두 열어보는 사람이라도 자신과 관련된 요청에 대한 서명만 볼 수 있습니다. 반면 채용 승인 담당자와 관리자는 모든 요청을 볼 수 있습니다.
• 요청을 제기한 사람의 이름이 표시된 단계는 '건너뛰기'로 표시되며, 아무도 서명할 수 없는 상황에서 기다리지 않고 요청이 다음 단계로 넘어갑니다.

채용 요청 및 HRMS → 인력 → 직책 메뉴의 직책 등급은 HRMS → 보상 메뉴에 있는 급여 등급(코드-이름 형식) 중에서 선택됩니다. 직책 목록에는 각 직책의 등급이 표시됩니다.